Ou google apps.cloud innovation board d.d. 10 5-2011.v01
-
Upload
ron-helwig -
Category
Technology
-
view
684 -
download
0
description
Transcript of Ou google apps.cloud innovation board d.d. 10 5-2011.v01
De ervaringen van de Open Universiteit
met de implementatie van Google Apps
voor studenten
Ron Helwig
Directeur ICT Servicecentrum
Open Universiteit
Cloud Innovation Board - 10 mei 2011
Pagina 2
Agenda
• Context
• Waarom Google Apps?
• Technische aspecten
• Organisatorische aspecten
• Juridische aspecten
• Ervaringen tot nu toe
• Stand van zaken cloud computing binnen het hoger onderwijs
• Voorspellingen
Pagina 3
Context en aanleiding 1
Open Universiteit (1984):
• de Leven Lang Leren universiteit
• Open, flexibel afstandsonderwijs
• ± 25.000 studenten op jaarbasis
• Focus op webgebaseerde services voor studenten, samenwerking, communicatie en digitale uitlevering materialen.
• 2007: Besluit om e-mail als dienst aan te gaan bieden voor studenten
Pagina 4
Context en aanleiding 2
Waarom e-mail voor studenten?
• E-mail voor studenten was nadrukkelijke wens van de studentenraad van de OU
• Veel hoger onderwijs instellingen worstelen hier mee. De meeste studenten beschikken nl. al over één of meerdere privé e-mailadressen wanneer ze gaan studeren.
• Meest gehoorde argument om deze dienst toch aan te bieden is dat het studenten helpt serieus genomen te worden om in contact te komen met derde partijen ([email protected] vs. [email protected]).
Pagina 5
E-mail: zelf doen of niet?
Beleid:
• E-mail als nutsvoorziening
• Zelf aanbieden is niet strategisch
• Marktaanbod (eind 2007):
– Google (GMail) of Microsoft (Hotmail)?
Pagina 6
Waarom in 2007 gekozen voor Google?• Google Apps: breed en aantrekkelijk portfolio
• Innovatiekracht Google
• Google Apps paste binnen visie OU op de toekomstige digitale werkomgeving voor studenten
• Gratis dienst voor medewerkers, studenten en alumni (1e 4 jaar)
• Open standaarden, dus geen vendor lock-in
• OU was eerste instelling in het Nederlandse hoger onderwijs die naar de cloud ging (SaaS).
Pagina 7
Kostenvergelijking (eind 2007)
• Zelf aanbieden e-mail (Exchange, 50 Mb per mailbox):
K€ 75 eenmalig, K€ 30 jaarlijks
• Uitbesteden e-mail:
– Commerciële ASP’s (100 Mb per mailbox): K€ 45 per jaar – M€ 1,2 per jaar
– GMail (7 Gb per mailbox)K€ 0 per jaar (4 jaar).
Pagina 8
Google Apps for EducationIn 2008:• Google Mail
• Google Chat (Talk)
• Google Documenten (Docs)
• Google Agenda (Calendar)
• Google Sites
• iGoogle
Later toegevoegd:
• Google Video’s
• Google Discussiegroepen (Groups)
Pagina 9
Waarom is Google Apps voor het onderwijs gratis?
• Studenten van nu zijn de klanten van de toekomst
• Afgestudeerden zijn een demografisch interessante groep (levenslange accounts)
• Maar wat gebeurt er na 4 jaar?
• Wat doet de concurrentie (Microsoft)?
Pagina 10
Is GMail voor het onderwijs echt gratis?
Zaken die je zelf moet verzorgen en ook geld kosten:
• Provisioning en deprovisioning accounts
• Migratie van bestaande mailboxen (niet voor de OU!)
• Authenticatie van gebruikers
• Gebruikersondersteuning en –voorlichting
• Migratie van mailboxen bij vertrek.
Pagina 11
Technische aspecten (1)
• Naamgeving e-mail adressen: [email protected]
• Ruim 7 Gb opslagruimte per gebruiker
• Eigen OU-logo binnen GMail
• Alleen webinterface beschikbaar voor GMail
• Geen advertenties
• Beschikbaarheid service: 99,9% (volgens SLA)
• Google Apps draait in ‘de Cloud’. Wij weten niet waar.
Pagina 12
Technische aspecten (2)
• Apps eenvoudig aan en uit te zetten via dashboard
• 6 domeinen voor OU ingericht (3 keer .nl en 3 keer .be)
• Maatwerk OU (1 ontwikkelaar, ± 3 maanden):
– Provisioning accounts: gestuurd door Studenten Informatie Systeem OU
– Authenticatie: via API tegen Active Directory OU, zodat Google geen OU-wachtwoorden hoeft te kennen (Webmail authenticatie)
• Geen migratieproblematiek.
Pagina 13
Organisatorische aspecten (1)
• Implementatie volledig in eigen hand genomen
• Studentendienstverlening is belegd bij Onderwijs Service Centrum (OSC)
• Gefaseerde implementatie:
– Techniek: ICTS
– Communicatie: OSC
• Vertrouwen in de leverancier!
Pagina 14
Organisatorische aspecten (2)
Ondersteuning studenten:
• Selfservice: Nederlandstalig helpcentrum Google (www.google.com/support)
• 1e lijns ondersteuning: helpdesk OSC
• 2e lijns ondersteuning: ICTS
• Beheerders kunnen via e-mail bij de Google helpdesk terecht
• Studenten kunnen niet bij de Google helpdesk terecht.
Pagina 15
Juridische aspecten (1)
Vertrekpunt discussie eind 2007:
• Standaard Google Apps Education overeenkomst
• Overeenkomst valt onder Californisch recht
• Onderliggend SLA (met o.a. 99,9% beschikbaarheid)
• Safe Harbor richtlijnen
• Extern juridisch advies met focus op privacy aspecten.
Pagina 16
Juridische aspecten (2)
Resultaat discussie (begin 2008):
• Specifieke overeenkomst voor OU
• Looptijd: 4 jaar
• Overeenkomst valt onder Californisch recht
• Geen financiële claims bij non-performance Google (gratis dienst). In specifieke gevallen vindt compensatie plaats middels extra ‘contractdagen’.
Pagina 17
Juridische aspecten (3)
• WBP: expliciete toestemming nodig om persoonsgegevens (voorletters en achternaam) beschikbaar te stellen.
Geen opt-out!
• Studenten geven de OU vooraf ondubbelzinnig toestemming voor het aanmaken van een account bij Google (opt-in).
Dit is onderdeel van de standaard inschrijfprocedure geworden.
Pagina 18
Juridische aspecten (4)
computable.nl (30-3-2009)
Pagina 19
Ervaringen OU (1)
21-2-2008
3-6-2008
10-7-2008
Overeenkomst getekend
Start pilot met 500 studenten
Go live: ± 16.000 studenten aangeschreven
Gestart met alleen GMail.In 2009 is daar Talk en Docs aan toegevoegd.
25-3-2011 17.000 bij Google aangemelde gebruikers.
Pagina 20
Ervaringen OU (2)• Studenten:
– Overwegend positief
– Alleen webinterface beschikbaar a.g.v. gekozen webauthenticatie oplossing.
– Géén POP/IMAP t.b.v. mailclients of ondersteuning smartphones.
• OU:
– Overwegend positief
– Change mgt. Google: problemen met authenticatie OU-studenten (eind juni 2008)
– Enkele wereldwijde storingen GMail in 2009 (dashboard).
Pagina 21
Uitdagingen OU
• Contract OU-Google loopt af op 21-2-2012
• Advies opstellen over vervolg:
– Verder met Google
– Overstappen naar Microsoft: Google lock-in test!
– ?
Pagina 22
Stand van zaken in het hoger onderwijs (1)
• Er wordt veel over gesproken, maar nog weinig instellingen maken momenteel instellingsbreed gebruik van cloud computing
• Er is erg veel belangstelling, m.n. voor ‘cloudmail’ (SaaS)
• Cloud is prioriteit geworden binnen SURF
• SURFnet gaat pilot starten met IaaS
• Vertrouwen en privacy is nog een issue
• Community cloud versus public cloud
• Belangrijkste driver is kostenbesparing.
Pagina 23
Kostenbesparingen: een voorbeeld
• University of Edinburgh (28.000 studenten):
• ‘A preliminary analysis indicates that
– IS could save approximately £200kpa by moving e-mail/diary to a cloud provider’
(Eind 2010)
Bron: http://www.itc.isg.ed.ac.uk/docs/open/Paper_A.pdf
Pagina 24
Marktpartijen cloudmail (1)
webwereld.nl (29-9-2010)
Pagina 25
Marktpartijen cloudmail (2)
computable.nl (20-10-2009)
Pagina 26
Marktpartijen cloudmail (3)
www.computable.nl (25-2-2011)
Pagina 27
Stand van zaken in het hoger onderwijs (2)
• Zowel Google (Google Apps) als Microsoft (Live@Edu) zijn gekoppeld aan de SURFfederatie authenticatie-infrastructuur.
• Dit verlaagt de drempel voor instellingen om deze oplossingen te gaan gebruiken
• Grootste zorgen bij onderwijsinstellingen zijn:
– beschikbaarheid
– beveiliging
– privacy
– opslaglocatie c.q. wetgeving m.b.t. gegevens
Pagina 28
Beveiliging (1)
webwereld.nl (22-12-2010)
Pagina 29
Beveiliging (2)
www.dutchcowboys.nl (28-2-2011)
Pagina 30
Privacy (1): Safe Harbor
webwereld.nl (30-11-2010)
Pagina 31
Privacy (2)
Computerworld.nl (26-11-2010)
Pagina 32
Privacy (3)
webwereld.nl (12-1-2011)
Pagina 33
Privacy (4): wetgeving
• Google is als Amerikaans bedrijf gebonden aan Amerikaanse wetgeving, waaronder de Patriot Act
• Google is verplicht om Amerikaanse veiligheidsdiensten die hier binnen het wettelijke kader om vragen, toegang te verschaffen tot data die op de servers van Google is opgeslagen, ook buiten de VS.
• Dit geldt ook voor Microsoft
• Grootste gevaar komt zeker niet (alleen) uit de VS. Met ruim 3 miljoen opvragingen in 2009 is Nederland Europees koploper.
Pagina 34
Stand van zaken in het hoger onderwijs (3)
• De stand bij de universiteiten is momenteel 2 – 1 voor Google
• In maart 2010 is de Universiteit van Utrecht live gegaan met GMail voor 30.000 studenten (2 – 0)
• SURFdiensten heeft in 2010 een 3-jarige overeenkomst met Google afgesloten. Deze overeenkomst wordt omgezet naar Iers recht.
• De Universiteit van Tilburg is bezig met de implementatie van Live@Edu voor haar studenten (2 – 1).
Pagina 35
Stand van zaken in het hoger onderwijs (4)
• Veel instellingen oriënteren zich momenteel op Webmail voor studenten (SaaS)
• Marktwerking: Microsoft en Google houden elkaar scherp
• Microsoft garandeert opslag in datacenter in Ierland
• Google biedt (nog) geen garanties m.b.t. locatie data opslag
• Microsoft lijkt momenteel aan de winnende hand.
Pagina 36
Onhandige publiciteit (1)
webwereld.nl (12-1-2011)
Pagina 37
Onhandige publiciteit (2)
www.nrc.nl (11-8-2010)
Pagina 38
Onhandige publiciteit (3)
www.techzine.nl (22-4-2011)
Pagina 39
Samengevat 1
• Google Apps Education bij de OU:
– Prima keuze voor de OU en financieel zeer aantrekkelijk
– Studenten zijn tevreden
– Relatief eenvoudige technische implementatie
– Aandacht voor privacy aspecten
Pagina 40
Samengevat 2
• Cloud adoptie binnen het hoger onderwijs:
– Kent langzame en voorzichtige start
– Bestuurlijk en op SURF-niveau lijkt er veel commitment te zijn (m.n. gericht op kostenreductie en duurzaamheid)
– Er is echter ook nog veel scepsis
– De cloud luidt een onomkeerbare omslag in, met grote impact op ICT-afdelingen.
Pagina 41
Voorspellingen
1. Binnen nu en 5 jaar zullen alle hoger onderwijs instellingen hun mail in de cloud draaien
2. Binnen 5 – 10 jaar zijn er geen ‘on premise’ datacentra meer bij de hoger onderwijs instellingen en wordt op grote schaal gebruik gemaakt een mix van private en community IaaS-oplossingen.
Pagina 42
Bedankt voor uw aandacht!
Ron Helwig
Directeur ICT servicecentrum
Open Universiteit
Pagina 43
Vragen?