Post on 07-Jul-2015
description
Capgemini Consulting is the strategyand transformation consulting brandof Capgemini Group
In collaboration with
‘Het is zomer 2008….’,
2
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
2
Het is zomer 2008…
Sturen op Tijdigheid is ingevoerd en we bekijken een dag in het leven van gewone medewerkers.
Kunnen zij hun werk doen? Hebben wij alle besluiten genomen zodat zij hun werkzaamheden zonder haperingen kunnen verrichten?
Laten we eens kijken…..
3
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
3
Het is maandagmorgen…
In de post zit een nieuwe aanvraag van een nog onbekende vreemdeling.
De brief wordt geopend, de gegevens worden ingevoerd in het systeem.
4
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
4
Besluit gevraagd
In principe wordt de ontvangstbevestiging verzonden na invoer, niet na invoercontrole.
• Is het acceptabel dat een % foute ontvangstbevestigingen wordt verzonden omdat de invoercontrole later plaats vindt?
• Of moet de invoercontrole voortaan nog dezelfde dag plaatsvinden?
5
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
5
Besluit gevraagd
• Wie verstuurt de ontvangstbevestiging en waarmee?
– Systeem 1?– Systeem 2?
• Ontvangstbevestiging is geautomatiseerd standaardbericht. Is een kopie voor fysiek dossier nodig? Of is kopie in E-dossier voldoende?
• Wordt van KPMG-brief ook een fysieke kopie bewaard?
6
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
6
Het is woensdag, invoercontrole
De ingevoerde aanvraag wordt gecontroleerd.
7
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
7
Besluit gevraagd
En wat als de invoer niet goed gegaan is? Dan moet de invoer terug gedraaid worden en een nieuwe aanvraag in systeem 2opgevoerd worden.
Dat betekent een nieuw te communiceren nr aan de aanvrager…
– Wat is het beleid van de afdeling op dit gebied?
8
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
8
Het is donderdagmiddag
Medewerker Henk controleert of de aanvraag compleet is.
9
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
9
Besluit gevraagd
• Heeft de directie al een formeel besluit over het voorgestelde besturingmodel/werkverdelingsmodel genomen?
• Wie bepaalt dat Henk de controle doet?
• Hoe wordt dat op persoon zichtbaar wanneer de werkvoorraad op unitniveau wordt toebedeeld?
10
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
10
Henk constateert incompleetheid
Enkele documenten ontbreken zoals kopie paspoort.
Deze documenten worden opgevraagd.
11
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
11
Besluit gevraagd
Degene die een termijnfactor opvoert, moet het proces afmaken tot en met correspondentie.
– Mag mdw Henk communiceren met geautomatiseerde standaardberichten?
– Als voor Herstel Verzuim een handmatige brief gemaakt mag worden (beleid afdeling) mag Henk dat dan ook? Of moet hier beslisser Jaap aan te pas komen?
12
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
12
Besluit gevraagd
• Overdrachtpunten kunnen ontstaan, tenzij de werkafspraken worden herzien
– Als beslisser Jaap de handmatige brief moet versturen, hoe draagt Henk zijn bevindingen dan over aan Jaap?
– Als beslisser Jaap verzuimpunten constateert, mag hij dan de verzending van de geautomatiseerde standaardbericht overdragen aan Henk? En hoe dan?
13
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
13
Achtergrondinformatie
Een geautomatiseerd standaardbericht wordt gemaakt met:
– de ingevoerde en gevalideerde aanvraag gegevens uit systeem 1
– de gecontroleerde en gevalideerde NAW gegevens
– opgenomen in een goed gekeurde standaardbrief tekst
De brief wordt geprint in een nachtbatch.
14
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
14
Achtergrondinformatie
Precedent:
Bij een ander proces worden ook termijnberichten verzonden zonder opname in het fysieke dossier.Er hebben zich nog geen problemen voorgedaan: de brief kan uit het E-dossier geprint worden indien nodig.
15
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
15
Besluit gevraagd
• Na verwerking in de nachtbatch is aanpassing in het systeem niet meer mogelijk.
– Is het zinvol een fysieke kopie voor te schrijven wanneer de brief in het e-dossier beschikbaar is?
– De meeste aanvragen liggen niet direct bij de rechter. Moet dan voor alle aanvragen het fysieke dossier rechtbank-klaar zijn?Hier gaat de 80-20 regel op…
– Evt aanpassing dossiervormingsinstructie
16
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
16
Besluit gevraagd
De gebruikte gegevens kunnen fout in de bronbestanden staan.
– Accepteert de afdeling een % verkeerde adresseringen?
– Welke actie onderneemt de afdeling om de vervuiling op te lossen?
17
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
17
De aanvullende documenten worden ontvangen en geregistreerd
Herstel verzuim wordt afgesloten door mdw Henk.
Het wordt tijd voor een inhoudelijke beoordeling en een afwijzing of toewijzing van de verblijfsvergunning.
18
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
18
Er blijkt een termijnfactor in het spel te zijn, aanvullend onderzoek door 3e partij.
Beslisser Jaap constateert de noodzaak tot aanvullende onderzoek.
Dit moet geregistreerd en gecommuniceerd worden.
19
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
19
Besluit gevraagd
Als Jaap de termijnfactor registreert, kan hij het scherm niet verlaten zonder te corresponderen.
– Vraagt beslisser Jaap zelf het onderzoek aan? Of mag hij dat aan mdw Henk overdragen? Hoe dan? Is daar beleid voor?
– Voert beslisser Jaap een rappeldatum in en wat betekent die rappeldatum?
– Kan Henk de aangepaste termijnbelofte wel controleren?
20
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
20
Besluit gevraagd
Hoe zorgt de afdeling dat alleen de goed gekeurde brieven gebruikt worden?
– Beleid voor afwijking in correspondentie nodig
– Schoning van C- en G-schijven om teveel afwijking van de goedgekeurde brieven te voorkomen.
21
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
21
Oei, gevalletje samenloop
De aanvrager blijkt ook een andere verblijfsvergunning te hebben aangevraagd.
22
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
22
Besluit gevraagd
Samenloop is een bekend maar tot op heden niet opgelost probleem. Samenloop heeft directe consequenties voor:
– Wie is de leidende partij? Wat vul je in bij ‘verantwoordelijke unit’?
– Wie geeft de termijnbelofte af?
– Wie communiceert welke boodschap an e aanvrager?
– Wie informeert wie over de noodzaak een termijnbericht te sturen omdat een termijnbelofte overschreden dreigt te worden?
23
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
23
De 3e partij is traag, erg traag
Manager Ilse constateert dat de datum van de gecommuniceerde termijnbelofte nadert. En nu?
24
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
24
Besluit gevraagd
Je constateert een dreigende termijnoverschrijding met de MI overzichten. Maar:
– Wanneer onderneem je nu actie? (Beleid)
– Op basis waarvan neem je actie? Rappeldatum? X weken voor toegezegde termijnbelofte?
– Wie onderneemt actie? De medewerker? De manager? De proces?
– Welke actie onderneem je?– Richting wie wordt actie ondernomen?
25
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
25
Het antwoord is eindelijk binnen.
De beslissing kan genomen worden maar beslisser Jaap is langdurig ziek.
26
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
26
Besluit gevraagd
Overdragen van werk aan een andere beslisser, is daar beleid voor?
En wat als de advocaat met vakantie is?
www.capgemini.com/consulting
Capgemini Consulting is the strategy andtransformation consulting brand of Capgemini Group Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.