Real time overzicht van uw financiële resultaten

Woensdag 14 september 2016

Introductie & inleiding

Quick Wins

Inrichting

Rapportages

Vragen

Agenda

Introductie

Xander van ‘t HofThomas van der ZandtJan Willem de Bruijn SAP B1 partner sinds 2003

SAP B1 tips https://www.linkedin.com/today/author/0_392wXhl6I7tLEzHUWsGXFX?trk=prof-sm

Inleiding

Real time overzicht van uw financiële resultaten?! SAP B1 geeft real time inzicht door integratie van finance en logistiek.

FunctiesRekeningschemaGrootboek rekening bepalingBoekingsperiodesWaarderingsmethodeHerwaarderingRetourenProfit centersBudgettenProjecten

Hoe krijgt u de juiste inzichten?

Inleiding

Resultaat: real time inzicht in uw cijfers vanuit verschillende invalshoeken

Onderwerpen

• Quick Wins• Rekeningschema• Grootboekrekeningbepaling • Waarderingsmethodes • Vaste Activa • Budgetten en (Multi) Profit Centers • Valuta’s• Toelichting financiële functies• Financiële rapportages

• Intrastat• (Elektronische) BTW aangifte• Workflows• Inkomende en uitgaande betalingen • Aanmaningen, zie tip https://www.linkedin.com/pulse/effectief-en-

klantgericht-debiteurenbeheer-met-de-sap-de-bruijn?trk=mp-reader-card

Quick Wins

• Rekening geleverde goederen• Journaalboekingsregels splitsen • Boekingsperioden• Meeboekrekening• Copy-paste from Excel

Quick Wins - Rekening geleverde goederen

Waarom?

Beheer > Algemene instellingen > Tabblad ZP

Journaalboeking levering

Quick Wins - Rekening geleverde goederen

Journaalboeking factuur

Bron: https://www.linkedin.com/pulse/discussie-over-winst-marge-sap-business-one-92-biedt-u-de-bruijn?trk=mp-reader-card

Quick Wins - Journaalboekingsregels splitsen

Beheer > Systeeminstellingen > Documentinstellingen

Voorbeeld ontvangen factuur

Quick Wins - Journaalboekingsregels splitsen

Journaalboekingsregels gesplitst

Resultaat:

Bron: https://www.linkedin.com/pulse/direct-inzicht-uw-grootboek-met-sap-business-one-92-de-bruijn?trk=mp-reader-card

Quick Wins - Boekingsperioden

Automatisch afsluiten periode

Bevoegdheid

Quick Wins - Meeboekrekening

Waarom verschillende meeboekrekeningen?• Voor bijzondere ZP’s aparte meeboekrekening• Per locatie of verkoopkanaal aparte meeboekrekening

Meeboekrekening per ZP

Meeboekrekening per document

Quick Wins - Copy-paste from Excel

Eenvoudig kopiëren van meerdere regels van en naar Excel.

Voorbeeld toepassingen:• Marketing documenten• Journaalboeking• Prijslijst• Speciale prijzen voor zakenpartners

Demo: https://www.youtube.com/watch?v=mtSAutQWDU8Bron: https://www.linkedin.com/pulse/excel-work-met-de-sap-business-one-microsoft-jan-willem-de-bruijn?trk=mp-reader-card

Rekeningschema - Setup

Opzet rekeningschema:• Balans (overige)• Kosten• Opbrengsten

Kenmerken:• Valuta• Handmatige

boekingen blokkeren• Project• Verdeelregels

(Geavanceerde) Grootboekrekeningbepaling

Systeeminstelling

(Geavanceerde) Grootboekrekeningbepaling - Voorbeeld

Waarom?

Waarderingsmethodes

1. FiFo (First in First out)2. Standaard kostprijs (Vaste Verreken Prijs)3. Voortschrijdend gemiddelde (Gemiddelde Inkoopprijs)4. Kostprijs per Serienummer/Batch

Continu voorraadbeheer

Voorraadherwaardering

Waarderingsmogelijkheden - FiFo

FiFo = First in First out

Voorbeeld:2016-01-05 inkoop 2 stuks € 10,-2016-01-21 inkoop 4 stuks € 14,-

2016-01-23 verkoop 3 stuks

Kostprijs = 2x10 + 1x14 = 34 euro

Voordeel / nadeel:Je voorraad is gewaardeerd tegen de historische inkoopprijzen

Nadelen:Herwaarderen per inkoop batch

Waarderingsmogelijkheden – Standaard kostprijs

Standaard kostprijs = (vaste verreken prijs)

Voorbeeld:2016-01-05 inkoop 4 stuks € 10,- kostprijs: 10,-2016-01-21 inkoop 2 stuks € 14,- kostprijs: 10,-2016-01-23 verkoop 3 stuks

Kostprijs = 3 x 10 = 30 euro

Voordelen:Eenvoudig in beheer en gebruik.

Nadelen:Voorraad niet direct gewaardeerd tegen de laatste inkoopprijzen. Francoprijzen niet mogelijk.Bij prijs fluctuaties moet dus regelmatig een herwaardering worden uitgevoerd.

Waarderingsmogelijkheden – Voortschrijdend gemiddelde

Voortschrijdend gemiddelde = Gemiddelde Inkoopprijs

Voorbeeld:2016-01-05 inkoop 4 stuks € 10,- kostprijs: 10,-2016-01-21 inkoop 2 stuks € 14,- kostprijs: 11,332016-01-23 verkoop 3 stuks

Kostprijs = 3 x 11,33 = 33,99 euro

Voordeel / nadeel:Kostprijs beweegt mee met inkoopprijs veranderingen.

Nadelen:Kostprijs is gemiddelde van de inkooprijzen, dus niet de actuele inkoopprijs.Bij prijs fluctuaties dus regelmatig herwaarderen.

Waarderingsmogelijkheden – Kostprijs per serienummer/batch

Kostprijs inzichtelijk per serienummer/batch

VoordelenGeeft meest juiste kostprijs weer.

NadelenVereist beheer van artikelen op Batch of serienummer. Toegevoegde waarde wanneer verschillende inkoopbatches grote prijs verschillen hebben.

Waarderingsmethodes & Francoprijzen

Waarderingsmogelijkheden – Retouren / Credit Nota’s

Vaste Activa

Vaste activa

• Beheer van je vaste activa in SAP B1• Stamdata vaste activa• Verschillende afschrijvingsmethoden • Automatisch draaien van een afschrijvingsrun

Systeeminstellingen > Bedrijfsdetails: Basisinitialisatie

Vaste Activa - Setup

• Afschrijvingsmethoden

Vaste Activa - Stamdata

• Stamdata vaste activa

Pauze

(Multi) Profit Centers

Wat zijn profit centers in SAP B1?Kostenplaatsen (profit centers) worden gebruikt om specifieke bedrijfsactiviteiten, bijv.B2B en B2C, te differentiëren. Deze kostenplaatsen worden uiteindelijk gebruikt om inspecifieke maatstaven omzet en kosten te bepalen.

Binnen kostenplaatsen valt te werken met 5 dimensies waarover gedifferentieerd kanworden. Voorbeeld van differentiëren:

Of

Voordeel gebruik kostenplaatsenSpecifiek inzicht in de herkomst van omzet en kosten.

Klant

Locatie Winkel Antwerpen

B2B B2C B2E

Afdeling

Locatie

Klant B2B

Antwerpen Gent Hasselt

Service Retail Web

Budgetten & (Multi) Profit Centers

Opties• Kostenplaatsen• Verdeelregels• Hiërarchie• Budgetscenario’s

Profit center selectie in rapporten

Valuta’s

Waarom verschillende Eigen en systeemvaluta?

Bijvoorbeeld:Nederlandse dochter onderneming van een Amerikaans bedrijf met Eigen valuta: Euro en Systeemvaluta: USD

Valuta’s

Wisselkoersen

Valuta instelbaar per ZP

Meerdere valuta’s in prijslijst

Valuta instelbaar per grootboekrekening

Valuta’s

Basis voor marketing documenten

Rapportages per valuta’s

Toelichting Financiële Begrippen

Cashflow

Cashflow Cashflow verslagCashflow referentieverslag

Toelichting Financiële Begrippen

Geregistreerde documenten Manier om personeel concept journaalboekingen aan te laten zonder dat er direct een boeking in de database gemaakt wordt.

Journaalpostsjablonen Voorbeeldsjablonen met die gebruikt kunnen worden voor boekingen die vaak voorkomen. Geeft de percentages weer zoals het te boeken bedrag verdeeld moet worden.

Sjablonen voor periodieke transactiesVoorbeeldsjablonen voor terugkerende documenten. Zet op ingestelde data een conceptdocument klaar zodat deze geboekt kan worden.

Doorlopende/Periodieke boekingenJournaalboekingen die op regelmatige tijden gemaakt moeten worden. Volledige boeking wordt voorgesteld op gekozen data.

Toelichting Financiële Begrippen

Reservefactuur - Factuur voor artikelen zonder voorraadboeking - Mogelijkheid om betaling te koppelen- Boekt direct omzet

Vooruitbetalingsfactuur - Factuur voor artikelen zonder voorraadboeking- Mogelijkheid om betaling te koppelen- Kan geboekt worden op een tussenrekening (optioneel instelbaar per ZP)

Vooruitbetalingsverzoek- Verzoek tot vooruitbetaling- Mogelijkheid om betaling te koppelen- Maakt geen boeking

Bron: https://www.linkedin.com/pulse/neem-geen-risico-laat-uw-klant-vooruitbetalen-sap-one-de-bruijn?trk=mp-reader-card

Toelichting Financiële Begrippen

Vanaf SAP Business One 9.2Project Management

YouTube

Financiële rapportages

Vorderingen / Verplichtingen

Financiële rapportages

XML-Audit File / Elektronisch rapportageverslag

Financiële rapportages

Sjablonen Financieel Verslag

Bruikbaar in veel standaard SAP B1 rapporten

Financiële rapportages

Aansluiting Financiële Administratie en sub-administratie voorraad

Financiële Rapporten > Financieel > Balans Voorraadrapporten > Verslag Voorraadcontrole

Handmatige boekingen

Op rekeningen samenvatten

Vragen?

Ideeën volgende sessie!

Feedback xander.vant.hof@serac.nlJanwillem.de.bruijn@serac.nl

Serac

Rijnzathe 36/Postbus 83

3454 PV / 3454 ZH de Meern

Telefoon: 030 65 83 333

Email: info@serac.nl

Serac