Grip  op  de  agendaSyllabus  Plus  roosters  geïntegreerd  in  je  agenda

Rik  van  WijkManager  Functioneel  Beheer  en  Informatiemanagement  

OnderwijslogistiekHogeschool  Utrecht

Marco  KrikkePartnerEveoh

HO-­‐link  2015,  18  juni  2015

Agenda§ Welkom§ Probleemstelling§ Voordelen  directe  koppeling§ Demonstratie§ Privacy  &  Security§ Q&A

Probleemstelling§ Rooster  mist  in  agenda§ Inefficiënt  afspraken  plannen

1. Geen  beschikbaarheidsinformatie2. Incomplete  presence informatie3. Roosterwijzigingen  te  laat  zichtbaar

Wat  is  MyTimetable?§ Presentatie  roosters

§Web§Mobiel§ Portals  /  apps /  room  display  /  et  cetera§ Conceptroosters

§ Direct  gekoppeld  op  roostersysteem

Wat  is  MyTimetable?§ Roosters  personaliseren

§ Zelf  roosters  toevoegen  (vak,  studieprogramma,  …)§Werkgroepen  kiezen§ Automatisch:  data  uit  externe  systemen  (SIS)

§ Of:  direct  persoonlijk  rooster  uit  roostersysteem

Wat  is  MyTimetable?§ Integratie  roosters

§ Kalenderapplicaties  (Outlook,  Google  Calendar,  iOS,  …)§ ELO  (Blackboard,  Sakai,  …)§ Externe  applicaties  (via  REST  API)

Incomplete  beschikbaarheidsinformatie

Docent  A:  werkagenda  met  een  aantal  afspraken

Docent  B:  werkagenda  met  een  aantal  afspraken.  Rooster  niet  gekoppeld,  incomplete  agenda.

Docent  B:  rooster  in  MyTimetable

Docent  B:  rooster  koppelen  via  MyTimetable  (iCalendar abonnement)

Docent  B:  rooster  verschijnt  als  losse  agenda

Alleen  vrij  tijdslot  voor  afspraak  aan  begin  en  einde  van  de  dag

Docent  A Docent  B

Via  iCalendarabonnement

Beschikbaar

Beschikbaar

Roosteractiviteiten  niet  zichtbaar  bij  Docent  B,  onterecht  als  beschikbaar  weergegeven.

Docent  A Docent  B

Activiteiten  uit  rooster  missen!

Verversingsfrequentie§ Verversingsfrequentie

§ Eigen  clients  (Outlook,  telefoon)§ Cloud  clients  (O365,  Google  Calendar)

Verversingsfrequentie  eigen  client§ Koppeling  via  eigen  client

§Microsoft  Outlook§ Apple  Calendar§ iOS

§ Verversing  deels  zelf  te  bepalen§ Enige  controle

Verversingsfrequentie  cloud  client§ Koppeling  via  Cloud

§ Outlook.com§Microsoft  Office  365§ Google  Calendar§ iCloud§ Android  (via  Google)

§ Cloudprovider  bepaalt  verversing§ Geen  controle

Verversingsfrequentie  cloud client

Nadelen§ Nadelen  zonder  koppeling:

§ Veel  tijd  nodig  voor  overleggen  /  afstemmen  /  bellen§ iCalendar abonnement:  Twee  agenda’s  per  persoon  § Vaste  overleg  dagdelen  vaak  niet  toereikend§ Letterlijk  overtikken  rooster  in  agenda

Voorbeeld  nadelen§ Inplannen  incidenteel  overleg  40  docenten:  

§ 4  uur  tijd  voor  afstemming  door  secretariaat§ 4  uur  tijd  voor  afstemming  bij  docenten§ Paar  keer  per  onderwijsblok,  maal  het  aantal  opleidingen  van  een  instelling

§ 41  mensen  zijn  dus  bezig  met  een  afspraak  maken!

Voordelen§ Roosters  wel  in  agenda?  è 1  persoon  is  paar  minuten  bezig  voor  dezelfde  afspraak

Agenda  direct  koppelen  aan  Office  365

Agenda  direct  koppelen  aan  Office  365

Agenda  gekoppeld  aan  Office  365

Docent  B:  rooster  verschijnt   in  hoofdagenda

Rooster  Docent  B  onderdeel  geworden  van  agenda

Docent  A Docent  B

Rooster  direct  in  agenda

Beschikbaar

Beschikbaar

Roosteractiviteiten  nu  wél  zichtbaar  bij  Docent  B

Docent  A Docent  B

✔

Gebruiker  mag  afspraken  verplaatsen  of  verwijderen  in  agenda.  Oplossing:  handmatige  hersynchronisatie.

Alleen  de  roosters  synchroniseren  die  in  agenda  moeten  verschijnen

Verversingsfrequentie• Pull  methode– iCalendar abonnement– Client  initieert  verversing– Client  bepaalt  verversingsfrequentie

• Nieuw:  Push  methode– MyTimetable  initieert  verversing– Nu:  dagelijks– Nu:  bij  veranderen  profiel– Binnenkort:  alleen  roosterwijzigingen  doorvoeren

Ondersteuning  voor§ Microsoft  Exchange  (on  premises)§ Microsoft  Office  365§ Google  Apps for Education§ Google  Calendar

§ Nog  niet  geïmplementeerd:§ Outlook.com

Opt-­‐in  /  out-­‐out  /  verplichtOpt-­‐in• Gebruiker  koppelt  eenmalig  in  

MyTimetable

Opt-­‐out• Koppeling  standaard  ingeschakeld• Gebruiker  kan  koppeling  uitschakelen

Verplicht• Instelling  verplicht  gebruik• Gebruiker  kan  koppeling  niet  

uitschakelen

Privacy  &  Security§ Hoe  verkrijgt  MyTimetable  toegang  tot  agenda?

§ Beste  scenario  Exchange  /  Office  365:§ Delegation-­‐rechten  voor  service  account

§ Scenario  bij  Google  Apps for Education:§ OAuth: expliciete  toestemming  door  gebruiker§ Toegang  centraal  geregeld  door  instelling

Wie  en  wat  nodig  voor  implementatie§ IT:  technische  ondersteuning  (service  accounts,  et  cetera)§ Security  Officer:  controle  /  check§ Helpdesk  &  gebruikersondersteuning:  handleiding  /  instructie  volstaat

§ Bij  opt-­‐out  /  verplichte  koppeling:  check  JZ  op  reglement

Wie  en  wat  nodig  voor  implementatie§ Eindgebruiker:  heeft  normaal  gesproken  genoeg  aan  helppagina

§ Roosteraar:  waarschijnlijk  geen  impact  (afhankelijk  van  takenverdeling)

Samengevat§ Voordelen  directe  koppeling  rooster  met  agenda:

§ Complete  agenda  i.v.m.  beschikbaarheidsinformatie§ Presence zichtbaar  in  Lync  /  Skype  for Business§ Verversing  onder  controle

§ Opt-­‐in  vs.  opt-­‐out  vs.  verplichte  koppeling§ Security:  minimale  toegang  tot  gevoelige  gegevens§ Ondersteuning  voor  Exchange,  Office  365,  Google  Apps for Education en  Google  Calendar

§ Off-­‐the-­‐shelf beschikbaar

ContactRik  van  Wijkrik.vanwijk@hu.nl

Marco  Krikkemarco@eveoh.nlhttps://mytimetable.net

Office  365  /  Exchange§ Service  account  met  impersonation rechten

§Mag  alles:  mail  lezen,  alle  afspraken  wijzigen

Office  365  /  Exchange§ Service  account  met  delegation rechten

§ Alleen  leestoegang  tot  agenda§Wijzigen  en  verwijderen  ‘eigen’  afspraken§ Toegang  tot  agenda:

§Vooraf  ingesteld  door  instelling§Door  gebruiker  in  te  stellen  (eenmalig  user/pass  invoeren)

Google  Apps for Education§ OAuth met  expliciete  instemming  gebruiker§ Toegang  centraal  geregeld  door  instelling