1

Inkoopbesparingen bij gemeenten

20 juni 2012

2

Programma

· Inkoopontwikkeling

· Benchmark gemeenten 2010 en opzet onderzoek inkoopbesparingen 2012

· Uitkomsten onderzoek inkoopbesparingen 2012

3

Inkooporganisatie van gemeente

De gemeente

4.400 ftecirca 20 inkopers

Inwoners

€ 1,2 miljard beleidsdoelen

Leveranciers

€ 525 miljoen goederen/diensten

4

Enkele praktijkvoorbeelden

• gestructureerd sourcingproces met tools & templates• 15% inkoopbesparingen• ketensamenwerking tot in de 2e lijn leveranciers• tenderboard op directieniveau• e-reverse auction ingericht• web-based bestelsysteem • gestructureerd plan competentiemanagement inkopers• inkoopprofiel afgestemd op interne klant• vendorrating top 100 leveranciers• partnerschap en procesoptimalisatie• inkoopinformatiesysteem met real time dash board

Cumulatievebesparingen

50%

0%

tijd

farmaceutica

financiëledienstverlening

mechanischecomponenten

consumenten-producten

chemicaliënkapitaal-goederen

microcomputersautomobiel-sector

Ontwik-kelings-stadium

‘Dien de fabriek’ ‘Laagste kosten per eenheid’

‘Gecoördineerde inkoop’

‘Cross-functionele inkoop’

‘World-class Supply Management’

Organi-satievorm

Alleen op fa-brieksniveau

Rapporteert aan plantmanager of lager

Inkoopafdelingen op BU-niveau

Professionele inkoop

Centrale inkoop dan wel los coör-dinatiemodel over BU’s

Lead buyers Inkoopcommissies

Center-led, met uitvoering binnen BU’s

Cross-funct. teams binnen en over BU’s heen

Cross-funct. leveranciers-ontwikkelteams

Leveranciers op eigen locatie

Kern-vaardig-heden

Administratief Operationeel

gericht

Concurrentie-stelling

Onderhande-lingsvaardigheden

Nationale contracten

Opzetten databases

Leveranciers-ontwikkeling

Cross-funct. pro-bleemoplossing

Teamvaardig-heden

Benchmarking leveranciers

Ondersteunen van leveranciers

Relatiemanagement

Voorbeelden van acti-viteiten

Orderbehandeling Goede markt-analyse

Uitspelen van leveranciers

Samenwerken met gebruikers

Opzetten van inkoopprocedures

Leveranciers-certificering

Make versus buy Total cost of

ownership-benadering

Competitive partnerships Technol. samenwerking Continue resultaat-

verbetering Meting leveranciers-

prestaties

Tijdbesteding inkopers (bron: Booz-Allen & Hamilton)

0% 20% 40% 60% 80% 100%

transactioneel inkopen materials management

sourcing strategie en analyse leveranciersontwikkeling

ontwikkeling nieuwe producten/processen anders

1998

2003

2008

% van totaleinkoopfunctie

Piramide interne klantbehoefte (Bron: Berenschot)

Leveran- ciersmarkt-

ontwikkelingen, leveranciers- ontwikkeling

Early supplier involvement, supply chain management,

partnership

Interdisciplinaire inkoopteams, integrale kostenbenadering, conflicthantering,

bemiddeling

Inkooppakketmanagement, kostprijsopbouw leverancierskeuze, leveranciersbestandsmanagement

leveranciersaudit

Verbruik, levertijd, voorraad, assortiment, vrij budgetdeel, leverbetrouwbaarheid, leveranciersprestatiemeting

Bestelprocedure, levertijdbewaking, afname controle, facturering

Behoefteniveau:

Antennefunctie

Netwerkmanagement

Relatiemanagement

Advies

Informatie

Verwerving

Hoofdonderdelen BerenschotWorld Class Purchasing 2.0

1. Business doelstellingen (10 vragen) Aandachtsgebieden afdelingen/business units in de organisatie. Mede gebaseerd op de gedachten van Gerco Rietveld (2009). Vraag naar belangrijkheid (1-5) en tevredenheid over bijdrage inkoop (1-5).

2. Klantentevredenheidsonderzoek (25 vragen) Competenties, kennis en activiteiten van inkopers. Vraag naar belangrijkheid (1-5) en tevredenheid (1-5).

3. Kwalitatieve zelfbeoordeling (11 sub-onderdelen, 46 vragen) Mede gebaseerd op 5 staps Keogh volwassenheidsmodel. Correlatie op basis van WCP benchmarkcijfers voorgaande jaren.

4. Kwantitatief (12 vragen) Aantallen orders, fte inkopers, spend in control en dergelijke. Uitsluitend cijfers, %, bedragen.

8

9

Conceptuele basis van het onderzoek World Class Purchasing 2.0

10

Generieke uitkomsten onderzoeken

• Gemiddelde volwassenheid 2,7 begin van fase 3 van Keough.

• Zeer grote spreiding qua inkoopvolwassenheid.

• Positieve correlatie tussen interne klanttevredenheid en business allignment in de primaire processen.

• Nog steeds de laagste scores bij interne klantgerichtheid, contractmanagement en leveranciersrelatiemanagement.

11

Programma

· Inkoopontwikkeling

· Benchmark gemeenten 2010 en opzet onderzoek inkoopbesparingen 2012

· Uitkomsten onderzoek inkoopbesparingen 2012

Hoogste scores benchmark gemeenten 2010

• Opleiding inkopers 3,9• Gunning 3,5• Focus inkoopfunctie 3,4• Toegevoegde waarde inkoop 3,4• Inkoopbeleid 3,4• Bekendheid inkoopbeleid 3,4• Doelstellingen inkoop 3,1• Inkoopspecificatie 3,1

Laagste scores benchmark gemeenten 2010

• Managen leveringsbetrouwbaarheid 1,9• ICT systeem informatie 1,9• Managen kostenbeheersing 1,8• Strategische leveranciers 1,7• Managen technologie 1,7• E-procurement 1,6• Bijdrage organisatiebeleid 1,6• Klanttevredenheid 1,3• ICT tactische proces 1,2

Thema’s van inkoop gemeenten 2010(in volgorde van aantal keren genoemd)

· inrichten contractmanagement

· inkoop professionaliseren en op de kaart zetten

· duurzaamheid en social return

· inkoopsamenwerking en synergie

· kredietcrisis en bezuinigingen

· wetgeving en rechtmatigheid

· doelmatigheid inhuur externen

Onderzoek naar resultaten van inkoopkostenreductie

Mc Kinsey: gemiddeld 11%

PEP onderzoek: gemiddeld 10%

Berenschot: targets gemiddeld 6%

Strategisch kostenmanagement (bron: Monczka)

In Supply Chain geïntegreerd strategisch

Kostenmanagement

o Onderhandelingeno Hefboomwerking

volume/aantalleno Consolidatie

leveranciersbasis

o TCO kosten-modellen

o Langere-termijn-contracten met streven naar verbeteringen

o Gezamenlijke Supply Chain kostenver-beteringsprocessen

o Voortdurende insourcing/ outsourcing om door de hele Supply Chain heen kosten te minimaliseren

Inkoopprijs-management

Total Cost of Ownership

RELEVANTE BIJDRAGE-CURVE

Beperkte aandacht voor strategisch

kosten-management

MEESTE BEDRIJVEN

BEVINDEN ZICH HIER

o Strategische partnerships leveranciers met kostentargets

o Eerste ontwikkeling

kwaliteits-management leverancier

Gebruikte methoden kostenreductie (bron: Berenschot)

17%

14%

13%

12%

12%

9%

9%

7%

5%

2%

0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16% 18%

bundelen van inkoopvolume en onderbrengenbij minder leveranciers

beter onderhandelen met al aanwezige leveranciers

standaardisatie van het in te kopen assortiment

afsluiten van raamcontracten

introduceren van nieuwe leveranciers

uitbreiden van pakketten bij dezelfde leverancier

verbeteren van de kwaliteit van de specificaties

wegsnijden van overspecificaties

implementeren contract; meer gebruikmakenvan al aanwezige contracten

overig

Inkoopbesparingen in het inkoopproces (bron: GSS analyse 100 inkoopprojecten)

0%

4%

8%

12%

16%

20%

• specificatie • markt-onderzoek

• RFI / RFP

• short listselectie

• contractonder-handeling

• implementatie

pre-leverancier selectiebesparingen 10-17%

post-leverancier selectiebesparingen 0-5%

19

Theoretisch kader

1 2 3 4 5 6

Tactische inkoop Operationele inkoop

Routine Knelpunt

StrategischHefboom

Behoeftepiramide1. administratie

2.

3. synergie

4. Interne klant

5.

Inkoop-ontwikkelingsmodel

22

2

2

1

1 1

1

3

3

33

Kraljic matrix

Inkoopproces

20

Verdeling respondenten naar omvang inkoopbudget

<50 miljoen€ 50 tot 100 miljoen€

100 tot 200 miljoen€

>200 miljoen€0%

10%

20%

30%

40%

50%

0.0

0.5

0.3

0.2

21

Rapportageniveau

Hoofd J

uridisc

he Zake

n

Manager B

edrijfsv

oering

Concern

Contro

ller/D

irect

eur Mid

delen

Hoofd S

tafa

fdelin

g

Elders

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

21.7%26.1%

8.7%

23.7%19.7%

22

Huidige situatie: Inkoopvolwassenheid

Gemiddelde inkoopvolwassenheid 3,2

Gemiddeld 32% van inkoopbudget is ingekocht binnen raamcontracten (varieert zeer sterk).

Focus van inkoop is gericht op het geven van adviezen op inkooptrajecten.

Rol en toegevoegde waarde heeft betrekking op de tactische activiteiten.

23

Programma

· Inkoopontwikkeling

· Benchmark gemeenten 2010 en opzet onderzoek inkoopbesparingen 2012

· Uitkomsten onderzoek inkoopbesparingen 2012

24

Gebruikte methoden voor synergie

25

Moeilijkste maar meest succesvolle methoden voor inkoopsynergie

26

Gebruikte methoden voor inkoopbesparingen

27

Moeilijkste maar meest succesvolle methoden voor inkoopbesparingen

28

Contractmanagement schiet nog steeds ernstig te kort

29

Verantwoordelijkheid over contractmanagement is wisselend

30

Inkoopsamenwerking: vormen

KonvooiSchaalvoordelenTransactiekostenInformatie delenLeren van elkaar

F1-teamSchaalvoordelenTransactiekostenInformatie delenLeren van elkaar

Carpoolen

SchaalvoordelenTransactiekostenInformatie delen

Specialisatie

MeeliftenSchaalvoordelenTransactiekostenInformatie delen

BusreizenSchaalvoordelenTransactiekostenInformatie delen

Hoog

Laag

Eenmalig Continu

Intensiteit

Snelweg-matrix

31

Alle wijzen van inkoopsamenwerking worden gebruikt

32

Manieren meten inkoopbesparingen (meerdere antwoorden bij sommige gemeenten)

• In vergelijking met het vorige contract (13%).• Verschil beschikbaar (investerings-)budget en de

daadwerkelijke uitgaven (18%). • Verschil in eerste/tweede offerte ten opzichte van in

het verleden gedane uitgaven (13%).• Verschil geplande budget versus budget na

aanbesteding (22%).• Via crediteurenadministratie achteraf (4%). • Door middel van raming (13%). • Niet (in circa 35% van de organisaties!)

33

Inkoopbesparing = budgetbesparing ?

• Niet verwerkt in de budgetten (circa 30%)

• Collectieve afroming (circa 15%)

• Gerichte taakstellende budgetaanpassing (circa 35%)

• Inkoopbesparingen naar een reservepot (circa 20%)

34

Positieve effecten op de realisatie van inkoopbesparingen

Het hebben van een afdeling inkoop. Percentage inkoopbudget ingekocht binnen raamcontracten. Rapportagelijn (liefst naar Directeur Middelen). Hoe meer coördinatie-technieken, hoe hoger de

professionaliteit. Hoe intensiever contractmanagement en het maximaal

benutten van raamcontracten, hoe hoger de besparingen. Inkoopsamenwerking leidt tot inkoopvolwassenheid.

Hoe hoger de mate van inkoopvolwassenheid, hoe hoger de te realiseren inkoopbesparingen

Vragen?Vragen???

Drs. Hans Ruiter

h.ruiter@berenschot.nl

06 – 53 11 00 78