De ervaringen van de Open Universiteit

met de implementatie van Google Apps

voor studenten

Ron Helwig

Directeur ICT Servicecentrum

Open Universiteit

Cloud Innovation Board - 10 mei 2011

Pagina 2

Agenda

• Context

• Waarom Google Apps?

• Technische aspecten

• Organisatorische aspecten

• Juridische aspecten

• Ervaringen tot nu toe

• Stand van zaken cloud computing binnen het hoger onderwijs

• Voorspellingen

Pagina 3

Context en aanleiding 1

Open Universiteit (1984):

• de Leven Lang Leren universiteit

• Open, flexibel afstandsonderwijs

• ± 25.000 studenten op jaarbasis

• Focus op webgebaseerde services voor studenten, samenwerking, communicatie en digitale uitlevering materialen.

• 2007: Besluit om e-mail als dienst aan te gaan bieden voor studenten

Pagina 4

Context en aanleiding 2

Waarom e-mail voor studenten?

• E-mail voor studenten was nadrukkelijke wens van de studentenraad van de OU

• Veel hoger onderwijs instellingen worstelen hier mee. De meeste studenten beschikken nl. al over één of meerdere privé e-mailadressen wanneer ze gaan studeren.

• Meest gehoorde argument om deze dienst toch aan te bieden is dat het studenten helpt serieus genomen te worden om in contact te komen met derde partijen (xyz@student.ou.nl vs. xyz@hotmail.com).

Pagina 5

E-mail: zelf doen of niet?

Beleid:

• E-mail als nutsvoorziening

• Zelf aanbieden is niet strategisch

• Marktaanbod (eind 2007):

– Google (GMail) of Microsoft (Hotmail)?

Pagina 6

Waarom in 2007 gekozen voor Google?• Google Apps: breed en aantrekkelijk portfolio

• Innovatiekracht Google

• Google Apps paste binnen visie OU op de toekomstige digitale werkomgeving voor studenten

• Gratis dienst voor medewerkers, studenten en alumni (1e 4 jaar)

• Open standaarden, dus geen vendor lock-in

• OU was eerste instelling in het Nederlandse hoger onderwijs die naar de cloud ging (SaaS).

Pagina 7

Kostenvergelijking (eind 2007)

• Zelf aanbieden e-mail (Exchange, 50 Mb per mailbox):

K€ 75 eenmalig, K€ 30 jaarlijks

• Uitbesteden e-mail:

– Commerciële ASP’s (100 Mb per mailbox): K€ 45 per jaar – M€ 1,2 per jaar

– GMail (7 Gb per mailbox)K€ 0 per jaar (4 jaar).

Pagina 8

Google Apps for EducationIn 2008:• Google Mail

• Google Chat (Talk)

• Google Documenten (Docs)

• Google Agenda (Calendar)

• Google Sites

• iGoogle

Later toegevoegd:

• Google Video’s

• Google Discussiegroepen (Groups)

Pagina 9

Waarom is Google Apps voor het onderwijs gratis?

• Studenten van nu zijn de klanten van de toekomst

• Afgestudeerden zijn een demografisch interessante groep (levenslange accounts)

• Maar wat gebeurt er na 4 jaar?

• Wat doet de concurrentie (Microsoft)?

Pagina 10

Is GMail voor het onderwijs echt gratis?

Zaken die je zelf moet verzorgen en ook geld kosten:

• Provisioning en deprovisioning accounts

• Migratie van bestaande mailboxen (niet voor de OU!)

• Authenticatie van gebruikers

• Gebruikersondersteuning en –voorlichting

• Migratie van mailboxen bij vertrek.

Pagina 11

Technische aspecten (1)

• Naamgeving e-mail adressen: voorletters.achternaam@studie.ou.nl

• Ruim 7 Gb opslagruimte per gebruiker

• Eigen OU-logo binnen GMail

• Alleen webinterface beschikbaar voor GMail

• Geen advertenties

• Beschikbaarheid service: 99,9% (volgens SLA)

• Google Apps draait in ‘de Cloud’. Wij weten niet waar.

Pagina 12

Technische aspecten (2)

• Apps eenvoudig aan en uit te zetten via dashboard

• 6 domeinen voor OU ingericht (3 keer .nl en 3 keer .be)

• Maatwerk OU (1 ontwikkelaar, ± 3 maanden):

– Provisioning accounts: gestuurd door Studenten Informatie Systeem OU

– Authenticatie: via API tegen Active Directory OU, zodat Google geen OU-wachtwoorden hoeft te kennen (Webmail authenticatie)

• Geen migratieproblematiek.

Pagina 13

Organisatorische aspecten (1)

• Implementatie volledig in eigen hand genomen

• Studentendienstverlening is belegd bij Onderwijs Service Centrum (OSC)

• Gefaseerde implementatie:

– Techniek: ICTS

– Communicatie: OSC

• Vertrouwen in de leverancier!

Pagina 14

Organisatorische aspecten (2)

Ondersteuning studenten:

• Selfservice: Nederlandstalig helpcentrum Google (www.google.com/support)

• 1e lijns ondersteuning: helpdesk OSC

• 2e lijns ondersteuning: ICTS

• Beheerders kunnen via e-mail bij de Google helpdesk terecht

• Studenten kunnen niet bij de Google helpdesk terecht.

Pagina 15

Juridische aspecten (1)

Vertrekpunt discussie eind 2007:

• Standaard Google Apps Education overeenkomst

• Overeenkomst valt onder Californisch recht

• Onderliggend SLA (met o.a. 99,9% beschikbaarheid)

• Safe Harbor richtlijnen

• Extern juridisch advies met focus op privacy aspecten.

Pagina 16

Juridische aspecten (2)

Resultaat discussie (begin 2008):

• Specifieke overeenkomst voor OU

• Looptijd: 4 jaar

• Overeenkomst valt onder Californisch recht

• Geen financiële claims bij non-performance Google (gratis dienst). In specifieke gevallen vindt compensatie plaats middels extra ‘contractdagen’.

Pagina 17

Juridische aspecten (3)

• WBP: expliciete toestemming nodig om persoonsgegevens (voorletters en achternaam) beschikbaar te stellen.

Geen opt-out!

• Studenten geven de OU vooraf ondubbelzinnig toestemming voor het aanmaken van een account bij Google (opt-in).

Dit is onderdeel van de standaard inschrijfprocedure geworden.

Pagina 18

Juridische aspecten (4)

computable.nl (30-3-2009)

Pagina 19

Ervaringen OU (1)

21-2-2008

3-6-2008

10-7-2008

Overeenkomst getekend

Start pilot met 500 studenten

Go live: ± 16.000 studenten aangeschreven

Gestart met alleen GMail.In 2009 is daar Talk en Docs aan toegevoegd.

25-3-2011 17.000 bij Google aangemelde gebruikers.

Pagina 20

Ervaringen OU (2)• Studenten:

– Overwegend positief

– Alleen webinterface beschikbaar a.g.v. gekozen webauthenticatie oplossing.

– Géén POP/IMAP t.b.v. mailclients of ondersteuning smartphones.

• OU:

– Overwegend positief

– Change mgt. Google: problemen met authenticatie OU-studenten (eind juni 2008)

– Enkele wereldwijde storingen GMail in 2009 (dashboard).

Pagina 21

Uitdagingen OU

• Contract OU-Google loopt af op 21-2-2012

• Advies opstellen over vervolg:

– Verder met Google

– Overstappen naar Microsoft: Google lock-in test!

– ?

Pagina 22

Stand van zaken in het hoger onderwijs (1)

• Er wordt veel over gesproken, maar nog weinig instellingen maken momenteel instellingsbreed gebruik van cloud computing

• Er is erg veel belangstelling, m.n. voor ‘cloudmail’ (SaaS)

• Cloud is prioriteit geworden binnen SURF

• SURFnet gaat pilot starten met IaaS

• Vertrouwen en privacy is nog een issue

• Community cloud versus public cloud

• Belangrijkste driver is kostenbesparing.

Pagina 23

Kostenbesparingen: een voorbeeld

• University of Edinburgh (28.000 studenten):

• ‘A preliminary analysis indicates that

– IS could save approximately £200kpa by moving e-mail/diary to a cloud provider’

(Eind 2010)

Bron: http://www.itc.isg.ed.ac.uk/docs/open/Paper_A.pdf

Pagina 24

Marktpartijen cloudmail (1)

webwereld.nl (29-9-2010)

Pagina 25

Marktpartijen cloudmail (2)

computable.nl (20-10-2009)

Pagina 26

Marktpartijen cloudmail (3)

www.computable.nl (25-2-2011)

Pagina 27

Stand van zaken in het hoger onderwijs (2)

• Zowel Google (Google Apps) als Microsoft (Live@Edu) zijn gekoppeld aan de SURFfederatie authenticatie-infrastructuur.

• Dit verlaagt de drempel voor instellingen om deze oplossingen te gaan gebruiken

• Grootste zorgen bij onderwijsinstellingen zijn:

– beschikbaarheid

– beveiliging

– privacy

– opslaglocatie c.q. wetgeving m.b.t. gegevens

Pagina 28

Beveiliging (1)

webwereld.nl (22-12-2010)

Pagina 29

Beveiliging (2)

www.dutchcowboys.nl (28-2-2011)

Pagina 30

Privacy (1): Safe Harbor

webwereld.nl (30-11-2010)

Pagina 31

Privacy (2)

Computerworld.nl (26-11-2010)

Pagina 32

Privacy (3)

webwereld.nl (12-1-2011)

Pagina 33

Privacy (4): wetgeving

• Google is als Amerikaans bedrijf gebonden aan Amerikaanse wetgeving, waaronder de Patriot Act

• Google is verplicht om Amerikaanse veiligheidsdiensten die hier binnen het wettelijke kader om vragen, toegang te verschaffen tot data die op de servers van Google is opgeslagen, ook buiten de VS.

• Dit geldt ook voor Microsoft

• Grootste gevaar komt zeker niet (alleen) uit de VS. Met ruim 3 miljoen opvragingen in 2009 is Nederland Europees koploper.

Pagina 34

Stand van zaken in het hoger onderwijs (3)

• De stand bij de universiteiten is momenteel 2 – 1 voor Google

• In maart 2010 is de Universiteit van Utrecht live gegaan met GMail voor 30.000 studenten (2 – 0)

• SURFdiensten heeft in 2010 een 3-jarige overeenkomst met Google afgesloten. Deze overeenkomst wordt omgezet naar Iers recht.

• De Universiteit van Tilburg is bezig met de implementatie van Live@Edu voor haar studenten (2 – 1).

Pagina 35

Stand van zaken in het hoger onderwijs (4)

• Veel instellingen oriënteren zich momenteel op Webmail voor studenten (SaaS)

• Marktwerking: Microsoft en Google houden elkaar scherp

• Microsoft garandeert opslag in datacenter in Ierland

• Google biedt (nog) geen garanties m.b.t. locatie data opslag

• Microsoft lijkt momenteel aan de winnende hand.

Pagina 36

Onhandige publiciteit (1)

webwereld.nl (12-1-2011)

Pagina 37

Onhandige publiciteit (2)

www.nrc.nl (11-8-2010)

Pagina 38

Onhandige publiciteit (3)

www.techzine.nl (22-4-2011)

Pagina 39

Samengevat 1

• Google Apps Education bij de OU:

– Prima keuze voor de OU en financieel zeer aantrekkelijk

– Studenten zijn tevreden

– Relatief eenvoudige technische implementatie

– Aandacht voor privacy aspecten

Pagina 40

Samengevat 2

• Cloud adoptie binnen het hoger onderwijs:

– Kent langzame en voorzichtige start

– Bestuurlijk en op SURF-niveau lijkt er veel commitment te zijn (m.n. gericht op kostenreductie en duurzaamheid)

– Er is echter ook nog veel scepsis

– De cloud luidt een onomkeerbare omslag in, met grote impact op ICT-afdelingen.

Pagina 41

Voorspellingen

1. Binnen nu en 5 jaar zullen alle hoger onderwijs instellingen hun mail in de cloud draaien

2. Binnen 5 – 10 jaar zijn er geen ‘on premise’ datacentra meer bij de hoger onderwijs instellingen en wordt op grote schaal gebruik gemaakt een mix van private en community IaaS-oplossingen.

Pagina 42

Bedankt voor uw aandacht!

Ron Helwig

Directeur ICT servicecentrum

Open Universiteit

ron.helwig@ou.nl

Pagina 43

Vragen?