www.cloudsyndic.com A. Dorp 37, 2861 Onze-Lieve-Vrouw-Waver T. +32 15 75 30 58 F. +32 15 75 21 42 E. info@cloudsyndic.com 1

BEST/Rentm in de CloudProductvoorstelling

BEST/Rentm in de Cloud - Flow

2

Algemeen

4

Aanmelden

Aanmelden gebeurt op een beveiligde website. Deze is gepersonaliseerd voor uw firma.

Gebruikers:Aanmelden met gebruikers-ID en paswoord.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Startscherm

5

Menu:Applicatie is onderverdeeld in een aantal hoofdmenu’s (zelf te bepalen).Gewenste actie selecteren in handig dropdown menu.

Menu is doorheen de hele applicatie hetzelfde

Kan verschillen per gebruiker

Programma:Geeft aan in welk programma u aan het werken bent.Meldingen:

De software geeft automatisch meldingen betreffende:- Huurcontracten- …

Inloggegevens:- Ingelogde gebruikers- Datum en tijd log-in- Mogelijkheid tot

uitloggen

Home:Vanuit elke scherm terugkeren naar dit scherm

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Selectiescherm – Huurderoverzicht

6

Standaard functionaliteiten:Ook standaard functies kunnen uitgevoerd worden.Zelfs creëren van een nieuw gebouw is mogelijk

Export naar Excel:Huidige overzicht exporteren naar Excel.

Historiek:Historiek van alle wijzigingen wordt bijgehouden.

Tabel:Het is steeds mogelijk om te filteren in de tabel en om de gegevens van een kolom op- of aflopend te sorteren.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten 7

Detailscherm – Algemeenheden

Tabbladen:Gegevens worden overzichtelijk gegroepeerd.Ook wisselen van tabbladen kan via sneltoetsen op het toetsenbord (alt+nr)

Vergrootglas:Gegevens opzoeken via de zoekknop. Klikken opent een overzicht met alle mogelijke opties.Filteren in de kolommen is steeds mogelijk als ook op-of aflopend sorteren.

8

Detailscherm – Algemeenheden

Herhaal:Gegevens van de huidige record bewaren in een buffer. Deze worden gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe record.

Historiek:Ook hier kan de historiek opgevraagd worden.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

9

Detailscherm – Documenten

Loskoppelen:Het geselecteerde document blijft nog wel bestaan, maar zal niet meer gekoppeld zijn aan dit gebouw.

Uploaden:Zelf een document uploaden.

Linken:Bestaande documenten in de applicatie linken aan dit gebouw.

Door het systeem gegenereerde document die relevant zijn voor het gebouw worden automatisch gekoppeld aan het gebouw.Het is ook mogelijk dat u zelf documenten koppelt.

Voorbeeld: Word, PDF, Afbeeldingen,…

Nieuwe versie:Het geselecteerde document vervangen door een ander.Versie nummer in tabel zal veranderen.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Huurders

Huurders– Tabblad Algemeen

11

Taal:Bij een gebruiker kan een taal ingesteld worden. Deze taal wordt vervolgens gebruikt voor het versturen van documenten.

In dit tabblad kunnen de algemene gegevens van de eigenaar ingevoerd/aangepast worden.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Huurders – Tabblad Info

12

In dit tabblad kan eventueel extra info over de huurder ingevoerd worden.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Huurders – Tabblad Email

13

In dit tabblad kan ingesteld worden welke documenten de eigenaar per email wenst te ontvangen.

Standaard zal het e-mail adres gebruikt worden dat werd ingevuld bij de algemene gegevens van de huurder. Eventueel kan een ander adres ingegeven worden.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Eigenaars

Eigenaars – Tabblad Algemeen

15

In dit tabblad kunnen de algemene gegevens van de eigenaar ingevoerd/aangepast worden.

Taal:Bij een gebruiker kan een taal ingesteld worden. Deze taal wordt vervolgens gebruikt voor het versturen van documenten.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Eigenaars – Tabblad Info

16

In dit tabblad kan eventueel extra info over de huurder ingevoerd worden.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Eigenaars – Tabblad Contractinfo

17

In dit tabblad kan de contractinformatie tussen eigenaar en rentmeester geraadpleegd worden

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Eigenaars – Tabblad Email

18

In dit tabblad kan ingesteld worden welke documenten de eigenaar per email wenst te ontvangen.

Standaard zal het e-mail adres gebruikt worden dat werd ingevuld bij de algemene gegevens van de eigenaar. Eventueel kan een ander adres ingegeven worden.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Gebouwen+ Panden

Gebouwen – Tabblad Algemeen

20

Het eerste tabblad bevat de algemene gegevens van het gebouw:- Benaming en adres- Munt, BTW?- …

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Gebouwen – Tabblad Kostencodes

21

Geeft een overzicht van alle kostencodes van dit gebouw.

Kostencodes kunnen steeds toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Gebouwen – Tabblad Panden

22

Geeft een overzicht van alle panden binnen dit gebouw.

Panden kunnen steeds toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Gebouwen – Panden – Tabblad Algemeen

23

In dit tabblad kan de eigenaar en huurder (en hun bijhorende gegevens) gekoppeld worden aan het pand.

Het tabblad bevat ook een aantal andere algemene gegevens.

Er is ook een apart programma ‘Panden’ met dezelfde mogelijkheden.

De informatie van de panden is onderverdeeld in tabbladen.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Gebouwen – Panden – Tabblad Kostencodes

24

In dit tabblad moet aangegeven worden wat het aandeel van dit pand is in elke kostencode van het gebouw.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Gebouwen – Panden – Tabblad Rappels

25

Instellen van de rappelgegevens voor het pand.

Rappelgegevens kunnen ingegeven worden op 3 verschillende niveaus:- Pand- Gebouw- Globaal

Eerst wordt door het programma gekeken op Pand-niveau, staat hier niets ingevuld, dan wordt gekeken naar gebouw-niveau,…

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Gebouwen – Tabblad Rappels

26

Instellen van de rappelgegevens voor het gebouw

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Gebouwen – Tabblad Actieve Huurovereenkomsten

27

In dit scherm worden alle actieve huurovereenkomsten van het gebouw getoond.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Gebouwen – Zonder meerdere panden

28

Bij bijvoorbeeld een huurhuis, kan ingesteld worden dat het gebouw niet uit meerdere panden bestaat.

Meerdere panden:Wanneer dit veld op ‘neen’ staat zullen een aantal zaken veranderen t.o.v. een gebouw met meerdere panden

Tabbladen:Tabblad kostencodes is hier niet meer aanwezig

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Gebouwen – Zonder meerdere panden – Tabblad Pand

29

In het tabblad pand zal nu het detail van het ene pand zichtbaar zijn, waar bij meerdere panden eerst een overzicht werd gegeven van alle panden in het gebouw.

In dit geval zullen de adresgegevens niet meer ingegeven moeten worden.Pand hoeft u uiteraard ook geen aparte kostencodes of rappels in te stellen.

De verdere tabbladen zijn gelijk aan die van een gebouw met meerdere panden.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Huurovereenkomst+ activeren huur/provisie

31

Huurovereenkomsten – Tabblad Algemeen

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Huurovereenkomsten – Tabblad Extra

32Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Huurovereenkomsten – Tabblad Kosten

33Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Huurovereenkomsten – Tabblad Documenten

34Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Activeren huur / provisie

35

Activeren huur en provisie verloopt in beide gevallen hetzelfde.

Er bestaat ook de mogelijkheid om activatie automatisch te laten verlopen via een dagelijks lopend script.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Indexcijfers+ indexeren huur

Indexcijfers

37

De indexcijfers worden bijgehouden in het programma.

Deze zijn instelbaar per land. Dus indien u panden hebt in het buitenland, kunnen de indexcijfers van dat land ook toegevoegd worden.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Indexeren huur

38

Enkel het huurbedrag wordt geïndexeerd. Provisies en vaste kosten worden niet geïndexeerd. Deze laatste kunnen wel steeds handmatig aangepast worden.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Indexeren huur - Documenten

39Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Leveranciers

Leveranciers – Tabblad Algemeen

41

Geeft een overzicht van de algemene gegevens van de leverancier

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Leveranciers – Tabblad Bankgegevens

42

Geeft een overzicht van alle bankrekeningen gekoppeld aan de leverancier

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Facturen

Facturen

44

Na selecteren van een gebouw moet een leverancier geselecteerd worden voor wie u facturen wenst aan te maken

Type factuur:Er zijn 2 verschillende types voor factuur.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Facturen – Zonder BTW

45

Vul hier de gegevens van de factuur in.

Bedrag :Het factuurbedrag

Pand:Geef aan voor welk pand deze factuur is.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Facturen – Met BTW

46

Bedrag BTW:Het BTW-bedrag moet hier wel ingevoerd worden.

Vul hier de gegevens van de factuur in.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Facturen – Opslaan

47

Na klikken op opslaan krijgt u een overzicht van de ingegeven factuur

Nieuw factuur:Om de snelheid van ingavevan facturen te optimaliseren kan hier gekozen worden om een nieuw factuur in te geven met dezelfde:- Leverancier- Leverancier en gebouw- Gebouw- Omschrijving

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Verdeling facturen

Verdeling facturen

49

Nummeren:De facturen die gecodeerd moeten worden moeten een volgnummer krijgen.

Twee lijnen met dezelfde nummer worden samengevoegd.

Creatie & wijzigen:Facturen kunnen hier nog steeds gewijzigd of gecreëerd worden.

Dit scherm geeft een overzicht van alle nog niet (volledig) gecodeerde facturen van het geselecteerde gebouw

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Verdeling facturen (niet toegewezen aan pand)

50

Verdelen volgens kostencode:Het factuurbedrag wordt verdeeld over de panden volgens deze kostencode

Toewijzen aan eigenaar:Het factuurbedrag wordt volledig toegewezen aan de eigenaar van het ingegeven pand

Verdelen volgens combinatie van kostencodes:Het factuurbedrag wordt over de panden verdeeld volgens een combinatie van kostencodes

Splitsen:Het factuurbedrag kan in verschillende lijnen gesplitst worden op de afrekening

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Verdeling facturen (toegewezen aan pand)

51

Verdeling:Het factuurbedrag toekennen aan huurder en/of eigenaar. (procentueel of volgens bedrag)

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Verdeling facturen

52

Wanneer alle genummerde facturen verdeeld zijn, komt u terug uit in het overzichtsscherm.

Bevestigen:Klik op bevestigen om de coderingen door te voeren.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Rapporten verdeelde facturen (voorbeeld)

53Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Afrekeningen

Controlelijst Provisies

55Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Afrekeningen

56

Via E-mail:De aangemaakte documenten kunnen eventueel per e-mail verstuurd worden.

Afdruk:Bepaal welke documenten u mee wenst af te drukken

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Afrekeningen – Documenten

57

Lijst facturen

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Afrekeningen – Documenten

58

Verdeling panden

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Afrekeningen – Documenten

59

Individuele afrekening

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Afrekeningen – Documenten

60

Overschrijvingen

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Splitsing onkostenverdeling

61

Aangemaakte onkostenverdelingen kunnen gesplitst worden. (vb.: bij nieuwe huurder of nieuwe eigenaar)

Selecteer hier voor welke huurder of eigenaar u een splitsing wenst aan te maken.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Splitsing onkostenverdeling

62

Selecteer de participant, bv ex-huurder

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Splitsing onkostenverdeling

63

Selecteer de onkostenverdeling(en) die u wenst te splitsen.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Splitsing onkostenverdeling

64

Verdeel de facturen van die afrekening over de geselecteerde deelnemers.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Splitsing onkostenverdeling - Documenten

65

Overschrijvingen

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Splitsing onkostenverdeling - Documenten

66

Individuele splitsingen

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Open Posten + Rappels

Open posten

68

Dit scherm geeft een overzicht van alle openstaande posten van de eigenaars en huurders van het geselecteerde pand, evenals de openstaande bedragen voor de rentmeester, afkomstig van activaties huurbedragen, provisies en/of afrekeningen

Open posten kunnen steeds gewijzigd of toegevoegd worden.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Rappels

69

In dit scherm kunt u voor de openstaande posten rappels aanmaken.

Info:

Opvullen:Het programma zal op basis van de instellingen van het gebouw de juiste rappeltypes toekennen aan de openstaande posten.

Saldo:Lijnen waar het saldo rood gekleurd is, zijn de lijnen met vervallen posten. Deze kunnen gerappelleerd worden.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Rappels - Documenten

70Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Betalingen

Betalingen - Betalingsopdrachten

72

Selecteer welk type betaling je aan een betalingsopdracht gaat toevoegen: - Facturen- Tegoeden eigenaars- Tegoeden huurders- Diverse- Vergoeding

rentmeester

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Betalingen - Betalingsborderel

73Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Betalingen - Betalingsborderel

74

Programma komt automatisch vragen om betalingsbestand op te slagen.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Betalingen– Inlezen bankbestand

75Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Betalingen - Dagafschriften

76

Dagafschriften wordt gebruikt om de transacties van op de rekeninguittreksels te kunnen verwerken in het systeem.

Begin met het selecteren van het gewenste rekeningnummer

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Betalingen – Dagafschriften - Overzicht

77

Wanneer op overzicht geklikt wordt, krijgt u een lijst van alle tot dan toe toegewezen bedragen.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Betalingen – Dagafschriften - Afdruk

78

Na het inboeken krijgt u een afdruk met alle lijnen.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Balans

Balans

80

De balans wordt aangemaakt per rentmeestergroep

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Balans

81

Dit scherm geeft een overzicht van alle balansverrichtingen van de geselecteerde rentmeestergroep.

Detail van de posten kan bekeken worden.

Actief/PassiefSelecteer of u de actief-of passiefzijde van de balans wilt bekijken.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Balans

82

De lijnen die op een balanspost staan.

Elke lijn kan verder in detail bekeken worden.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Balans

83

Detailoverzicht van een lijn.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Balans – Afdruk

84Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Documenten

Documenten

86

De software bevat een aantal meegeleverde standaard documenten.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Documenten vb: Dankbetuiging Aanstelling

87

Er moeten een aantal schermen doorlopen worden om de juiste gegevens in te vullen of te selecteren. Deze worden achteraf gebruikt om het document samen te stellen.

Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Documenten vb: Dankbetuiging Aanstelling

88Algemeen Basisinfo Leveranciers Facturen Coderen Afrekeningen Open Posten Banken Balans Documenten

Contacteer ons!info@cloudsyndic.com