Digitale Postkamer waterschap Vallei en Veluwe

Denk digitaal!

▐ Waterschap Vallei en Veluwe

▐ Aanleiding en doelstelling voor inrichting van Digitale Postkamer Concept

▐ Toelichting concept Digitale Postkamer

▐ Het project Digitale Postkamer

▐ Resultaten

▐ De volgende stap

Agenda

Waterschap Vallei en Veluwe

▐Voorstellen Rien van Ravenhorst Teamleider DIV, 12 teamleden, 8 fte

▐Voorstellen waterschap Vallei en Veluwe Sinds 1 januari 2013 WSVV zorgt voor veilige dijken, schoon en voldoende oppervlaktewater en gezuiverd afvalwater in het gebied tussen IJssel, Neder-Rijn, Utrechtse Heuvelrug en Randmeren.

Oppervlakte gebied 245.644 hectare

Omtrek van ons gebied 273 kilometer

Aantal gemeenten 37

Aantal inwoners 1.115.254

Formatie 406 fte

Waterschap Vallei en Veluwe

▐ Aanleiding en doelstelling voor inrichting van

Digitale Postkamer Concept

Agenda

Aanleiding en doelstelling voor inrichting van Digitale Postkamer Concept

Aanleiding en doelstelling

▐Leanmanagementtraject bij team DIV - de fysieke en digitale poststroom sneller en met minder uren te verwerken - medewerkers DIV inzetten in een andere rol

▐Productiviteitsverbetering - gebruikmaken van de mogelijkheden in Kofax Capture om “slim te scannen” - investering moet zichzelf terug verdienen - realiseren van de “Digitale Postkamer”

▐ Digitale Postkamer: inputmanagement concept

Agenda

▌ Geeft visie op de samenhang van de diverse

inputstromen ▌ Staat niet los van throughput en output ▌ Betreft inkomende en uitgaande

berichten/informatie ▌ Is vormonafhankelijk (analoog/digitaal) ▌ Streeft naar zo veel mogelijk geautomatiseerde

afhandeling door automatische classificatie, metadata extractie, controles en verrijking

▌ Is plaats- en tijdonafhankelijk

Inputmanagement

Digitale Postkamer

▐ Gestructureerde documenten ▐ Semi-gestructureerde documenten ▐ Ongestructureerde documenten

Herkenning?

Specifieke oplossing: Formulierenoplossing

Release Scan/Import Herkenning Validatie PDF Creatie Document voorbereiding

Specifieke oplossing: Factuurherkenning

Generieke oplossing Digitale Postkamer

2011 / 123456 reg. d.d. 04 - 11 - 2011 Van : Mailbox Coördinatiepunt KCV Gemeente Zaanstad Aan : Postbehandeling Verseon Onderwerp : FW : Formulier : Nieuwe rioolaansluiting Datum : donderdag 3 november 2011 12 : 14 : 13 Prioriteit : Hoog Van : formwizard@zaanstad.nl [mailto : formwizard@zaanstad.nl] Verzonden : woensdag 2 november 2011 15 : 10 Aan : Mailbox Coördinatiepunt KCV Onderwerp : Formulier : Nieuwe rioolaansluiting Formulier : Nieuwe rioolaansluiting Bedrijfsnaam : geen Voorletter ( s ) : o Tussenvoegsel : Achternaam : koe Geslacht : Man Adres : sont 18 Postcode : 1501 ev Woonplaats : zaandam Telefoonnummer 063851 2394 waar u overdag bereikbaar bent : BSN / KvK nummer : 1345670 Emailadres : aanvrager9@hotmail.com Adres perceel : gemeentestraat 9ba Woonplaats perceel zaandam Op hoeveel plaatsen 1 aan te sluiten op het gemeenteriool : Geef een ik weet niet of de riool voor op straat zit of aan de zijkant van het nauwkeurige pand omschrijving van de situatie ( plaats aansluiting ( en ) , situatie t.a.v. voorgevel, hoeveel meter uit voorgevel, in welke richting, e.d. ) : Bestand : logo veilingspeciast.bmp Eventuele er is nu een deceptie tank

i t li hti

2011 / 123456 reg. d.d. 04 - 11 - 2011 Van : Mailbox Coördinatiepunt KCV Gemeente Zaanstad Aan : Postbehandeling Verseon Onderwerp : FW : Formulier : Nieuwe rioolaansluiting Datum : donderdag 3 november 2011 12 : 14 : 13 Prioriteit : Hoog Van : formwizard@zaanstad.nl [mailto : formwizard@zaanstad.nl] Verzonden : woensdag 2 november 2011 15 : 10 Aan : Mailbox Coördinatiepunt KCV Onderwerp : Formulier : Nieuwe rioolaansluiting Formulier : Nieuwe rioolaansluiting Bedrijfsnaam : geen Voorletter ( s ) : o Tussenvoegsel : Achternaam : koe Geslacht : Man Adres : sont 18 Postcode : 1501 ev Woonplaats : zaandam Telefoonnummer 063851 2394 waar u overdag bereikbaar bent : BSN / KvK nummer : 1345670 Emailadres : aanvrager9@hotmail.com Adres perceel : gemeentestraat 9ba Woonplaats perceel zaandam Op hoeveel plaatsen 1 aan te sluiten op het gemeenteriool : Geef een ik weet niet of de riool voor op straat zit of aan de zijkant van het nauwkeurige pand omschrijving van de situatie ( plaats aansluiting ( en ) , situatie t.a.v. voorgevel, hoeveel meter uit voorgevel, in welke richting, e.d. ) : Bestand : logo veilingspeciast.bmp Eventuele er is nu een deceptie tank aanwezig toelichting :

Rioolaansluitingsvergunning

Rioolaansluitingsvergunning

Valideren = registreren

Validatie emailbericht

Validatie OLO aanvragen + bijlagen

▐ Het project Digitale Postkamer

Agenda

▐ Projectteam: ▐ Projectleider ▐ Teamleider DIV ▐ DIV-medewerkers (2) ▐ Technisch applicatiebeheer VERSEON/KOFAX ▐ Consultant van BMConsultants ▐ Consultant van Circle

Project Digitale Postkamer

Digitale Postkamer

▐ Projectfasen:

▐ Analyse en opstellen plan van aanpak ▐ Kick off meeting ▐ Vaststelling prioriteiten en projectfasering

▐Deelproject 1: Factuurherkenning (upgrade) ▐Deelproject 2: Inkooporders ▐Deelproject 3: OLO’s aanvullend ▐Deelproject 4: Uitgaande Post ▐Deelproject 5: CD-roms ▐Deelproject 6: Zaaktypen herkenning (Digitale postkamer inkomende post)

Project Digitale Postkamer

▐ Deelproject 1: Factuurherkenning (upgrade)

▐ Facturen worden fysiek en digitaal ontvangen ▐ Fysieke facturen worden gescand, aangeboden via de batchclass Facturen en verwerkt ▐ Digitale facturen worden automatisch ingelezen en verwerkt d.m.v. een koppeling met de mailbox Kofaxinfacturen ▐ Via applicatie Kofax Capture worden de facturen gevalideerd ▐ KOFAX – VERSEON – CODA

Project Digitale Postkamer

Facturen

Scan

Mailconnector

Herkenning factuurgegevens (web)Validatie

Facturen PDF/A Export

▐ Deelproject 2: Inkooporders ▐ Inkooporders worden aangemaakt in CODA ▐ In PDF geplaatst in een directory ▐ Vanaf deze directory worden de inkooporders door KOFAX

opgepakt, gevalideerd en verwerkt in VERSEON (enorme tijdwinst)

Project Digitale Postkamer

File-Importer (web)Validatie PDF/A Export Herkenning

Directory

▐ Deelproject 3: OLO’s

▐ E-mails van het omgevingsloket worden automatisch ingelezen en verwerkt d.m.v. een koppeling met de mailbox Kofaxin

▐ Zaak wordt eerst aangemaakt waarbij de ingediende aanvraag initiërend document wordt

▐ Het OLO nummer wordt bij het registreren van de zaak bij kenmerk afzender ingevuld, hier wordt de zaak aan herkend.

▐ Na registratie van de ingediende aanvraag worden de bijbehorende bijlagen bij de aanvraag gedownload

▐ Via applicatie Kofax Validatie worden de bijlagen geregistreerd. In het validatiescherm worden een groot aantal velden gevuld. De bijlagen worden aan de juiste zaak gekoppeld in VERSEON

Project Digitale Postkamer

OLO proces

File-Importer (web)Validatie PDF/A Export Herkenning

Automatische raadpleging data vanuit Verseon

Netwerklocatie OLO

▐ Deelproject 4: Uitgaande post

▐ Uitgaande documenten worden gescand via de batchclass Uitgaande post ▐ Automatische herkenning van zaak/document nummer ▐ Document wordt toegevoegd aan VERSEON ▐ Metadata controleren

Project Digitale Postkamer

Post

Scannen en Herkenning (web)Validatie PDF/A Export Kwaliteitscontrole

Document voorbereiding

Controle zaak/documentnummer

▐ Deelproject 5: CD-rom ▐ Inhoud van de CD kopiëren naar lokale schijf ▐ Mappenstructuur doorlopen ▐ Bestanden eventueel verwijderen welke niet geregistreerd

hoeven te worden ▐ De zaak wordt eerst aangemaakt in VERSEON ▐ Opgeschoonde map wordt aan de BMC File-importer

aangeboden ▐ Metadata wordt geregistreerd in VERSEON ▐ Metadata controleren

Project Digitale Postkamer

▐ Deelproject 6: Zaaktypen herkenning ▐ (Digitale postkamer inkomende post)

▐ Zaaktypen worden ingericht Op dit moment: Grondwateronttrekking, Bodemkwaliteit, Activiteitenbesluit en Bestemmingsplannen/Watertoets ▐ Kofax Capture herkent de documenten en metadata ▐ Bij het valideren worden de meeste velden herkend en

vastgelegd.

Project Digitale Postkamer

Kwaliteitscontrole

Post

Scannen en Herkenning (web)Validatie PDF/A Export Document voorbereiding

Mailconnector

Controle zaak/documentnummer

▐ Inrichting classificatie en herkenning

▐ Op alle documenten vindt herkenning plaats ▐ Classificatie wordt ingericht op de meest voorkomende zaaktypen, waarmee we waarschijnlijk 80% van onze post ondervangen

Project Digitale Postkamer

▐ Resultaten

Agenda

Resultaten

Oude en nieuwe bewerkingstijden van de documenten Soort Voor implementatie Na implementatie Levert op

Fysieke post Gem. 23 minuten Gem. 7 minuten ▐ Efficiëntie ▐ Kwaliteit van registratie ▐ Inzet op nieuwe taken

Digitale post Gem. 32 minuten Gem. 4 minuten ▐ Efficiëntie ▐ Kwaliteit van registratie ▐ Inzet op nieuwe taken

Inkooporders Gem. 6 minuten Gem. 5 sec. ▐ Efficiëntie ▐ Kwaliteit van registratie ▐ Inzet op nieuwe taken

OLO’s Gem. 30 minuten Gem. 7 minuten ▐ Efficiëntie ▐ Kwaliteit van registratie ▐ Inzet op nieuwe taken

Feestelijke mijlpaal

▐ De volgende stap

Agenda

▐ Zaak aanmaken vanuit Kofax validatie

Nieuw koppelvlak (Stuff koppeling)

Voor het aanmaken vaan een zaak moeten de velden zaaktype, NAW en afdeling gevuld zijn. De gebruiker kan dan op de knop “Maak Zaak” klikken.

In Verseon wordt een zaak aangemaakt en het zaaknummer zal verschijnen in het veld “Zaaknummer”.

Alles helder…