Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
-
Upload
vlaamse-vereniging-voor-bibliotheek-archief-amp-documentatie-vzw -
Category
Documents
-
view
871 -
download
2
description
Transcript of Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
www.vlaamsbrabant.be
Een schijf om U tegen te zeggen
Informatie aan Zee13 september 2013, Oostende
Een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Context Doelstelling en uitgangspunten Procedure Gerealiseerd?
Context
Vlaams-Brabant is een jonge organisatie Dienst Document- en Informatiebeheer (DIB) Netwerk van archiefverantwoordelijken Traject ‘maximaal digitaal’ werken
=> Vraag van diensten groeide
Digitaal archief?
Doelstelling
Digitaal archief in goede, geordende en toegankelijke staat
Voorwaarden Kleinschalig en goedkoop Beheer door DIB
Procedure: eerste poging
Papieren procedure vertaald voor digitale overdrachten
Procedure: eerste poging
Complexe procedure Grote kans op fouten
Overleg met IT
Waarom zou gebruiker dit in godsnaam gebruiken?
Twee uitgangspunten
Gebruiksvriendelijk en laagdrempelig Voor wie archiefdossiers overdraagt Voor wie archiefdossiers zoekt
Het digitaal archief moet op (midden)lange termijn beheersbaar zijn Geautomatiseerd Flexibel Simpel
Maar hoe?
Feedback op procedure door eDAVID
Uitwerken van het instrumentarium ism eDAVID (Records Management Tool)
2e overleg met IT => U-schijf
Dossiers op G-schijf/H-schijf
Dossiers naar overdrachtsruimte
Dossiers op U-schijf
Dossiers op G- of H-schijf
Begeleiding door DIB Selectievoorschriften Metadatamodel bepalen Richtlijnen voor klasseren
Dienst / archiefverantwoordelijke Metadata toekennen Schonen van dossiers en klassement
Schijfrechten ganse dienst Leesrechten DIB
Overdrachtsruimte
Map op de organisatiebrede schijf Onderverdeling per dienst
Schrijfrechten archiefverantwoordelijke Schrijfrechten DIB
U-schijf
Indeling per dienst Doorlopende nummering Nummer per overgedragen dossier Koppeling vernietigingsjaar - dossiernummer
Schrijfrechten voor DIB Leesrechten voor ganse dienst
Doorlopende nummering
Scheiding logistiek en inhoudelijk beheer
Toegankelijkheid op langer termijn Beheer van alle soorten archief Geautomatiseerde opnameprocedure Geautomatiseerde vernietigingsprocedure
Terugvinden?
Snelkoppelingen op originele locatie
Archievenoverzicht
Rechtstreekse toegang
Vernietigen?
Overzicht van de te vernietigen dossiers Vernietiging door DIB Geautomatiseerd uit te voeren Overzicht vernietigde nummers
Een semi-dynamisch digitaal depot
Geordend digitaal archief Gecontroleerde vernietiging Technische metadata Inhoudelijke metadata
Geen archiefkopies
Voldaan aan uitgangspunten?
GebruiksvriendelijkheidVoor degene die archief moet overdragenVoor degene die archief moet terugvinden
BeheersbaarheidGeautomatiseerdFlexibelSimpel
Doelstelling gerealiseerd?
Technisch klaar Analyse klassement testdienst afgerond Te archiveren mappen geïdentificeerd Demo archiefverantwoordelijken gegeven
Eerste overdracht?