Post on 22-Jul-2018
INVULFORMULIEREN BOUWEN IN
WORD
Hier en daar kom ik wel eens een verdwaalde InfoPath-liefhebber tegen maar
over het algemeen zijn de formuliervelden in Word toereikend genoeg om
prachtige invullijstjes te maken.
WAAROM WORDEN FORMULIERVELDEN ZO WEINIG
GEBRUIKT IN WORD?
De reden waarom de formuliertool niet vaak wordt
gebruikt is misschien wel omdat het te vinden is op
het tabblad Ontwikkelaars. En dat staat niet
standaard aan. Doe dit eenmalig via bestand >>
opties >> Lint aanpassen >> vink in de rechterkolom
‘ontwikkelaars’ aan. Kies het besturingselement dat je wenst. Vul keuzevelden in
door het veld te selecteren en in het tabblad op ‘eigenschappen’ te klikken.
VOORBEELDEN
Een inventarisatielijstje
In het voorbeeld een formuliertje om de gegadigden voor de personeelsbarbecue
te inventariseren. De getoonde velden zijn achtereenvolgens: een gewoon
invulveld, keuzes die je kunt aanvinken, vervolgkeuzerijtjes die zich openbaren
als je ze uitvouwt, een aanklikbaar kalendertje, en een doorlink naar je eigen
map met afbeeldingen.
2/5
Een telefoonnotitie
In de ‘oude’ versie van Outlook konden wij een telefoonnotitie maken. Dat is in
de huidige versies niet meer mogelijk; tenzij via een workaround. Een oplossing
kan zijn dat je een telefoonnotitie maakt in Word en deze snel bereikbaar naakt
via bijvoorbeeld je bureaublad. Na het invullen mail je deze vanuit Word meteen
door naar de belanghebbende en sla je de notitie niet op. Hierbij een voorbeeld
van een telefoonnotitie. Ik heb bewust de gegevens van de telefoniste en de
datum van het gesprek op het einde geplaatst. Dat lijkt omgekeerd maar in de
praktijk neem je eerst alles op wat er aan de andere kant wordt geroepen en kun
je vervolgens (eventueel na het gesprek) je eigen gegevens invullen. Bij het
invulvak ‘telefoniste’ heb ik gekozen voor een keuzelijstje waarbij ook een
andere naam mag ingevuld worden; bij ‘toon van het gesprek’ is er geen keuze.
AAN HET WERK
Keuzelijstjes
Een keuzelijst zorgt er voor dat het invulvakje sneller is ingevuld, het geeft
minder twijfel en discussie en het standaardiseert het antwoord. Dat laatste is
handig bij de eventuele verwerking van de gegevens. Je moet wel even weten
hoe je dit maakt. Kies in de groep Besturingselementen op het Lint voor de knop
Vervolgkeuzelijsten. Vervolgens klik je in dezelfde groep voor
Eigenschappen. De standaardtekst ‘Kies een item’ kun je wijzigen. Vervolgens
kun je via de knop Toevoegen het lijstje zelf aanvullen.
3/5
Finetunen
HELP DE GEBRUIKER
In een invulvakje staat standaard tekst. Die tekst zegt weinig over de inhoud. Je
kunt hier wat specifieker in zijn als je dat wilt. Bijvoorbeeld in het invulvak bij
‘Komt naar de BBQ’ staat de tekst ‘Kies ja, nee of misschien’. Dit doe je via de
knop Ontwerpmodus. Je kunt nu in alle tekstvakken de standaardtekst
wijzigen. Als je de tekst van het invulvak hebt aangepast, is de tekstkleur niet
meer lichtgrijs. Dat is jammer. Via de knop Opmaak kopiëren/plakken kun je dit
eenvoudig weer lichtgrijs maken.
BEPAAL DE OPMAAK
Het is prettig als het ingevulde formulier er netjes uitziet. Je kunt daarom de
opmaak bepalen van de ingevulde tekst. Kies voor het invulvakje ‘tekst mét
opmaak’.
Als je op voorhand weet dat de ingevulde tekst meer dan een alinea kan
bevatten, vergeet dan niet regelterugloop toe te staan. Dat doe je via de
knop Eigenschappen waarbij je het laatste bolletje moet aankruisen zoals op
bijgaande afbeelding
4/5
AUTOMATISCHE VELDEN
Vaak dient de datum van vandaag en de
huidige tijd te worden ingevuld. Het is
dan wel zo gebruiksvriendelijk dat je dit
automatiseert. Dat doe je via het tabblad
Invoegen >> Snelonderdelen >> Veld en
zoek dan in het lijstje naar ‘Date’. Het kan
ook korter in de nieuwste Officeversie want
naast de knop Snelonderdelen staat daar
meteen een knop voor de datum. Vergeet
niet aan te geven dat deze moet updaten
(=aanpassen aan het moment waarop het
formulier wordt geopend). Ook de tijd staat
hierbij. Deze functie is gebruikt in het voorbeeld van de telefoonnotitie. Je kunt
deze functie ook gebruiken in gewone Word-bestanden zoals bijvoorbeeld
brieven.
Beveiligen van uw formulieren
Je maakt een formulier niet alleen omdat het snel werkt en alle informatie met
zekerheid wordt verzameld. Je wilt ook de uniformiteit behouden, met name de
lay-out. In de praktijk gaan mensen erg slordig om met Office-bestanden en in
no-time wordt het een rommeltje. En wie mag altijd de Office-rommel
opschonen? Jawel, de secretaresse. Tijd voor preventieve maatregelen. Beveilig
je formulier zodat iedereen alleen maar de formuliervelden kan invullen. De rest
van de pagina wordt dichtgetimmerd. Niemand kan dan nog wat wijzigen of
aanvullen, behalve de invulvelden. Klik op de knop Document beveiligen of de
knop Bewerking beperken (Office 2013). In het geopend menu geef je aan
welke bewerkingen de gebruiker wel mag doen: formulieren invullen. Klik om
af te sluiten op “Ja, afdwingen van beveiliging starten” en geef al dan niet een
wachtwoord op. Persoonlijk raad ik af om een wachtwoord in te stellen.
Immers, wie deze route kent weet echt wel iets van formulieren en is dus niet
iemand die de boel in de war gaat schoppen.
Gebruikerstip bij een beveiligd formulier: gebruik de TAB-toets om van het ene
naar het andere invulveld te navigeren!
5/5
Vervelend, die verschillende Office-versies.
In alle versies maak je formulieren op dezelfde manier. Echter, als je deze maakt
in versie A en iemand vult deze in in Officeversie B dan werken niet alle
formuliervelden. Het is een doodgezwegen probleem bij Microsoft maar het is erg
vervelend als je dergelijke formulieren naar externen stuurt zonder dat je weet
welke versie zij hebben. Wie hier meer over kan vertellen post een discussie in
de LinkedIngroep van Management Support.
ZELF DOEN?
Download het bestand met het inventarisatielijstje voor de BBQ en de
telefoonnotitie. Dan zie je meteen hoe een en ander is ingesteld.