Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

27
Capgemini Consulting is the strategy and transformation consulting brand of Capgemini Group In collaboration with ‘Het is zomer 2008….’,

description

This presentation (in dutch) was used to create a sense of urgency at the organisation and to help make decision now so the people could do the job next summer. It was considered very useful by the cllient and confronted in a friendly but firm way with the unanswered questions.

Transcript of Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

Page 1: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

Capgemini Consulting is the strategyand transformation consulting brandof Capgemini Group

In collaboration with

‘Het is zomer 2008….’,

Page 2: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

2

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

2

Het is zomer 2008…

Sturen op Tijdigheid is ingevoerd en we bekijken een dag in het leven van gewone medewerkers.

Kunnen zij hun werk doen? Hebben wij alle besluiten genomen zodat zij hun werkzaamheden zonder haperingen kunnen verrichten?

Laten we eens kijken…..

Page 3: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

3

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

3

Het is maandagmorgen…

In de post zit een nieuwe aanvraag van een nog onbekende vreemdeling.

De brief wordt geopend, de gegevens worden ingevoerd in het systeem.

Page 4: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

4

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

4

Besluit gevraagd

In principe wordt de ontvangstbevestiging verzonden na invoer, niet na invoercontrole.

• Is het acceptabel dat een % foute ontvangstbevestigingen wordt verzonden omdat de invoercontrole later plaats vindt?

• Of moet de invoercontrole voortaan nog dezelfde dag plaatsvinden?

Page 5: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

5

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

5

Besluit gevraagd

• Wie verstuurt de ontvangstbevestiging en waarmee?

– Systeem 1?– Systeem 2?

• Ontvangstbevestiging is geautomatiseerd standaardbericht. Is een kopie voor fysiek dossier nodig? Of is kopie in E-dossier voldoende?

• Wordt van KPMG-brief ook een fysieke kopie bewaard?

Page 6: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

6

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

6

Het is woensdag, invoercontrole

De ingevoerde aanvraag wordt gecontroleerd.

Page 7: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

7

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

7

Besluit gevraagd

En wat als de invoer niet goed gegaan is? Dan moet de invoer terug gedraaid worden en een nieuwe aanvraag in systeem 2opgevoerd worden.

Dat betekent een nieuw te communiceren nr aan de aanvrager…

– Wat is het beleid van de afdeling op dit gebied?

Page 8: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

8

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

8

Het is donderdagmiddag

Medewerker Henk controleert of de aanvraag compleet is.

Page 9: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

9

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

9

Besluit gevraagd

• Heeft de directie al een formeel besluit over het voorgestelde besturingmodel/werkverdelingsmodel genomen?

• Wie bepaalt dat Henk de controle doet?

• Hoe wordt dat op persoon zichtbaar wanneer de werkvoorraad op unitniveau wordt toebedeeld?

Page 10: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

10

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

10

Henk constateert incompleetheid

Enkele documenten ontbreken zoals kopie paspoort.

Deze documenten worden opgevraagd.

Page 11: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

11

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

11

Besluit gevraagd

Degene die een termijnfactor opvoert, moet het proces afmaken tot en met correspondentie.

– Mag mdw Henk communiceren met geautomatiseerde standaardberichten?

– Als voor Herstel Verzuim een handmatige brief gemaakt mag worden (beleid afdeling) mag Henk dat dan ook? Of moet hier beslisser Jaap aan te pas komen?

Page 12: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

12

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

12

Besluit gevraagd

• Overdrachtpunten kunnen ontstaan, tenzij de werkafspraken worden herzien

– Als beslisser Jaap de handmatige brief moet versturen, hoe draagt Henk zijn bevindingen dan over aan Jaap?

– Als beslisser Jaap verzuimpunten constateert, mag hij dan de verzending van de geautomatiseerde standaardbericht overdragen aan Henk? En hoe dan?

Page 13: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

13

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

13

Achtergrondinformatie

Een geautomatiseerd standaardbericht wordt gemaakt met:

– de ingevoerde en gevalideerde aanvraag gegevens uit systeem 1

– de gecontroleerde en gevalideerde NAW gegevens

– opgenomen in een goed gekeurde standaardbrief tekst

De brief wordt geprint in een nachtbatch.

Page 14: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

14

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

14

Achtergrondinformatie

Precedent:

Bij een ander proces worden ook termijnberichten verzonden zonder opname in het fysieke dossier.Er hebben zich nog geen problemen voorgedaan: de brief kan uit het E-dossier geprint worden indien nodig.

Page 15: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

15

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

15

Besluit gevraagd

• Na verwerking in de nachtbatch is aanpassing in het systeem niet meer mogelijk.

– Is het zinvol een fysieke kopie voor te schrijven wanneer de brief in het e-dossier beschikbaar is?

– De meeste aanvragen liggen niet direct bij de rechter. Moet dan voor alle aanvragen het fysieke dossier rechtbank-klaar zijn?Hier gaat de 80-20 regel op…

– Evt aanpassing dossiervormingsinstructie

Page 16: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

16

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

16

Besluit gevraagd

De gebruikte gegevens kunnen fout in de bronbestanden staan.

– Accepteert de afdeling een % verkeerde adresseringen?

– Welke actie onderneemt de afdeling om de vervuiling op te lossen?

Page 17: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

17

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

17

De aanvullende documenten worden ontvangen en geregistreerd

Herstel verzuim wordt afgesloten door mdw Henk.

Het wordt tijd voor een inhoudelijke beoordeling en een afwijzing of toewijzing van de verblijfsvergunning.

Page 18: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

18

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

18

Er blijkt een termijnfactor in het spel te zijn, aanvullend onderzoek door 3e partij.

Beslisser Jaap constateert de noodzaak tot aanvullende onderzoek.

Dit moet geregistreerd en gecommuniceerd worden.

Page 19: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

19

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

19

Besluit gevraagd

Als Jaap de termijnfactor registreert, kan hij het scherm niet verlaten zonder te corresponderen.

– Vraagt beslisser Jaap zelf het onderzoek aan? Of mag hij dat aan mdw Henk overdragen? Hoe dan? Is daar beleid voor?

– Voert beslisser Jaap een rappeldatum in en wat betekent die rappeldatum?

– Kan Henk de aangepaste termijnbelofte wel controleren?

Page 20: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

20

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

20

Besluit gevraagd

Hoe zorgt de afdeling dat alleen de goed gekeurde brieven gebruikt worden?

– Beleid voor afwijking in correspondentie nodig

– Schoning van C- en G-schijven om teveel afwijking van de goedgekeurde brieven te voorkomen.

Page 21: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

21

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

21

Oei, gevalletje samenloop

De aanvrager blijkt ook een andere verblijfsvergunning te hebben aangevraagd.

Page 22: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

22

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

22

Besluit gevraagd

Samenloop is een bekend maar tot op heden niet opgelost probleem. Samenloop heeft directe consequenties voor:

– Wie is de leidende partij? Wat vul je in bij ‘verantwoordelijke unit’?

– Wie geeft de termijnbelofte af?

– Wie communiceert welke boodschap an e aanvrager?

– Wie informeert wie over de noodzaak een termijnbericht te sturen omdat een termijnbelofte overschreden dreigt te worden?

Page 23: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

23

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

23

De 3e partij is traag, erg traag

Manager Ilse constateert dat de datum van de gecommuniceerde termijnbelofte nadert. En nu?

Page 24: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

24

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

24

Besluit gevraagd

Je constateert een dreigende termijnoverschrijding met de MI overzichten. Maar:

– Wanneer onderneem je nu actie? (Beleid)

– Op basis waarvan neem je actie? Rappeldatum? X weken voor toegezegde termijnbelofte?

– Wie onderneemt actie? De medewerker? De manager? De proces?

– Welke actie onderneem je?– Richting wie wordt actie ondernomen?

Page 25: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

25

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

25

Het antwoord is eindelijk binnen.

De beslissing kan genomen worden maar beslisser Jaap is langdurig ziek.

Page 26: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

26

Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.

26

Besluit gevraagd

Overdragen van werk aan een andere beslisser, is daar beleid voor?

En wat als de advocaat met vakantie is?

Page 27: Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

www.capgemini.com/consulting

Capgemini Consulting is the strategy andtransformation consulting brand of Capgemini Group Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.