Onderwijsgroep Tilburg de weg naar de cloud

Migratie van fileshare naar SharePoint/Office 365

Aldo de Beunje (1971)• Verkoper o.a. snoep in Duitsland• Computer als hobby• Sinds 1998 IT als roeping en vak• Sinds 2001 bij Onderwijsgroep Tilburg• Novell, Php, Javascript, jQuery, Joomla,

Projectmanagement, Wijzigingsbeheer,

ITIL• Schrijven van boek over Office 365 voor

Visual Steps uitgeverij• Monsterboard ICT Blog• www.ruzardo.com• www.schoolvooroffice365.nl• www.handtruxtoys.eu• www.henkgeschenk.nl

https://nl.linkedin.com/in/aldodebeunje

• 16 MBO scholen voor beroepsonderwijs• 3 VMBO scholen • 15.000 leerlingen • 1.400 medewerkers• 10 locaties• 4.200 werkstations en laptops• Datacenter in Waalwijk• Glasvezel via Cityring door de stad• AD IDVault Sync via Red Spider

(Samenwerking meerdere ROC’s)• 8 Domeinen• Ogt013.nl is inlog ID domein, Mail domein is een andere

Waarom Office 365?• Het nieuwe werken en leren & Werknemer 3.0• Het samenwerken aan Office bestanden, voor zowel medewerkers als

deelnemers.• Overal aan bestanden kunnen werken. • Het informeren van belanghebbenden, middels intranet functionaliteiten.• Het virtueel kunnen vergaderen.• Een algemene portaal voor de ontsluiting van informatie.• Selfservice door integratie met andere kernsystemen.• Kostenbesparing• Beveiligen examens met IRM• Beheer gedeeltelijk bij gebruikers (Sitebeheerders) zelf leggen

Applicatie PositoneringTussen de kernsystemen: • Afas, Proquro, Leerlinginformatiesystemen (Magister en

Eduarte), enz.Als bestandssysteem, DMSOp den duur / RoadmapAls vervanging voor het intranetAls vervanging voor Blackboard (ELO)

Waar komen we vandaan en waar gaan we naar toe?4.5 TB aan data.

Homedirectory H: >> Onedrive

Afdelingsschijf G: >> Site verzamelingen & Bibliotheken

Afdeling Financieel beheer

Hoofdmap: Declaraties

Hoofdmap: Bankzaken

Enz.

( Mail uit Novell Systeem Groupwise was al eerder gemigreerd naar Outlook-Online )

Siteverzameling• Siteverzameling per afdeling of school• 1 of meer Sitebeheerders per Siteverzameling• Bij scholen:• 1 Site verzameling voor docenten onderling

https://ogt013.sharepoint.com/teams/12• 1 Site verzameling voor leerlingen (Deelnemers)

https://ogt013.sharepoint.com/teams/D12

OneDrive • Geautomatiseerd met een powershell script• Q schijf werd de nieuwe Homedir (Niet doen!)

Voorbereidingen

• 1000 medewerkers kregen 2 uur training voorafgaand aan hun migratie.

• Site beheerders werden door directeuren en hoofden toegewezen.

• Site beheerders kregen een wat uitgebreidere training 3 uur. • ICT Opleiding zorgde voor Floorwalkers

Ruim je mappen

op!

Informatie beheer & Functioneel beheer O365 Afdelingen en scholen

Dat doen we wel als we in SharePoint

zitten!

De migratie zelf• Eerst big bang toen toch gekozen voor gefaseerd. • Ongeveer een jaar geleden van december 2014 tot en met

maart 2015• ShareGate via PowerShell script

(omdat het niet per Gb afrekende)

• Throtling werd anders ingesteld door Microsoft.300 gig in eerste weekend90 gig tot maandagavond

• Floorwalkers• Weinig vragen

Adoptie en Acceptatie (1)• Sitebeheerders en Gebruikers (Power Users) komen met vragen. • SharePoint Pioniers zijn niet altijd Sitebeheerders• SharePoint video’s• Showroom• Wiki• Nieuwsbrief

Adoptie en Acceptatie (2)• Zien door mappen de informatie niet meer• Uitnodigingen om te komen praten• Nog veel USB sticks• WebDav is buggy / Openen in de verkenner• Voorbereiden van Migratie 2.0 / Pilot

Adoptie en Acceptatie• Docenten zijn eigenwijs en geven les• Zitten niet 8 uur per dag achter pc• Docenten zijn vaak digibeet +/- 60%• Ondersteunend personeel zit op +/- 50%• Aapjes leren van elkaar

Stand van zaken• Pilot Skype mogelijke adoptie aanjager• Pilot: Surface• Office 365 Groups • Pioniersgroep gaat goed• Lesgeven aan Sitebeheerders en Powerusers (geven soms elkaar

les)• Migratie 2.0 herstructureren sites• Dialoog met afdelingen komt op gang• Eerste workflows, Document sets, Content types• Google omgeving gaat naar O365, Site Beheerder is enthousiast• Basic “What is in it for me” voorbeelden en Use Cases

Lessen achteraf• 5000+ Items• Sitebeheerders beter geselecteerd• Directeuren en hoofden meetrainen• Beter idee hebben van wat komen gaat• Langzamer migreren en beter voorbereid maar…….

Organische groei is ook niet erg

Doen jullie mee?

Bloemen houden van mensen en Office 365 ook!

Bedankt voor je aandacht!

Vragen?www.schoolvooroffice365.nl

www.ruzardo.com