Presentatie

De administratie, een belangrijkespil in uw onderneming

Even voorstellen……..

Xander Siebers

Doel presentatie

In ongeveer 45 minuten inzicht bieden in:

• diverse vormen van administratie

• benodigde informatie over uw onderneming

• debiteurenbeheer

Vormen van administratie

1. Handmatig2. Spreadsheets/excel3. Administratie pakket intern/lokaal4. Online boekhouden5. Combinaties

Vormen:

• Doorschrijfsysteem (carbonpapier)

• Tabellarisch boek (kolommen voorinkomsten/uitgaven)

• Ordner systeem

1. Handmatig

Vormen van administraties

1. Handmatig: ordnersysteem

Vormen van administraties

De basis: 4 ordners

• Kas• Bank/Giro• Debiteuren/verkoopboek(verkoop op rekening)• Crediteuren/inkoopboek (inkoop op rekening)

Gebruik bij :

− uitbesteding boekhoudwerkzaamheden

− niet frequent (kunnen) bijwerken van digitale

administratie

− extra controle op digitale administratie

“ Modern Tabellarisch boek”

+

“ordnersysteem plus”

2. Spreadsheets/excel

Vormen van administraties

Voordelen:

− inzicht in totalen van verkoop en inkoop

− inzicht in btw afdrachten

2. Spreadsheets/excel

Vormen van administraties

2. Spreadsheets/excel

Vormen van administraties

Benodigdheden:

− hardware (computer/printer)

− boekhoudprogramma

3. Administratiepakket intern

Vormen van administraties

Voordelen:

− computer is sneller (met name bij tellen)

− informatie is sneller beschikbaar

− foutenkans is minder groot

− communicatie met andere pakketten(internetbankieren)

− uitwisselen gegevens met adviseur

3. Administratiepakket intern

Vormen van administraties

Nadelen:

− kosten: investering in hardware(?) en software(!)

− beveiliging computer

− computerstoring = geen boekhouding = geeninformatie

4. Online boekhouden

Vormen van administraties

“Officiële term” :

EEN

APPLICATION

SERVICE

PROVIDER

(ASP)

OPLOSSING

4. Online boekhouden

Vormen van administraties

Voordelen:

− geen dure investering in software

− maandelijkse contributie

− geen back-up beheer / versieverschillen

− overal beschikbaar, mitsinternetverbinding

Nadelen:

− beveiliging ?

− Continuïteit / bewaarplicht ?

5. Combinaties?

Vormen van administraties

• Deel door adviseur / deel door u zelf

• Koppelingen met branchepakketten

• Koppeling met eigen databases (website)

“Door de huidige technische mogelijkheden, is hetminder dan voorheen noodzakelijk om alles onderéén keuze te stoppen.”

Tips :

Uitbesteding : maak duidelijke afspraken met een adviseur

Excel : zorg voor een controle op de ingevoerde gegevens

Pakket : informeer naar mogelijkheden, test vrijblijvend enzet wensen en afspraken duidelijk op papier

De ondernemer en de onderneming bepalen

de vorm en inhoud van een administratie!

Informatie uit administratie

Bedrijfsprocessen

Administratie

Interne informatie Externe informatie

processen in een onderneming

•voorraad

• Facturatie

•Projecten/urenadministratie

• Webshop

Informatie uit de onderneming

1. Wat zijn mijn bezittingen en schulden? (balans)

2. Wat heb ik verdiend over een periode? (W&V)

3. Hoe hoog en wie zijn mijn debiteuren en crediteuren?

4. Moet ik mijn voorraad per dag kennen?

5. Is uren-registratie van belang?6. Maak ik gebruik van andere informatiebronnen?7. BTW aangifte (ICP?)8. Omzet statistieken? Marges? Incourantheid?

Informatie van de onderneming

1. Breng uw processen in beeld

2. Bepaal uw informatie behoefte (intern/extern)

3. Kies een vorm

Debiteurenbeheer

Waarom debiteurenbeheer?

Doet u zelf ook gratis boodschappen?

1. Liquiditeitspositie

2. Samenwerking met uw klant

3. Verlaging van het resultaat

Voorafgaand aan debiteurenbeheer

Gemaakte afspraken:

U levert een product of dienst,

de debiteur geeft een financiële tegemoetkoming.

Attentiepunten :- Algemene voorwaarden / betalingscondities verstrekken- Offerte, bestelling en levering dienen op papier of PC

vast te staan, ter voorkoming van discussies- Zorg dat uw factuur foutloos is

Smoesjes………

1. De verantwoordelijke persoon is in vergadering2. De verantwoordelijke persoon is ziek3. U belt zeer ongelegen4. Ik ben maar de tijdelijke vervanger5. De boekhouding is uitbesteed6. De factuur is nog niet goedgekeurd7. Wij hebben de factuur nooit ontvangen8. De betaling is vandaag vertrokken9. Er is een fout opgetreden bij deze betaling

10.Het is hier zeer druk11.Oops vergeten12.Mijn klanten betalen mij ook pas later

Bij niet betalen:

• Betalingsherinnering : “per omgaande” + “rente/kosten”

• Aanmaning : “geen 1e aanmaning”

• Bellen : “exacte datum afspreken” , “betalingsregeling”

• Ingebrekestelling : “uit handen geven” “kosten incasso”

• Incassoprocedure starten: “alles via bureau”

• Gerechtelijke procedure: “in overleg met bureau”

• Laat beslag leggen: “bij niet accepteren vonnis rechter”

Valkuilen :

• Vertrouwen op de zogenaamde blauwe ogen

• Te druk voor debiteurenbeheer

• Verkeerde of zelfs geen factuur sturen

• De klant is koning!

Dank voor uw aandacht ensucces met uw onderneming !