1

Fin, Adm & Bg Ctl

Objectieven en bilan

Kol v/h Vlw MAB E.TESSARO

Oktober 2013

2

Agenda

De financiële, administratieve en budgettaire controle:

• Waarover gaat het?

• Waarom is dit nodig?

• Wie doet wat ?

• Hoe gaat het in zijn werk?

• Waartoe heeft dit gediend (in 2012)?

• Hoe zal dit evolueren ?

3

Waarover gaat het?Classificatie en types controles

• Interne controle + Externe controle– Interne : hiërarchie en aangeduide autoriteiten

– Externe : Organismen of agenten buiten de Admin

• Interne controle >< Interne audit– Ctl = maatregelen van het Comdo en het Pers met de

bedoeling een redelijke garantie te waarborgen over de risicobeheersing

– Audit = onafhankelijke raadgevingen en objectieven met de bedoeling de functionering van de organisatie te verbeteren, inclusief de risk management en de controleprocessen

4

Waarover gaat het?Fin Ctl >< Adm Ctl >< Bg Ctl

• Fin Ctl :– Wetten, reglementen, procedures

– Regelmatigheid, oprechtheid, betrouwbaarheid : rekeningenen boekhoudstukken

– Opmerkingen en raadgevingen

• Adm & Bg Ctl zijn complementair :– Wetten, reglementen, procedures

– Raming en budgettaire dekking

– Rechtvaardiging, motivering en opportuniteit

5

Waarom is dit nodig?

• Wettelijk kader => verplicht

• Onze geloofwaardigheid tegenover :– De externe controle

– De belastingbetaler

• Onszelf “geruststellen” over ons beheersproces– Coaching

– Risk management

– Procesverbetering

6

Wie doe wat?Intern >< extern

• Intern :– Iedereen

– DGBF (BFC-A + BFC-S + BFA-RHDD)

– AID / IAD

• Externe tussenkomsten :– Inspectie van Financiën

– Controleur der vastleggingen

– Rekenhof

– Cab MoD

– Min Bg / Min Ambt Zaken

– Parlementaire Commissie Legeraankopen

– Ministerraad

7

Wie doet wat ?Organisatie DG BudFin

Directeur GeneraalBudget en Financiën

(DGBF)

DivisieFin & Bg Uitvoering

(BFA)

DivisiePl, Prg, Opst,

Opvolg Bg(BFB)

DivisieControle

(BFC)

Divisie Steun (BFS)

BFC-S(4-C242/244/246)

Maj MAB G. Dumont 4246Cdt P. Cocquit 6335

Cdt D. De Lobel 6335 Cdt D. De Kerpel 4710

Lt P. Prevot 4710Adjt A. De Clercq 7726

Adjt B. Van Buynder 4263

BFC (1-C026)

Kol v/h Vlw MAB E. Tessaro 6022

BFC-A(1-C024/025)

LtKol v/h Vlw MAB R. Decaestecker, Ir 3485Maj MAB C. Blondiau 6023

Cdt S. Mathieu 1519Mev J. Willot 6048

8

Wie doet wat ?Organisatie BFC

• Parlementaire Commissie Legeraankopen

– Trimestriële voortgangsnota

– Vergadering op vraag van de Commissie

– Contactpersoon van de Administratie

– Coördinatie met Kab MLV

• Opvolging van de gedecentraliseerdeordonnateurs “lokale aankopen” en “diverse uitgaven”

– Beperkt aantal en nominatief aangeduid

– Rechten toekennen in ILIAS

Wie doet wat ? De rol van BFC

9

• Voorafgaand nazicht– Laatste filter voor IF– Finetuning en optimalisatie

• Overleg en coördinatie– Coherentie tussen dossiers (Mat, Pers, Ops)– Coherentie op Bg vlak (samenwerking met BFB)

• Facilitator– Kennis m.b.t. de houding van de IF– Communicatielijn met IF

• Raadgever en regulator– Praktische kennis en expertise– Helpdesk

Wie doet wat ? De rol van BFC-A

10

CO

AC

HIN

G

MR-B

Generieke vastleggingen

MRMP

Overheidsopdrachten: AVA, gunning, uitvoering

Verkopen materieel

MR-C&I

Verkopen InfrastructuurPMT NATO HQ

MR-Mgt

MOU

DGMRDGHR

Personeelsplan

Aanwervingen contractuelen

Wetsontwerpen, ontwerpKB, ontwerpMB

DG BudFin

Begroting INI en AJU

Generieke vastleggingen

Subsidies en dotaties

Meest voorkomende types dossiers DGJM

Schadevergoedingen

ACOS O&T

Ops plannen

Operationele inzet

Ramingsstaten

MOU

CHOD

Prestaties voor 3den

Gedecentraliseerdeordonnateurs

Overheidsopdrachten

SDAB / ION(KLM, CDSCA, RHDD,…)

Overheidsopdrachten

Personeel

Conventies

BFC-A

IF

ACOS STRAT

MOU

12

• Wettelijkheid

• Regelmatigheid (Bg, overheidsopdrachten, …)

• Budgettaire haalbaarheid

• Conformiteit met beslissing van de Regering

• Opportuniteit (!)

– Doeltreffendheid

– Efficiëntie

– Bestaan van alternatieven

– Correcte raming

Wie doet wat ? Voorwerp van de controle IF

Situering van IF

DG/ACOSordonnateurs

BFC-A

IF

MOD

Parl CommLegerAank

MR

Min Bg

Min AmbtZ

Korps IF

InterMinComité IF

• Organisatie van de Fin Ctl– HORECA installaties :

werking, boekhouding, inventaris en stocks

– Rekenplichtigen, onder rekenplichtigen, LA, BCU :

werking en boekhouding

• Overleg en coördinatie– Coherentie tussen richtlijnen en praktijk

– Correctieve en preventieve maatregelen

• Raadgever en regulator– Praktische kennis en expertise

– Coaching tijdens en na de controles

Wie doet wat ? De rol van BFC-S

14

CO

AC

HIN

G

BFA-B/CCB Voorschotten

BFA-B/CCB Ontvangsten

BFA- RHDD

Rekenplichtigen

4 centrale ASE

48 lokale ASE

3 ASE Ops

3 HORECA Ops

20 ASE AttaDef

ASE BMSO

2 Clubs

44 Mess

85 Bar

35 Logement

10 gesubsidieerde vzw

Paymasters

Indien geen ASE

Lokale rekenplichtigen

36 RHDD

Gedecentraliseerdeordonnateurs

Overheidsopdrachten : lokale aankopen

KBD, …

Eenheidsshops

HORECA in Ops

…

BFC-S

CHOD / DGBF / IADDGJM / DJMM

Leidende ambtenaren

Bureaus uitvoeringcontracten

Onder rekenplichtigen

HORECA installaties

V.Z.W

16

Hoe gaat het in zijn werk?

• Fin Ctl :

– Niet aangekondigd en ter plaatse

– Frequentie in functie van de laatste situatie

– Toegang tot alle nodige documenten

– Peilingen (coups de sonde)

• Adm & Bg Ctl :

– Single Entry Point naar IF

– Voorafgaand advies via dossier, document, briefing,…

– Uitvoering gedeelte Adm & Bg Ctl

– Systematisch

17

Hoe gaat het in zijn werk?

• Kwaliteiten van de interne controle ?

– Onafhankelijkheid

– Doorzichtigheid

– Deontologie

– Feedback (mondeling en schriftelijk)

– Interdisciplinaire benadering

– Iedereen wordt betrokken…

– Verantwoordelijkheidsgevoel => selectieve controle

– Complementariteit van de controles (dubbel gebruik vermijden)

– Verbetering van prijs/kwaliteitverhouding van de controle

18

Waartoe heeft dit gediend?Gegevens 2012

• Adm & Bg Ctl van BFC-A :

– 2.319 dossiers

– 0,6 % (= 14 dossiers ) definitief afgewezen

• Fin Ctl van BFC-S :

– 209 controles / rapporten

– Kwaliteit evolueert in de goede richting

19

Waartoe heeft dit gediend?Gegevens 2012

• Correctieve acties :

– Feedback per dossier / controle

– Domein “Adm & Bg Ctl” :

• +/- 40 % van de dossiers (Tf, mail, vergadering,…)

• Coherentie tussen dossiers van verschillende beheerders

– Domein “Fin Ctl” :

• +/- 80 % van de rapporten

• Interne controle in de eenheden (HORECA, …)

20

Waartoe heeft dit gediend ?Gegevens 2012

• Preventieve acties

– Coördinatievergaderingen

• BFA-RHDD

• BFA-B

• MRMP

• …

– Herziening van de interne procedures

• Praktische gids “Adm & Bg Ctl” => APG + SPS

• Lokale aankopen /Diverse uitgaven => APG + SPS

• Overheidsopdrachten (feedback naar MRMP)

• RHDD (feedback naar BFA)

21

Hoe zal dit evolueren ?

• Rol van de verschillende actoren

– Nieuwe wetgeving

– Nieuw project : HRM@Defence

• Nieuw ERP systeem

– Contract in uitvoering

– Integratie van de toepassingen “Pers”

– Task Force HRM@Defence

22