Referentiekader Opbouw Digitaal InformatiebeheerLANDELIJK OVERLEG VAN PROVINCIALE ARCHIEFINSPECTEURS

WERKVERBAND GEMEENTELIJKE ARCHIEFINSPECTIERODIN

Ingmar Koch

Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant en Limburg

ikoch@brabant.nl

Fot

o: E

rik v

an d

er B

urgt

Leeuwarden, 1 februari 2011

Inleiding: Digitale verantwoordingRodin: Wat staat er in?

Vragen: Wat wil je nog meer weten?

Steeds meer digitale informatie.

Welke informatie is nodig om handelen te

kunnen verantwoorden?

Digitale groeicijfers in MB per dagDataproductie van het Britse ministerie van Cultuur

Ruim 600 cd’s per

dag

Twee typen digitale informatie

Eindig

Oneindig

Kapotte dragers

Maak veel back-ups

Gebruik SAN/NAS

Controles

Bitrot

Checksum als metadata Controles

0110111001101011010101010001110101011011100110101101010101000111010111011100110101101010101000111010101101110011010110101010100011101010110111001101X

ERROR

Veroudering van bestandsformaten

Dus bij voorkeur:

Open

Gestandaardiseerd

Gedocumenteerd

Wijdverspreid

Controles

Conversie, migratie of emulatie

Migratie en / of emulatie

Migratie?

Geaccepteerd en gedocumenteerd verlies

Controles

Emulatie?

Huidig computerplatform(hard en software)

Origineel bestand

Origineel softwareprogramma

Origineel Operating System

Emulator

Windows Vista

Not970912.wp

WordPerfect 5.1

Windows 95

Dioscuri

Voorbeeld Dioscuri

Voorbeeld GRATE

Vergetelheid

Wat heb je?

Waar is het?

Wat betekent het?

Hoe kan ik het ‘lezen’?

HEEL VEEL METADATA

Onbenul en apathie

Ik maak toch back-ups?

Metadata? Is dat belangrijk?

Digitale houdbaarheid is zo’n groot probleem, dat

kan ik toch niet oplossen.

Maar Ingmar, 600 cd’s per dag, is wel veel.

Dat kunnen we toch niet allemaal bewaren?

Wij hebben alle belangrijke informatie nog op papier hoor!

Gebrek aan urgentiegevoel

Digitale verantwoording

Eindig

Oneindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Bitrot

Kapotte dragers

Typen

Omvang

Samenvatting

Digitale verantwoording

Eindig

Oneindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Bitrot

Kapotte dragers

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Vergetelheid

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Nee natuurlijk niet

Maar Ingmar,is een DMS/RMA dan volledig overbodig?

Digitale verantwoording

Eindig

Oneindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Bitrot

Kapotte dragers

Typen

Omvang

Maar er is meer nodig

Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer

Administratie

Administratie

RODIN

Digitale beheeromgeving

“Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel

beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en

software, dat het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden

mogelijk maakt.”

RODIN - Inhoud

30 ‘punten’ in 3 hoofdstukken

A. Organisatie

7 punten

B. Beheer 14 punten

C. Techniek 9 punten

Bijvoorbeeld (1/3)

1.3 De organisatie heeft de processen en procedures voor de digitale beheeromgeving beschreven.

Bijvoorbeeld (2/3)

2.12 De bewaartermijn van digitale archiefbescheiden wordt automatisch op elk aggregatieniveau vastgelegd. De bewaartermijnen worden na-geleefd met inachtneming van de wettelijke selectietermijnen, -procedures en vervolgacties (vernietigen, overdragen of exporteren).

Bijvoorbeeld (3/3)

3.4 De organisatie beschikt over een passende back-upstrategie, calamiteiten- en herstelplan.

Wat is RODIN wel?

Samenvatting van belangrijkste wetten, regels en normen

30 aspecten waar over nagedacht moet worden

Handvat voor het beantwoorden van de vraag: Doen we / ze het goed (genoeg)?

Wat is RODIN niet?

Geen “oplossing” voor alle problemen

Geen “goede antwoorden” lijstje

Panacee?

Hoe praktisch is RODIN?

Enkele pilots in Noord-Holland

Binnenkort pilot in West-Brabant

AfbeeldingenVertrekstaat: T. Nijeholt, http://nl.wikipedia.org/wiki/Bestand:Data_en_informatie.png

Verantwoording: http://andreamerida.com/wp-content/uploads/2010/01/transparency.jpg

Grafiek: Recordkeeping, september 2008: http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/record-keeping-sep-08.pdf

Mobius Tattoo, Spacemanbobby, http://www.flickr.com/photos/spacemanbob/1084139169/

Slang: http://www.designforchildren.co.uk/wp-content/uploads/imagiplay-number-snake-puzzle.jpg

Gevaar: Yarnivore, http://www.flickr.com/photos/yarnivore/471970090/

CD: eigen collectie

Volkswriter: http://www.ccworld.co.uk/images/volk.jpg

Metadata: http://dolphinsoftware.files.wordpress.com/2009/03/meta_data_standard_transmission.jpg

Presidenten: http://www.whitehouse.gov/about/presidents/

Dioscuri: http://www.planets-project.eu/docs/reports/Planets_PA5-D3_CaseStudies-final.pdf

GRATE: http://www.planets-project.eu/events/sofia-2009/presentations/day2/Preservationaction_SvB.pdf

Commitment: pierofix, http://www.flickr.com/photos/pierofix/497601659/

Denker: Mcwiz, http://commons.wikimedia.org/wiki/File:BrainStonz1.GIF

Presentatie beschikbaar ophttp://www.slideshare.com/Ingmario

?RODIN beschikbaar op

http://lopai.nl/pdf/Brochure_RODIN_dubbelzijdig.pdf