Aan de slag met uw parochiearchief!

SIMULATIE

Stappenplan: 5 stappen

1. VERZAMELEN van archiefmateriaal

2. VASTPAKKEN en BESCHRIJVEN van de archiefstukken

3. HERVERPAKKEN van de archiefstukken en NUMMEREN van de archiefmappen en – dozen

4. ORDENEN van de archiefbeschrijvingen

5. AFWERKEN van de inventaris

1. VERZAMELEN van archiefmateriaal

• Bewaar uw archief op 1 centrale plaats in de parochie

• Maak afspraken betreffende het regelmatig overdragen van documenten naar het archief– Binnen kerkfabriek of parochieploeg– Stukken waarvan administratief-juridische

waarde of het direct praktisch nut is verstreken – Overdracht bv. om 5, 10, 15 jaar

2. VASTPAKKEN en BESCHRIJVEN van de

archiefstukken

• Stukken vastpakken zoals je ze aantreft

• Nummeren: elk stuk één uniek nummer

doorlopende nummering (1, 2, 3)

• Beschrijven:– Redactionele vorm (welk soort stuk?)– Inhoudsbeschrijving (waarover handelt het stuk?)– Datering (wat is de datum van opmaak?)– Materiële vorm (hoe ziet het stuk er uit?)

Redactionele vorm

• Welk SOORT archiefstuk is het?• Algemeen:

– Stuk(ken) betreffende …: 1 tot 5 archiefstukken – Register van …: ingebonden archiefstukken– Dossier betreffende …: verzameling van

archiefstukken die handelen over één en dezelfde zaak

• Specifiek: brief(wisseling), akte, testament, rekening, begroting, kas- of grootboek, staat, lijst, plan (blauwdruk), plattegrond, bestek, offerte, nota, notitie, klad, minuut, huwelijksdossier, proces-verbaal, echtheidsverklaring reliek enz.

Voorbeelden: redactionele vorm33. Stukken betreffende de aanstelling van de schatbewaarder

Petrus Josephus Mertens. 1874. 2 stukken

60. Dossier betreffende herstellings- en schilderwerken in de kerk. 1920-1921 1 omslag

21. Akte van verhuring van de cijns en het neerhof van het kasteel van Rummen aan Arnold Lemmens en Anne-Marie de Lest.

1749 1 lias

124 Proces-verbaal van de zitting van de kerkfabriek betreffende de verkiezing van leden van de kerkraad 1974 1 stuk

4. Jaarrekening van de kerkfabriek.1930 1

omslag

Register Dossier

Inhoudsbeschrijving• WAAROVER handelt het archiefstuk?

– Wie: Welke personen/instellingen zijn betrokken?– Wat: Wat is het onderwerp van het archiefstuk?– Waar: Waar speelt de handeling zich af?

• DIEPTE van inhoudsbeschrijving: afhankelijk van het SOORT archiefstukken– Rekeningen, begrotingen, huwelijksdossiers,

parochieregisters = serieel materiaal• Inhoud vergelijkbaar beknopte beschrijving

– Dossiers, losse archiefstukken (brieven, testamenten, aktes, plannen, nota’s enz.)

• Inhoud kan uiteenlopend zijn uitgebreider beschrijven (samenvoegen stukken later gemakkelijker)

• Gulden middenweg zoeken

Voorbeelden: inhoudsbeschrijving1. Dossier betreffende de grenswijziging en de verdeling van

gronden tussen de parochie Sint-Amandus te Oostakker en de parochie Sint-Antonius te Gent-Meulestede. 1921-1924. 1 omslag

2. Akte, ten overstaan van notaris Vander Auwermeulen, betreffende de verkoop van een ‘bijzondere’ school met woonhuis en gronden door Floris Van Loo aan Hendrik Claeys, pastoor van Oostakker.

1886. 1 stuk

3. Processen-verbaal betreffende de verkiezing van de leden van de kerkraad.

1938-1941, 1945-1952. 1 pak

4-6. Jaarrekeningen van de kerkfabriek. 3 omslagen

4. 1930.5. 19316. 1932

• Eén archiefstuk kan soms door meerdere archiefvormers (personen/instellingen) zijn opgemaakt meerdere beschrijvingen– Geef het stuk maar één nummer– Kies één mogelijke beschrijving = hoofdbeschrijving– Noteer de aanvullende gegevens in nota bene

(N.B.) bij de hoofdbeschrijving (kleiner lettertype)– Bij de uiteindelijke ordening kan hetzelfde stuk

onder meerdere beschrijvingen worden opgenomen door te werken met blanco nummers bv. --- of ***

Inhoudsbeschrijving

Voorbeeld

1. Ledenregister van de Confrérie van den H. Rozenkrans.1896-1899. 1 deelMet de oprichtingsakte. Veelvuldig beschreven register: bevat ook een lijst van Eerste Communicanten (1908-1909), een lijst van Plechtige Communicanten (1911), een ledenlijst van de Vereniging van den H. Kruisweg (1896-), een lijst van Eerste Communicanten van den Kruisweg (1900-1917), ledenlijsten van de Confrérie of Genootschap van den H. Franciscus van Assisi (1898, 1902), een ledenlijst van het Genootschap der H. Drievuldigheid ([1900?]-1917), een ledenlijst van de H. Familie (1902), een ledenlijst der Gedurige Aanbidding (1900-1917), een lijst van jaarlijks stoelgeld (Eerste helft 20ste eeuw) en rekeningen van het Genootschap van de Sint-Peeterspenning (1860-1866).

--- Lijst van Eerste Communicanten1908-1909 1 deelVeelvuldig beschreven register: bevat ook een Ledenregister van de Confrérie van den H.

Rozenkrans (met oprichtingsakte, 1896-1899), een ledenlijst van de Vereniging van den H. Kruisweg (1896-), een lijst van Eerste Communicanten van den Kruisweg (1900-1917), ledenlijsten van de Confrérie of Genootschap van den H. Franciscus van Assisi (1898, 1902), een ledenlijst van het Genootschap der H. Drievuldigheid ([1900?]-1917), een ledenlijst van de H. Familie (1902), een ledenlijst der Gedurige Aanbidding (1900-1917), een lijst van jaarlijks stoelgeld (Eerste helft 20ste eeuw) en rekeningen van het Genootschap van de Sint- Peeterspenning (1860-1866).

*** Ledenlijsten van de Confrérie of het Genootschap van den H. Franciscus van Assisi1898, 1902 1 deelVeelvuldig beschreven register: bevat ook een Ledenregister van de Confrérie van den H.

Rozenkrans (met oprichtingsakte, 1896-1899), een lijst van Eerste Communicanten (1908-1909), een ledenlijst van de Vereniging van den H. Kruisweg (1896-), een lijst van Eerste Communicanten van den Kruisweg (1900- 1917), een ledenlijst van het Genootschap der H. Drievuldigheid ([1900?]-1917), een ledenlijst van de H. Familie (1902), een ledenlijst der Gedurige Aanbidding (1900-1917), een lijst van jaarlijks stoelgeld (Eerste helft 20ste eeuw) en rekeningen van het Genootschap van de Sint-Peeterspenning (1860-1866).

Datering

• WANNEER werd archiefstuk OPGEMAAKT?– Niet altijd hetzelfde als de periode waarover het

archiefstuk handelt (cfr. inhoudsbeschrijving)– bij een dossier: uiterste data (oudste en meest

recente document)– Ongedateerd archief

• Bij benadering: vb. ca. 1930, [tweede helft 19de eeuw]• Geen datering: sine dato (s.d.) of zonder datum (z.d.)

– Opletten met hiaten• Liggend streepje = doorlopende periode bv. 1850-1920• Komma = hiaat bv. 1850-1888, 1891-1920

Voorbeelden: datering

1. Dossier betreffende het legaat van Isabella Bracke.

1767-1870. 1 omslag

169. Circulaires van het provinciebestuur aan de kerkfabriek.

1882-1884,1929-1930, 1933-1935, 1960, 1966. 1 omslag

5. Register van de goederen van de kerkfabriek, opgesteld door pastoor Tilmans.

1707-ca. 1740. 1 deel

12. Manuaal van pastoor Hieronymus Vrisen.

[eerste helft 17de eeuw]. 1 deel

Materiële vormRedactionele vorm

Welk SOORT stuk?

Materiële vorm

HOE ZIET stuk ER UIT?

Dossier betreffende … Omslag < 2 cm.

Pak > 2 cm.

Register van … Deel

Rekening, begroting, staat, huwelijksdossier enz.

Katern

(Lias)

Los archiefmateriaal (brieven, aktes, testamenten,

minuten, plannen enz.)

Stuk(ken): 1 tot 5 stukken

> 5 stukken

7. Akte betreffende de oprichting van de parochie. 1705. 1 stuk

15. Briefwisseling betreffende het Broederschap van de H. Rozenkrans. 1800-1854. 4 stukken

20. Dossier over de oprichting van de kerk. 1900-1905. 1 omslag

300. Dossier over de restauratiewerken aan de kerk. 1955-1965. 1 pak

105. Doopregister.1926-1945. 1 deel

Voorbeelden: materiële vorm

3. HERVERPAKKEN van de archiefstukken

• Originele verpakking verwijderen– Bv. plastic mapjes, ringmappen, papieren

mappen of omslagen enz. (tenzij er relevante informatie op geschreven staat)

• Archiefvreemde voorwerpen verwijderen– Bv. nietjes, paperclips, elastiekjes, Post-its enz.

• SCHONEN van het archief– Verwijderen van dubbels, lege documenten,

kladblaadjes, notities die niet relevant zijn, omslagen van briefwisseling (tenzij de postdatum van belang is!)

– Gebeurt bij voorkeur door een persoon die het archief kent

Ongeschoond dossier Geschoond dossier

Zuurvrije map Zuurvrije doos

• HERVERPAKKEN in en NUMMEREN van zuurvrije archiefmappen en –dozen−Nummers op mappen = nummers van de archiefstukken

Vouwen van archiefdozen

Vouwen van archiefdozen

Vouwen van archiefdozen

Vouwen van archiefdozen

Vouwen van archiefdozen

Vouwen van archiefdozen

Vouwen van archiefdozen

Vouwen van archiefdozen

Voorlopig resultaat

• Volledige archief is beschreven– Genummerde lijst met beschrijvingen– Ongeordende lijst: archief van de kerkfabriek,

parochie, parochiale verenigingen enz. zit nog door elkaar

• Volledige archief is herverpakt– In zuurvrije archiefmappen en dozen– Nummering van de archiefmappen en – dozen =

nummering archiefstukken in de genummerde lijst (zie hierboven)

4. ORDENEN van de archiefbeschrijvingen

Parochiearchief

Kerkfabriek

Parochiale instellingen, verenigingen

en vzw’s

(Onder)pastoor als privé-persoon

Parochie

Archief van de kerkfabriek

Pastoraalarchief

Archief van parochiale

instellingen, verenigingen

en vzw’s

Privé-archief (onder)pastoor

ORDENEN per archiefvormer

• Rangschikken per ARCHIEFVORMER en per FUNCTIE– Archiefvormers: kerkfabriek, parochie, parochiale verenigingen en

vzw’s, pastoor als privé-persoon (+ eventueel Armentafel of Heilig Geesttafel en vreemd archief)

– Functies: algemeen, kerkbestuur, organisatie van de parochie, personeelsbeheer, verwerven en beheer van roerende en onroerende eigendommen, boekhouding en financieel beheer, pastorale activiteiten (sacramenten, liturgie, sociale en caritatieve werking enz.) …

• ARCHIEFSCHEMA opgesteld door het Rijksarchief– De Keyzer, W.; Minke, A.; Van der Eycken, M. en Van Laere, R.

Richtlijnen en aanbevelingen voor het beheer van het archief van de kerkfabriek en van andere parochiearchieven. Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Miscellanea archivistica studia 96. Brussel, 1997, pp. 91-98.

– http://www.crkc.be/fokav/site/007.html (Word- en pdf-formaat)

Praktisch

– Maak de archieflijst op in Word of ander tekstverwerkingsprogramma

– Beschrijvingen knippen en plakken onder de juiste titel/rubriek in het archiefschema• Onder elke titel of rubriek stukken

chronologisch rangschikken (oud jong)• Stukken die inhoudelijk of qua soort bij elkaar

horen samenvoegen– Soort series bv. rekeningen, begrotingen,

parochieregisters enz. (chronologisch)– Inhoudelijk dossiers (nummer vervalt +

beschrijving aanpassen!)

– Hulp bij ordening in archiefschema te verkijgen bij FoKAV en Rijksarchief Hasselt

Voorbeeld

62-65. Doopregisters 3 delen

4. 1796-1815.

5. 1816-1884.

6. 1885-1921.

123. Dossier betreffende de elektrificatie van de klokken 1 omslag

1954-1956

1953

79. Bestek voor de elektrificatie van de klokken 2 stukken

1953

Deel I: Archief van de kerkfabriek

I. Algemeen384. Register van verslagen van de raad van de kerkfabriek en het bureau van de kerkmeesters.

1811-1884. 1 deel

295. Uittreksel van de zitting van de kerkfabriek betreffende de herstelling van de schilderijen van Gaspar De Crayer en Joseph Paelinck, aanwezig in de kerk van Oostakker. 1884. 1 stuk.

312. Register van verslagen van de raad van de kerkfabriek en het bureau van de kerkmeesters. 1885-1968. 1 deel

C. Briefwisseling169. Circulaires van het provinciebestuur aan de kerkfabriek.

1882-1884,1929-1930, 1933-1935, 1960, 1966. 1 omslag

292. Brief van Emilie Geers aan de voorzitter en leden van de kerkfabriek betreffende het verkrijgen van een beloofde vergoeding voor de verrichte werkzaamheden van haar overleden man. [1928?]. 1 stuk

Eindresultaat

5. AFWERKEN van de inventaris

Optionele afwerking

• Schrijven van een inleiding (vooraan):– Geschiedenis van de parochie, geschiedenis van

het archief, keuzes gemaakt tijdens de inventarisatie, bibliografie

• Index op plaats- en persoonsnamen (achteraan)

• Omnummering van de archiefstukken én de archiefbeschrijvingen in de inventaris– Niet aan te raden– Parochiearchief groeit nog elke dag aan

Deel I: Archief van de kerkfabriek

I. Algemeen384. Register van verslagen van de raad van de kerkfabriek en het bureau van de 1. kerkmeesters.

1811-1884. 1 deel

295. Uittreksel van de zitting van de kerkfabriek betreffende de herstelling 2. van de schilderijen van Gaspar De Crayer en Joseph Paelinck, aanwezig

in de kerk van Oostakker. 1884. 1 stuk.

312. Register van verslagen van de raad van de kerkfabriek en het bureau 3. van de kerkmeesters.

1885-1968. 1 deel

C. Briefwisseling169. Circulaires van het provinciebestuur aan de kerkfabriek. 4. 1882-1884,1929-1930, 1933-1935, 1960, 1966. 1 omslag

292. Brief van Emilie Geers aan de voorzitter en leden van de kerkfabriek 5. betreffende het verkrijgen van een beloofde vergoeding voor de verrichte

werkzaamheden van haar overleden man. [1928?]. 1 stuk

Omnummering

• Voordeel van het archief niet om te nummeren– Tijdsbesparend

• Omnummering archiefbeschrijvingen in inventaris omnummering archiefmappen, en –dozen

• Gevaar voor fouten indien dit niet met de nodige aandacht gebeurt

– Probleem voor toekomstig archief• Als archief omgenummerd is, dan kunnen nieuwe stukken veel

moeilijker aan de inventaris worden toegevoegd• Als originele nummering wordt behouden:

– Nieuw archiefstuk krijgt volgend nummer van de doorlopende nummering

– Nieuw archiefstuk wordt toegevoegd aan laatste archiefdoos (archief groeit automatisch aan)

– Beschrijving van het archiefstuk wordt onder de juiste titel/ rubriek ingepast in de inventaris

Aan de slag met uw parochiearchief!

5 stappen

1. Elk groepje 1 mapje met 10 archiefstukken

2. Maak in groep een lijst van genummerde 10 archiefbeschrijvingen

3. Herverpak in groep uw archiefstukken in zuurvrije archiefmappen en – dozen en breng nummering aan

4. Evaluatie archiefbeschrijvingen + ordening in het archiefschema (12 voorbeelden)

5. Afwerken van de inventaris

Archiefstuk 8

Archiefstuk 8

8. Rekening van de kerkfabriek van Bevingen. 1 stuk 1893.

Archiefschema

Deel I. Archief van de kerkfabriekV. Financieel beheerD. Rekeningen en bijlagen

8. Rekening van de kerkfabriek van Bevingen.

1893. 1 stuk

Archiefstuk 41

Archiefstuk 41

Archiefstuk 41

41. Register van beraadslagingen van de kerkfabriek. 1 deel

1862.

Archiefschema

Deel I. Archief van de kerkfabriekI. AlgemeenB. Verslagen van de beraadslagingen van de Raad

van de kerkfabriek en het Bureau van de kerkmeesters

41. Register van beraadslagingen van de kerkfabriek. 1862. 1 deel

Archiefstuk 81

Archiefstuk 81

81. Register van Plechtige Communies. 1 deel 1925-1935.

Archiefschema

Deel II. Pastoraal archiefVI. Pastorale activiteitenB. Bediening sacramenten3. Vormsel

81. Register van Plechtige Communies. 1925-1935. 1 deel

Archiefstuk 88

Archiefstuk 88

88. Plan van de voorgevel van het tehuis voor zusters te Bevingen. 1 stuk1950.

Archiefschema

Deel II. Pastoraal archiefD. Pastoraal11. Betrekkingen met geestelijken afkomstig uit de

parochie, diaken en priesterwijdingen, religieuze professies

88. Plan van de voorgevel van het tehuis voor zusters te Bevingen. 1950. 1 stuk

Archiefstuk 5

Archiefstuk 5

5. Echtheidsverklaring van het reliek van H. Hubertus. 1 stuk 1743.

Archiefschema

Deel II. Pastoraal archiefD. Pastoraal10. Devotie, bedevaarten, processies, novenen …

5. Echtheidsverklaring van het reliek van H. Hubertus. 1743.

1 stuk

Archiefstuk 34

Archiefstuk 34

Archiefstuk 34

34. Register van jaargetijden en fundaties. 1 deel 1882.

Archiefschema

Deel II. Pastoraal archiefC. Liturgie4. Liturgische vieringen

34. Register van jaargetijden en fundaties. 1882. 1 deel

Archiefstuk 57

Archiefstuk 57

57. Ledenregister van het Genootschap der H. Familie.

1 deel 1895.

Archiefschema

Deel III. Archieven van parochiale instellingenI. Genootschappen en broederschappen3. Leden

57. Ledenregister van het Genootschap der H. Familie. 1895. 1 deel

Archiefstuk 91

Archiefstuk 91

91. Dossier betreffende de herstelling en plaatsing van glasramen in de kerk van Kerkom. 1981 1 omslag

Met tekening.

Archiefschema

Deel I. Archief van de kerkfabriekIV. Beheer van kerkelijke goederen en gelden

bestemd voor de eredienst2. ParochiekerkB. Onroerende eigendommen

91. Dossier betreffende de herstelling en plaatsing van glasramen in de kerk van Kerkom. 1981. 1 omslag

Met tekening.

Archiefstuk 71

Archiefstuk 71

71. Status animarum. 1 deel [19de-20ste eeuw].

Archiefschema

Deel II. Pastoraal archiefI. AlgemeenA. Algemene verslagen

71. Status animarum. [19de-20ste eeuw]. 1 deel

Archiefstuk 48

Archiefstuk 48

48. Register van goederen, pachten en renten. 1 deel

1825, 1835, 1861.

Archiefschema

Deel I. Archief van de kerkfabriekIV. Beheer van kerkelijke goederen en gelden

bestemd voor de eredienstA. Algemeen

48. Register van goederen, pachten en renten. 1825, 1835, 1861. 1 deel

Archiefstuk 64

Archiefstuk 64

64. Notariële akte betreffende de verkoop van een perceel bouwland te Montenaken door Louis-François Hoebrechts, rustend pastoor, aan de kerkfabriek van Halmaal/Bevingen.

1 stuk

1956.

Archiefschema

Deel I. Archief van de kerkfabriekIV. Beheer van kerkelijke goederen en gelden

bestemd voor de eredienstB. Onroerende eigendommen5. Gronden

64. Notariële akte betreffende de verkoop van een perceel bouwland te Montenaken door Louis-François Hoebrechts, rustend pastoor, aan de kerkfabriek van Halmaal/Bevingen.

1956. 1 stuk

Archiefstuk 109

Archiefstuk 109

109. Verkiezingsfolder van de CVP. 1988. 1 stuk

Archiefschema

Deel V. Vreemd archief

109. Verkiezingsfolder van de CVP. 1988. 1 stuk