Post on 13-May-2015
Instituut voor de Aanmoediging van Innovatie
door Wetenschap en Technologie in Vlaanderen
Infovergadering 10 juni 2010
Thematische Innovatiestimulering (TIS)Technologische Dienstverlening (TD)
oproep 2009-2010projectnummer 09XXXX
2
Agenda
1. Verwelkoming
2. Analyse van de IWT overeenkomst
3. Uitvoering & opvolging van een TIS/TD-project
4. On-line RAP (Eric Sleeckx)
5. Vlaams Innovatienetwerk
BROODJESLUNCH
3
1. Verwelkoming
Korte voorstelling aanwezige adviseurs
1. Uw naam
2. Naam VIS
3. Omvang (# VTE, duur)
4. Voornaamste projectdoelstellingen
4
• IWT overeenkomst bestaat uit 2 delen : • Algemene voorwaarden : op IWT website onder
‘documenten’ in VIS-TD of VIS-TIS programma• Projectspecifieke voorwaarden met één bijlage :
papieren documenten ter ondertekening door alle begunstigde(n), NIET door de onderzoekspartner, 1 exemplaar naar IWT terugsturen
•Bij de projectspecifieke voorwaarden wordt verwezen naar referentiedocumenten waaronder
• Samenwerkingsovereenkomst(en)• Reglement van Orde
2. Analyse van de IWT-overeenkomst
5
Relaties beschreven in de IWT-overeenkomst
IWT VIS
Uitvoerder
Gebruikersgroep
Samenwerkings-overeenkomst (optioneel)
Overeenkomst
Samenwerkings-overeenkomst (optioneel)
Reglementvan Orde
Begunstigde(n)
Onderzoekspartner(s)
6
Aandachtspunten in de Projectspecifieke Voorwaarden :
• contactpersoon van de coördinator : dit is de persoon
(kan iemand van de begunstigden of onderzoekspartners zijn) waarmee IWT
alle communicatie (rapportering, info-mails, opleidingen, brieven met
addenda aan de overeenkomst,…) over het project voert
• artikel 4 geeft chronologische oplijsting van
actiemomenten voor aanlevering van verklaringen,
verslagen, overeenkomsten
• artikel 5 vermeldt bijzondere voorwaarden bij de start of
bij de tussentijdse evaluatie van het project
• in artikel 6 staat vermeld wie betalingen ontvangt
7
De samenwerkingsovereenkomst tussen
betrokkenen (1/2)
Doel : regeling van de samenwerking tussen betrokken partijen
Vier mogelijke relaties : Tussen leden van het consortium die als Vlaams
InnovatieSamenwerkingsverband (VIS) optreden Tussen VISsen Tussen VIS(sen) en onderzoekspartners Samenwerking in kader van internationale samenwerking
Kan in één overeenkomst of in afzonderlijke overeenkomsten
8
De samenwerkingsovereenkomst tussen
betrokkenen (2/2)
Wat : Contactgegevens van betrokken organisaties en projectidentificatie Afspraken omtrent :
behandeling van vertrouwelijke informatie eigendomsrechten en gebruiksrechten ivm industriële eigendom uit te voeren taken en opleveringen van het project, overleg en
verslaggeving aan IWT, ... afspraken inzake publicaties & mededelingen bevoegdheden (wie rapporteert, wie roept gebruikersgroep bijeen...) begroting en rekeningen (wie ontvangt subsidies, VIS staat in voor
niet-gesubsidieerd deel) duur van de overeenkomst aansprakelijkheden en geschillenregeling ontbinding en vereffening
Dient door IWT goedgekeurd te worden !
9
Interactie met de doelgroep (1/2)
• Doel: inhoudelijke opvolging van een project ; kunnen projectuitvoering sturen zolang innovatiedoel behouden blijft
• TIS : noodzaak tot oprichting van een gebruikersgroep ; bij TD minstens een jaarlijks forum organiseren waar doelgroep op uitgenodigd wordt
• Afspraken ivm werking (rechten en plichten) van de gebruikersgroep worden geregeld in een Reglement van Orde
• voorbeeld-template is opgenomen in toelichtingsdocument uitvoering en opvolging van VIS/TIS & TD projecten
• verklaring RvO door coördinator aan te leveren aan IWT volstaat
• dynamiek van de gebruikersgroep en de betrokkenheid van doelgroep bij het project is een belangrijk element voor IWT
10
Het reglement van orde van de gebruikersgroep
(2/2)
• Praktische modaliteiten :• samenstelling van de gebruikersgroep dient representatief te
zijn voor het VIS (KMO-karakter !)
• TIS typisch 3x per jaar ; TD minstens jaarlijks forum
• IWT adviseur als waarnemer uitnodigen
• IWT adviseur probeert 1 x per jaar aanwezig te zijn
• het Reglement van Orde regelt ook de tarifiëring die door het innovatiesamenwerkingsverband in het kader van de dienstverlening van het project (TIS of TD) wordt gehanteerd
• agenda voorafgaand uitsturen
• verslag ten laatste10 dagen na bijeenkomst aan leden bezorgen ; in toekomst in e-tool
• Uitnodiging en verslagen steeds electronisch naar IWT adviseur en in cc. naar vis-td@iwt.be en vis-tis@iwt.be
11
3. Uitvoering & opvolging van een TIS/TD
project
3.1. Schematische voorstelling 2- en 4-jarig project
3.2. Voortgangsverslaggeving
3.3. Financiële rapportering
3.4. Tussentijdse evaluatie (projecten > 2 jaar)
3.5. Eindverslag met effectenanalyse
3.6. Meldingen
3.7. Vlaams Innovatienetwerk
3.1. Schematische voorstelling voor project van 2 jaar
12
3.1. Schematische voorstelling voor project van 4 jaar
13
14
3.2. Voortgangsverslaggeving
• Basis voor informatieverzameling is een projectregister
• Mogelijkheid om gebruik te maken van tool voor projectregistratie : ORKA melding aan mbr@iwt.be
• Via (electronisch) document : pag. 7 van toelichtingsdocument)
• Resultaatsgerichte rapportering als onderdeel van inhoudelijk verloop van het project
• Projectopvolging via set van 16 kengetallen (indicatoren voor normaal verloop van het project)
• Per project werd een gepaste sub-set en streefwaarden vastgelegd in bijlage 1 van de Projectspecifieke Voorwaarden
• Toelichtingsdocument RAP voor projecten 08 en 09 : zie website
15
3.3. Financiële verslaggeving
• Gebruik template zoals in toelichtingsdocument uitvoering en opvolging VIS/TIS & TD beschreven !
• Aparte projectboekhouding noodzakelijk
• Welke kosten zijn aanvaardbaar : zie handleiding oproep 2009
• Financiële verslaggeving wordt gebundeld door coördinator of kan per partij aangeleverd worden
• Structuur : personeelskost, overige kost (direct & indirect) als % van de personeelskost en eventueel coördinatiekost
16
3.4. Tussentijdse evaluatie (projecten>2 jaar)
• Ieder project met een projectduur langer dan twee jaar, wordt tussentijds geëvalueerd.
•Na 18 maanden activiteiten, verslag te leveren tegen het einde van de 19de maand
• Inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten & effecten
•Actualisering doelstellingen van het project in bijgestuurd werkplan, kengetallen en effecten voor tweede biënnale
•Analyse van de financiële status van het project ;indien grote discrepanties correctie in steun doorgevoerd voor 2° biënnale, kleine verschillen worden over biënnales heen afgerekend
•Tijdige beslissing IWT over verlenging van het project
•Template via e-tool volgt
17
3.5. Eindverslag en effectenanalyse
Samenvatting van het volledige project: • inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten.
Effectenanalyse: •Effecten van het project in kaart brengen.
(klantenbevraging, meting effectenindicatoren, ...)•Essentieel onderdeel van een eventuele vraag tot
verdere financiering van het project.•Concrete invulling wordt bij de aanvang van het
project besproken. (...nulmeting...)
18
3.6. : Meldingen
Het VIS meldt volgende essentiële wijzigingen in verband met de projectuitvoering :
• artikel 7.1 van algemene voorwaarden o.a. • Elke gebeurtenis of omstandigheid, die de realisatie van de
projectresultaten, effecten en zorgvuldige uitvoering van de overeenkomst ernstig in gevaar kan brengen
• Elke wijziging in samenwerkingsovereenkomst, reglement van orde, samenstelling gebruikersgroep
• Elke cumulatie met andere steun• Elke wijziging in de tijdsplanning > 1 maand of verlenging
• artikel 3.6 van de projectspecifieke voorwaarden :elke wijziging van personeel dat voor een substantieel deel op project werkt (ter goedkeuring voorleggen aan IWT)
19
4. On-line RAP
- Door niet tijdig beschikbaar zijn van e-tool terug naar ‘oud
systeem’
- Doel : op programma niveau electronisch gegevens
verzamelen voor IWT monitoring & analyse
- Toelichting door Eric Sleeckx, M&A
5.VIN - Het Vlaams innovatienetwerk
10 06 2010 – infosessie TIS-TD
• Doelstelling van het NETWERK
– Vlaamse bedrijven helpen bij hun innovatie
– Problemen bij bedrijven oplossen als netwerk
– Bedrijven centraal in aanpak van VIN-netwerk
VIN netwerk
Actoren : kennisopbouwers, kennisvertalers, dienstverleners, kennisimplementeerders,….
Technologische dienstverleners (TD)Adviseurs innovatiestimulering (TIS en RIS)Onderzoekers die kennis opbouwen (VIS-CO, TETRA, LO, SBO, …)Competentie polen (Flanders Drive, FMTC, …SOC – Strategische onderzoekscentra (VITO, IMEC, SIM,…)Interfacediensten …
Innovatiecentra (uitvoerders RIS) wijzen de weg!
VIN in het Regionaal innovatiesysteem
Bedrijv
en
KMO's
RIS
TIS
TD
Interface
CPen CO/TETRA/LO/SBO/TBM
VIN
Link met Europa Overheidsinstellingen
en -initiatieven• EFRO & ESF
• Eu KP (NCP)
• EEN (AO, IWT, FIT)
• ERA (Cornet, Compera,EraSME)
• INNO (INNET, IP4INNO)
• …
• UNIZO
• VOKA
• Agoria
• Industrie Vlaanderen
• …
• AO
• FIT
• MIP
• Flanders DC
• …
Bedrijfsfederaties
NCPEEN
SOC
Kennisdeling en Communicatie
Communicatie in het netwerk www.innovatienetwerk.be login te vragen bij François Stassijns (fs@iwt.be)Nieuwsbrief , kalender , projectfiches, netwerkleden
Logo te gebruiken voor alle communicaties van VIS-projecten
(brochures, aankondigingen seminaries, workshops)
beschikbaar op innovatienetwerk
Illustratie van VIN dienstverlening
Toegang via www.innovatienetwerk.be , dus voor alle netwerkleden uit ‘intermediaire organisaties’
Printklaar document, met mogelijkheid toevoegen logo en contactgegevens
Copy/paste van teksten voor eigen gebruik mits bronvermelding (logo innovatienetwerk en IWT)
Nieuwe cases : innovatiecases@innovatienetwerk.be
Communicatie met Innovatiecases
Netwerken en samenwerken in het netwerk
NetwerkingsinitiatievenVIN voor VIN
Kennismaken met VIN-netwerkledenNetwerkenSamenwerken en doorverwijzing bevorderen Juni 2010 : diensten en tool Innovatiecentra
COG werkgroep netwerking (VINvoorVIN, gps)COG werkgroep communicatie (innovatiecases)
Aankondigingen/verslagen in e-Nieuwsbrief van innovatienetwerk : verspreid op 1000 exemplaren (alle intermediairen leden van netwerk)
Eerste stappen in het netwerkwww.innovatienetwerk.be
Maak u kenbaar : registreren en profiel aanmaken
Maak uw project kenbaar : projectfichehttp://www.innovatienetwerk.be/zelf projectfiche aanmaken & updaten
E-alerts of RRS-feeds
Bezoek de website
Post nieuws – zet activiteiten in kalender – WIKI
Bezorg innovatiecases
Bezorg artikels voor de e-nieuwsbrief
27
Dank voor jullie aandacht &
succes met de projectuitvoering !!
Tot 30 juni :Peter Coucke pc@iwt.be 02/432.42.10
Vanaf 1 juli : Ria Bruynseels mbr@iwt.be 02/432.42.76
VIS Secretariaat :
Grietje Van Nijlen : gvn@iwt.be
Conny Van de Velde : cvdv@iwt.be