Grootboek / General Ledger

Toelichting bij de financieel administratieve verwerking van in- en

verkoop mutaties in het “General Ledgar” van Navision

De presentatie gaat over

• 1 De financiële registraties binnen in- en verkoopproces• 2 Starten met de systematiek van de vastlegging• 3 Deze systematiek daarna toegepast op in- en verkoop• 4 Daarna de correcte boekingen (compleet en juist)• 5 Dan de verwerking op Balans en Resultatenrekening• 6 En aanvullend de verwerking van overige (kosten-)

boekingen

Deel 1

• De financiële administratie

– plaats in de organisatie– vastlegging van financiële mutaties– waardencreatie – uitgaande van het model van Porter

Waardenketentheorie van Porter:

Kijken naar de (afzonderlijke) processen in een organisatie in het licht van waardencreatie, op zoek naar competitive advantage.

Primaire activiteiten

Ondersteunende activiteiten

Primaire activiteiten

Administratie van de waarden(-creatie) mbt de primaire activiteiten

Deel 2

• Naar een systematiek van:

– de registratie van mutaties bij in- en uitgaande

logistiek, – door middel van bij- en afboekingen,– uiteindelijk vastgelegd in toe- en afnames van

de (geld-) waarden.

• De registratie van de vorderingen op de klant en

• De registratie van betalingsverplichtingen richting de leverancier.

Administratie van in- en uitgaande waarden, door vastlegging van geld-/ waardenmutaties

Bij: Af:

Registratie van de mutaties in de voorraden: (grondstof / halffabrikaat of eindproduct)

Bij: Af:

10 stuks 6 stuks

Registratie van de mutaties in de voorraden: (grondstof / halffabrikaat of eindproduct)

Bij: Af:

10 stuks 6 stuks

Saldo 4

Registratie van de mutaties in de voorraden: (grondstof / halffabrikaat of eindproduct)

Registratie in aantallen ( 10 stuks er bij, en 6 stuks af, saldeert in 4 stuks)

Bij: Af:

10 stuks 6 stuks

Saldo 4

Registratie van de mutaties in de voorraden: (grondstof / halffabrikaat of eindproduct)

Bij: Af:

€10000 € 6000

€ 4000

Registratie van de mutaties in de voorraden: (grondstof / halffabrikaat of eindproduct)

Registratie in waarden 10 * €1000 er bijen 6 * €1000 er af, saldeert in * €4000 .

Toename Afname

€10000 € 6000

€ 4000

Tegenover de goederen-waarden stroom

staat de waardenstroom in geld

Bij: Af:

7000 2000

Bij: Af:

7000 2000

Bij: Af:

7000 2000

5000

Bij: Af:

€ 2800

Onze vordering op de klant:

(van bijvoorbeeld € 2800,-)

Bij: Af:

€ 2800 € 2800

En de ‘afboeking’ bij betaling:

(van bijvoorbeeld € 2800,-)

Toename Afname

€10000 € 6000

€ 4000

Toename Afname

€10000 € 6000

€ 4000

Bij: Af:

€3000 € 2000

€7000 € 8000

Bij: Af:

€3000 € 2000

€7000 € 8000

Toename Afname

€10000 € 6000

€ 4000

Bij: Af:

€ 2800 € 2800

€ 0

Bij: Af:

€3000 € 2000

€7000 € 8000

Toename Afname

€10000 € 6000

€ 4000

Bij: Af:

€ 2800 € 2800

€ 0

Administratie van mutaties in rekeningen van bezit.

Administratie van mutaties in een rekening van schuld.

Af: Bij:

€ 1500

Administratie van mutaties in een rekening van schuld.

Ontvangst van de factuur. (=toename van de schuld)

Af: Bij:

€ 800 € 1500

€700

Administratie van mutaties in een rekening van schuld.

Betaling vaneen deel van de factuur. (=afname van de schuld)

Deel 3

• Systematiek van registratie in samenhang toegepast op:

– Inkoop: goederen ontvangst en betaling, – Verkoop: goederen afgifte en ‘geld - inning’

Inkoop: factuur en goederen ontvangst

(vb: ter waarde van € 4.000 )

goederen

betalingsverplichting

+

+

verkoop: factuur en goederen verzonden

(vb: omzet van € 5.000 )

Goederen afgifte

Vordering op klant

+

-

Betaling aan leverancier: (schuld vermindert)

(vb: ter waarde van € 4.000 )

Schuld neemt af

Geld overgemaakt

-

-

Innen openstaande post:

(vb: ter waarde van € 5.000 )

Vordering vervalt

Geld wordt ontvangen+

-

Inkoop: factuur en goederen ontvangst

(vb: ter waarde van € 4.000 )

goederen

betalingsverplichting

4000

4000

verkoop: factuur en goederen verzonden

(vb: omzet van € 5.000 )

Goederen afgifte

Vordering op klant

4000

4000 3000

5000

2000 ?De registratie van dit verkoopresultaat lossen we dadelijk op….

Betaling aan leverancier: (schuld vermindert)

(vb: ter waarde van € 3.000 )

Schuld neemt af

Geld overgemaakt

4000

4000 3000

5000

2000

4000

4000

Innen openstaande post:

(vb: ter waarde van € 5.000 )

Vordering vervalt

Geld wordt ontvangen

4000

4000 3000

5000

5000

4000 5000

4000

2000

Boekingsfeit:

Deel 4

De correcte verwerking van mutaties

• Administratie verwerking (vastlegging in de financiële administratie) van:– Inkoop: goederen ontvangst en betaling– Verkoop: goederen afgifte en ‘geld - inning’

• Uitgebreid met.. – de registratie van BTW-verplichting en– vastlegging van verkoopresultaat.

Boekingsfeit inkoop:Factuur: € 4000,- BTW 19%: € 760,-Totaal: € 4760,-

Boekingsfeit inkoop:Factuur: € 4000,- BTW 19%: € 760,-Totaal: € 4760,-

4760

4000

760

Boekingsfeit inkoop:Factuur: € 4000,- BTW 19%: € 760,-Totaal: € 4760,-

4760

4000

760

Voorraden 4000

Te vorderen BTW 19% 760

Crediteuren 4760

Boekingsfeit:

Factuur: € 3000,-

BTW 19%: € 57,-

Totaal: € 3057,-

4760

4000

760

4760

4000

760

Boekingsfeit verkoopfactuur:Omzet goederen (*): € 5000,- BTW 19%: € 950,-Totaal: € 5950,-(waarde goederen € 3000,- )

4760

4000

760

3000

5950

2000

950 Boekingsfeit verkoopfactuur:Omzet goederen (*): € 5000,- BTW 19%: € 950,-Totaal: € 5950,-(waarde goederen € 3000,- )

4760

4000

760

3000

5950

3000

950

5000

Boekingsfeit verkoopfactuur:Omzet goederen (*): € 5000,- BTW 19%: € 950,-Totaal: € 5950,-(waarde goederen € 3000,- )

4760

4000

760

3000

5950

3000

950

5000

Boekingsfeit verkoopfactuur:Omzet goederen (*): € 5000,- BTW 19%: € 950,-Totaal: € 5950,-(waarde goederen € 3000,- )

4760

4000

760

3000

5950

3000

950

5000

Boekingsfeit verkoopfactuur:Omzet goederen (*): € 5000,- BTW 19%: € 950,-Totaal: € 5950,-(waarde goederen € 3000,- )

Debiteuren 5950

Te betalen BTW 19% 950

Omzet 5000

Kostprijs omzet 3000

Voorraad 3000

4760

4000

760

3000

5950

3000

950

5000

Boekingsfeit verkoopfactuur:Omzet goederen (*): € 5000,- BTW 19%: € 950,-Totaal: € 5950,-(waarde goederen € 3000,- )

Debiteuren 5950

Te betalen BTW 19% 950

Omzet 5000

Kostprijs omzet 3000

Voorraad 3000

4760

4000

760

3000

5950

3000

950

5000

4760

4000

760

3000

5950

3000

950

5000

Boekingsfeit deelbetaling klant

Per Bank ontvangen: € 3450,-

Bank 3450

Debiteuren 3450

3450

3450

4760

4000

760

3000

5950

3000

950

5000

Boekingsfeit: deelbetaling aan leverancier

Per Bank betaald: € 2760,-

Crediteuren 2760

Debiteuren 2760

3450

3450

2760

2760

4760

4000

760

3000

5950

3000

950

5000

3450

3450

2760

2760

4760

4000

760

3000

5950

3000

950

5000

3450

3450

2760

2760

2000

4000

760

3000

5950

3000

950

5000

3450

3450 2760

2000

4000

760

3000

5950

3000

950

5000

3450

3450 2760

2000

4000

760

3000

5950

3000

950

5000

3450

3450 2760

2000

4000

760

3000

5950

3000

950

5000

3450

690

2000

4000

760

3000

5950

3000

950

5000

3450

690

2000

4000

760

3000

5950

3000

950

5000

3450

690

2000

1000

7605950

3000

950

5000

3450

690

2000

1000

7605950

3000

950

5000

3450

690

2000

1000

7605950

3000

950

5000

3450

690

2000

1000

7602500

3000

950

5000

690

2000

1000

7602500

3000

950

5000

690

Deel 5

Naar Balans en Verlies- & Winstrekening

• Presentatie van de saldi van bezittingen en schulden ten behoeve van financiële besluitvorming en externe verantwoording

2000

1000

760

2500

3000

950

5000

690

2000

1000

760

2500

3000

950

5000

690

Saldo winst:

2000

2000

1000

760

2500

3000

950

5000

690

Saldo winst:

2000 ?

Deel 6

De financiële registraties (vanuit de operationele processen) aangevuld met de boekingen van overige kosten (en baten)

• De afsluiting van de periode en de berekening van het perioderesultaat betekent ook dat:– de kosten van de opgeofferde activa en– de kosten van het verschaft vermogen verwerkt moeten

worden.• Een deel van de winst gaat tenslotte naar de eigenaar van

de onderneming / de aandeelhouders.

Vaste Activa:

Vaste Activa:

Verbruik van de Activa als kosten geboekt

Lang Vreemd Vermogen

Lang Vreemd Vermogen

Rente / interest kosten van het vreemd Vermogen

saldo