Op weg naar de Provinciale Baseline Informatiehuishouding

Ingmar Koch

16 december 2010

Ingmar Koch

Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant en Limburg

ikoch@brabant.nl

Fot

o: E

rik v

an d

er B

urgt

16 december 2010

Digitale verantwoording

Baseline Provinciale Informatiehuishouding

Hoe nu verder?

Steeds meer digitale informatie.

Welke informatie is nodig om handelen te

kunnen verantwoorden?

Digitale groeicijfers in MB per dagDataproductie van het Britse ministerie van Cultuur

Ruim 600

cd’s per dag

Twee typen digitale informatie

Eindig

Oneindig

Kapotte dragers

Maak veel back-ups

Gebruik SAN/NAS

Controles

Bitrot

Checksum als metadata

Controles

0110111001101011010101010

00111010101101110011010110

10101010001110101110111001

1010110101010100011101010

1101110011010110101010100

011101010110111001101XERROR

Veroudering van bestandsformaten

Dus bij voorkeur:

Open

Gestandaardiseerd

Gedocumenteerd

Wijdverspreid

Controles

Conversie, migratie

of emulatie

Migratie en / of emulatie

Migratie?

Geaccepteerd en gedocumenteerd verlies

Controles

Emulatie?

Huidig computerplatform(hard en software)

Origineel bestand

Origineel softwareprogramma

Origineel Operating System

Emulator

Windows Vista

Not970912.wp

WordPerfect 5.1

Windows 95

Dioscuri

Voorbeeld Dioscuri

Voorbeeld GRATE

Vergetelheid

Wat heb je?

Waar is het?

Wat betekent het?

Hoe kan ik het ‘lezen’?

HEEL VEEL METADATA

Onbenul en apathie

Ik maak toch back-ups?

Metadata? Is dat belangrijk?

Digitale houdbaarheid is zo’n groot probleem, dat

kan ik toch niet oplossen.

Maar Ingmar, 600 cd’s per dag, is wel veel.

Dat kunnen we toch niet allemaal bewaren?

Wij hebben alle belangrijke informatie nog op papier hoor!

Gebrek aan urgentiegevoel

Digitale verantwoording

Eindig

Oneindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Bitrot

Kapotte dragers

Typen

Omvang

Samenvatting

Digitale verantwoording

Eindig

Oneindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Bitrot

Kapotte dragers

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Digitale verantwoording

Eindig

Oneindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Bitrot

Kapotte dragers

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Bitrot

Kapotte dragers

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

BitrotTypen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Urgentie

Vergetelheid

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Digitale verantwoording

Eindig

Bedreigingen

Vergetelheid

Typen

Omvang

Organisaties met DMS/RMA

Nee natuurlijk niet

Maar Ingmar,is een DMS/RMA dan volledig overbodig?

Digitale verantwoording

Eindig

Oneindig

Bedreigingen

Urgentie

Onbenul

Vergetelheid

Veroudering

Bitrot

Kapotte dragers

Typen

Omvang

Maar er is meer nodig

Baseline Informatiehuishouding

Rijk2009

Baseline

Kaders IJuridische samenhang Elf wetten

- Comptabiliteitswet- Wbp, WOB, VIR en VIRbi- AWB, WEH en WEBV- Auteurs- en Databankenwet- Archiefwet

Baseline

Kaders IIKwaliteitscriteria Vindbaarheid en Toegankelijkheid Uitwisselbaarheid Betrouwbaarheid en Authenticiteit Volledigheid

Baseline Informatiehuishouding

Provincies2010

baseline-provincies.wetpaint.com

Dan maar ouderwets (1/2)

Concept opgesteld in samenwerking met:

Koos Ju – IPO

Rob van der Velde – Provincie Groningen

Inno Jongejan – Provincie Noord-Holland

Ellie Schetters – Provincie Gelderland

Nelleke Radder – Provincie Zuid-Holland

Reactie LOPAI:

“De Baseline is een handzaam instrument

voor in eerste instantie de organisatie zelf.”

Reactie IOG-DIV:

“Het IOG DIV kan zich vinden in deze

provinciale baseline.”

Dan maar ouderwets (2/2)

Inhoud Baseline

Management-statementDe 7 normen van de Baseline Basics van de Baseline

(toelichting)Zelfevaluatie-instrument

De zeven normen

1. Vastlegging verantwoordelijkheden

2. Toereikende inrichting van organisatie,

processen, personeel en hulpmiddelen

3. Gedruik van standaarden

4. Classificatie

5. Gebruikte systemen garanderen duurzame

toegankelijkheid en houdbaarheid

6. Informatie is vanaf creatie duurzaam

toegankelijk en houdbaar

7. Duurzame toegankelijkheid en houdbaarheid

worden middels vastgelegde procedures

gewaarborgd

Eerste resultaten zelf-evaluatie

Zuid-Holland:

“Wij hadden wat opmerkingen, vooral op het

gebied van de vragen die te breed zijn en

wat specifieker zouden moeten.”

Overige provincies moeten nog proberen.

Openstaande vragen

Wie wordt ‘eigenaar’ van de Baseline? Hoe wordt de verhouding tussen

DIV – Auditor – Archiefinspectie? Wie wordt verantwoordelijk voor

implementatie

VerantwoordingBaselineroad: Youngthousands, http://www.flickr.com/photos/theyoungthousands/2851122415

Vertrekstaat: T. Nijeholt, http://nl.wikipedia.org/wiki/Bestand:Data_en_informatie.png

Verantwoording: http://andreamerida.com/wp-content/uploads/2010/01/transparency.jpg

Grafiek: Recordkeeping, september 2008: http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/record-keeping-sep-08.pdf

Mobius Tattoo, Spacemanbobby, http://www.flickr.com/photos/spacemanbob/1084139169/

Slang: http://www.designforchildren.co.uk/wp-content/uploads/imagiplay-number-snake-puzzle.jpg

Gevaar: Yarnivore, http://www.flickr.com/photos/yarnivore/471970090/

CD: eigen collectie

Volkswriter: http://www.ccworld.co.uk/images/volk.jpg

Presidenten: http://www.whitehouse.gov/about/presidents/

R. Verdegem: http://www.kb.nl/hrd/congressen/toolstrends/presentations/Verdegem.pdf

KEEP newsletter September 2009: http://www.keep-project.eu/

Dioscuri: http://www.planets-project.eu/docs/reports/Planets_PA5-D3_CaseStudies-final.pdf

GRATE: http://www.planets-project.eu/events/sofia-2009/presentations/day2/Preservationaction_SvB.pdf

Metadata: http://dolphinsoftware.files.wordpress.com/2009/03/meta_data_standard_transmission.jpg

Commitment: pierofix, http://www.flickr.com/photos/pierofix/497601659/

Norms: Kansas Sebastian, http://www.flickr.com/photos/kansas_sebastian/4395336796/

Question marks: Jillian86, http://www.flickr.com/photos/gillian_m/448800043/

Day 087/365: Great Beyond, http://www.flickr.com/photos/tonyjcase/4494183080/

Presentatie beschikbaar op

http://www.slideshare.net/Ingmario