1

Deel 2 Betrouwbaarheid

2

3

Onderdelen van deze presentatie

1. Het betrouwbaarheidssysteem2. Betrouwbaarheid van informatie en interne

controle3. Het stelsel van interne controle maatregelen4. Preventieve maatregelen van interne controle5. Repressieve maatregelen van interne controle6. Betrouwbaarheidstypologie7. Procestypologie

4

Belangrijkste kwaliteitseisen voor informatie

• Betrouwbaarheid door maatregelen van interne controle (deel 2)

• Relevantie door toepassen tolmodel (deel 3)

5

1. Betrouwbaarheidssysteem• Betrouwbaarheid is een voorwaarde voor

interne beheersing!

• Betrouwbaarheid wordt afgedwongen door het betrouwbaarheidssysteem.

• Het betrouwbaarheid omvat veel meer aspecten dan betrouwbaarheid van informatie!

6

7

8

Toepassingsvraag 1• Bij een handelsbedrijf in dranken worden door

de accountant regelmatig grote voorraadverschillen geconstateerd.

• Welke onderdelen van het betrouwbaarheidssyteem functioneren hier mogelijk slecht?

9

• Echter:

Wij leggen in dit boek de nadruk op betrouwbaarheid van informatie zonder de andere aspecten uit het oog te verliezen!

10

2. Betrouwbaarheid van informatie en interne controle

• Betrouwbaarheid van informatie kun je bevorderen door het invoeren van een passend stelsel van maatregelen van interne controle.

• Interne controle is synoniem voor interne betrouwbaarheid met voor dit boek de nadruk op informatiecontrole

11

3. Het stelsel van interne controlemaatregelen

12

Samenhang preventief en repressief

• Preventief zijn maatregelen die vooraf door of namens de leiding zijn genomen rekeninghoudend met betrouwbaarheidsrisico’s.

• Repressief zijn maatregelen door of namens de leiding genomen gericht op de naleving en werking van de preventieve maatregelen.

13

Toepassingsvraag 2• Cynthia is pas aangenomen als assistent

controller bij een adviesbedrijf. De consultants declareren van alles, soms zelfs bedragen van enkele euro’s. Cynthia merkt op dat de controle van dit soort declaraties meer kost dan het oplevert.

• Ben je het met haar eens?

14

Beperkingen van interne controle• Interne controle biedt geen absolute

zekerheid maar slechts een redelijke mate van zekerheid.

• Interne controle kent een aantal beperkingen.

15

16

17

Toepassingsvraag 3• Van welke beperking zou de accountant het

meeste wakker liggen en wat betekent dit voor zijn controlewerkzaamheden?

18

4. Preventieve maatregelen van interne controle

• Organisatorische maatregelen vooraf door de leiding getroffen:

- Het uitvoeren van een risicoanalyse- Oordeelsvorming ex-ante en opzet management

info- Controletechnische functiescheiding- Procedures, wet- en regelgeving- Opzet van geautomatiseerde informatiesystemen- Beveiliging van zaken

19

20

Samenhang preventieve en repressieve maatregelen

21

Het uitvoeren van een risicoanalyse1. Bepalen betrouwbaarheidsdoelstellingen2. Bepalen mogelijke gebeurtenissen die het

bereiken daarvan kunnen beïnvloeden3. Bepalen kans en impact van negatieve

gebeurtenissen (“risico’s).

Afhankelijk van het risicoprofiel van de onderneming dienen maatregelen van interne controle genomen te worden.

22

Oordeelsvorming ex-ante en opzet management informatie

• Voorbeelden van oordeelsvorming ex-ante:- Begrotingen- Standaard kostprijzen en tarieven- Verkoopprijzen.

• In de management informatie dient rekening gehouden te worden met betrouwbaarheidsrisico’s

23

24

Toepassingsvraag 4• Hoe zou je bij een handelsbedrijf in doe het

zelf benodigdheden zoals Easy Fix It de verkoopbegroting kunnen opstellen?

25

Controletechnische functiescheiding

• Doel: Het verkrijgen van meerdere registraties over één en dezelfde toestand of gebeuren. Mogelijk met een tegengesteld illegitiem belang.

• Beperkingen van bevoegdheden volgens 6 principes (zie boek).

26

Toepassingsvraag 5• Waarom zou het ten aanzien van de treffen

functiescheiding het beste zijn om aan te sluiten bij de natuurlijke arbeidsverdeling?

• Geef enkele overwegingen op grond waarvan arbeidsverdeling plaatsvindt.

27

28

29

Toepassingsvraag 6• Welke rol speelt functiescheiding in de net

getoonde figuur van de waardekringloop van Easy Fix It BV?

30

Procedures, richtlijnen, wet- en regelgeving

• Een procedure is een vast voorgeschreven wijze van handelen

• Een richtlijn geeft ruimte van handelen.

31

32

Toepassingsvraag 7• Wanneer zou je een bedrijf adviseren om een

richtlijn voor het geven van korting in te voeren en wanneer zou je adviseren om een kortingsprocedure in te voeren?

33

Opzet geautomatiseerde systeem• Logische toegangsbeveiliging is van groot

belang voor betrouwbaarheid.• Change management moet leiden tot

informatiesystemen die betrouwbaarheidsdoelstellingen ondersteunen.

• Zie verder deel 5.

34

Beveiliging van zaken• De mate en de aard van de noodzakelijke

beveiliging wordt bepaald door:- Kans- Impact.

35

36

37

Repressieve IC-maatregelen

38

5. Repressieve maatregelen van interne controle

• Richten zich op de controle van de preventieve maatregelen:

- Oordeelsvorming ex-post- Materiële verbandscontroles- Detailcontroles- Testen general & application controls- Waarneming ter plaatse

39

Samenhang repressieve en preventieve maatregelen

40

Oordeelsvorming ex-post dmv cijferbeoordeling

• Door het vergelijken van informatie over de werkelijkheid in relatie tot begroting kunnen betrouwbaarheidsproblemen opgespoord worden.

• Bijvoorbeeld:- Brutomarges in relatie tot begroot;- Voor- ten opzichte van nacalculatie.

41

42

Toepassingsvraag 8• Waarom geeft cijferbeoordeling niet alleen

een indruk van de mate waarin een organisatie haar doelstellingen realiseert maar kan dit ook een indruk geven van de betrouwbaarheid van de informatie?

• Geef hiervan een voorbeeld.

43

Verbandscontroles

44

Materiële verbandscontroles• Ter controle van de werking van de

functiescheiding.

• Met name effectief wanneer het verband gelegd wordt tussen registraties van afdelingen met een tegengesteld illegitiem belang.

45

Toepassingsvraag 9• Bij een handelsbedrijf kun je het volgende

verband leggen:BV + Inkopen – Eindvoorraad = Verkocht

• Hoe zou het kunnen dat dit verband niet sluit?

46

Detailcontroles• Gericht op de werking en naleving van

procedures.

• Voorbeeld:- Factuurcontrole gericht op naleven

inkoopprocedure.

47

Verwerkingsverslagen en testen general & application controls

• Voldoende aandacht voor foutlijsten?• Vaak specialistisch werk uitbesteed aan edp-

auditor.

• General & application controls zie deel 5.

48

Waarneming ter plaatse

49

Waarneming ter plaatse

• Waarneming ter plaatse kan vele vormen aannemen maar dient ter verificatie van de papieren werkelijkheid.

• Belangrijk is dat dit onafhankelijke van de bewaarder plaatsvindt!

50

51

6. Betrouwbaarheidstypologie

• Typologie van Starreveld (grondlegger BIV in Nederland).

• Per type dezelfde maatregelen van interne controle om de betrouwbaarheid van informatie te kunnen vaststellen.

• Soortgelijke activiteiten.• Is een hulpmiddel!

52

Betrouwbaarheidstypen

Huishoudingen die voor de markt leveren

Handelsbedrijven

Industriële bedrijven

Agrarische en extractieve bedrijven

Dienstverleningsbedrijven:

- Dienstverlenende bedrijven met een goederenbeweging

- Dienstverlenende bedrijven met beschikbaarstellen van

ruimtes

- Overige dienstverleningsbedrijven

Financiële instellingen

Huishoudingen die zonder tussenkomst van de

markt leveren

Overheidshuishoudingen

Privaatrechtelijke organisaties

53

• Let op:

- Voor elk betrouwbaarheidstype is een powerpointpresentatie met een toepassingscasus beschikbaar mede ter ondersteuning van de theorie uit Starreveld deel 2 B!

54

7. Procestypologie• Betrouwbaarheidstypen hebben vaak

vergelijkbare processen

• Soortgelijke processen hebben vergelijkbare maatregelen van interne controle

55

Processen uit de procestypologie

behandeld in “BIV in perspectief”

Inkoop

Crediteuren

Opslag

Productie

Verkoop

Debiteuren

Personeels-proces

56

• Let op:

- Van elk proces is een powerpointpresentatie met een toepassingscasus beschikbaar mede ter ondersteuning van de theorie uit Starreveld deel 2 A!

57

Cyclebenadering• Afkomstig uit de Verenigde Staten

• Omvatten vaak meerdere processen uit de procestypologie

58

Revenue Cycle Expenditure Cycle Production cycle Sales order entry

Request goods

Product design

Shipping

Order goods

Planning and scheduling

Billing and accounts

receivable

Receive goods Production operations

Receive cash

Approve vendor

invoice Cost accounting

( Nacalculatie en verschillenanalyse)

Pay for goods