Les 14

Formulieren makenIn deze les leert u een hoe u met velden een invulformulier voor een telefoon-notitie maakt. Hierbij wordt gebruikgemaakt van velden, secties en beveiliging. Daarvoor moet wel een extra tabblad, namelijk Ontwikkelaars, worden ingescha-keld.

Een formulierUkentzewaarschijnlijkwel,dienotitieblokjesvoorhetnoterenvaneente-lefoongesprek.Eenaantalvandiegegevens,zoalsdedatum,tijdendegenemetwiehetgesprekisgevoerd,komtiederekeerterug.Ukuntdezeformulie-renvervangendooreenformulierinWord.Inhetformuliermaaktugebruikvaneenkeuzelijstomdepersoonendeafdelingteselecterenvoorwiedeno-titiebestemdis.Datumentijdwordenuiteraardautomatischingevuldzodrahetformulierwordtgeopend.Ookiserruimteomdenaamvandecontactper-soonenhetbedrijfintevullen.Metaankruisvakjeskuntuaangevenhoeergereageerdmoetwordenenwelkeprioriteitdeboodschapheeft.

Hetonderstedeelvanhetformulierkangebruiktwordenvooreenkortge-spreksverslag.Nahetinvullenkanhetformulieropgeslagenworden,maarookmeteenpere-mailnaardedesbetreffendepersoonwordenverstuurd.

Inafbeelding14.1zietueenvoorbeeldvandetelefoonnotitie.

Les 14224

Afbeelding 14.1 Detelefoonnotitiealingevuld.

PaginaopmaakVeelvandezenotitieszijnletterlijkkattenbelletjes.Erisnietveelpapiervoornodig.DaaromwordtvoorhetpapierformaatgebruikgemaaktvanA5-papier.

Depaginawordtvoorzienvaneenpaginarandeneriseenscheidingtussenhetgedeeltemetdegegevensenhetgespreksverslag.Omdegegevensnetjesuittelijnenwordtgebruikgemaaktvaneentabel.Indeoefeninggaatudepaginavolgensdezewensenopmaken,detekstenplaatsenendetabelaan-maken.

1. Begineennieuw,leegdocument.

2. KlikophettabbladPagina-indeling.

3. KlikindegroepPagina-instellingopFormaat.

4. Klikop:A5(148×210mm.)

5. KlikopdeknopMarges.

6. KlikopAangepaste marges.

7. Wijzigdeboven-,onder-,linker-enrechtermargein:1,5 cm.

8. KlikopOK.

9. KlikindegroepPagina-achtergrondopdeknopPaginaranden.

10. KlikophettabbladPaginarand.

11. KlikonderInstellingopKader.

12. KlikopOK.

225Formulieren maken

Afbeelding 14.2 Pasdemargesaan.

Uhebtnudepaginaopgemaaktinhetjuisteformaatenhetkadergeplaatst.NuvoegenwedetekstTelefoonnotitieendetabelvoordegegevenstoe.

1. Typ:Telefoonnotitie.

2. DrukopEnter.

3. KlikophettabbladStart.

4. KlikinhetwoordTelefoonnotitieenselecteerpuntgrootte:22.

5. KlikopCentreren.

6. Verplaatsdecursoréénregelnaarbeneden.

7. KlikophettabbladInvoegen.

8. KlikopTabel.

9. Wijzighetaantalkolommenin:4.

10. Wijzighetaantalrijenin:8.

11. Neemnudetekstenoverindetabelvolgenshetvolgendevoorbeeld.

Les 14226

Voor Afdeling

Datum Tijd

Gesprokenmet

Dhr/mevr.

Bedrijf

Betreft

Reactieper telefoon E-mail Brief

Prioriteit Hoog Normaal Laag

12. Selecteerdelaatstedriecelleninderijwaarinstaat:Gesproken met.

13. KlikophettabbladIndelingopCellen samenvoegen.

14. Selecteerdetweelaatstecelleninderijvan:Dhr/mevr.

15. KlikopCellen samenvoegen.

16. Selecteerdedriecellenachter:Bedrijf.

17. KlikopCellen samenvoegen.

18. Selecteerdedriecellenachter:Betreft.

19. KlikopCellen samenvoegen.

Detabelisnugevuldmetdetoelichtendeteksten.Ukuntdeteksteneven-tueelnetterlatenuitkomendoormetdekolomofrijrandenteslepen.Inhetvoorbeeldiseenscheidinggemaakttussendebovenstetweerijenenderestvandetabel,doordederderijwatnaarbenedenteslepen.

Hetismooieralsergeenrandenwordengebruikt.

1. Selecteerdeheletabel.

2. KlikophettabbladOntwerpen.

3. KlikopdekeuzepijlvandeknopRanden.

4. KlikopGeen rand.

Cellen selecteren Ukunteenrijselecterendoordecursornetvoordierijteplaatsen.Decursorwordtdaneenwittepijldieschuinnaarrechtsboven wijst. Eén keer klikken en de hele rij is geselecteerd.Cellennaastelkaarselecteertudooroverdecellenteslepen.

Cellen selecteren Ukunteenrijselecterendoordecursornetvoordierijteplaatsen.Decursorwordtdaneenwittepijldieschuinnaarrechtsboven wijst. Eén keer klikken en de hele rij is geselecteerd.Cellennaastelkaarselecteertudooroverdecellenteslepen.

227Formulieren maken

Afbeelding 14.3 Denotitietotzover.

OntwikkelaarsInWordkunnenwemetveldenwerken.Denkhierbijaanvakjesdie‘aange-vinkt’kunnenwordenofkeuzelijsten.Alleenstaatdezeoptiestandaardnietaan.Voorgebruikersdieditinvoorgaandeversieshebbengedaan:daargebruikteuhiervoordewerkbalkFormulieren.HetiseenoptiedieaangezetmoetwordenenmenheeftdezeoptieOntwikkelaarsgenoemd.

1. KlikopdeOffice-knop.

2. KlikopOpties voor Word.

3. KlikinhetvakjevoorTabblad Ontwikkelaarsop het lint weergeven.

4. KlikophettabbladOntwikkelaars.

5. Bekijkdenieuweknoppen.

Tekst met of zonder opmaakDemeesteveldenindetelefoonnotitiezullenuittekstbestaan,waarvanvantevorennietbekendishoeveelteksthetzalzijn.UgebruiktdaarvoorhetveldTekst.Deeersteknopindegroepbesturingselementenwordtgebruiktomeentekstvakmetopmaakmogelijkhedenteplaatsen;detweedeknopiswateenvoudiger,namelijkzonderopmaak.Indeoefeningzorgtuvooreentoe-lichtendetekstindevelden.

Les 14228

Afbeelding 14.4 Laatdattabbladmaarzien.

Afbeelding 14.5 DeknoppenvanhettabbladOntwikkelaars.

Datum en tijdDeveldenvoordedatumplaatstudoormiddelvaneenmenu,namelijkIn-voegen,Veld.DaarnakiestudeDatum en de tijd.Ukiestervooromhetveldtelatenbijwerken.Bijhetmakenvaneennieuwdocumentopbasisvandesjabloonwordendanautomatischdehuidigedatumentijdingevoegd.

Sjabloon Hetformulierwordtopgeslagenalseensjabloon.Zodoendewordtdedatumvastgelegdophetmomentdatuhetnieuwedocumentopbasisvandezesjabloonmaakt.

Sjabloon Hetformulierwordtopgeslagenalseensjabloon.Zodoendewordtdedatumvastgelegdophetmomentdatuhetnieuwedocumentopbasisvandezesjabloonmaakt.

229Formulieren maken

KeuzelijstErisaangenomendatuvooreenvastteamvanpersonenwerkt,inditgevalviermensen.Dezemensenwerkenopeenvandevolgendedrieafdelingen:Administratie,FinanciënenPersoneel.Daaromwordtdenaamendeafde-linguiteenkeuzelijstgehaald.Ditisdeeersteknopopdetweederij:devervolgkeuzelijst.Uhoeftalleenmaartekiezenuiteenvandenamenofaf-delingen.Ditwerktsnellerenvoorkomttypefouten.

AankruisvakjeBijdegewenstereactieendeprioriteitisgebruikgemaaktvaneenaankruis-vakje,inWord-termeneenselectievakje.Ukuntzo’nvakjeaan-ofuitzettendoorerinteklikkenofdespatiebalktegebruiken.Ditknopjeziteenbeetjeverstopt,namelijkindelaatsteknopindetweederij.

Indevolgendeoefeningwordendeveldengeplaatstenzonodigvoorzienvantoelichtingeninhoud.

1. Klikindecelrechtsnaast:Voor.

2. KlikopdeknopVervolgkeuzelijst(tweederij,eersteknop).

3. KlikopdeknopEigenschappen.

4. Hetvenstervoorhetinvoegenvandeeigenschappenverschijnt.

5. TypbijTitel:Voor.

6. KlikopdeknopToevoegen.

7. TypinhetvensterKeuze toevoegenbijWeergavenaamdevolgendenaam:Roel Alofs.(DeinhoudvanhetveldWaardewordtmeteenge-vuldmetdezelfdenaam.)

8. KlikopOK.

9. Voegzoookdevolgendenamentoe:Cees Baars,Jos Brokkelkamp,Jan Zwart.

10. Verwijderdeeerstetekst.

11. KlikopOK.

12. Klikindecelrechtsnaast:Afdeling.

13. KlikopdeknopVervolgkeuzelijst.

14. KlikopdeknopEigenschappen.

15. TyponderItemdevolgendetekst:Administratie.

16. KlikopToevoegen.

Les 14230

Afbeelding 14.6 Denamenzijntoegevoegdaandelijst.

17. Voegzoookdevolgendeafdelingentoe:FinanciënenPersoneel.

18. KlikopOK.

19. Klikrechtsnaast:Datum.

20. KlikophettabbladInvoegen.

21. KlikindegroepTekstopdeknopDatum en tijd.

22. Selecteereendatumnotatiebijvoorbeelddeeerstenotatie.

23. ZorgervoordatereenvinkjestaatbijAutomatisch bijwerken.

24. KlikopOK.

25. VoegopdezelfdemanierrechtsnaastdetekstTijddetijdin.(ControleerookhetvinkjebijAutomatisch bijwerken.)

26. KlikrechtsnaastdetekstDhr/mevr.

27. MaakhiereenvervolgkeuzelijstmetdetweemogelijkhedenDhr.ofMevr.

28. Klikinhetvolgendevakrechts.

29. KlikopdeknopTekst met opmaak.

30. KlikopdeknopEigenschappen.

31. TypbijTitel:Contactpersoon.

231Formulieren maken

32. KlikinhetvakjevoorAndere stijl gebruiken voor de opmaak van inhoud.

Afbeelding 14.7 Voegdedatumtoe.

33. SelecteerbijStijldeoptieSubtiele benadrukking.

34. KlikopOK.

35. KlikinhetvakrechtsnaastBedrijf.

36. MaakeentekstvakmetalstitelNaam bedrijf.

37. KlikopdeknopNieuwe stijl.

38. KlikinhetnieuwevensteropdeknopOpmaak.

39. KlikindelijstopLettertype.

40. KlikbijEffecteninhetvakjevoorHoofdletters.

41. KlikopOK enherhaaldittotdatuhetformulierweerziet.

42. KlikinhetvakrechtsnaastBetreft.

43. MaakeentekstvakmetalstitelOnderwerpenkiesalsstijlZwaar.

44. KlikindecelvoordeTvanTelefoon.

45. KlikopdeknopOudere hulpprogramma’s.

46. Klikopdetweedeknop:Selectievakje.

47. Doeditookbijdeanderevakkenindelaatstetweerijen.

Les 14232

Sectie-einde invoegenDeveldenvoorhetformulierzijnallemaalgeplaatst.Hetformulierisnubijnaklaar.Ukuntpasgebruikmakenvanveldenineenformulieralsuhetformu-lierbeveiligt.Maaronderinmoetuvrijkunnentypen.Datbetekentdatereensectie-eindeaangebrachtmoetworden.Hetbovenstedeel,metdetabel,iseenbeveiligddeelmetdeformuliervelden;hetonderstedeeliseenstukwaaringeenbeveiliginggeldt.

1. Plaatsdecursoronderdetabel.

2. Typdetekst:Korte inhoud van het gesprek:

3. DrukeenmaalopEnter.

4. KlikophettabbladPagina-indeling.

5. KlikopEindemarkeringen.

6. SelecteeronderSectie-eindendeoptieDoorlopend.

BeveiligingPasnahetinschakelenvandebeveiliging,waarbijuaangeeftdathetformu-liermagwordeningevuld,kangebruikwordengemaaktvandeingevoegdevelden.

1. KlikindegroepBeveiligenopdeknopDocument beveiligen.

2. KlikopOpmaak en bewerking beperken.

3. HettaakvensterOpmaak en bewerking beperkenverschijnt.

4. Plaatsbij2. BewerkingsbeperkingeneenvinkjebijAlleen bewerkin-gen van dit type toestaan in het document.

5. Selecteerbijdekeuzepijldeoptie Formulieren invullen.

6. KlikopdeknopSecties selecteren.

7. VerwijderinhetnieuwevensterBeveiliging van sectieshetvinkjebijsectie 2.

8. KlikopOK.

9. Klikbij3. Afdwingen startenopJa, afdwingen van beveiliging star-ten.

10. Geefeventueeleenwachtwoordop(inhetvoorbeeldwordtditachter-wegegelaten)enklikopOK.

233Formulieren maken

Afbeelding 14.8 Alleensectie1moetwordenbeveiligd.

Afbeelding 14.9 Steldebeveiliginginenstartdeze.

Alsudeknoppengoedbekijkt,zietudatdebeveiligingmeteeneffectheeft.Ukuntgeenveldenmeertoevoegen.Deknoppenzijnnuallemaalgrijs.

Beveiliging ongedaan maken UkuntdeknopBeveiliging stoppen welgebruikenomdebeveiliginguitteschakelen.Beveiliging ongedaan maken UkuntdeknopBeveiliging stoppen welgebruikenomdebeveiliginguitteschakelen.

Les 14234

Formulier als sjabloon opslaanNugaatuhetbestandnogopslaanalssjabloonendanishetformulierklaarvoorgebruik.

1. KlikopOffice-knop,Opslaan als.

2. SelecteerachterOpslaan alsdeoptieWord-sjabloon.

3. KlikbijFavoriete koppelingenopSjablonen.

4. Geefalsnaam:Telefoonnotitie.

5. KlikopOpslaan.

Afbeelding 14.10 Hetformulieropslaanalsdocumentsjabloon.

6. Sluithetdocument.

Telefoonnotitie gebruikenUkunthetformulieruitproberendooreennieuwdocumenttebeginnenopbasisvaneensjabloon.

1. KlikopdeOffice-knop.

2. KlikopNieuw.

3. KlikbijSjablonenopMijn sjablonen.

235Formulieren maken

Afbeelding 14.11 GebruikdesjabloonTelefoonnotitie.

4. KlikopTelefoonnotitie.

5. KlikopOK.

Decursorkomtinheteersteveldtestaanenuzieteenkeuzepijl.Ukuntnueenvandevierpersonenselecteren.UverplaatstdecursornaareenvolgendvelddooropTabtedrukken,behalveindeveldenwaarbijugewoontekstkunttypen,wantdaarmaaktugebruikvanPijl omlaag.Bentueenveldtevergegaan,gebruikdanShift+Tab.Bijdietekstvakkenkuntugewoondeteksttypen;destandaardtekstver-dwijntdan.

Bijdeselectievakjeskuntuklikkenmetdemuisofgebruikmakenvandespatiebalk.HetlaatsteiswelzogemakkelijkalsutochmetdeTab-toetswerkt.Nahetlaatsteveldkomtdecursorinhetdeelwaaruvrijkunttypen.

6. Vulnaareigeninzichthetformulierinentypeentoelichtendetekst.

Ukunthetbestandnuafdrukkenenaandedesbetreffendepersoongeven.

Les 14236

Afbeelding 14.12 Deingevuldetelefoonnotitie.

Ingevuld formulier verzenden via e-mailHelemaalsnelwerkthetalsudezetelefoonnotitiedirectnaardedesbetref-fendepersoonstuurt.IndelijstvanmogelijkhedenvandeOffice-knopstaatdekeuzeVerzenden.Kliktuhierop,dankuntuhetdocumentdirectviae-mailversturen.Datkanalsgewonebijlage,eenpdf-bijlage,eenxps-bijlageofviaeeninternetfaxservice.

1. KlikopOffice-knop,Verzenden.

2. KlikopAls PDF-bijlage bij een e-mailbericht verzenden.

3. Vulhete-mailadresin.

4. Ukuntnogeeninleidingtypenofhetonderwerpwijzigen.UverstuurthetberichtdooropKopie verzenden teklikken.

Afbeelding 14.13 Formulierpere-mailverzenden.

237Formulieren maken

Afbeelding 14.14 Debijlageisklaar.

Indezeleshebtuuitgebreidmetformulierveldenlerenwerken.