RODIN

Regio’s Zaanstreek en Waterland

23 november 2011Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland

Marianne Loef

Hoe beheer ik digitaal?

Normen en werkelijkheid

Waarom?

• Steeds meer ‘digital born’ archiefstukken

• Vervanging dmv digitalisering

Steeds meer digitale, te bewaren originelen

E-depots nog in ontwikkeling

Daarop wachten niet verantwoord......!

Ontstaan en beheer digitale archieven

Digitale archieven niet alleen in RMA en/of DMS

Ook in verticale applicaties!

RMA

Wat is een digitale beheeromgeving?

Het geheel van:

– Mensen

– Procedures en processen

– Middelen

– Hardware

– Software

– En: natuurlijk de

gegevens met de

metadata

Wie zegt dat?• OAIS (NASA) ISO 14721

• TRAC VS- ED3 NL

• DRAMBORA EU

• ICT NORMEN NEN-ISO/IEC 27002

• INK MODEL KWALITEITSZORG

• NEN 15489 INFORMATIE & DOCUMENTATIE

• ARCHIEFWET

• ARCHIEFREGELING (2010)

• NEN 2082

• BASELINE RIJKSOVERHEID

• BASELINE PROVINCIES EN GEMEENTEN

• ETCETERA

Wat heb ik nodig als rode draad?• Géén nieuwe eisen!!!

• Een handvat als start: nieuw Referentiekader

• De belangrijkste eisen op een rijtje

• In het Nederlands

• Bruikbaar voor gemeenten, overheden bij opbouw

• Bruikbaar voor toezichthouders en auditors

Ontstaan RODIN

Samenwerking drie disciplines:

• Archiefinspecties LOPAI en WGA

• ICT auditor en

• Procesauditor, beiden van Het Expertise Centrum

Stappen:

• Verzamelen bestaande eisen en normen

• Keuzen maken en bundelen

• Concept voorgelegd aan gemeenten

→ commentaar verwerkt

Uitkomst werkgroep

1. Beleid en organisatie (7 eisen)

2. Informatiebeheer (14 eisen)

3. ICT-beheer en -beveiliging (9 eisen)

30 eisen in drie onderdelen:

RODIN:REFERENTIEKADER OPBOUW DIGITAAL

INFORMATIEBEHEER

• Als eerste zelftoets: doe ik het goed? Ben ik in control?

• Welke risico’s loop ik?

• Hoe ga ik die risico’s verminderen?

• Is een RODIN eis niet duidelijk? Dan kijk ik in de bron!

Hoe gebruik ik RODIN?

RODIN

1.1 Vastgesteld beleid

2.systeem-functionaliteit en systeeminrichtingNiet alleen DMS !

(Informatiebeheer/architect)

3.ICT-beheer en –beveiliging(ICT)

1.5 Verantwoordelijkheden belegd

1.6 Voldoende geld

1.7 Voldoende en goed personeel

1.3 Beschreven procedures

2.1 Ordeningsstructuur nodig

2.7 Geschikte bestandsformaten, open formaten

2.8 Koppeling document/dossier en metadata continu intact

2.4 Metadataschema nodig

3.1 Systematische risico-analyse

3.6 Controle op werking back-ups en herstelplan

3.2 Beveiligingsplan

1.beleid en organisatie

(management)

2.13 Bescherming koppeling tussen documenten/dossiers

Pagina uit RODIN

Enkele voorbeelden:

1. Beleid en organisatie

• 1.1 de organisatie heeft een door het bestuur/management

vastgestelde informatiestrategie en/of informatiebeleid,

aansluitend op de geformuleerde organisatiedoelstellingen

Daaronder:

C. Bewaarstrategie inzake conversie, migratie

• 1.6 de organisatie heeft een meerjarenbegroting voor de

digitale beheeromgeving

Enkele voorbeelden

2. Informatiebeheer

• 2.1 Alle digitale archiefstukken (documenten) worden

geklasseerd op basis van een ordeningsstructuur

• 2.5 metadata worden op gestandaardiseerde wijze

toegekend met behulp van standaard woordenlijsten

• 2.7 digitale archiefstukken worden opgeslagen in een

valideerbaar en volledig gedocumenteerd

bestandsformaat dat voldoet aan een open

standaard

Enkele voorbeelden

3. ICT-beheer en beveiliging

• 3.1 Systematische risico-analyse voor data, systemen,

personeel, fysieke locatie en beveiligingseisen

• 3.2 Beveiligingsplan gebaseerd op de Code voor

Informatiebeveiliging of vergelijkbare richtlijn

• 3.9 Eisen aan de serverruimte

Pilot gemeente Heemstede 2010-2011

Vragen in deze pilot te beantwoorden:

1. Is RODIN bruikbaar?

2. Voldoet de gemeente aan RODIN?

Onderzoek door drie disciplines:

archiefinspectie provincie Noord-Holland

archiefinspectie Noord-Hollands Archief

ICT auditor en procesauditor Het Expertise Centrum

in samenwerking met de gemeente

Pilot gemeente Heemstede 2010-2011Stappen:

1. Aankondiging en afspraak

2. Documentatie opvragen en bestuderen

3. Interviews en demonstratie, uitwerken en voorleggen

4. Concept beoordeling op 30 punten

5. Bespreking concept met gemeente

6. Eindverslag met aanbevelingen

7. Evaluatie

1. met gemeente

2. onderling met auditteam

Ervaringen van het auditteam

RODIN is bruikbaar, maar let op:

– Reikwijdte van je onderwerp: niet alleen DMS/RMA

– Totale doorlooptijd niet te lang!

– Interviewen is een vak!

– Geen kant en klaar metadataschema beschikbaar

– Gebruikersvriendelijkheid van systemen niet in RODIN

Ervaringen van auditteam en gemeenteDe gemeente voldoet aan RODIN!

Let op:

– Alle digitale archieven in het DMS?

– Beschrijf het informatiebeleid, processen en procedures

– Nog niet alle opties van het DMS werden benut

– Beschrijf toegestane bestandsformaten

– Beschrijf de back-up procedure en controle daarop

– Blijf performance DMS verbeteren

TOTAALPLAATJE NU

ANALOOGDIGITAL

BORN

DIGITALE BEHEEROMGEVING

RODIN

E-DEPOT?

SCANNEN

TOTAALPLAATJE TOEKOMST

ANALOOGDIGITAL

BORN

DIGITALE BEHEEROMGEVING

RODIN

E-DEPOT

ED3

SCANNEN

WAT WAT WORDT DE WORDT DE PRAKTIJK PRAKTIJK IN NOORD-IN NOORD-HOLLANDHOLLAND??