www.vlaamsbrabant.be

Een schijf om U tegen te zeggen

Informatie aan Zee13 september 2013, Oostende

Een semi-dynamisch digitaal archiefdepot

Context Doelstelling en uitgangspunten Procedure Gerealiseerd?

Context

Vlaams-Brabant is een jonge organisatie Dienst Document- en Informatiebeheer (DIB) Netwerk van archiefverantwoordelijken Traject ‘maximaal digitaal’ werken

=> Vraag van diensten groeide

Digitaal archief?

Doelstelling

Digitaal archief in goede, geordende en toegankelijke staat

Voorwaarden Kleinschalig en goedkoop Beheer door DIB

Procedure: eerste poging

Papieren procedure vertaald voor digitale overdrachten

Procedure: eerste poging

Complexe procedure Grote kans op fouten

Overleg met IT

Waarom zou gebruiker dit in godsnaam gebruiken?

Twee uitgangspunten

Gebruiksvriendelijk en laagdrempelig Voor wie archiefdossiers overdraagt Voor wie archiefdossiers zoekt

Het digitaal archief moet op (midden)lange termijn beheersbaar zijn Geautomatiseerd Flexibel Simpel

Maar hoe?

Feedback op procedure door eDAVID

Uitwerken van het instrumentarium ism eDAVID (Records Management Tool)

2e overleg met IT => U-schijf

Dossiers op G-schijf/H-schijf

Dossiers naar overdrachtsruimte

Dossiers op U-schijf

Dossiers op G- of H-schijf

Begeleiding door DIB Selectievoorschriften Metadatamodel bepalen Richtlijnen voor klasseren

Dienst / archiefverantwoordelijke Metadata toekennen Schonen van dossiers en klassement

Schijfrechten ganse dienst Leesrechten DIB

Overdrachtsruimte

Map op de organisatiebrede schijf Onderverdeling per dienst

Schrijfrechten archiefverantwoordelijke Schrijfrechten DIB

U-schijf

Indeling per dienst Doorlopende nummering Nummer per overgedragen dossier Koppeling vernietigingsjaar - dossiernummer

Schrijfrechten voor DIB Leesrechten voor ganse dienst

Doorlopende nummering

Scheiding logistiek en inhoudelijk beheer

Toegankelijkheid op langer termijn Beheer van alle soorten archief Geautomatiseerde opnameprocedure Geautomatiseerde vernietigingsprocedure

Terugvinden?

Snelkoppelingen op originele locatie

Archievenoverzicht

Rechtstreekse toegang

Vernietigen?

Overzicht van de te vernietigen dossiers Vernietiging door DIB Geautomatiseerd uit te voeren Overzicht vernietigde nummers

Een semi-dynamisch digitaal depot

Geordend digitaal archief Gecontroleerde vernietiging Technische metadata Inhoudelijke metadata

Geen archiefkopies

Voldaan aan uitgangspunten?

GebruiksvriendelijkheidVoor degene die archief moet overdragenVoor degene die archief moet terugvinden

BeheersbaarheidGeautomatiseerdFlexibelSimpel

Doelstelling gerealiseerd?

Technisch klaar Analyse klassement testdienst afgerond Te archiveren mappen geïdentificeerd Demo archiefverantwoordelijken gegeven

Eerste overdracht?