Leernetwerk samenwerken markt en overheid

2e bijeenkomst

27 september 2018

1018133-006

• Welkom door MVO NL

• Kennismaking

• Wat betekent samenwerken in een aanbesteding?

• Best practice: Veiligheidsregio Fryslân

• Wat is uw ervaring met samenwerking in de inkoop strategieën?

• Reflectie

• Sluiting

Programma

Kennismaking

Verschillende perspectieven in samenwerking

1 2

Verschillende perspectieven in samenwerking

Schouw

Nota van Inlichtingen

Marktverkenning

Markconsultatie

Marktinformatiedag

Concurrentie gerichte dialoog

Toelichting

Presentatie

Interview

CasusSamenwerken

• sa·men·wer·ken (werkte samen, heeft samengewerkt)

in onderling overleg werken

• Samenwerking in en rondom aanbesteden kent een drietal doelen:

– Vraagverheldering

– Innovaties te bevorderen

– Van losse schakels naar ketens en van ketens naar ecosystemen

Samenwerken

1.

2.

Functioneletoetsing

Inzicht Frustratiefase

Incubatietijd

Verzamelen info

Creatieve lus

Functioneletoetsing

Inzicht Frustratiefase

Incubatietijd

Verzamelen info

Creatieve lus

Functioneletoetsing

Inzicht Frustratiefase

Incubatietijd

Verzamelen info

Creërend vermogen

Creatieve lus

2.

Dhr. Monderman

Shared Space

3.

3.

Inkoop aanpak Matrix

Inkoopfase 1. Competitie gericht 2. Participatie gericht 3. Innovatie gericht

Specificatie

Uitnodiging

inschrijver

Beoordeling

Contractformalisatie

Compensatie

Collaboratieve tools

Prestatie-evaluatie

Inkoopfase 1. Competitie gericht 2. Participatie gericht 3. Innovatie gericht

Specificatie

Uitnodiging

inschrijver

Beoordeling

Contractformalisatie

Compensatie

Collaboratieve tools

Prestatie-evaluatie

Inkoop aanpak Matrix

Inkoop aanpak Matrix

Inkoopfase 1. Competitie gericht 2. Participatie gericht 3. Innovatie gericht

SpecificatieDoor de opdrachtgever (of door

de opdrachtnemer)

Gemeenschappelijke specificatie met één

verantwoordelijke partij

Gemeenschappelijke specificatie

met gedeelde

verantwoordelijkheden

Uitnodiging

inschrijver

Open inschrijving (meerdere

aanbiedingen mogelijk)Beperkte groep inschrijvers

Directe onderhandeling met

beperkt aantal inschrijvers

Beoordeling Hoog gewicht op prijsGelijk gewicht op prijs en zachte

parameters

Hoog gewicht op zachte

parameters

Contractformalisatie Formeel, uitgebreidFormeel, uitgebreid gekoppeld aan

relationele normen

Informeel, onvolledig gekoppeld

aan relationele normen

Compensatie Resultaatgericht (met vaste prijs) Vaste prijs en gedeelde winstGebruik van stimulansen

(incentives) en gedeelde winst

Collaboratieve tools In lage mateMiddelmatig gebruik (coöperatieve

benchmarking + agressieve doelstellingenIn hoge mate

Prestatie-evaluatie Door opdrachtgever Door opdrachtnemer en –gever Door opdrachtnemer

Inkoop aanpak Matrix

Inkoopfase 1. Competitie gericht 2. Participatie gericht 3. Innovatie gericht

SpecificatieDoor de opdrachtgever (of door

de opdrachtnemer)

Gemeenschappelijke specificatie met één

verantwoordelijke partij

Gemeenschappelijke specificatie

met gedeelde

verantwoordelijkheden

Uitnodiging

inschrijver

Open inschrijving (meerdere

aanbiedingen mogelijk)Beperkte groep inschrijvers

Directe onderhandeling met

beperkt aantal inschrijvers

Beoordeling Hoog gewicht op prijsGelijk gewicht op prijs en zachte

parameters

Hoog gewicht op zachte

parameters

Contractformalisatie Formeel, uitgebreidFormeel, uitgebreid gekoppeld aan

relationele normen

Informeel, onvolledig gekoppeld

aan relationele normen

Compensatie Resultaatgericht (met vaste prijs) Vaste prijs en gedeelde winstGebruik van stimulansen

(incentives) en gedeelde winst

Collaboratieve tools In lage mateMiddelmatig gebruik (coöperatieve

benchmarking + agressieve doelstellingenIn hoge mate

Prestatie-evaluatie Door opdrachtgever Door opdrachtnemer en –gever Door opdrachtnemer

Waar samenwerken voor innovatie?

Competitie Vaststellen doelen VraagspecificatieOpstellen

documentenAanbesteding Gunning Concretisering Realisatie

Participatie Vaststellen doelen Marktinformatie-

dagVraagspecificatie Aanbesteding

Presentatie/Dialoog

Gunning Concretisering Realisatie

Innovatie Vaststellen doelen Marktinformatie-

dagVraagspecificatie Aanbesteding

Toelichting op inschrijving

Gunning Concretisering Realisatie

Voorbeeld competitie gericht inkopen

Voorbeeld participatie gericht inkopen

Voorbeeld innovatie gericht inkopen

Het proces

Voortraject SelectieOntwerpen Realiseren Gebruik

“Normale” aanbesteding

Voor

trajectSelectie Ontwerpen Realiseren Gebruik

Rapid Circular Contracting

VoortrajectVoor

trajectSelectie Ontwerpen Realiseren Gebruik

Coalitie 1

Coalitie 2

Aanbesteden 1.0

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6Long list Short list Aanbesteding Gunning Uitwerking Realisatie

Uitwerken ontwerp. Voorbereiden realisatie.Inkoop

Voldoen aan Criteria selectie deelnemers

Voldoen aan PvE =Programma van Eisen

Uitwerking aanbieding

Contractuele afspraken.Uitonderhande-len en vastleggen

Coalitie 3

Coalitie 4

Coalitie 5

Coalitie 1

Coalitie 2

Coalitie 3

Coalitie 2

Coalitie 3

Coalitie 3

Coalitie 3a

Coalitie 3b

Coalitie 3C

Coalitie 3d

Realisatie bouwproject.Inhuren onder-aannemers.Opleveren

Coalitie 6

Coalitie 7

Coalitie 6

Coalitie 6

PVE

Progr. van

eisen

Coalitie 1

Coalitie 2

Concurrentie gerichte dialoog

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fase 7Long list Short list Aanbesteding met dialoog Gunning Uitwerking Realisatie Beheer en

onderhoud

Bouw-voor-berei-den

Voldoen aan Criteria selectie deel-nemers

Voldoen aan PvE

Uitwerking aanbiedingIn afstemming met opdrachtgeverGebaseerd op specificaties PvE

Con-tract

Coalitie 3

Coalitie 4

Coalitie 5

Coalitie 1

Coalitie 2

Coalitie 3

Coalitie 2

Coalitie 3

3 3a 3b

Beheer, onderhoud en exploitatie

Coalitie 3c

Reali-satie

Coalitie 6

Coalitie 7

Coalitie 6

Coalitie 6

PVE

Progr.van

eisen

Coalitie 1

Coalitie 2

RCC Rapid Impact Contracting

1 2 3 4 5 6 7 8 9Entry Rapid Commit- Workout Mutual Touch Realisation Performance Back

Procurement ment Agreements down to base

Coalitie 3

Coalitie 4

Coalitie 5

Coalitie 1

Coalitie 2

Coalitie 3

3

Coalitie 6

Coalitie 7

Coalitie 6

Programma van Ambities

Coalitie 1

Coalitie 2

RCC Rapid Impact Contracting

1 2 3 4 5 6 7 8 9Entry Rapid Commit- Workout Mutual Touch Realisation Performance Back

Procurement ment Agreements down to base

Coalitie 3

Coalitie 4

Coalitie 5

Coalitie 1

Coalitie 2

Coalitie 3

Coalitie 6

Coalitie 7

Coalitie 6

Programma van Ambities

3 Coalitie 3Coalitie 3

Coalitie 1

Coalitie 2

Bouw-voor-berei-den

Identiteit specifica-tie en kwaliteit introduc-tie

Unieke oplossingsrichtingen en oplossing-enaanbie-den

Genereren oplossingen in co-creatie met opdrachtgever en gebruikers

Herbenoeming criteria binnen lerende organisatie

Coalitie 3

Coalitie 4

Coalitie 5

Coalitie 1

Coalitie 2

Coalitie 3

Beheer, onderhoud en exploitatie

Reali-satie

Coalitie 6

Coalitie 7

Coalitie 6

Feed back loops

Aangepaste criteria

C

o

n

t

r

a

c

t

C

o

n

t

r

a

c

t

Incl. exit strategie en vervangingsregeling

Progr.van

Ambities

Uit-vraagop Visieniveau

C

o

n

t

r

a

c

t

Incl. exit strategie en vervangingsregeling

Re-tourlogis-tiek

RCC Rapid Impact Contracting

1 2 3 4 5 6 7 8 9Entry Rapid Commit- Workout Mutual Touch Realisation Performance Back

Procurement ment Agreements down to base

Programma van Ambities

3 Coalitie 3Coalitie 3

Plannen vastleggenMAP obvSELA’s

In samen-spraak met opdracht-gever en gebruikers

RCC: Processtappen

Uitgangspunten ter bevordering van het creatieve samenwerkingsproces

1. Een zo circulair verantwoord mogelijke oplossing realiseren

Non Virgin materials, Re-montabel,“omkeerbaar”………………

2. Meervoudige, maatschappelijke meerwaarde creëren

3. Werk vanuit de Pareto rule (80-20 regel)

4. Kostenafwegingen altijd vanuit Total Cost of Ownership

5. Transparantie realiseren in kosten en afwegingen

6. Deskundigheid boven hiërarchie / Wie het weet mag het zeggen

7. Integriteit als fundament

8. Besluiten worden genomen op basis van het consent beginsel

RCC principes in de workout

• In groepen van drie:

– Maak kort met elkaar kennis en check: is in jullie groepje zowel de markt als de overheid vertegenwoordigd?

– Inventariseer: wat zijn twee casussen uit jullie ervaring die je zou willen onderzoeken? Probeer een casus vanuit het perspectief van marktpartijen te onderzoeken, en een vanuit het perspectief van de overheid.

– Maak een rolverdeling op basis van drie rollen:

• Een persoon brengt een casus in.

• Een persoon bevraagt de casushouder, vat samen en vraagt door.

• Een persoon pakt het formulier en schrijft voorbeelden in de drie kolommen, voorbeelden die illustratief zijn voor het verloop van het inkoopproces.

– Neem 15' per casus en onderzoek:

• Wat waren in de casus afwegingen in de keuze voor een inkoopstrategie? (zowel bij de casus vanuit de markt als die vanuit de overheid). Hoe moest samenwerking tussen markt en overheid daar vorm krijgen?

• Wat was het daadwerkelijke verloop van het proces? Met andere woorden; hoe was het gesteld met de consistentie?

• En wat was het effect daarvan op de samenwerking?

– Vat de conclusies uit de casuïstiek samen en spreek af wie van jullie een korte pitch kan doen waarin je de belangrijkste observaties en conclusies terugkoppelt.

Werkopdracht: Jullie ervaring in inkoopstrategie

Reflectie

Erick Wuestman06 54 30 71 83e.wuestman@kplusv.nl

KplusV

Vestiging ArnhemPostbus 600556800 JB ArnhemWestervoortsedijk 736876 AV ArnhemT +31 (0)26 355 13 55

Vestiging AmsterdamPostbus 747441070 BS AmsterdamScience Park 4021098 XH AmsterdamT +31 (0)20 669 90 66

E info@kplusv.nl

I www.kplusv.nl

Onze thema’s

Uw contactpersoon