Powerpoint inventarisatie parochiearchief
-
Upload
juergen-vanhoutte -
Category
Documents
-
view
812 -
download
0
Transcript of Powerpoint inventarisatie parochiearchief
Aan de slag met uw parochiearchief!
SIMULATIE
Stappenplan: 5 stappen
1. VERZAMELEN van archiefmateriaal
2. VASTPAKKEN en BESCHRIJVEN van de archiefstukken
3. HERVERPAKKEN van de archiefstukken en NUMMEREN van de archiefmappen en – dozen
4. ORDENEN van de archiefbeschrijvingen
5. AFWERKEN van de inventaris
1. VERZAMELEN van archiefmateriaal
• Bewaar uw archief op 1 centrale plaats in de parochie
• Maak afspraken betreffende het regelmatig overdragen van documenten naar het archief– Binnen kerkfabriek of parochieploeg– Stukken waarvan administratief-juridische
waarde of het direct praktisch nut is verstreken – Overdracht bv. om 5, 10, 15 jaar
2. VASTPAKKEN en BESCHRIJVEN van de
archiefstukken
• Stukken vastpakken zoals je ze aantreft
• Nummeren: elk stuk één uniek nummer
doorlopende nummering (1, 2, 3)
• Beschrijven:– Redactionele vorm (welk soort stuk?)– Inhoudsbeschrijving (waarover handelt het stuk?)– Datering (wat is de datum van opmaak?)– Materiële vorm (hoe ziet het stuk er uit?)
Redactionele vorm
• Welk SOORT archiefstuk is het?• Algemeen:
– Stuk(ken) betreffende …: 1 tot 5 archiefstukken – Register van …: ingebonden archiefstukken– Dossier betreffende …: verzameling van
archiefstukken die handelen over één en dezelfde zaak
• Specifiek: brief(wisseling), akte, testament, rekening, begroting, kas- of grootboek, staat, lijst, plan (blauwdruk), plattegrond, bestek, offerte, nota, notitie, klad, minuut, huwelijksdossier, proces-verbaal, echtheidsverklaring reliek enz.
Voorbeelden: redactionele vorm33. Stukken betreffende de aanstelling van de schatbewaarder
Petrus Josephus Mertens. 1874. 2 stukken
60. Dossier betreffende herstellings- en schilderwerken in de kerk. 1920-1921 1 omslag
21. Akte van verhuring van de cijns en het neerhof van het kasteel van Rummen aan Arnold Lemmens en Anne-Marie de Lest.
1749 1 lias
124 Proces-verbaal van de zitting van de kerkfabriek betreffende de verkiezing van leden van de kerkraad 1974 1 stuk
4. Jaarrekening van de kerkfabriek.1930 1
omslag
Register Dossier
Inhoudsbeschrijving• WAAROVER handelt het archiefstuk?
– Wie: Welke personen/instellingen zijn betrokken?– Wat: Wat is het onderwerp van het archiefstuk?– Waar: Waar speelt de handeling zich af?
• DIEPTE van inhoudsbeschrijving: afhankelijk van het SOORT archiefstukken– Rekeningen, begrotingen, huwelijksdossiers,
parochieregisters = serieel materiaal• Inhoud vergelijkbaar beknopte beschrijving
– Dossiers, losse archiefstukken (brieven, testamenten, aktes, plannen, nota’s enz.)
• Inhoud kan uiteenlopend zijn uitgebreider beschrijven (samenvoegen stukken later gemakkelijker)
• Gulden middenweg zoeken
Voorbeelden: inhoudsbeschrijving1. Dossier betreffende de grenswijziging en de verdeling van
gronden tussen de parochie Sint-Amandus te Oostakker en de parochie Sint-Antonius te Gent-Meulestede. 1921-1924. 1 omslag
2. Akte, ten overstaan van notaris Vander Auwermeulen, betreffende de verkoop van een ‘bijzondere’ school met woonhuis en gronden door Floris Van Loo aan Hendrik Claeys, pastoor van Oostakker.
1886. 1 stuk
3. Processen-verbaal betreffende de verkiezing van de leden van de kerkraad.
1938-1941, 1945-1952. 1 pak
4-6. Jaarrekeningen van de kerkfabriek. 3 omslagen
4. 1930.5. 19316. 1932
• Eén archiefstuk kan soms door meerdere archiefvormers (personen/instellingen) zijn opgemaakt meerdere beschrijvingen– Geef het stuk maar één nummer– Kies één mogelijke beschrijving = hoofdbeschrijving– Noteer de aanvullende gegevens in nota bene
(N.B.) bij de hoofdbeschrijving (kleiner lettertype)– Bij de uiteindelijke ordening kan hetzelfde stuk
onder meerdere beschrijvingen worden opgenomen door te werken met blanco nummers bv. --- of ***
Inhoudsbeschrijving
Voorbeeld
1. Ledenregister van de Confrérie van den H. Rozenkrans.1896-1899. 1 deelMet de oprichtingsakte. Veelvuldig beschreven register: bevat ook een lijst van Eerste Communicanten (1908-1909), een lijst van Plechtige Communicanten (1911), een ledenlijst van de Vereniging van den H. Kruisweg (1896-), een lijst van Eerste Communicanten van den Kruisweg (1900-1917), ledenlijsten van de Confrérie of Genootschap van den H. Franciscus van Assisi (1898, 1902), een ledenlijst van het Genootschap der H. Drievuldigheid ([1900?]-1917), een ledenlijst van de H. Familie (1902), een ledenlijst der Gedurige Aanbidding (1900-1917), een lijst van jaarlijks stoelgeld (Eerste helft 20ste eeuw) en rekeningen van het Genootschap van de Sint-Peeterspenning (1860-1866).
--- Lijst van Eerste Communicanten1908-1909 1 deelVeelvuldig beschreven register: bevat ook een Ledenregister van de Confrérie van den H.
Rozenkrans (met oprichtingsakte, 1896-1899), een ledenlijst van de Vereniging van den H. Kruisweg (1896-), een lijst van Eerste Communicanten van den Kruisweg (1900-1917), ledenlijsten van de Confrérie of Genootschap van den H. Franciscus van Assisi (1898, 1902), een ledenlijst van het Genootschap der H. Drievuldigheid ([1900?]-1917), een ledenlijst van de H. Familie (1902), een ledenlijst der Gedurige Aanbidding (1900-1917), een lijst van jaarlijks stoelgeld (Eerste helft 20ste eeuw) en rekeningen van het Genootschap van de Sint- Peeterspenning (1860-1866).
*** Ledenlijsten van de Confrérie of het Genootschap van den H. Franciscus van Assisi1898, 1902 1 deelVeelvuldig beschreven register: bevat ook een Ledenregister van de Confrérie van den H.
Rozenkrans (met oprichtingsakte, 1896-1899), een lijst van Eerste Communicanten (1908-1909), een ledenlijst van de Vereniging van den H. Kruisweg (1896-), een lijst van Eerste Communicanten van den Kruisweg (1900- 1917), een ledenlijst van het Genootschap der H. Drievuldigheid ([1900?]-1917), een ledenlijst van de H. Familie (1902), een ledenlijst der Gedurige Aanbidding (1900-1917), een lijst van jaarlijks stoelgeld (Eerste helft 20ste eeuw) en rekeningen van het Genootschap van de Sint-Peeterspenning (1860-1866).
Datering
• WANNEER werd archiefstuk OPGEMAAKT?– Niet altijd hetzelfde als de periode waarover het
archiefstuk handelt (cfr. inhoudsbeschrijving)– bij een dossier: uiterste data (oudste en meest
recente document)– Ongedateerd archief
• Bij benadering: vb. ca. 1930, [tweede helft 19de eeuw]• Geen datering: sine dato (s.d.) of zonder datum (z.d.)
– Opletten met hiaten• Liggend streepje = doorlopende periode bv. 1850-1920• Komma = hiaat bv. 1850-1888, 1891-1920
Voorbeelden: datering
1. Dossier betreffende het legaat van Isabella Bracke.
1767-1870. 1 omslag
169. Circulaires van het provinciebestuur aan de kerkfabriek.
1882-1884,1929-1930, 1933-1935, 1960, 1966. 1 omslag
5. Register van de goederen van de kerkfabriek, opgesteld door pastoor Tilmans.
1707-ca. 1740. 1 deel
12. Manuaal van pastoor Hieronymus Vrisen.
[eerste helft 17de eeuw]. 1 deel
Materiële vormRedactionele vorm
Welk SOORT stuk?
Materiële vorm
HOE ZIET stuk ER UIT?
Dossier betreffende … Omslag < 2 cm.
Pak > 2 cm.
Register van … Deel
Rekening, begroting, staat, huwelijksdossier enz.
Katern
(Lias)
Los archiefmateriaal (brieven, aktes, testamenten,
minuten, plannen enz.)
Stuk(ken): 1 tot 5 stukken
> 5 stukken
7. Akte betreffende de oprichting van de parochie. 1705. 1 stuk
15. Briefwisseling betreffende het Broederschap van de H. Rozenkrans. 1800-1854. 4 stukken
20. Dossier over de oprichting van de kerk. 1900-1905. 1 omslag
300. Dossier over de restauratiewerken aan de kerk. 1955-1965. 1 pak
105. Doopregister.1926-1945. 1 deel
Voorbeelden: materiële vorm
3. HERVERPAKKEN van de archiefstukken
• Originele verpakking verwijderen– Bv. plastic mapjes, ringmappen, papieren
mappen of omslagen enz. (tenzij er relevante informatie op geschreven staat)
• Archiefvreemde voorwerpen verwijderen– Bv. nietjes, paperclips, elastiekjes, Post-its enz.
• SCHONEN van het archief– Verwijderen van dubbels, lege documenten,
kladblaadjes, notities die niet relevant zijn, omslagen van briefwisseling (tenzij de postdatum van belang is!)
– Gebeurt bij voorkeur door een persoon die het archief kent
Ongeschoond dossier Geschoond dossier
Zuurvrije map Zuurvrije doos
• HERVERPAKKEN in en NUMMEREN van zuurvrije archiefmappen en –dozen−Nummers op mappen = nummers van de archiefstukken
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Vouwen van archiefdozen
Voorlopig resultaat
• Volledige archief is beschreven– Genummerde lijst met beschrijvingen– Ongeordende lijst: archief van de kerkfabriek,
parochie, parochiale verenigingen enz. zit nog door elkaar
• Volledige archief is herverpakt– In zuurvrije archiefmappen en dozen– Nummering van de archiefmappen en – dozen =
nummering archiefstukken in de genummerde lijst (zie hierboven)
4. ORDENEN van de archiefbeschrijvingen
Parochiearchief
Kerkfabriek
Parochiale instellingen, verenigingen
en vzw’s
(Onder)pastoor als privé-persoon
Parochie
Archief van de kerkfabriek
Pastoraalarchief
Archief van parochiale
instellingen, verenigingen
en vzw’s
Privé-archief (onder)pastoor
ORDENEN per archiefvormer
• Rangschikken per ARCHIEFVORMER en per FUNCTIE– Archiefvormers: kerkfabriek, parochie, parochiale verenigingen en
vzw’s, pastoor als privé-persoon (+ eventueel Armentafel of Heilig Geesttafel en vreemd archief)
– Functies: algemeen, kerkbestuur, organisatie van de parochie, personeelsbeheer, verwerven en beheer van roerende en onroerende eigendommen, boekhouding en financieel beheer, pastorale activiteiten (sacramenten, liturgie, sociale en caritatieve werking enz.) …
• ARCHIEFSCHEMA opgesteld door het Rijksarchief– De Keyzer, W.; Minke, A.; Van der Eycken, M. en Van Laere, R.
Richtlijnen en aanbevelingen voor het beheer van het archief van de kerkfabriek en van andere parochiearchieven. Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Miscellanea archivistica studia 96. Brussel, 1997, pp. 91-98.
– http://www.crkc.be/fokav/site/007.html (Word- en pdf-formaat)
Praktisch
– Maak de archieflijst op in Word of ander tekstverwerkingsprogramma
– Beschrijvingen knippen en plakken onder de juiste titel/rubriek in het archiefschema• Onder elke titel of rubriek stukken
chronologisch rangschikken (oud jong)• Stukken die inhoudelijk of qua soort bij elkaar
horen samenvoegen– Soort series bv. rekeningen, begrotingen,
parochieregisters enz. (chronologisch)– Inhoudelijk dossiers (nummer vervalt +
beschrijving aanpassen!)
– Hulp bij ordening in archiefschema te verkijgen bij FoKAV en Rijksarchief Hasselt
Voorbeeld
62-65. Doopregisters 3 delen
4. 1796-1815.
5. 1816-1884.
6. 1885-1921.
123. Dossier betreffende de elektrificatie van de klokken 1 omslag
1954-1956
1953
79. Bestek voor de elektrificatie van de klokken 2 stukken
1953
Deel I: Archief van de kerkfabriek
I. Algemeen384. Register van verslagen van de raad van de kerkfabriek en het bureau van de kerkmeesters.
1811-1884. 1 deel
295. Uittreksel van de zitting van de kerkfabriek betreffende de herstelling van de schilderijen van Gaspar De Crayer en Joseph Paelinck, aanwezig in de kerk van Oostakker. 1884. 1 stuk.
312. Register van verslagen van de raad van de kerkfabriek en het bureau van de kerkmeesters. 1885-1968. 1 deel
C. Briefwisseling169. Circulaires van het provinciebestuur aan de kerkfabriek.
1882-1884,1929-1930, 1933-1935, 1960, 1966. 1 omslag
292. Brief van Emilie Geers aan de voorzitter en leden van de kerkfabriek betreffende het verkrijgen van een beloofde vergoeding voor de verrichte werkzaamheden van haar overleden man. [1928?]. 1 stuk
Eindresultaat
5. AFWERKEN van de inventaris
Optionele afwerking
• Schrijven van een inleiding (vooraan):– Geschiedenis van de parochie, geschiedenis van
het archief, keuzes gemaakt tijdens de inventarisatie, bibliografie
• Index op plaats- en persoonsnamen (achteraan)
• Omnummering van de archiefstukken én de archiefbeschrijvingen in de inventaris– Niet aan te raden– Parochiearchief groeit nog elke dag aan
Deel I: Archief van de kerkfabriek
I. Algemeen384. Register van verslagen van de raad van de kerkfabriek en het bureau van de 1. kerkmeesters.
1811-1884. 1 deel
295. Uittreksel van de zitting van de kerkfabriek betreffende de herstelling 2. van de schilderijen van Gaspar De Crayer en Joseph Paelinck, aanwezig
in de kerk van Oostakker. 1884. 1 stuk.
312. Register van verslagen van de raad van de kerkfabriek en het bureau 3. van de kerkmeesters.
1885-1968. 1 deel
C. Briefwisseling169. Circulaires van het provinciebestuur aan de kerkfabriek. 4. 1882-1884,1929-1930, 1933-1935, 1960, 1966. 1 omslag
292. Brief van Emilie Geers aan de voorzitter en leden van de kerkfabriek 5. betreffende het verkrijgen van een beloofde vergoeding voor de verrichte
werkzaamheden van haar overleden man. [1928?]. 1 stuk
Omnummering
• Voordeel van het archief niet om te nummeren– Tijdsbesparend
• Omnummering archiefbeschrijvingen in inventaris omnummering archiefmappen, en –dozen
• Gevaar voor fouten indien dit niet met de nodige aandacht gebeurt
– Probleem voor toekomstig archief• Als archief omgenummerd is, dan kunnen nieuwe stukken veel
moeilijker aan de inventaris worden toegevoegd• Als originele nummering wordt behouden:
– Nieuw archiefstuk krijgt volgend nummer van de doorlopende nummering
– Nieuw archiefstuk wordt toegevoegd aan laatste archiefdoos (archief groeit automatisch aan)
– Beschrijving van het archiefstuk wordt onder de juiste titel/ rubriek ingepast in de inventaris
Aan de slag met uw parochiearchief!
5 stappen
1. Elk groepje 1 mapje met 10 archiefstukken
2. Maak in groep een lijst van genummerde 10 archiefbeschrijvingen
3. Herverpak in groep uw archiefstukken in zuurvrije archiefmappen en – dozen en breng nummering aan
4. Evaluatie archiefbeschrijvingen + ordening in het archiefschema (12 voorbeelden)
5. Afwerken van de inventaris
Archiefstuk 8
Archiefstuk 8
8. Rekening van de kerkfabriek van Bevingen. 1 stuk 1893.
Archiefschema
Deel I. Archief van de kerkfabriekV. Financieel beheerD. Rekeningen en bijlagen
8. Rekening van de kerkfabriek van Bevingen.
1893. 1 stuk
Archiefstuk 41
Archiefstuk 41
Archiefstuk 41
41. Register van beraadslagingen van de kerkfabriek. 1 deel
1862.
Archiefschema
Deel I. Archief van de kerkfabriekI. AlgemeenB. Verslagen van de beraadslagingen van de Raad
van de kerkfabriek en het Bureau van de kerkmeesters
41. Register van beraadslagingen van de kerkfabriek. 1862. 1 deel
Archiefstuk 81
Archiefstuk 81
81. Register van Plechtige Communies. 1 deel 1925-1935.
Archiefschema
Deel II. Pastoraal archiefVI. Pastorale activiteitenB. Bediening sacramenten3. Vormsel
81. Register van Plechtige Communies. 1925-1935. 1 deel
Archiefstuk 88
Archiefstuk 88
88. Plan van de voorgevel van het tehuis voor zusters te Bevingen. 1 stuk1950.
Archiefschema
Deel II. Pastoraal archiefD. Pastoraal11. Betrekkingen met geestelijken afkomstig uit de
parochie, diaken en priesterwijdingen, religieuze professies
88. Plan van de voorgevel van het tehuis voor zusters te Bevingen. 1950. 1 stuk
Archiefstuk 5
Archiefstuk 5
5. Echtheidsverklaring van het reliek van H. Hubertus. 1 stuk 1743.
Archiefschema
Deel II. Pastoraal archiefD. Pastoraal10. Devotie, bedevaarten, processies, novenen …
5. Echtheidsverklaring van het reliek van H. Hubertus. 1743.
1 stuk
Archiefstuk 34
Archiefstuk 34
Archiefstuk 34
34. Register van jaargetijden en fundaties. 1 deel 1882.
Archiefschema
Deel II. Pastoraal archiefC. Liturgie4. Liturgische vieringen
34. Register van jaargetijden en fundaties. 1882. 1 deel
Archiefstuk 57
Archiefstuk 57
57. Ledenregister van het Genootschap der H. Familie.
1 deel 1895.
Archiefschema
Deel III. Archieven van parochiale instellingenI. Genootschappen en broederschappen3. Leden
57. Ledenregister van het Genootschap der H. Familie. 1895. 1 deel
Archiefstuk 91
Archiefstuk 91
91. Dossier betreffende de herstelling en plaatsing van glasramen in de kerk van Kerkom. 1981 1 omslag
Met tekening.
Archiefschema
Deel I. Archief van de kerkfabriekIV. Beheer van kerkelijke goederen en gelden
bestemd voor de eredienst2. ParochiekerkB. Onroerende eigendommen
91. Dossier betreffende de herstelling en plaatsing van glasramen in de kerk van Kerkom. 1981. 1 omslag
Met tekening.
Archiefstuk 71
Archiefstuk 71
71. Status animarum. 1 deel [19de-20ste eeuw].
Archiefschema
Deel II. Pastoraal archiefI. AlgemeenA. Algemene verslagen
71. Status animarum. [19de-20ste eeuw]. 1 deel
Archiefstuk 48
Archiefstuk 48
48. Register van goederen, pachten en renten. 1 deel
1825, 1835, 1861.
Archiefschema
Deel I. Archief van de kerkfabriekIV. Beheer van kerkelijke goederen en gelden
bestemd voor de eredienstA. Algemeen
48. Register van goederen, pachten en renten. 1825, 1835, 1861. 1 deel
Archiefstuk 64
Archiefstuk 64
64. Notariële akte betreffende de verkoop van een perceel bouwland te Montenaken door Louis-François Hoebrechts, rustend pastoor, aan de kerkfabriek van Halmaal/Bevingen.
1 stuk
1956.
Archiefschema
Deel I. Archief van de kerkfabriekIV. Beheer van kerkelijke goederen en gelden
bestemd voor de eredienstB. Onroerende eigendommen5. Gronden
64. Notariële akte betreffende de verkoop van een perceel bouwland te Montenaken door Louis-François Hoebrechts, rustend pastoor, aan de kerkfabriek van Halmaal/Bevingen.
1956. 1 stuk
Archiefstuk 109
Archiefstuk 109
109. Verkiezingsfolder van de CVP. 1988. 1 stuk
Archiefschema
Deel V. Vreemd archief
109. Verkiezingsfolder van de CVP. 1988. 1 stuk