INVULFORMULIEREN BOUWEN IN

WORD

Hier en daar kom ik wel eens een verdwaalde InfoPath-liefhebber tegen maar

over het algemeen zijn de formuliervelden in Word toereikend genoeg om

prachtige invullijstjes te maken.

WAAROM WORDEN FORMULIERVELDEN ZO WEINIG

GEBRUIKT IN WORD?

De reden waarom de formuliertool niet vaak wordt

gebruikt is misschien wel omdat het te vinden is op

het tabblad Ontwikkelaars. En dat staat niet

standaard aan. Doe dit eenmalig via bestand >>

opties >> Lint aanpassen >> vink in de rechterkolom

‘ontwikkelaars’ aan. Kies het besturingselement dat je wenst. Vul keuzevelden in

door het veld te selecteren en in het tabblad op ‘eigenschappen’ te klikken.

VOORBEELDEN

Een inventarisatielijstje

In het voorbeeld een formuliertje om de gegadigden voor de personeelsbarbecue

te inventariseren. De getoonde velden zijn achtereenvolgens: een gewoon

invulveld, keuzes die je kunt aanvinken, vervolgkeuzerijtjes die zich openbaren

als je ze uitvouwt, een aanklikbaar kalendertje, en een doorlink naar je eigen

map met afbeeldingen.

2/5

Een telefoonnotitie

In de ‘oude’ versie van Outlook konden wij een telefoonnotitie maken. Dat is in

de huidige versies niet meer mogelijk; tenzij via een workaround. Een oplossing

kan zijn dat je een telefoonnotitie maakt in Word en deze snel bereikbaar naakt

via bijvoorbeeld je bureaublad. Na het invullen mail je deze vanuit Word meteen

door naar de belanghebbende en sla je de notitie niet op. Hierbij een voorbeeld

van een telefoonnotitie. Ik heb bewust de gegevens van de telefoniste en de

datum van het gesprek op het einde geplaatst. Dat lijkt omgekeerd maar in de

praktijk neem je eerst alles op wat er aan de andere kant wordt geroepen en kun

je vervolgens (eventueel na het gesprek) je eigen gegevens invullen. Bij het

invulvak ‘telefoniste’ heb ik gekozen voor een keuzelijstje waarbij ook een

andere naam mag ingevuld worden; bij ‘toon van het gesprek’ is er geen keuze.

AAN HET WERK

Keuzelijstjes

Een keuzelijst zorgt er voor dat het invulvakje sneller is ingevuld, het geeft

minder twijfel en discussie en het standaardiseert het antwoord. Dat laatste is

handig bij de eventuele verwerking van de gegevens. Je moet wel even weten

hoe je dit maakt. Kies in de groep Besturingselementen op het Lint voor de knop

Vervolgkeuzelijsten. Vervolgens klik je in dezelfde groep voor

Eigenschappen. De standaardtekst ‘Kies een item’ kun je wijzigen. Vervolgens

kun je via de knop Toevoegen het lijstje zelf aanvullen.

3/5

Finetunen

HELP DE GEBRUIKER

In een invulvakje staat standaard tekst. Die tekst zegt weinig over de inhoud. Je

kunt hier wat specifieker in zijn als je dat wilt. Bijvoorbeeld in het invulvak bij

‘Komt naar de BBQ’ staat de tekst ‘Kies ja, nee of misschien’. Dit doe je via de

knop Ontwerpmodus. Je kunt nu in alle tekstvakken de standaardtekst

wijzigen. Als je de tekst van het invulvak hebt aangepast, is de tekstkleur niet

meer lichtgrijs. Dat is jammer. Via de knop Opmaak kopiëren/plakken kun je dit

eenvoudig weer lichtgrijs maken.

BEPAAL DE OPMAAK

Het is prettig als het ingevulde formulier er netjes uitziet. Je kunt daarom de

opmaak bepalen van de ingevulde tekst. Kies voor het invulvakje ‘tekst mét

opmaak’.

Als je op voorhand weet dat de ingevulde tekst meer dan een alinea kan

bevatten, vergeet dan niet regelterugloop toe te staan. Dat doe je via de

knop Eigenschappen waarbij je het laatste bolletje moet aankruisen zoals op

bijgaande afbeelding

4/5

AUTOMATISCHE VELDEN

Vaak dient de datum van vandaag en de

huidige tijd te worden ingevuld. Het is

dan wel zo gebruiksvriendelijk dat je dit

automatiseert. Dat doe je via het tabblad

Invoegen >> Snelonderdelen >> Veld en

zoek dan in het lijstje naar ‘Date’. Het kan

ook korter in de nieuwste Officeversie want

naast de knop Snelonderdelen staat daar

meteen een knop voor de datum. Vergeet

niet aan te geven dat deze moet updaten

(=aanpassen aan het moment waarop het

formulier wordt geopend). Ook de tijd staat

hierbij. Deze functie is gebruikt in het voorbeeld van de telefoonnotitie. Je kunt

deze functie ook gebruiken in gewone Word-bestanden zoals bijvoorbeeld

brieven.

Beveiligen van uw formulieren

Je maakt een formulier niet alleen omdat het snel werkt en alle informatie met

zekerheid wordt verzameld. Je wilt ook de uniformiteit behouden, met name de

lay-out. In de praktijk gaan mensen erg slordig om met Office-bestanden en in

no-time wordt het een rommeltje. En wie mag altijd de Office-rommel

opschonen? Jawel, de secretaresse. Tijd voor preventieve maatregelen. Beveilig

je formulier zodat iedereen alleen maar de formuliervelden kan invullen. De rest

van de pagina wordt dichtgetimmerd. Niemand kan dan nog wat wijzigen of

aanvullen, behalve de invulvelden. Klik op de knop Document beveiligen of de

knop Bewerking beperken (Office 2013). In het geopend menu geef je aan

welke bewerkingen de gebruiker wel mag doen: formulieren invullen. Klik om

af te sluiten op “Ja, afdwingen van beveiliging starten” en geef al dan niet een

wachtwoord op. Persoonlijk raad ik af om een wachtwoord in te stellen.

Immers, wie deze route kent weet echt wel iets van formulieren en is dus niet

iemand die de boel in de war gaat schoppen.

Gebruikerstip bij een beveiligd formulier: gebruik de TAB-toets om van het ene

naar het andere invulveld te navigeren!

5/5

Vervelend, die verschillende Office-versies.

In alle versies maak je formulieren op dezelfde manier. Echter, als je deze maakt

in versie A en iemand vult deze in in Officeversie B dan werken niet alle

formuliervelden. Het is een doodgezwegen probleem bij Microsoft maar het is erg

vervelend als je dergelijke formulieren naar externen stuurt zonder dat je weet

welke versie zij hebben. Wie hier meer over kan vertellen post een discussie in

de LinkedIngroep van Management Support.

ZELF DOEN?

Download het bestand met het inventarisatielijstje voor de BBQ en de

telefoonnotitie. Dan zie je meteen hoe een en ander is ingesteld.