1

Betrouwbaarheidstypologie

Handelsbedrijven à contant: behandeld filiaalbedrijf

2

3

Belangrijkste aanknopingspunten voor betrouwbaarheid

• Belangrijkste aanknopingspunten voor volledigheid opbrengsten en juistheid kosten

• Door directie geautoriseerde brutomarge, prijsprocedure.

• Betrouwbare werking Point of Sale apparatuur.• Beginvoorraad + Inkoop – Eindvoorraad =

Verkocht + Kasverschillen + Voorraadverschillen.• Inventarisatie als sluitstuk van de geld-

goederenbeweging

4

Toepassingsvraag 1Binnen het controleteam waar je deel van

uitmaakt ontstaat er discussie over de waarden waarin de BETA-formule (BV + Inkopen – Eindvoorraad = Verkocht)

gemeten moet worden. Wat stel jij voor?

5

6

Kenmerkende betrouwbaarheidsrisico’s

• Juistheid kasverschillen• Juistheid voorraadverschillen

7

Toepassingsvraag 2

Kun je nog een aantal andere betrouwbaarheidsrisico’s noemen die je bij dit type bedrijven vaak zult tegenkomen?

8

Preventieve IC maatregelen1.1 Begroting, normen, tarieven

1.2.Controletechnische functiescheiding

1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen

1.4 Belangrijke periodieke managementinformatie

in relatie tot begroting en vorige periode

1.5 Essentiële bestanden

9

Begroting, normen en tarieven

10

1.1 Begroting, normen, tarieven• Verkoopbegroting,• Inkoopbegroting, • Begrote Brutomarge• Begrote omloopsnelheid van de voorraad• Begrote diefstal(Begrotingen zijn vaak per filiaal).

11

Toepassingsvraag 3• Waarom is het vanuit de volledigheid van de

opbrengsten zo belangrijk dat de interne organisatie rond het begroten van de brutomarges adequaat is?

12

1.2 CT functiescheiding• Hoofdkantoor: Inkoop (beschikkend), Centraal

magazijn (bewarend); verkoop (intern beschikkend over te hanteren prijzen), Administratie (controlerend)

• Hoofdkantoor filiaal• Filiaal: bedrijfsleider (beschikkend),

kassamedewerkers (uitvoerend.

13

Toepassingsvraag 4Waarom zouden wij hier de kassamedewerkers

vooral als uitvoerend zien terwijl ze toch bezig zijn met het verkopen van artikelen en verantwoordelijk zijn voor de voorraad geld en artikelen?

14

1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen

• Prijsprocedure• Kasprocedure • Offerte en contractprocedure bij inkoop• Inventarisatieprocedure. • Regelgeving op het gebied van winkelsluiting• Oogtoezicht, tascontrole, zonder bon wordt

niet geruild, procedure rondom retouren.

15

Toepassingsvraag 5• Wat zijn de belangrijkste stappen uit de

kasprocedure?

16

Managementinformatie

17

1.4 Belangrijke managementinformatie

• Exploitatie voor het geheel en per filiaalOmzetKostprijs verkopenBruto margeOmloopsnelheid van de voorraad (per productcategorie)KasverschillenVoorraadverschillen (per productcategorie

18

Toepassingsvraag 6• Door welke informatie blijft de directeur op de

hoogte van het gelopen risico ten aanzien van de incourantheid van de voorraden?

19

Gegevens in bestanden Informatie

20

1.5 Essentiële bestanden• Inkoopbestand• Crediteurenbestand • Artikelbestand • Voorraadbestand • Verkoopbestand • Het POS-systeem bevat het artikelbestand

(geautoriseerde prijzen + actuele voorraad) en het verkoopbestand.

21

Toepassingsvraag 7Welke maatregelen zou het hoofdkantoor

moeten nemen om er voor te zorgen dat ieder filiaal met het juiste en volledige artikelbestand werkt?

22

Repressieve IC-maatregelen

2.1 Cijferanalyse

2.2 Verbandscontroles

2.3 Detailcontroles

2.4 Waarneming ter plaatse

23

Cijferanalyse

24

2.1 Cijferanalyse

• Werkelijke brutomarges versus begrote brutomarges per product en productcategorie

• Werkelijke voorraadverschillen (per filiaal) versus norm voor diefstal

• Werkelijke kasverschillen (per filiaal) versus norm

25

Toepassingsvraag 8• Waarom is de filiaalvergelijking zo belangrijk

voor het beoordelen van de betrouwbaarheid van de informatie?

26

Verbandscontroles

27

2.2 Verbandscontroles

• Beginvoorraad + Inkopen – Eindvoorraad = Kostprijs verkopen;

• Afboeking artikelbestand (POS)= Opboeking verkoopbestand (POS) +/- voorraadverschillen;

• Afboeking verkoopbestand (POS)= Opboeking bank + kasverschillen

28

Toepassingsvraag 9Tijdens de interim-controle van filiaalbedrijf

constateer je voor één filiaal dat het volgende verband nooit lijkt te sluiten:

• Afboeking verkoopbestand (POS)= Opboeking bank + kasverschillen

De controleleider is verrast en roept: Dan hebben we hem te pakken. Een mooi geval van slepen.

Wat bedoelt hij?

29

2.3 Detailcontroles

• Controle op de juistheid van de gehanteerde inkoopprijzen;

• Controle op de juiste verkoopprijzen in het artikelbestand

30

Waarneming ter plaatse

31

2.4 Waarneming ter plaatse• Inventarisatie van voorraad en kas• Controle op naleving regelgeving winkeltijden

32

Casus Superstore

33

Superstore N.V. exploiteert een landelijke keten van 8 warenhuizen . In deze warenhuizen worden allerhande huishoudelijke artikelen verhandeld.

De interne organisatie van de locale warenhuizen is als volgt:• Bedrijfsleider (1)• Caissières (4)• Administratie (1)Bij Superstore maakt men gebruik van Point of Sale

apparatuur. Alle goederen dienen van het hoofdkantoor betrokken te worden. Klanten kunnen contant, met pinpas, chipper of creditcard betalen.

Regelmatig worden er vanuit het hoofdkantoor opruimingen van seizoensgevoelige artikelen georganiseerd die in de landelijke pers worden aangekondigd.

34

35

Toepassingsvraag 10Welke risico’s bestaan er met betrekking tot de

volledigheid van de verantwoorde opbrengsten bij een handelsbedrijf dat tegen contante betaling levert wel, die er bij een handelsbedrijf dat op rekening levert niet bestaan?

36

Toepassingsvraag 11In hoeverre verschilt POS-apparatuur van een

geautomatiseerd kasregister? Welke bestanden heeft POS-apparatuur minimaal nodig om te kunnen werken? Welke maatregelen op het gebied van biv kunnen bij Superstore de juistheid van de prijzen waarborgen?

37

38

Toepassingsvraag 12Welke aanvullende maatregelen zou u de

directie van Superstore willen adviseren om diefstal door klanten en personeel te voorkomen?

39

Toepassingsvraag 13Eénmaal per jaar worden van oudsher de filialen

van Superstore integraal geïnventariseerd. Dit gebeurt meestal op 2 januari en de winkels zijn dan voor publiek gesloten. Wat is uw mening ten aanzien van de geschetste procedure?

40

Toepassingsvraag 14• Welke informatie zou het hoofdkantoor van

Superstore willen ontvangen zodat ze de gang van zaken bij de filialen kunnen beheersen?

41

Toepassingsvraag 15• Welke verbandscontroles zou men bij

Superstore kunnen leggen?