Formulieren maken · Formulieren maken 225 Afbeelding 14.2 Pas de marges aan. U hebt nu de pagina...
15
Les 14 Formulieren maken In deze les leert u een hoe u met velden een invulformulier voor een telefoon- notitie maakt. Hierbij wordt gebruikgemaakt van velden, secties en beveiliging. Daarvoor moet wel een extra tabblad, namelijk Ontwikkelaars, worden ingescha- keld. Een formulier U kent ze waarschijnlijk wel, die notitieblokjes voor het noteren van een te- lefoongesprek. Een aantal van die gegevens, zoals de datum, tijd en degene met wie het gesprek is gevoerd, komt iedere keer terug. U kunt deze formulie- ren vervangen door een formulier in Word. In het formulier maakt u gebruik van een keuzelijst om de persoon en de afdeling te selecteren voor wie de no- titie bestemd is. Datum en tijd worden uiteraard automatisch ingevuld zodra het formulier wordt geopend. Ook is er ruimte om de naam van de contactper- soon en het bedrijf in te vullen. Met aankruisvakjes kunt u aangeven hoe er gereageerd moet worden en welke prioriteit de boodschap heeft. Het onderste deel van het formulier kan gebruikt worden voor een kort ge- spreksverslag. Na het invullen kan het formulier opgeslagen worden, maar ook meteen per e-mail naar de desbetreffende persoon worden verstuurd. In afbeelding 14.1 ziet u een voorbeeld van de telefoonnotitie.
Transcript of Formulieren maken · Formulieren maken 225 Afbeelding 14.2 Pas de marges aan. U hebt nu de pagina...
Les 14
Formulieren makenIn deze les leert u een hoe u met velden een invulformulier voor een telefoon-notitie maakt. Hierbij wordt gebruikgemaakt van velden, secties en beveiliging. Daarvoor moet wel een extra tabblad, namelijk Ontwikkelaars, worden ingescha-keld.
Een formulierUkentzewaarschijnlijkwel,dienotitieblokjesvoorhetnoterenvaneente-lefoongesprek.Eenaantalvandiegegevens,zoalsdedatum,tijdendegenemetwiehetgesprekisgevoerd,komtiederekeerterug.Ukuntdezeformulie-renvervangendooreenformulierinWord.Inhetformuliermaaktugebruikvaneenkeuzelijstomdepersoonendeafdelingteselecterenvoorwiedeno-titiebestemdis.Datumentijdwordenuiteraardautomatischingevuldzodrahetformulierwordtgeopend.Ookiserruimteomdenaamvandecontactper-soonenhetbedrijfintevullen.Metaankruisvakjeskuntuaangevenhoeergereageerdmoetwordenenwelkeprioriteitdeboodschapheeft.
Hetonderstedeelvanhetformulierkangebruiktwordenvooreenkortge-spreksverslag.Nahetinvullenkanhetformulieropgeslagenworden,maarookmeteenpere-mailnaardedesbetreffendepersoonwordenverstuurd.
Inafbeelding14.1zietueenvoorbeeldvandetelefoonnotitie.
Les 14224
Afbeelding 14.1 Detelefoonnotitiealingevuld.
PaginaopmaakVeelvandezenotitieszijnletterlijkkattenbelletjes.Erisnietveelpapiervoornodig.DaaromwordtvoorhetpapierformaatgebruikgemaaktvanA5-papier.
Depaginawordtvoorzienvaneenpaginarandeneriseenscheidingtussenhetgedeeltemetdegegevensenhetgespreksverslag.Omdegegevensnetjesuittelijnenwordtgebruikgemaaktvaneentabel.Indeoefeninggaatudepaginavolgensdezewensenopmaken,detekstenplaatsenendetabelaan-maken.
1. Begineennieuw,leegdocument.
2. KlikophettabbladPagina-indeling.
3. KlikindegroepPagina-instellingopFormaat.
4. Klikop:A5(148×210mm.)
5. KlikopdeknopMarges.
6. KlikopAangepaste marges.
7. Wijzigdeboven-,onder-,linker-enrechtermargein:1,5 cm.
8. KlikopOK.
9. KlikindegroepPagina-achtergrondopdeknopPaginaranden.
10. KlikophettabbladPaginarand.
11. KlikonderInstellingopKader.
12. KlikopOK.
225Formulieren maken
Afbeelding 14.2 Pasdemargesaan.
Uhebtnudepaginaopgemaaktinhetjuisteformaatenhetkadergeplaatst.NuvoegenwedetekstTelefoonnotitieendetabelvoordegegevenstoe.
1. Typ:Telefoonnotitie.
2. DrukopEnter.
3. KlikophettabbladStart.
4. KlikinhetwoordTelefoonnotitieenselecteerpuntgrootte:22.
5. KlikopCentreren.
6. Verplaatsdecursoréénregelnaarbeneden.
7. KlikophettabbladInvoegen.
8. KlikopTabel.
9. Wijzighetaantalkolommenin:4.
10. Wijzighetaantalrijenin:8.
11. Neemnudetekstenoverindetabelvolgenshetvolgendevoorbeeld.
Les 14226
Voor Afdeling
Datum Tijd
Gesprokenmet
Dhr/mevr.
Bedrijf
Betreft
Reactieper telefoon E-mail Brief
Prioriteit Hoog Normaal Laag
12. Selecteerdelaatstedriecelleninderijwaarinstaat:Gesproken met.
13. KlikophettabbladIndelingopCellen samenvoegen.
14. Selecteerdetweelaatstecelleninderijvan:Dhr/mevr.
15. KlikopCellen samenvoegen.
16. Selecteerdedriecellenachter:Bedrijf.
17. KlikopCellen samenvoegen.
18. Selecteerdedriecellenachter:Betreft.
19. KlikopCellen samenvoegen.
Detabelisnugevuldmetdetoelichtendeteksten.Ukuntdeteksteneven-tueelnetterlatenuitkomendoormetdekolomofrijrandenteslepen.Inhetvoorbeeldiseenscheidinggemaakttussendebovenstetweerijenenderestvandetabel,doordederderijwatnaarbenedenteslepen.
Hetismooieralsergeenrandenwordengebruikt.
1. Selecteerdeheletabel.
2. KlikophettabbladOntwerpen.
3. KlikopdekeuzepijlvandeknopRanden.
4. KlikopGeen rand.
Cellen selecteren Ukunteenrijselecterendoordecursornetvoordierijteplaatsen.Decursorwordtdaneenwittepijldieschuinnaarrechtsboven wijst. Eén keer klikken en de hele rij is geselecteerd.Cellennaastelkaarselecteertudooroverdecellenteslepen.
Cellen selecteren Ukunteenrijselecterendoordecursornetvoordierijteplaatsen.Decursorwordtdaneenwittepijldieschuinnaarrechtsboven wijst. Eén keer klikken en de hele rij is geselecteerd.Cellennaastelkaarselecteertudooroverdecellenteslepen.
227Formulieren maken
Afbeelding 14.3 Denotitietotzover.
OntwikkelaarsInWordkunnenwemetveldenwerken.Denkhierbijaanvakjesdie‘aange-vinkt’kunnenwordenofkeuzelijsten.Alleenstaatdezeoptiestandaardnietaan.Voorgebruikersdieditinvoorgaandeversieshebbengedaan:daargebruikteuhiervoordewerkbalkFormulieren.HetiseenoptiedieaangezetmoetwordenenmenheeftdezeoptieOntwikkelaarsgenoemd.
1. KlikopdeOffice-knop.
2. KlikopOpties voor Word.
3. KlikinhetvakjevoorTabblad Ontwikkelaarsop het lint weergeven.
4. KlikophettabbladOntwikkelaars.
5. Bekijkdenieuweknoppen.
Tekst met of zonder opmaakDemeesteveldenindetelefoonnotitiezullenuittekstbestaan,waarvanvantevorennietbekendishoeveelteksthetzalzijn.UgebruiktdaarvoorhetveldTekst.Deeersteknopindegroepbesturingselementenwordtgebruiktomeentekstvakmetopmaakmogelijkhedenteplaatsen;detweedeknopiswateenvoudiger,namelijkzonderopmaak.Indeoefeningzorgtuvooreentoe-lichtendetekstindevelden.
Les 14228
Afbeelding 14.4 Laatdattabbladmaarzien.
Afbeelding 14.5 DeknoppenvanhettabbladOntwikkelaars.
Datum en tijdDeveldenvoordedatumplaatstudoormiddelvaneenmenu,namelijkIn-voegen,Veld.DaarnakiestudeDatum en de tijd.Ukiestervooromhetveldtelatenbijwerken.Bijhetmakenvaneennieuwdocumentopbasisvandesjabloonwordendanautomatischdehuidigedatumentijdingevoegd.
Sjabloon Hetformulierwordtopgeslagenalseensjabloon.Zodoendewordtdedatumvastgelegdophetmomentdatuhetnieuwedocumentopbasisvandezesjabloonmaakt.
Sjabloon Hetformulierwordtopgeslagenalseensjabloon.Zodoendewordtdedatumvastgelegdophetmomentdatuhetnieuwedocumentopbasisvandezesjabloonmaakt.
229Formulieren maken
KeuzelijstErisaangenomendatuvooreenvastteamvanpersonenwerkt,inditgevalviermensen.Dezemensenwerkenopeenvandevolgendedrieafdelingen:Administratie,FinanciënenPersoneel.Daaromwordtdenaamendeafde-linguiteenkeuzelijstgehaald.Ditisdeeersteknopopdetweederij:devervolgkeuzelijst.Uhoeftalleenmaartekiezenuiteenvandenamenofaf-delingen.Ditwerktsnellerenvoorkomttypefouten.
AankruisvakjeBijdegewenstereactieendeprioriteitisgebruikgemaaktvaneenaankruis-vakje,inWord-termeneenselectievakje.Ukuntzo’nvakjeaan-ofuitzettendoorerinteklikkenofdespatiebalktegebruiken.Ditknopjeziteenbeetjeverstopt,namelijkindelaatsteknopindetweederij.
Indevolgendeoefeningwordendeveldengeplaatstenzonodigvoorzienvantoelichtingeninhoud.
1. Klikindecelrechtsnaast:Voor.
2. KlikopdeknopVervolgkeuzelijst(tweederij,eersteknop).
3. KlikopdeknopEigenschappen.
4. Hetvenstervoorhetinvoegenvandeeigenschappenverschijnt.
5. TypbijTitel:Voor.
6. KlikopdeknopToevoegen.
7. TypinhetvensterKeuze toevoegenbijWeergavenaamdevolgendenaam:Roel Alofs.(DeinhoudvanhetveldWaardewordtmeteenge-vuldmetdezelfdenaam.)
8. KlikopOK.
9. Voegzoookdevolgendenamentoe:Cees Baars,Jos Brokkelkamp,Jan Zwart.
10. Verwijderdeeerstetekst.
11. KlikopOK.
12. Klikindecelrechtsnaast:Afdeling.
13. KlikopdeknopVervolgkeuzelijst.
14. KlikopdeknopEigenschappen.
15. TyponderItemdevolgendetekst:Administratie.
16. KlikopToevoegen.
Les 14230
Afbeelding 14.6 Denamenzijntoegevoegdaandelijst.
17. Voegzoookdevolgendeafdelingentoe:FinanciënenPersoneel.
18. KlikopOK.
19. Klikrechtsnaast:Datum.
20. KlikophettabbladInvoegen.
21. KlikindegroepTekstopdeknopDatum en tijd.
22. Selecteereendatumnotatiebijvoorbeelddeeerstenotatie.
23. ZorgervoordatereenvinkjestaatbijAutomatisch bijwerken.
24. KlikopOK.
25. VoegopdezelfdemanierrechtsnaastdetekstTijddetijdin.(ControleerookhetvinkjebijAutomatisch bijwerken.)
26. KlikrechtsnaastdetekstDhr/mevr.
27. MaakhiereenvervolgkeuzelijstmetdetweemogelijkhedenDhr.ofMevr.
28. Klikinhetvolgendevakrechts.
29. KlikopdeknopTekst met opmaak.
30. KlikopdeknopEigenschappen.
31. TypbijTitel:Contactpersoon.
231Formulieren maken
32. KlikinhetvakjevoorAndere stijl gebruiken voor de opmaak van inhoud.
Afbeelding 14.7 Voegdedatumtoe.
33. SelecteerbijStijldeoptieSubtiele benadrukking.
34. KlikopOK.
35. KlikinhetvakrechtsnaastBedrijf.
36. MaakeentekstvakmetalstitelNaam bedrijf.
37. KlikopdeknopNieuwe stijl.
38. KlikinhetnieuwevensteropdeknopOpmaak.
39. KlikindelijstopLettertype.
40. KlikbijEffecteninhetvakjevoorHoofdletters.
41. KlikopOK enherhaaldittotdatuhetformulierweerziet.
42. KlikinhetvakrechtsnaastBetreft.
43. MaakeentekstvakmetalstitelOnderwerpenkiesalsstijlZwaar.
44. KlikindecelvoordeTvanTelefoon.
45. KlikopdeknopOudere hulpprogramma’s.
46. Klikopdetweedeknop:Selectievakje.
47. Doeditookbijdeanderevakkenindelaatstetweerijen.
Les 14232
Sectie-einde invoegenDeveldenvoorhetformulierzijnallemaalgeplaatst.Hetformulierisnubijnaklaar.Ukuntpasgebruikmakenvanveldenineenformulieralsuhetformu-lierbeveiligt.Maaronderinmoetuvrijkunnentypen.Datbetekentdatereensectie-eindeaangebrachtmoetworden.Hetbovenstedeel,metdetabel,iseenbeveiligddeelmetdeformuliervelden;hetonderstedeeliseenstukwaaringeenbeveiliginggeldt.
1. Plaatsdecursoronderdetabel.
2. Typdetekst:Korte inhoud van het gesprek:
3. DrukeenmaalopEnter.
4. KlikophettabbladPagina-indeling.
5. KlikopEindemarkeringen.
6. SelecteeronderSectie-eindendeoptieDoorlopend.
BeveiligingPasnahetinschakelenvandebeveiliging,waarbijuaangeeftdathetformu-liermagwordeningevuld,kangebruikwordengemaaktvandeingevoegdevelden.
1. KlikindegroepBeveiligenopdeknopDocument beveiligen.
2. KlikopOpmaak en bewerking beperken.
3. HettaakvensterOpmaak en bewerking beperkenverschijnt.
4. Plaatsbij2. BewerkingsbeperkingeneenvinkjebijAlleen bewerkin-gen van dit type toestaan in het document.
5. Selecteerbijdekeuzepijldeoptie Formulieren invullen.
6. KlikopdeknopSecties selecteren.
7. VerwijderinhetnieuwevensterBeveiliging van sectieshetvinkjebijsectie 2.
8. KlikopOK.
9. Klikbij3. Afdwingen startenopJa, afdwingen van beveiliging star-ten.
10. Geefeventueeleenwachtwoordop(inhetvoorbeeldwordtditachter-wegegelaten)enklikopOK.
233Formulieren maken
Afbeelding 14.8 Alleensectie1moetwordenbeveiligd.
Afbeelding 14.9 Steldebeveiliginginenstartdeze.
Alsudeknoppengoedbekijkt,zietudatdebeveiligingmeteeneffectheeft.Ukuntgeenveldenmeertoevoegen.Deknoppenzijnnuallemaalgrijs.
Beveiliging ongedaan maken UkuntdeknopBeveiliging stoppen welgebruikenomdebeveiliginguitteschakelen.Beveiliging ongedaan maken UkuntdeknopBeveiliging stoppen welgebruikenomdebeveiliginguitteschakelen.
Les 14234
Formulier als sjabloon opslaanNugaatuhetbestandnogopslaanalssjabloonendanishetformulierklaarvoorgebruik.
1. KlikopOffice-knop,Opslaan als.
2. SelecteerachterOpslaan alsdeoptieWord-sjabloon.
3. KlikbijFavoriete koppelingenopSjablonen.
4. Geefalsnaam:Telefoonnotitie.
5. KlikopOpslaan.
Afbeelding 14.10 Hetformulieropslaanalsdocumentsjabloon.
6. Sluithetdocument.
Telefoonnotitie gebruikenUkunthetformulieruitproberendooreennieuwdocumenttebeginnenopbasisvaneensjabloon.
1. KlikopdeOffice-knop.
2. KlikopNieuw.
3. KlikbijSjablonenopMijn sjablonen.
235Formulieren maken
Afbeelding 14.11 GebruikdesjabloonTelefoonnotitie.
4. KlikopTelefoonnotitie.
5. KlikopOK.
Decursorkomtinheteersteveldtestaanenuzieteenkeuzepijl.Ukuntnueenvandevierpersonenselecteren.UverplaatstdecursornaareenvolgendvelddooropTabtedrukken,behalveindeveldenwaarbijugewoontekstkunttypen,wantdaarmaaktugebruikvanPijl omlaag.Bentueenveldtevergegaan,gebruikdanShift+Tab.Bijdietekstvakkenkuntugewoondeteksttypen;destandaardtekstver-dwijntdan.
Bijdeselectievakjeskuntuklikkenmetdemuisofgebruikmakenvandespatiebalk.HetlaatsteiswelzogemakkelijkalsutochmetdeTab-toetswerkt.Nahetlaatsteveldkomtdecursorinhetdeelwaaruvrijkunttypen.
6. Vulnaareigeninzichthetformulierinentypeentoelichtendetekst.
Ukunthetbestandnuafdrukkenenaandedesbetreffendepersoongeven.
Les 14236
Afbeelding 14.12 Deingevuldetelefoonnotitie.
Ingevuld formulier verzenden via e-mailHelemaalsnelwerkthetalsudezetelefoonnotitiedirectnaardedesbetref-fendepersoonstuurt.IndelijstvanmogelijkhedenvandeOffice-knopstaatdekeuzeVerzenden.Kliktuhierop,dankuntuhetdocumentdirectviae-mailversturen.Datkanalsgewonebijlage,eenpdf-bijlage,eenxps-bijlageofviaeeninternetfaxservice.
1. KlikopOffice-knop,Verzenden.
2. KlikopAls PDF-bijlage bij een e-mailbericht verzenden.
3. Vulhete-mailadresin.
4. Ukuntnogeeninleidingtypenofhetonderwerpwijzigen.UverstuurthetberichtdooropKopie verzenden teklikken.
Afbeelding 14.13 Formulierpere-mailverzenden.
237Formulieren maken
Afbeelding 14.14 Debijlageisklaar.
Indezeleshebtuuitgebreidmetformulierveldenlerenwerken.
