Europees Fonds voor Regionale OntwikkelingDoelstelling 2

VLAANDEREN 2007-2013Regionaal Concurrentievermogen en Werkgelegenheid

Projectrapportering

• Waarom?

• Waar?

• Hoe?

• Wanneer?

• Wat?

• Hulp nodig?

Rapporteren over uw project

Waarom rapporteren over uw project?

• Om het Agentschap Ondernemen te helpen zelf te rapporteren naar de Europese Commissie: zeer belangrijk zijn hier de indicatoren.

• Om subsidie te kunnen ontvangen. U ontvangt subsidie op basis van bewezen, gecontroleerde, betaalde kosten. In uw rapport geeft u aan op basis van welke kosten u een subsidie wenst te ontvangen.

Waar rapporteren over uw project?

• Internet

• Wat: inhoudelijke rapportering + kostencijfers + elektronische bijlagen

• Waar: www.efro.be of http://efro2007-2013.vlaanderen.be

• Op papier

• Wat: bewijsstukken + aanvraagformulier• Waar: Agentschap Ondernemen

t.a.v. André Van HaverAfdeling Europa Economie

Koning Albert II-Laan 35 bus 121030 Brussel

Rapportering

• Kosten gemaakt (Bedragen / factuur / loonfiche/ …)• Kosten betaald (Betaalde bedragen + datum / betalingsbewijs)• Kosten in het kader van het project (Beschrijving kosten

kostendetaillering + logische controle)• In overeenstemming met overheidsopdrachtenregelgeving

(bewijzen procedure + cumulatieve tabel overheidsopdrachten)• Identificatie project & promotor => btw-statuut promotor &

copromotor(en)• Controle rekeningnummers en contactgegevens• Naleving voorschriften & regelgeving: bijzondere

goedkeuringsvoorwaarden, duurzame ontwikkeling, leefmilieu, gelijke kansen, promotie, afwijkingen inkomsten, behoud van bestemming

Kost isSubsidiabel

Betaling subsidie als budget nog niet overschreden

Bewijsstukken

Aanvraagformulier

Via internet

Kan pas als project definitief goedgekeurd en contract geregistreerd!

1. Ga naar internettoepassing, meld je aan, open het project

2. Keuze: maak een nieuw rapport aan of open een bestaand rapport

3. Vul het rapport in:

‘Wijzig’ – ‘Bewaar’

Tabblad rapportage = inhoudelijke vragen

Tabblad kosten = kostenlijnen

4. Indienen als het rapport klaar is

Hoe rapporteren?

Tabblad project; project in uitvoering boven

Tabblad project; project in uitvoering midden

Tabblad project; project in uitvoering onder

Rapport toevoegen – stap 1

Rapport toevoegen – stap 2

Rapport toevoegen – nieuw leeg rapport

Rapport bewerken – bestaand rapport in opmaak

Wanneer rapporteren over uw project?

• Rapporteringsperiodes

– Om de 3 maanden– Exacte datums worden afgesproken en kunnen

eventueel gewijzigd worden indien gewenst– Data zijn altijd te raadplegen op internet, in uw

project

• Ook na afloop van het project wordt er nog rapportering verwacht!

Wat rapporteren over uw project?

• Internetdeel, hoe ziet het er concreet uit:– Inhoudelijk (1)– Financieel (2)

• Papieren bewijsstukken + aanvraagformulier (3)

• Meestal zijn de drie elementen samen aan te leveren!

Wat rapporteren over uw project?Internetdeel – inhoudelijk (1)

• Welke inhoudelijke vragen?– Algemene vragen over de voortgang van het project– Tussentijdse indicatoren– Indicatoren voor het eindverslag

• Elektronische bijlagen• TIP 1: als uw project ‘in uitvoering’ is, maakt u

al een eerste rapport aan. Op die manier kunt u zelf zien welke vragen u zal beantwoorden. De verplichte vragen moet u steeds invullen, de andere vragen enkel bij eindrapportage.

• Tip 2: bijlagen kunt u toevoegen bij de laatste vraag van de inhoudelijke rapportage.

Rapportage bovenaan

Bijlagen

Rapportage onderaan

Toevoegen elektronische bijlagen: eerste op ‘wijzig’ klikken

Toevoegen elektronische bijlagen

Wat rapporteren over uw project?Internetdeel – Financieel (2)

• Kostenlijnen:

– Facturen en gelijkaardig

– Personeelskosten

– Inkomsten

Tabblad ‘Kosten’

Kosten – toevoegen via wijzig

Kostenlijn – toevoegen via groene ‘+’

Kosten – toevoegen factuur of gelijkaardig

Kosten – toevoegen personeelskost

Kosten – toevoegen inkomsten

• Werkingsprojecten: echte inkomsten tijdens de uitvoering van het project

• Investeringsprojecten: geschatte toekomstige inkomsten over een referentieperiode of funding gap. U dient steeds bedrag te berekenen als percentage van de ingediende kosten van het rapport. U vindt gegevens in projectdefinitie

Kosten – een aantal lijnen voorbeeld - boven

Kosten – een aantal lijnen voorbeeld - boven

Wat rapporteren over uw project?Papier – Bewijsstukken (3)

• Kopies van facturen• Kopies van betalingsbewijzen• Loonfiches• Tijdsregistraties• Stukken in verband met naleving

overheidsopdrachtenwetgeving• Bewijzen communicatieverplichtingen• …

Wat rapporteren over uw project?Papier – Bewijsstukken (3)

• Voeg het aanvraagformulier bij de opgestuurde bewijsstukken. Dit kunt u vinden op de website http://www.efro.be .

• Bij kosten: de bewijsstukken die bij één kostenlijn horen samenvoegen en projectnummer samen met het kosten-nummer noteren op de documenten. De nummers van de kostenlijnen worden toegewezen door de internettoepassing.

• Vermeld het projectnummer bij iedere communicatie!

• VOORBEELD VERMELDING OP BEWIJSSTUKKEN– factuurkosten: 239 – 44: kopie factuur + kopie betalingsbewijs– Inkomsten, tussenvoegen I of Inkomsten: 311 - I - 3

Wat rapporteren over uw project?Papier – Bewijsstukken (3)

Wat rapporteren over uw project?Papier – Bewijsstukken (3)

Hulp nodig?

• In uw project op het tabblad projectorganisatie

– Projectbegeleider– Dossierbehandelaar

• Contactinformatie:

– Inhoudelijke projectbegeleider: meestal contactpunt– Technische vragen: efrosupport@vlaanderen.be of

02 553 37 30

Project in uitvoering: projectorganisatie