Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei?

Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren

Agenda•Organisatie & transitie•Praktijk Zorgaccent– Wijkzorg– ‘Intramuraal’

•Overige agendapunten– Consequenties regeerakkoord……. iHLZ– Business Intelligence / Dashboard

De organisatie….

StrategyStrategy

StructureStructure

SystemsSystems

StyleStyle

StaffStaff

SkillsSkills

Als er geen ‘shared values’ zijn dan wordt het moeilijk

Continu bezig zijn met samenhang en balanstussen de 7 S-en

‘Shared values’

• Over je organisatiemodel (Rijnlands)– Vertrouwen in de professionals– Slow management– Organiseren ten dienste van….– Beter stimuleren dan controleren– …

‘Shared values’

• Over de zorg. BIJVOORBEELD:– Goed zorg ontstaat in de relatie tussen

professionals, clienten en hun omgeving– Goed zorg is gericht op zelfstandigheid en

zelfredzaamheid van clienten– …..– ..…

‘Shared values’

• Over de zorg. BIJVOORBEELD:– Ontstaat in de relatie tussen professionals,

clienten en hun omgeving– Is gericht op zelfstandigheid en zelfredzaamheid

van clienten– …..– ..…

Kun je niet afkondigenZe ontstaan in de tijd

Door een consistent en langdurig ‘gevecht’Op alle 7 aspecten

Kun je niet afkondigenZe ontstaan in de tijd

Door een consistent en langdurig ‘gevecht’Op alle 7 aspecten

Over de ‘gevechten’

• Kwaliteit:– Maak je die protocollen echt om de zorg te

verbeteren of is het voor die externe auditor?– Vulde je die spreadsheets voor normen

verantwoorde zorg echt omdat je denkt dat je daar de kwaliteit mee omhoog brengt of moet het van ‘de organisatie’?

Over de ‘gevechten’

• Informatisering:– Geven die 12 KPI’s je echt het gevoel dat je in

control bent? En wat ga je dan doen als ze rood zijn?

• HRM:– Geloof je echt dat een betere workflow rondom

de ziekmeldingen een substantiële bijdrage levert aan het resultaat?

Over de ‘gevechten’

• AO/IB:– Geloof je echt dat meer vierkantscontroles er voor

zorgen dat je beter presteert? Als je maar 1 X telt heb je nooit een verschil…..

• FA:– Geloof je echt dat 1800 kostenplaatsen leiden tot

een betere aansturing?

RIJNLANDERS ZEGGEN NEE

Specifiek voor ICT/IM

• Je kunt heel lang blijven hangen in architectuur zonder iets te doen

• Ik geloof niet in Programma’s van Eisen• Ik geloof niet in ‘Branche Totaal Oplossingen’• Business Proces Redesign is levensgevaarlijk

als je andere ‘values’ hebt• LEAN vanuit Angelsaksisch perspectief kan

heel FAT worden vanuit Rijnlands perspectief

Wat dan wel (1)

Deel je primaire proces op in logische eenheden:– Een hospice is echt wat anders dan een

thuiszorgteam– Een revalidatie afdeling is echt wat anders dan

een kleinschalige PG afdeling

•Dus geen:– Centrale planning of roostering voor alle smaken– ECD dat van ‘achter naar voren’ is opgebouwd

Wat dan wel (2)

Neem het domein met de meeste omzet als eerste onder handen. Vanuit alle 7 hoeken, in samenhang. Vergeet de rest van de organisatie. •Beloof dat de salarissen worden betaald•Beloof dat de declaraties de deur uitgaan

Eis voor de rest een VOLLEDIGE Cart Blanche.

•Als je nog niet weet waar je uitkomt weet je ook niet of de accountant, inspectie, etc… bezwaar zullen hebben

Wat dan wel (3)

• Laat zien dat het anders kan– Blije medewerkers– Tevreden klanten

• Richt het op basis daarvan LEAN en schaalbaar in– Daar heb je geen Gemba walk en Hoshin planning

voor nodig. GBV volstaat.

• Opschalen op basis van de nieuwe werkelijkheid, consequenties aanvaarden

• Op naar het volgende domein

Casus Zorgaccent

Casus Zorgaccent

• Eerst ‘Wijkzorg’ gedaan– Buurtzorg als referentiekader– Als het daar werkt moet het hier ook kunnen

werken– Integrale aanpak (7 S-en) met volgende fasering:• 3 pilotteams met adhoc bedrijfsbureau (4 mnd) • Evalueren en consequenties doorrekenen (2 mnd)• Reorganisatie doorgevoerd • Opgeschaald naar alle 40 teams (10 mnd)

Casus Zorgaccent / Wijkzorg

• Strategie:– Relatie client, familie <-> professional centraal– Kleinere teams, hogere deskundigheid– Gericht op oplossingen, niet op productie

• Structuur:– Managementlaag geschrapt (incl. MO)– Geen regio-indeling. Alleen wijkteams– 3 coaches op 40 teams– Alle ondersteuning vanuit Wijk Service Centrum

Casus Zorgaccent / Wijkzorg

• Systemen:– Processen omgegooid. • KCC naar het team, Planning naar het team. • Indicatiebeheer, CAK, AZR, Salarisvoorbereiding op 1

punt

– 1 integraal systeem voor deze tak van sport

ICT framework

Organizing your work

Documenting care

Connecting

Team performance

Casus Zorgaccent / Wijkzorg

• Geintegreerde tools:– ‘Interne Facebook’– Planning / Registratie– Eenvoudig ‘HR’-portal– Sociale kaart– Kasboek– Dashboard– Vilans Protocollen– Hulpmiddelen platform– ..

Casus Zorgaccent / Wijkzorg

• Style.

Casus Zorgaccent / Wijkzorg

• Staff:– Ondersteuningscentrum / Bedrijfsbureau / WSC• Allround• ‘SPOC’. Single Point of Contact

– 2e lijns ondersteuning. ‘Op afroep’

• Skills:– Coachingsvaardigheden– Zelfsturingsvaardigheden (rollen in het team)

Casus Zorgaccent / ‘Intramuraal’

Diagnose intramuraal (1)

• We moeten niet alle ‘intramuraal’ op 1 hoop gooien. – Zorgconcepten zijn anders– De manier waarop je de bedrijfsvoering in zou

willen richten is anders– De eisen aan ICT zijn anders

Diagnose intramuraal (2)

• Er was waanzinnig veel papier in omloop (267 verschillende formulieren)

• Tal van procedures mbt facilitair, inkoop, reiskosten, declaraties, verantwoordingen, etc.

• Veel adhoc spreadsheets, mailprocedures• Papieren dossiers• Ingewikkelde roosterprocedures• En ICT? Vooral voor AZR…

Diagnose intramuraal (3)

• Veel functies met ‘gevoelsmatig’ de nodig overlap:– Clientadviseur, Casemanager, Wijkverpleegkundige,

Maatschappelijk Werker, huisarts, SOG

• Uiteenlopende visie op goede zorg. Discussies over deskundigheid.

• Veel communicatie met familie/mantel maar allemaal ‘adhoc’. Mail en telefoon.

• Veel verschillende managementstijlen

Diagnose intramuraal (4)

• Geen gestructureerde dossiervoering• Geen ‘Business Intelligence’– Met als gevolg allerlei adhoc meetinstrument.

• Weinig financiële ruimte voor autonomie, 17% gaat er op voorhand al af…..

Aanpak ‘intramuraal’

• Eerst kleinschalig PG• Volledig vanuit Zorgvisie en ‘Zelfsturing’

opnieuw ontwerpen langs de 7 S-en:– ‘Agile’

• Opschalen in de breedte• Doorontwikkelen in de diepte

Opnieuw beginnen (1)

• We hebben een nieuw te bouwen locatie aangemerkt als ‘Groene Weide’ (4x8 PG, 2x8 SOM)

• Niets is vanzelfsprekend. Alles is bespreekbaar. Behalve de zorgvisie!– PG : Het beschadigde brein

• We hebben 1 coach aangewezen• Interne vacature voor liefhebbers van

pionieren

Opnieuw beginnen (2)

• In 1 sessie zijn de kernteams samengesteld:– 6 flaps met benodigde uren (naar deskundigheid)– ‘ga je gang’– De nieuwe medewerkers direct Online trekken: Community

De teams hadden al ‘shared values’ voordat het gebouw er stond

De mooiste initiatieven komen boven

Opnieuw beginnen (3) Het ECD

• Zolang papier de basis is, kom je niet verder– Noodzaak voor een ECD– Geen geschikt ECD gevonden– We hebben het wiel opnieuw uitgevonden:• Een ‘recht toe, recht aan’-dossier• Dat bron is:

– Voor je rapportages– Cliententoegang– Risico-inventarisaties / kwaliteitssysteem

Opnieuw beginnen (3) Het ECD

• Is inmiddels opgeschaald naar 4 andere locaties. Eind van het jaar is de rest over.

• Leren over cliententoegang. Eerst een pilot met 1 client. Nu uitbreiding naar 10.– Wat betekent het voor het team– Wat betekent het voor de behandelgroep– Wat betekent het voor de client/wettelijk

vertegenwoordiger

Het ECD…volgens de boekjes

Het ECD…volgens de boekjes

Vervolgstappen

• Dossier– Medisch = Medisch. Dat wiel vinden we niet opnieuw uit…..– Koppeling met EPD

• Community uitbreiding naar directe omgeving– Vrijwilligers– Microsponsoring– V & A

• Vereenvoudiging Backoffice– Rooster / Planning / Salaris– AZR / Declaratie

Opnieuw beginnen (4) Begeleiden van de ‘gevechten’ in het primair proces

• Rondom verpleging…– Is het nou een wijkverpleegkundige?– Is het nou een verpleegkundige op de afdeling?– Is het nou een nurse practitioner?– Of een praktijk assistent?

• Rondom de arts…– Kan de huisarts ook de afdeling op?– Kan de SOG-er ook de wijk in?

• Rondom de dagbesteding…• Dat lijken inhoudelijke discussies………..

Opnieuw beginnen (5) Begeleiden van de ‘gevechten’ met de ondersteuning

• Nieuw ‘bedrijfsbureautje’ voor alle ondersteuningsvragen en alle administratie.

• Nee, we nemen de maaltijden niet af van het concern. We koken zelf• Nee, we maken geen gebruik van het mantelcontract. We organiseren het

wassen zelf.• Nee, we maken geen onderscheid meer tussen clientgerichte

dienstkilometers en medewerkergerichte dienstkilometers• Nee, we maken geen gebruik meer van het interne uitzendbureau• Nee, we kopieren de HACCP-richtlijnen niet blind maar vinden uiteraard

hygiëne heel belangrijk• 7% van die 17% kan rechtstreeks ‘onze’ kant op komen…….

Opnieuw beginnen (6) Dialoog en begrip bij het zorgkantoor

• Analyse van de complexiteit• Vereenvoudigingsvoorstellen• Impact vaststellen• Doorvoeren vereenvoudiging• En dan pas automatiseren

Dagen tellen ?!

1. AGB’s en wachtlijstbeheer

• Voor zicht op de wachtlijst heeft ZK meerdere AGB-codes nodig.

• Dat is nu een ‘vlees nog vis’ oplossing geworden. Dat is ook niet toekomstvast (extramuralisering)

• Kunnen we mbt ‘de voorkant’ minimaliseren? 1 AGB voor intramurale plaatsen?– Waarom wel?– Waarom niet?

2. Mutatiedagen

• De dagen tussen bewoning:– Client 1 komt te overlijden– Dagen nodig om af te ronden – Dagen nodig om op te starten voor client 2

• Is geprotocolleerd, logisch en controleerbaar.• Maar leidt wel tot een onevenredige hoeveelheid

administratiegedoe.• Waarom geen jaarlijkse factuur voor het aantal

nieuwe clienten. Gemiddeld.

3. Crisisbedden

• Dat is nu een heel gedoe• Dat is straks een nog groter gedoe.• Door de extramuralisering hebben we het niet

meer over ‘bedden’ maar over ‘clienten’.• Maar de crisisbedden halen dat ‘overhoop’:– Je moet het bed registreren– Om vervolgens een client toe te kennen aan een

bed.

Hoe doorbreken we de vicieuze complexiteitscirkel ?

opjagen

opjagen

opjagen

opjagen

Overige agendapunten: iHLZ

• http://platform-izo.nl/site/wp-content/uploads/2013/01/20121118-Roadmap+uitwerkingen_v10-def-digitale-presentatie.pdf

• http://platform-izo.nl/site/izo-film/#more-1604

Overige agendapunten: iHLZ

• Het begint heel erg op het vorige grote project te lijken…….:– Er komen meer en meer architecten– De architecten maken steeds mooiere en grotere

platen– In de regio’s gaan ze ondertussen lekker hun eigen

gang en vliegt het alle kanten op.

Overige agendapunten: BI•2.0 leidt tot veel dieper inzicht in de performance•Gestructureerde data: KISS•Het nadeel van gedetailleerde Financiele Informatie:– Het komt laat (als alles is doorgeboekt)– Het zegt de zorgverleners niet zoveel– Ze hebben maar weinig in handen om het te beinvloeden

•Voorbeeld Teamkompas