Grip op de agenda; Syllabus Plus roosters geïntegreerd in je agenda - Rik van Wijk en Marco Krikke...
42
Grip op de agenda Syllabus Plus roosters geïntegreerd in je agenda Rik van Wijk Manager Functioneel Beheer en Informatiemanagement Onderwijslogistiek Hogeschool Utrecht Marco Krikke Partner Eveoh HOlink 2015, 18 juni 2015
Transcript of Grip op de agenda; Syllabus Plus roosters geïntegreerd in je agenda - Rik van Wijk en Marco Krikke...
Grip op de agendaSyllabus Plus roosters geïntegreerd in je agenda
Rik van WijkManager Functioneel Beheer en Informatiemanagement
OnderwijslogistiekHogeschool Utrecht
Marco KrikkePartnerEveoh
HO-‐link 2015, 18 juni 2015
Agenda§ Welkom§ Probleemstelling§ Voordelen directe koppeling§ Demonstratie§ Privacy & Security§ Q&A
Probleemstelling§ Rooster mist in agenda§ Inefficiënt afspraken plannen
1. Geen beschikbaarheidsinformatie2. Incomplete presence informatie3. Roosterwijzigingen te laat zichtbaar
Wat is MyTimetable?§ Presentatie roosters
§Web§Mobiel§ Portals / apps / room display / et cetera§ Conceptroosters
§ Direct gekoppeld op roostersysteem
Wat is MyTimetable?§ Roosters personaliseren
§ Zelf roosters toevoegen (vak, studieprogramma, …)§Werkgroepen kiezen§ Automatisch: data uit externe systemen (SIS)
§ Of: direct persoonlijk rooster uit roostersysteem
Wat is MyTimetable?§ Integratie roosters
§ Kalenderapplicaties (Outlook, Google Calendar, iOS, …)§ ELO (Blackboard, Sakai, …)§ Externe applicaties (via REST API)
Incomplete beschikbaarheidsinformatie
Docent A: werkagenda met een aantal afspraken
Docent B: werkagenda met een aantal afspraken. Rooster niet gekoppeld, incomplete agenda.
Docent B: rooster in MyTimetable
Docent B: rooster koppelen via MyTimetable (iCalendar abonnement)
Docent B: rooster verschijnt als losse agenda
Alleen vrij tijdslot voor afspraak aan begin en einde van de dag
Docent A Docent B
Via iCalendarabonnement
Beschikbaar
Beschikbaar
Roosteractiviteiten niet zichtbaar bij Docent B, onterecht als beschikbaar weergegeven.
Docent A Docent B
Activiteiten uit rooster missen!
Verversingsfrequentie§ Verversingsfrequentie
§ Eigen clients (Outlook, telefoon)§ Cloud clients (O365, Google Calendar)
Verversingsfrequentie eigen client§ Koppeling via eigen client
§Microsoft Outlook§ Apple Calendar§ iOS
§ Verversing deels zelf te bepalen§ Enige controle
Verversingsfrequentie cloud client§ Koppeling via Cloud
§ Outlook.com§Microsoft Office 365§ Google Calendar§ iCloud§ Android (via Google)
§ Cloudprovider bepaalt verversing§ Geen controle
Verversingsfrequentie cloud client
Nadelen§ Nadelen zonder koppeling:
§ Veel tijd nodig voor overleggen / afstemmen / bellen§ iCalendar abonnement: Twee agenda’s per persoon § Vaste overleg dagdelen vaak niet toereikend§ Letterlijk overtikken rooster in agenda
Voorbeeld nadelen§ Inplannen incidenteel overleg 40 docenten:
§ 4 uur tijd voor afstemming door secretariaat§ 4 uur tijd voor afstemming bij docenten§ Paar keer per onderwijsblok, maal het aantal opleidingen van een instelling
§ 41 mensen zijn dus bezig met een afspraak maken!
Voordelen§ Roosters wel in agenda? è 1 persoon is paar minuten bezig voor dezelfde afspraak
Agenda direct koppelen aan Office 365
Agenda direct koppelen aan Office 365
Agenda gekoppeld aan Office 365
Docent B: rooster verschijnt in hoofdagenda
Rooster Docent B onderdeel geworden van agenda
Docent A Docent B
Rooster direct in agenda
Beschikbaar
Beschikbaar
Roosteractiviteiten nu wél zichtbaar bij Docent B
Docent A Docent B
✔
Gebruiker mag afspraken verplaatsen of verwijderen in agenda. Oplossing: handmatige hersynchronisatie.
Alleen de roosters synchroniseren die in agenda moeten verschijnen
Verversingsfrequentie• Pull methode– iCalendar abonnement– Client initieert verversing– Client bepaalt verversingsfrequentie
• Nieuw: Push methode– MyTimetable initieert verversing– Nu: dagelijks– Nu: bij veranderen profiel– Binnenkort: alleen roosterwijzigingen doorvoeren
Ondersteuning voor§ Microsoft Exchange (on premises)§ Microsoft Office 365§ Google Apps for Education§ Google Calendar
§ Nog niet geïmplementeerd:§ Outlook.com
Opt-‐in / out-‐out / verplichtOpt-‐in• Gebruiker koppelt eenmalig in
MyTimetable
Opt-‐out• Koppeling standaard ingeschakeld• Gebruiker kan koppeling uitschakelen
Verplicht• Instelling verplicht gebruik• Gebruiker kan koppeling niet
uitschakelen
Privacy & Security§ Hoe verkrijgt MyTimetable toegang tot agenda?
§ Beste scenario Exchange / Office 365:§ Delegation-‐rechten voor service account
§ Scenario bij Google Apps for Education:§ OAuth: expliciete toestemming door gebruiker§ Toegang centraal geregeld door instelling
Wie en wat nodig voor implementatie§ IT: technische ondersteuning (service accounts, et cetera)§ Security Officer: controle / check§ Helpdesk & gebruikersondersteuning: handleiding / instructie volstaat
§ Bij opt-‐out / verplichte koppeling: check JZ op reglement
Wie en wat nodig voor implementatie§ Eindgebruiker: heeft normaal gesproken genoeg aan helppagina
§ Roosteraar: waarschijnlijk geen impact (afhankelijk van takenverdeling)
Samengevat§ Voordelen directe koppeling rooster met agenda:
§ Complete agenda i.v.m. beschikbaarheidsinformatie§ Presence zichtbaar in Lync / Skype for Business§ Verversing onder controle
§ Opt-‐in vs. opt-‐out vs. verplichte koppeling§ Security: minimale toegang tot gevoelige gegevens§ Ondersteuning voor Exchange, Office 365, Google Apps for Education en Google Calendar
§ Off-‐the-‐shelf beschikbaar
Office 365 / Exchange§ Service account met impersonation rechten
§Mag alles: mail lezen, alle afspraken wijzigen
Office 365 / Exchange§ Service account met delegation rechten
§ Alleen leestoegang tot agenda§Wijzigen en verwijderen ‘eigen’ afspraken§ Toegang tot agenda:
§Vooraf ingesteld door instelling§Door gebruiker in te stellen (eenmalig user/pass invoeren)
Google Apps for Education§ OAuth met expliciete instemming gebruiker§ Toegang centraal geregeld door instelling
