Logistieke principes

14 maart 2008

Ingrid Janssen

WZW: een concept

• Concept Advanced Access

• Vanaf 1996 ontwikkeld in de VS door dr. Mark Murray. Sinds 2002 in Nederland

• Een set principes een zienswijze vertalen naar eigen situatie

• Integrale benadering: zorginhoud & logistiek & organisatie

“Elk systeem is precies goed ontworpen voor

het resultaat dat ermee bereikt wordt.”

Paul Betalden

“Je kan een probleem niet oplossen met dezelfde manier van denken als

waarmee het probleem is ontstaan”

Albert Einstein

Mogelijkheden

• Optimaliseren organisatie polikliniek

• Minimaliseren toegangs- en doorlooptijden

• Inzicht in vraag en aanbod, fluctuaties en hierop inspelen

• Optimaal gebruik maken van beschikbare capaciteit

Doelen

• Toegangs- en doorlooptijd reduceren tot minimum

• Grip op ‘spel’ van vraag en aanbod

• Organisatie van zorg op orde

• Meer waardering door patiënt

• Meer waardering door medewerkers

• Eigen extra doelen

logistieke principes

1. Stabiele wachttijd = geen capaciteitstekort (tenzij…)

2. Doe het werk van vandaag vandaag (uitstel is meer werk)

3. Minimaliseer aantal wachtrijen

4. Optimaliseer het aantal consulten per cliënt

5. Optimaliseer het aantal cliënten per hulpverlener

6. Anticipeer op fluctuaties in vraag en aanbod

7. Plan enige buffercapaciteit

1. Stabiele wachtlijst = geen capaciteitstekort

25

25

2. Uitstel = meerwerk

Urgentie Vraag / dag Productie / dag

1 dag 5% 5%

1 week 15% 15%

2 weken 20% 20%

3 weken 50% 50%

4 weken 10% 10%

16

• Doe het werk van vandaag, vandaag

Doe het werk van deze week, deze week

3. Reduceer het aantal wachtrijen

Type afspraak

Specialist

NP CP Tel. etc

AAA

BBB

CCC

Etc.

16 wachtrijen

afsprakensysteem

• veel typen plaatsen

• onoverzichtelijk

• niet flexibel

• alle afspraken via

uitzondering

4. Optimaliseer het aantal consulten per cliënt

• Kritisch evalueren van de onderzoeksfase

• Kritisch evalueren van de behandelfase

• Cliënten alleen terug laten komen bij klachten in plaats van routinematig

• Invoeren e-mail of telefoonconsulten

• Interval verlengen voor consulten bij chronische aandoeningen

5. Optimaliseer het aantal cliënten per hulpverlener

taakverschuiving

emmenthaler screeninggaten in het spreekuur vullen

meer telefonische consulten / e-mail / groepsconsulten

verminder verstoringen tijdens de spreekuren

Verminderen van de no shows

6. Fluctuaties in vraag en aanbod

• De mate van fluctuatie in vraag en aanbod

• De mate waarin op fluctuatie in vraag geanticipeerd kan worden

• De mate waarin op fluctuatie gereageerd kan worden

Aanbod• Spreekuren:

- Minimaliseer aantal consulttype, aantal type spreekuren

- 5 minuten blokjes

• Planning van capaciteit - 6 weken agenda heilig- Maximeer aantal afzegbare spreekuren- Goed verspreiden over de week- Anticipeer op verwachte toename vraag - Reguliere controles rustige periode

7. 100% bezetting kan niet zonder lange wachtlijsten

% bezetting van capaciteit

wac

htti

jd

100%

Andere manier van denken

Van:

“Om vandaag te beschermen, duwen we werk door naar morgen”

Naar:

“Om morgen te beschermen, trekken we het werk naar vandaag”

Voorbeelden van indicatoren

• Toegangstijd (3e beschikbare plek) en doorlooptijd

• Aantal bezoeken dat nodig is voor de diagnose

• Aantal bezoeken dat nodig is voor de behandeling

• Uitloop spreekuren

• No shows

• Productie

• Ziekteverzuim

Waar gaan we naar kijken

• Vraag

• Aanbod

• Planning (‘matchen’ Vraag en Aanbod)

• Processen / logistiek

• Zorgvormen en organisatie

• Altijd geredeneerd vanuit de zorg

Succesfactoren• Kritisch durven kijken naar eigen proces

• Motivatie- Kortcyclisch verbeteren- Verbeteringen die voor het grijpen liggen

• Combinatie van verschillende interventies

• Team samenstelling: multidisciplinair

• Commitment RvB

Meest krachtige interventies

• Reduceren aantal bezoeken per cliënt

• Patiëntgestuurde zorg

• Taakherschikking

• Spreekuurrooster + planning

• One-stop-shop diagnostiek

Resultaten toegangstijd

Toegangstijden poli Cardiologie

0

10

20

30

40

50

60

70

80

43 1 11 21 31 41 51 8 18 28 38 48 6 16 26 36

Weeknummer

(kal

en

der

)da

ge

n

N

C

Nog meer resultaten

• Samenwerking verbeterd:- Betere teamgeest- Maatschap op een lijn- Met andere afdelingen over zorg praten

• Minder fouten

• Plezier in het werk

• Ziekteverzuim omlaag

• Grip op je eigen praktijk

Hoofdfasen project

• Concept doorgronden + doelen bepalen

• Meten Vraag en Aanbod

• Interventies: andere werkvormen en zorgvormen introduceren

• Wachtlijst wegwerken

• Rust creëren op de poli

• Werken zonder wachtlijst

Wat kan het doorbraakteam bieden?

• Projectcoördinatie i.s.m. divisiemanagers

• Inhoudelijke expertise

• Organisatie werkconferenties en intervisiebijeenkomsten

• Projectmatige aanpak (doorbraakmethode)

• Schriftelijk documentatiemateriaal

• Meetinstrumenten (digitaal)

• Inhoudelijke feedback

Meten

Nulmeting:

• Toegangstijd (3e beschikbare plek) en doorlooptijd

• Aantal bezoeken dat nodig is voor de diagnose

• Aantal bezoeken dat nodig is voor de behandeling

Meten

Afhankelijk van de (sub)doelstelling meten van:

• Vraag naar zorg (NP - CP)

• Aanbod van zorg (NP - CP)

• Verloop spreekuren:- werkelijke tijdsduur poli- uitloop spreekuren- aantal afgezegde spreekuren < 6 weken van tevoren