Post on 29-Jun-2015
description
Implementatie WMS bij de Universiteit van Tilburg
Jola G.B. Prinsen, project manager Library & IT Services
WMS Informatiebijeenkomst, 24 mei 2013
2
• Implementatieproject
o Analyse
o WCL implementatie
o WMS implementatie
• Leerpunten
Agenda
3
Implementatieproject
OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013
Projectdoelen
Functional requirements
Implementation WMS
Implementation WCL
4
5
Projectorganisatie
Project board
Project manager TiU
Project team TiU
Project manager
OCLC
Project team OCLC
6
• Hoofd acquisitie en catalogiseren
• Hoofd uitleen
• Toekomstig functioneel beheerders
• Technisch projectmanager
• Hoofd communicatie
• Applicatiebeheerder LBS3
• Applicatiebeheerder lokale databases
Samenstelling TiU projectteam
Projectplanning
6/2011-9/2011
Start project
7/2011
Project organization
9/2011
PID
9/2011-3/2012
9/2011-9/2012
Analysis phase
3/2012-8/2012
Implementation WCL
9/2012-3/2013
WCL aftercare
7
9/2012-2/2013
Implementation WMS
2/2013-3/2013
WMS aftercare
8
Analyse
OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013
Testen workflow
Workflow analysis
Test environment
Workflow testing
Gap analysisImpact analysis
Go / no go decision
9
152 WMS/WCL gaps by priority
BlockingVery neededNeededWishNot priori-tized
Gap analyse (status maart 2012)
152 WMS/WCL gaps by solution
Solved!WorkaroundRelease planningUnknown
10
• Eindgebruikersservice
o Go live alleen mogelijk aan begin collegejaar
• Voorwaarde: availability info (uit LBS3) moet beschikbaar komen in WCL
Start implementatiefase
WCL Go!
Click icon to add picture
11
• Business case (nog) niet valide
o Hosten LBS3 UvT
o Bezoek aan OCLC Dublin, OH
o Nieuwe releases afwachten
• Vertrouwen in OCLC
• Back-office systeem
o Go live mogelijk op ieder moment
Blijven in analysefase
WMS No go
Click icon to add picture
12
13
WCL implementatie
OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013
Uitdagingen WCL implementatie
• WP3 – Laden van metadata lokale databases
o Juiste methode en route vinden
o Niet 100% gelukt (repository, Brabant-databanken)
o Wel gelukt: TiU’s Online Contents, Scripties, full-text documenten in repository
• WP4 – Activeren e-collecties
o Geen tools om TiU link database met WCKBase te vergelijken
o Collecties PubGet/WCKBase niet altijd gelijk aan UvT licenties
o E-books moeten ook geactiveerd worden
14
15
Go live
• soft launch voor bibliotheekmedewerkers
• live voor de wereld
JUNE 2012
AUGUST 2012
16
WMS implementatie
OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013
Requirementsanalyse
152 requirements (November 2012)
Met after Feb 2013 release
Workaround
Release planning
Unknown
17
152 requirements (March 2012)
MetWorkaroundRelease planningUnknown
18
Beslissing eind november 2012
LIVE NA
FEBRUARI-RELEASE
19
Uitdagingen WMS Implementatie (1)
• WP2 – Acquisitie
o Serials management – workarounds en zorg voor personeel
o Workflow aanpassen
o Personeel trainen
• WP3 – Uitleen
o Interface met (retour)lendomaten
o Depotaanvragen (WCL en workflow)
o Workflow aanpassen
o Personeel trainen
20
Uitdagingen WMS Implementatie (2)
• WP4 – Interface UvT identity management system – WMS
o Lenerdata niet (!) in de cloud
o Beheer van gastlenerdata
o Dagelijkse update en wekelijkse reload
o Onmogelijkheid om lenerdata en uitleentransacties te deleten (juridische implicaties)
21
Uitdagingen WMS Implementatie (3)
• WP5 – Interface UvT SAP FiCo systeem – WMS
o WMS: bestel- en ontvangstsysteem
o SAP FiCo: alle financiële transacties
o Opschonen van leveranciersdata, budgetcodes verbeteren
VERTRAAGD
22
WP 10 – Data load (1)
• Overeenstemming over (iteratieve!) proces
o Specificatie
o Test loads
o Acceptatie load
o Productie load
• Besteed veel tijd aan specs!
• Werk nauw samen
• Plan handmatige correcties na de migratie
• Plan meer tijd dan je nodig denkt te hebben
23
WP 10 – Data load (2)
• Local Holding Records (exemplaarblokken)
o Lange doorlooptijd (90 dagen)
o Moeilijk om te testen (als WCL ‘kletst’ met LBS)
o Beperkte testsets beïnvloeden ‘testbaarheid’ van andere conversies
• Leveranciers, orders, leners, circulatietransacties
o Uitleenreglement mag niet conflicteren met circulatietransacties
o Schoon je data op vóór de migratie
o Test uitzonderingen
24
Leerpunten
OCLC Regional Council Meeting 26 February 2013
25
26
• Plan een kick-off bijeenkomst voor alle bibliotheekpersoneel
• Workflow analyseren is nuttig. Verbeter waar mogelijk
• Het is moeilijk het gevolg van gaps te kwantificeren
• E-collections activeren kost veel tijd
• Soms heb je deadlines nodig om mensen in beweging te krijgen
Leerpunten (1)
27
• Bespreek uitgebreid met OCLC wat je verwacht van technische en acceptatietesten
• Verrijk lokale metadata vooraf met PPN/OCN, IBSN/ISSN
• Plan tijd om workarounds te ontwikkelen
• Combineer de migratie naar WCL en WMS
• Interfaces ontwikkelen kost veel tijd en vereist specialisten bij bibliotheek én OCLC
Leerpunten (2)
28
Jola Prinsen
Project manager
Tilburg University
Library & IT Services
jola.prinsen@tilburguniversity.edu
Vragen?