Een integraal beleidsplan op lokaal niveau: hoe werkt dat?

Dirk MeulemansStafmedewerker Management en Organisatie

VVSG -VVSG -

Inleiding

• VVSG – aanbod: BBC, beleidsplanning, participatie, interne analyse • Vorming “Stappenplan” – 2-daagse• Knippen en plakken

• Vertrekpunt: van planningsverantwoordelijke in een “gemiddeld” bestuur Dirksland• Praktische invalshoek / beperkte theorie

• Terminologie• Zorg voor een gemeenschappelijk begrippenkader in

het bestuur

Vorming Vlaanderen2 - 22/04/23

VVSG -VVSG -

• ENKELE BASISBEGRIPPEN• INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN• BELEIDSPLAN

• TIMING• WERKVELD / TRANSACTIEVELD

• MATRIXMODEL• PARTICIPATIE

Vorming Vlaanderen3 -

VVSG -VVSG -

Verkokering

Vorming Vlaanderen4 -

VVSG -VVSG -

ALLOCHTONEN

SENIOREN

JONGEREN

Inclusief werken / procesmatige integratie

Vorming Vlaanderen5 -

VVSG -VVSG -

ALLOCHTONEN

SENIOREN

JONGEREN

Integraal werken / inhoudelijke integratie

Vorming Vlaanderen6 -

GEMEENSCHAPPELIJKE DOELSTELLINGEN

VVSG -VVSG -

• ENKELE BASISBEGRIPPEN• INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN• BELEIDSPLAN

• TIMING• WERKVELD / TRANSACTIEVELD

• MATRIXMODEL• PARTICIPATIE

Vorming Vlaanderen7 -

VVSG -VVSG -

Beleidscyclus

Vorming Vlaanderen8 -

VVSG -VVSG - Vorming Vlaanderen9 -

ANALYSE

ACTIEPLANNING

BELEIDSBEPALING

VVSG -VVSG -10 -

ANALYSE

ACTIEPLANNING

BELEIDSBEPALING

integratie van de analyse

deelanalyses

visie

missie

concretisering van visie en missie in doelstellingen

middelen, activiteiten, prestaties

Vorming Vlaanderen

VVSG -VVSG -

Wat doen we bij planning?

HUIDIGE SITUATIEBELEID: nu

EXTERNE ONTWIKKELINGEN

TOEKOMSTIGE SITUATIE

GEWENSTE SITUATIE = VISIE

KLOOF?

MISSIE

DOELSTELLINGEN

ACTIESDirk Meulemans - Vorming Stappenplan11 - Vorming Vlaanderen

VVSG -VVSG -

Verhouding beleidsplan en beleid

Vorming Vlaanderen12 -

BELEIDSPLAN GEREALISEERD BELEID

NIET-GEREALISEERD BELEID

BEWUST BELEID

SPONTAAN BELEID

VVSG -VVSG -

Wat betekent dit model? (1)

• Gerealiseerd beleid = bewust beleid + spontaan beleid• Bewust = gepland + uitgevoerd• Beleidsplan is geen keurslijf - neemt de flexibiliteit niet

weg• BBC herzieningsprocedure

• Het overgrote deel van het gerealiseerd beleid moet gepland beleid zijn

• Slechts een klein deel van het gepland beleid mag tot niet-realisatie leiden

Vorming Vlaanderen13 -

VVSG -VVSG -

Wat betekent dit model? (2)

• Spontaan beleid is vaak geen strategisch beleid• Kunnen we het spontaan beleid een plaats geven

binnen ons gepland beleid?

• Oorzaken van spontaan beleid• Nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen• Verplicht / opgelegd beleid• Een opportuniteit• Politieke oorzaak

Vorming Vlaanderen14 -

VVSG -VVSG -

• Start zo snel mogelijk• 2012: analyse afwerken

• Knelpunt van de participatie

• 1e kwartaal 2013: beleidsbepaling

• 2e & 3e kwartaal 2013: actieplanning en eindredactie

• 3e & 4e kwartaal 2013: budget 2014

2.4 Timing

15 - Vorming Vlaanderen

VVSG -VVSG -

• ENKELE BASISBEGRIPPEN• INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN• BELEIDSPLAN

• TIMING• WERKVELD / TRANSACTIEVELD

• MATRIXMODEL• PARTICIPATIE

Vorming Vlaanderen16 -

VVSG -VVSG -

Werkveld / transactieveld (1)

Vorming Vlaanderen17 -

aanbodvraag

actorenburgers

gemeente

context

VVSG -VVSG -

Werkveld / Transactieveld (2)

• = plaats waar vraag en aanbod naar bepaalde vormen van individuele en collectieve dienstverlening op elkaar worden afgestemd• Cultuur, wonen, werken, veiligheid, zorg,….

• Op hoeveel werkvelden is een lokaal bestuur actief?• Wijzigende actoren• Actoren uit dezelfde familie• Zelfde vraagzijde

Vorming Vlaanderen18 -

VVSG -VVSG -

Werkveld / transactieveld (3)

Vorming Vlaanderen19 -

VVSG -VVSG -

Matrixbenadering

Vorming Vlaanderen20 -

WV

Bevolking

- doelgroep 1

- doelgroep 2

Grondgebied

- deel grondgebied 1

- deel grondgebied 2

WVWVWV WV

VVSG -VVSG -

• ENKELE BASISBEGRIPPEN• INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN• BELEIDSPLAN

• TIMING• WERKVELD / TRANSACTIEVELD

• MATRIXMODEL• PARTICIPATIE

Vorming Vlaanderen21 -

VVSG -VVSG -

Participatie (1)

• Basis: Gemeentedecreet en OCMW-decreet• “… neemt initiatieven om de betrokkenheid en de

inspraak van de burgers of van de doelgroepen te verzekeren bij de beleidsvoorbereiding, bij de uitwerking van de …dienstverlening en bij de evaluatie ervan”.

samenloop van participatie en beleidsplanning

Vorming Vlaanderen22 -

VVSG -VVSG -

Participatie (2)

• Integrale participatie• Ter ondersteuning van een integraal planningstraject• Burgers niet gehinderd door bestuurlijke indeling• Mogelijkheid tot integraal burgerperspectief

• Advies over prioriteiten

• Clash van participatietrajecten• Problematiek van de “gelovigen”

Vorming Vlaanderen23 -

VVSG -VVSG -

Participatie (3)

• Bedenkingen bij het huidig systeem• Representativiteit

• Voorwaarden voor deelname

• Plaats van de vereniging: burger of actor?• Plaats van niet-gebruikers• Sturing van de participatie

Vorming Vlaanderen24 -

VVSG -VVSG -

Participatie (4)

• Wanneer?• Planning:

• Analyse: ja• Beleidsbepaling: in principe neen• Actieplanning: nut?

• Beleidsuitvoering: ja

25 - Vorming Vlaanderen

ANALYSE

ACTIEPLANNING

BELEIDSBEPALING

VVSG -VVSG -

• PLANNINGSCYCLUS• GEMEENTE & OCMW• ANALYSE• BELEIDSBEPALING• ACTIEPLANNING

Vorming Vlaanderen26 -

VVSG -VVSG -

Gemeente en OCMW: samen plannen?

• Gezamenlijke planningservaring in het kader van Lokaal Sociaal Beleid

• Moeten gemeente en OCMW samen plannen?• Werkvelden waarop beiden actief zijn• Beleid mikt op dezelfde burgers en hetzelfde

grondgebied• De noodzaak aan integratie

• Gezamenlijke participatie • Gezamenlijke doelstellingen / acties• Poolen van coördinatiemogelijkheden

• Stap 0 : beslissing

Vorming Vlaanderen27 -

VVSG -VVSG -28 -

ANALYSE

ACTIEPLANNING

BELEIDSBEPALING

Vorming Vlaanderen

VVSG -VVSG - Vorming Vlaanderen29 -

ALGEMENE CONTEXT

Deelanalyse per WV (per DG) (Deel)analyse

Geïntegreerde analyse:belangrijkste sterken, zwakten, kansen en bedreigingen

Omgevin

gs

-analyse

VVSG -VVSG -

Deelproces “algemene context”

• Algemene gegevens die van belang zijn voor de analyse

• Praktische afspraken over het opzoeken en ter beschikking stellen van die gegevens

Vorming Vlaanderen30 -

VVSG -VVSG -

Deelproces “algemene context”

• DESTEP = methodiek om externe ontwikkelingen te structureren

• Demografisch• Economisch• Sociaal• Technologisch• Ecologisch• Politiek-bestuurlijk

31 - Vorming Vlaanderen

Succesvol inspelen op je omgeving

VVSG -VVSG -

Scenario 1: de matrixstructuur (1)

Vorming Vlaanderen32 -

RAAD

BELEIDSGROEP

COÖRDINATIEGROEP

DGV WVV IAV

VVSG -VVSG -

Scenario 1: de matrixstructuur (2)

• Werkveldverantwoordelijke (WVV) • Staat in voor de inhoudelijke analyse van een werkveld• Staat in voor de participatie aan actorzijde

• Doelgroep / Deelgebied-verantwoordelijke (DGV)• Staat in voor de communicatie van, naar en over een

doelgroep of deel van het grondgebied (DGV)• Staat in voor de participatie aan vraagzijde

• Verantwoordelijke voor de interne analyse (IAV)• staat in voor de analyse van het bestuur als organisatie

33 - Vorming Vlaanderen Scenario 1: de matrixstructuur

VVSG -VVSG -

Scenario 1: de matrixstructuur (3)

• Coördinatiegroep• = ambtelijke werkgroep

• staat voor de inhoudelijke en procesmatige integratie van planningstraject

• Beleidsgroep• toetsing / terugkoppeling naar het politieke niveau• Gemengde samenstelling

• Politiek en ambtelijk….

34 - Vorming Vlaanderen Scenario 1: de matrixstructuur

VVSG -VVSG -

Integratie werkveldanalyse – participatie

Vorming Vlaanderen35 -

Eerste analyserapport

Participatie burgers

Participatie actoren

Tweede analyserapport

Lacunes burgers

Lacunes actoren

Derdeanalyserapport

Bas

isan

alys

eV

erfi

jnin

g,

verd

iep

ing

en

o

bje

ctiv

erin

gDGV WVV

VVSG -VVSG -

Scenario 2: de vaste basisgroep (1)

36 -

RaadRaad

BasisgroepBasisgroep

DeskundigenDeskundigen

Vorming Vlaanderen

VVSG -VVSG -

Scenario 2: de vaste basisgroep (2)

• Basisgroep• Maakt analyse van alle werkvelden• Coördineren de analyse• Leden = ambtenaren van het lokaal bestuur

• Ifv het werkveld wordt de basisgroep uitgebreid met • Interne mensen• Externe deskundigen• Actoren• Burgers/gebruikers

37 -Vorming Vlaanderen

VVSG -VVSG -

Scenario 1bis

• Systeem van vaste werkgroepen toepassen op clusters van werkvelden

Vorming Vlaanderen38 -

Grond-gebiedszaken

Vrije tijd en verenigingen

Welzijn en zorg

Interne analyse

gemeente

Interne analyse ocmw

VVSG -VVSG -

Scenario 3: bovenlokaal werken (1)

Vorming Vlaanderen39 -

LOKAAL BESTUUR

LOKAAL BESTUUR

LOKAAL BESTUUR

LOKAAL BESTUUR

GEZAMENLIJKE BASISANALYSE

LOKAAL TOETS

LOKAAL TOETS

LOKAAL TOETS

LOKAAL TOETS

VVSG -VVSG -

Scenario 3: bovenlokaal overleg (2)

• Gemeenten met een gelijkaardig profiel

• Ad hoc • Voor één of meerdere werkvelden

• Aansluitend op bestaande samenwerkings- en overlegvormen

• Belang van de vertaling naar de gemeente• Ook mogelijk bovenlokale participatie

Vorming Vlaanderen40 -

VVSG -VVSG -

Deelproces “Geïntegreerde analyse”

• = vaststellen van de belangrijkste maatschappelijke uitdagingen als basis voor het beleid voor de komende jaren

• Conceptueel: afgebakende fase • Praktijk: samenvallend met de beleidsbepaling en

de zwaartepunten in de actieplanning

• Inbreng vanuit de administratie?• Sterkte van het MAT• Politiek aanvaard?

Vorming Vlaanderen41 -

VVSG -VVSG -42 -

ANALYSE

ACTIEPLANNING

BELEIDSBEPALING

Vorming Vlaanderen

VVSG -VVSG -

Factoren in de beleidsbepaling

• Wettelijk: kader / opdracht• Belangen: algemeen belang, belangengroepen, doelgroepen, zuilen... • Maatschappelijke problematiek (urgent, zwaar…)• Actiemogelijkheden van het lokaal bestuur (actor, regisseur,

netwerkcoördinator…)

• Middelen• Politieke visie • Het schepenmodel• Het lokaal bestuur als politiek systeem (ambtenaren en mandatarissen)

• De verkiezingsprogramma's / verkiezingsbeloften• Innovatiegerichtheid van de organisatie / cultuur / structuur• ……

43 - Vorming Vlaanderen

VVSG -VVSG -44 -

ANALYSE

ACTIEPLANNING

BELEIDSBEPALING

ADVIESRUIMTE

Vorming Vlaanderen

VVSG -VVSG -

De cirkels

• Buitenste cirkel = fase van beleidsbepaling• Vaste grootte

• Binnenste cirkel = voorbehouden domein van de mandatarissen• Variabele grootte

• Daartussen = adviesruimte• In welke mate is er ruimte voor advies van

ambtenaren / anderen?

• Herhaling van het systeem op het politieke niveau

Vorming Vlaanderen45 -

VVSG -VVSG -

De lijntjes

• In welke mate werken we verkokerd of geïntegreerd?

• Een vorm van afstemming is nodig• Middelen verkokering• Acties en output inclusief• Maatschappelijke noden integraal beleid

Vorming Vlaanderen46 -

VVSG -VVSG -47 -

ANALYSE

ACTIEPLANNING

BELEIDSBEPALING

Vorming Vlaanderen

INTEGRAAL

INCLUSIEF

VERKOKERD

VVSG -VVSG -48 -

ANALYSE

ACTIEPLANNING

BELEIDSBEPALING

Vorming Vlaanderen

VVSG -VVSG -

Wat bespreken we?

• Werkveld en doelstellingen• Actiemogelijkheden van het lokaal bestuur

• doorzettingsmacht

• Invulling van een beleidsplan / strategische nota• Projectstructuur en Procedure

Vorming Vlaanderen49 -

VVSG -VVSG -

Werkveld, doelstellingen en acties

Vorming Vlaanderen50 -

aanbodvraagactoren

burgers

gemeente

Doelstellingen

actorrol

coördinatierol

VVSG -VVSG -

De klassieke terminologie

Vorming Vlaanderen51 -

Wettelijke opdracht

VISIE

MISSIE

STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN

OPERATIONELE DOELSTELLINGEN

ACTOR COÖRDINATIE

VVSG -VVSG -

De klassieke terminologie

• Visie = de gewenste toekomstige situatie• Op werkveldniveau (?)• Geconcretiseerd in strategische doelstellingen

• Meestal uitgedrukt in effecten• Op lange termijn

• Geconcretiseerd in operationele doelstellingen• Uitgedrukt in effecten (output) / concreter• = middel om de strategische doelstellingen te realiseren• Korte termijn – legislatuur – politieke verantwoordelijkheid

• Missie = onze bijdrage in de realisatie van de visie

Vorming Vlaanderen52 -

VVSG -VVSG -

Actiemogelijkheden op werkveldniveau

• Doelstellingen op het niveau werkveld gaat over regie, coördinatie, afstemming, …..• Veel gebruikte termen vaak verschillende betekenis• Als lokaal bestuur werk je meer en meer in een

werkveld samen andere actoren

• Begrip “doorzettingsmacht” geeft inzicht in de actiemogelijkheden van het lokaal bestuur

Vorming Vlaanderen53 -

VVSG -VVSG -

Het begrip “doorzettingsmacht” (1)

= de mogelijkheid van het lokaal bestuur om eenzijdig medewerking van andere partijen af te dwingen ongeacht hun hindermacht

Lijn gaat van geringe tot grote doorzettingsmacht

Vorming Vlaanderen54 -

VVSG -VVSG -

Het begrip “doorzettingsmacht” (2)

• gering: • weinig (geen) mogelijkheden om andere partijen te

dwingen om de visie te realiseren. • samenwerking op basis van vrijwilligheid

/onderhandelingen• netwerkmodel - netwerkcoördinator

• groot: • het bestuur kan andere partijen zijn wil opleggen

• ongeacht of ze wel of niet beschikken over hindermacht

• regiemodel - regisseur

Vorming Vlaanderen55 -

VVSG -VVSG -

Graden van doorzettingsmacht (1)

Vorming Vlaanderen56 -

GERINGGERING GROOTGROOT

Communicatief – rationeel

Financieel Juridisch

Werkveldsturing

NETWERKMODELNETWERKMODEL REGIEMODELREGIEMODEL

Doorzettingsmacht

VVSG -VVSG -

Graden van doorzettingsmacht (2)

juridische doorzettingsmacht wettelijke of reglementaire basis verplichtingen opgelegd aan derden eventueel sancties

financiële doorzettingsmacht als het lokaal bestuur wezenlijke financiële stromen

naar de actoren kan controleren of beïnvloeden zelf al dan niet toekennen adviesrecht

Vorming Vlaanderen57 -

VVSG -VVSG -

Graden van doorzettingsmacht (3)

• werkveldsturing• aanbodzijde

• inkoopmacht • actorrol

• vraagzijde• beïnvloeding van het gedrag van burgers

• marktmechanisme• Markttransparantie / marktinformatie

• rationeel-communicatief• overtuigen en motiveren

Vorming Vlaanderen58 -

VVSG -VVSG -

Actiemogelijkheden lokaal bestuur (1)

• ACTOR• het bestuur doet een actie volledig in eigen beheer:

operationele actie• Volle politieke verantwoordelijkheid

• het bestuur doet een actie volledig in eigen beheer op voorwaarde dat bepaalde randvoorwaarden gerealiseerd worden: voorwaardelijke operationele actie

• Monitoring van de randvoorwaarden• Karakter van de doelstelling kan veranderen

Vorming Vlaanderen59 -

VVSG -VVSG -

Actiemogelijkheden lokaal bestuur (2)

• Coördinatie• Juridische doorzettingsmacht• Financiële doorzettingsmacht• Werkveldsturing:

• Aanbodzijde• Vraagzijde• Marktmechanisme

• Communicatief-rationele instrumenten

Vorming Vlaanderen60 -

Co

örd

inatie-

acties

Van resultaatsverantwoordelijkheid tot procesverantwoordelijkheid

REGIE

NETWERK-COÖRDINATIE

VVSG -VVSG -

Actiemogelijkheden lokaal bestuur (3)

• Netwerkverkenning• Onderzoek bij andere actoren of er bereidheid is om

aan een gezamenlijke doelstelling/effect te werken.• haalbaarheidsstudie

• Vrij initiatief van andere actoren – geen rol voor het lokaal bestuur

• Verbod

Vorming Vlaanderen61 -

VVSG -VVSG -

Strategische meerjarenplanning in BBC

• Strategische nota• beschrijft de prioritaire beleidsdoelstellingen

• Financiële nota• het financiële doelstellingenplan;• de staat van het financiële evenwicht.

Vorming Vlaanderen62 -

Art. 119° prioritaire beleidsdoelstelling: beleidsdoelstelling waarover explicietgerapporteerd wordt in de beleidsrapporten;

VVSG -VVSG -

Beleidsdoelstelling

63 -

Art. 6. Elke beleidsdoelstelling bestaat uit:

1° een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of eventueel van het vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt;

2° een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven;

3° de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft.

Vorming Vlaanderen

VVSG -VVSG -

Invulling beleidsplan

• Twee opties:• Alles in doelstellingen• Beperkt aantal doelstellingen

• Leesbare, overzichtelijke, gestructureerde, niet al te lange strategische nota met zo weinig mogelijk jargon • Bredere invulling van de strategische nota• Beperkt aantal doelstellingen en acties

• Beleidsplan ≠ beheersplan

• Het huidig beleid een plaats geven

Vorming Vlaanderen64 -

VVSG -VVSG -

Hoe beperk ik doelstellingen en acties?

• Denken in niveaus• Going concern: niet vertaald in doelstellingen

• Huidige dienstverlening/beleid: wel beschrijven in de strategische nota

• Wel budget voorzien

• E&E: (kleine) acties en projecten ter verbetering van de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie

• Geen doelstellingen – wel budget voorzien• Gevolg van de analyse – veel ideeën voor verbetering• Een inventaris aanleggen? – opnemen in de toelichting?• Aanwenden in de budgetcyclus

• Beleidsfocus: waar gaan we voor in de legislatuur?• uitwerken in operationele doelstellingen

Vorming Vlaanderen65 -

VVSG -VVSG -66 -

VISIE

MISSIE

BELEIDS-FOCUS

HUIDIG BELEID

COÖRDINATIEACTOR

OD

Wettelijke opdracht

[SD]

Vorming Vlaanderen

Prioritaire BD

ActieplannenGOING CONCERNOVERIG BELEID

VVSG -VVSG -

Projectstructuur (tijdens de actieplanning)

Vorming Vlaanderen67 -

RAAD

BELEIDSGROEP

COÖRDINATIEGROEP

VERANTWOORDELIJKE DOELSTELLING (DV)

VERANTWOORDELIJKE ACTIEPLAN (APV)

VVSG -VVSG -

Aandachtspunten in de procedure (1)

• Onderscheid tussen de drie niveaus• Actieplan• Doelstelling• Alle doelstellingen samen

• Welk actieplan valt onder een doelstelling?• Bewuste beslissing• Collectieve beslissing• Coherentie van het plan

Vorming Vlaanderen68 -

VVSG -VVSG -

Aandachtspunten in de procedure (2)

• Bewaken van de integrale actieplanning• Welke dienst moet betrokken worden bij het uitwerken

van welke actie?

• Toetsen van het geheel van de actieplannen aan de beschikbare financiële en organisatorische ruimte

Vorming Vlaanderen69 -

Vragen?

Dirk Meulemans02/211.55.87

dirk.meulemans@vvsg.be

70 -