Beleids- en BeheersCyclus

Cursus Beleids- en beheersrapporten

Inhoud cursus

Algemene bepalingen

Het meerjarenplan

Het budget

Aanpassing planningsdocumenten

De jaarrekening

Inhoud

Algemene bepalingen

Het meerjarenplan

Het budget

Aanpassing planningsdocumenten

De jaarrekening

• van een financiële naar een beleidscyclus• de beleidsrapporten• de toelichting bij de beleidsrapporten• de beheersrapporten• de functionele indeling• de beleidsdoelstellingen• de boekhoudkundige registratie• de digitale rapportering

Algemene bepalingen - Inhoud

5

Verantwoordelijken

StrategieStrategie

Beleidsdoel-stellingen

Beleidsdoel-stellingen

Output(Resultaat)

Output(Resultaat) EffectenEffecten

OmgevingOmgeving

Activiteiten(Actieplannen)

Activiteiten(Actieplannen)

Input(Middelen)

Input(Middelen)

Financiëlevertaling

Financiëlevertaling

Algemenefinanciering

Algemenefinanciering

Financieelevenwicht ?

Financieelevenwicht ?

Concept BBC

Beleidsrapporten algemeen

• welke rapporten zijn beleidsrapporten?– het meerjarenplan– de aanpassing aan het meerjarenplan– het budget– de budgetwijziging– de jaarrekening

Beleidsrapporten algemeen

• functie beleidsrapporten

– raad bepaalt beleid en evalueert beleidsuitvoering

– raad geeft autorisatie aan hoofdbudgethouder(s) en bewaakt de verleende autorisatie

Beleidsrapporten algemeen

• invulling informatiebehoefte raad

• vast te stellen door de raad

• regelen relatie raad - hoofdbudgethouder(s)

• minimale regels voor inhoud

Beleidsrapporten algemeen

• identieke opbouw– van meerjarenplan, budget en jaarrekening– gemeente, OCMW, provincie, BBC EVA’s

(= AGB, APB, OCMW-V) – verbetering transparantie en leesbaarheid

• onderscheid:– beslissend gedeelte: beleidsrapport– ondersteunende informatie: verplichte toelichting

Beleidsrapporten algemeenMeerjarenplan Budget Jaarrekening

Beleid

Strategische nota Beleidsnota Beleidsnota Doelstellingennota Doelstellingenrealisatie

Financiële nota

Financieel doelstellingenplan Doelstellingenbudget Doelstellingenrekening

Staat v/h financieel evenwicht

Financiële toestand Financiële toestand

  Lijst overheidsopdrachten    Lijst daden van beschikking  

  Nominatieve lijst subsidies  Autorisatie

Financiële nota Exploitatiebudget Investeringsbudget Liquiditeitenbudget

Financiële nota Exploitatierekening Investeringsrekening Liquiditeitenrekening

SAR

    BalansStaat van opbrengsten en kosten

Beleidsrapporten algemeen

• verplichte vermeldingen– type beleidsrapport en rapporteringsperiode– identificatie bestuur – volgnummers dagboeken

• per beleidsrapport en per pagina

• identificeerbaarheid• reproduceerbaarheid

Toelichting bij beleidsrapport

Waarom een toelichting?Beleidsrapporten:

• moeten toegankelijk zijn voor raadsleden, geen ballast, niet te complex, leesbaar

• geven beleidsinfo op hoofdlijnen, gestructureerd en synthetisch

• bevatten enkel decretaal opgelegde elementen + elementen die beslissing raad vragen

Toelichting bij beleidsrapport• begeleidende, ondersteunende info • detailinformatie voor raadsleden• elementen: in BVR BBC en MB BBC• alle relevant geachte aanvullende info voor goed

inzicht in beleidsrapport• informatie over specifieke grondslagen voor

significante transacties

• principes: toegankelijk, begrijpelijk, relevant, vergelijkbaarheid, consistentie, getrouw beeld

Toelichting bij beleidsrapport

• verplichte vermeldingen– voor het geheel– per blad

• procedure– samen met ontwerp beleidsrapport aan

raadsleden bezorgen– samen met beleidsrapport en raadsbesluit aan

toezicht bezorgen

Toelichting bij beleidsrapport

• procedure BBC EVA’s– AGB en APB

• samen met ontwerp beleidsrapport en kopie besluit raad van bestuur aan gemeenteraad (provincieraad) en toezicht bezorgen

– OCMW-V• samen met ontwerp beleidsrapport en kopie besluit

raad van beheer aan OCMW-raad, gemeenteraad en toezicht bezorgen

Beheersrapporten

• Welke rapporten zijn beheersrapporten?– beheersbudget– beheersrekening– interne kredietaanpassing (IKA)

• regelt relatie tussen hoofdbudgethouder en de gedelegeerde budgethouders

• element van de organisatiebeheersing (ICS)

Beheersrapporten

• inhoud beheersbudget– bepalen taakstelling– toekennen kredieten

• inhoud beheersrekening– evaluatie taakstelling– evaluatie gebruik toegewezen deel kredieten

• vorm is zelf te bepalen• volgen uit registraties – leveren beheersinfo

Beheersrapporten

• BBC EVA’s:

– bepalingen niet van toepassing

– beheersovereenkomst kan ze (deels) van toepassing maken

Budgettaire entiteiten

• indeling in budgettaire entiteiten:– Niet- verzelfstandigde diensten– IVA

• onderscheid in exploitatie- en investeringsbudget

• besturen zonder IVA’s = één budgettaire entiteit

• EVA’s = één budgettaire entiteit

Functionele indeling

• beleidsrapporten worden functioneel ingedeeld in beleidsdomeinen

• beleidsdomeinen– verzameling beleidsvelden – herkenbaar en samenhangend geheel

Functionele indeling

• beleidsveld– “verzameling producten, activiteiten en middelen

die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen”

– gestandaardiseerd rekeningstelsel in MB• beleidsitem

– onderverdeling van een beleidsveld– kostenplaats of activiteitencentrum

Functionele indeling

• N beleidsitems => 1 beleidsveld• N beleidsvelden => 1 beleidsdomein

Beleidsdomeinen: vb. (1)

Sporthal ‘De Eik’

Turnhal ‘De Sprong’

TC ‘De Racket’

0740 Sport

0703 Bibliotheek

JH De Kabouter

Speelterreinen

0750 Jeugd

VRIJE TIJD

Beleidsdomein Beleidsvelden Beleidsitems

Zwembad ‘De Plons’

Beleidsdomeinen: vb. (2)

0950 Ouderenwoningen

Beleidsdomein Beleidsvelden

WZC ‘De Anjelier’

WZC ‘Ten Bergen’

0953 Woon- en zorgcentra

Beleidsitems

WONEN

0952 AssistentiewoningenSF ‘Hof Ter Duinen’SF ‘De Bemden’

Beleidsdomeinen

• beleidsdomeinen worden bepaald door de raad• uitzondering: ‘Algemene financiering’

• “de ontvangsten en verbonden uitgaven die geen rechtstreeks verband houden met een specifieke dienstverlening of een specifieke investering”

• verplicht + samenstelling bepaald via MB BBC• alle beleidsrapporten van een boekjaar moeten

dezelfde indeling in beleidsdomeinen hebben• als indeling in beleidsdomeinen verschilt over de

jaren: motiveren in toelichting bij meerjarenplan

Beleidsdomeinen

• belang indeling in beleidsdomeinen:

– bepalen indeling beleidsrapporten

– invloed op toekenning autorisatie– exploitatiebudget– investeringsbudget

Beleidsdoelstellingen

• elke beleidsdoelstelling bestaat uit:– een specifieke omschrijving vooropgestelde resultaat of

vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt;

– een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven;

– de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft.

Beleidsdoelstellingen

• per beleidsdoelstelling: 3 vragen– Wat willen we bereiken?

=> vooropgesteld resultaat (of effect )– Wat gaan we daarvoor doen?

=> actieplannen (incl. realisatietermijn)– Wat zijn financiële gevolgen?

=> realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar

Beleidsdoelstellingen

• in de evaluatiefase– Wat hebben we bereikt?

=> gerealiseerd resultaat (of effect )– Wat hebben we daarvoor gedaan?

=> uitgevoerde acties en actieplannen– Wat waren de financiële gevolgen?

=> gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

Beleidsdoelstellingen

• in de evaluatiefase– Wat hebben we bereikt?

=> gerealiseerd resultaat (of effect )– Wat hebben we daarvoor gedaan?

=> uitgevoerde acties en actieplannen– Wat waren de financiële gevolgen?

=> gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

Beleidsdoelstellingen

• onderscheid prioritaire beleidsdoelstellingen en niet-prioritaire beleidsdoelstellingen

• enkel over de prioritaire doelstellingen wordt expliciet gerapporteerd in de beleidsrapporten

• over het overig beleid wordt in de beleids-rapporten enkel financieel en samenvattend gerapporteerd

Beleidsdoelstellingen

Prioritaire beleidsdoelstellingen

Niet-prioritaire (overige) beleidsdoelstellingen

Niet in beleidsdoelstellingen opgenomen verrichtingen

= “Overig beleid”

Beleidsdoelstellingen• prioritaire beleidsdoelstellingen

– beleidsbepaling is prerogatief raad– selectie PBDS door de raad – expliciete rapportering in de beleidsrapporten

• overig beleid– geen expliciete rapportering in de beleidsrapporten– enkel de financiële weerslag

• overzicht alle beleidsdoelstellingen beschikbaar voor raadsleden, personeel, burgers ...

Registraties

• alle beleidsrapporten, beheersrapporten en de digitale rapportering komen tot stand via registraties in dagboeken

• budgettaire dagboeken• raming van de verwachte ontvangsten en uitgaven

– meerjarenplan - budget• vastlegging van de verbintenissen

– jaarrekening• aanrekening van de transacties

– jaarrekening• algemeen dagboek

• aanrekening van de transacties– jaarrekening

Registraties

Het algemeen dagboek Het budgettair dagboek• een volgnummer• de invoerdatum• de algemene rekeningen • de bedragen (debet / credit)• een omschrijving• de budgettaire entiteit• het deelrapport• het financiële boekjaar• de boekhoudkundige periode• ...

• een volgnummer• de invoerdatum• de algemene rekening(en)• de bedragen (ontvangst / uitgave)• een omschrijving• de budgettaire entiteit• het beleidsveld• de budgethouder• de actie• de economische sectorcode• het deelrapport• ...

Registraties – BBC EVA’s

• volgende elementen zijn niet automatisch van toepassing:– beperktheid kredieten– bepalingen i.v.m. IVA– bepalingen i.v.m. budgethouderschap

• beperking kredieten en budgethouderschap kunnen via beheersovereenkomst van toepassing gemaakt worden indien gewenst

Digitale rapportering

• onderscheid tussen:– beleidsrapport: raad + bestuurlijk toezicht

• meerjarenplan (+ aanpassingen)• budget (+wijzigingen)• jaarrekening

– digitale rapportering• meerjarenplan (+aanpassingen)• budget (+wijzigingen)• jaarrekening

• beide rapporteringen worden uit hetzelfde gedetailleerde registratiesysteem gehaald

Digitale rapportering

• onmiddellijk na toezending beleidsrapport naar toezicht moet digitale versie rapport naar ABB

– ≠ digitale afdruk van het beleidsrapport

– = digitale versie van geaggregeerde registraties

– bestandsformaat en wijze van aanleveren bepaald bij MB

Digitale rapportering

• via digitale rapportering beschikt Vlaamse overheid over:– statistische gegevens (meerjarenplan, budget,

jaarrekening)– gegevens in functie van rapportering aan NBB (ESR95)– informatie voor toezicht op beleidsrapporten– gegevens in functie van de planlastvermindering– ...

• Vlaamse overheid zal statistische informatie via website ter beschikking stellen

Proces BBC-DR

Lokaal bestuur

BBC-SW

Beleids-rapport

Digitaal rapport

DBS DB

BBC DB

SVR DB

Bestands-uitwis-seling

NBB

fin. inst.

acad. inst.

Website lokale statist.

Website ABB

FODbudget

Planlastvermindering

• planlasten verminderen door:– sectorale plannen verwerken in meerjarenplan– sectorale rapporten aan de subsidiërende

entiteiten halen uit boekhouding besturen

• procedure– kaderdecreet planlastvermindering– aangepaste sectorale decreten en

uitvoeringsbesluiten

Planlastvermindering

• subsidieproces – planning:

– VR maakt Vlaamse beleidsprioriteiten bekend voor eind oktober 2012 (26.10.2012)

– besturen maken strategische meerjarenplanning op, met daarin beleidsdoelstellingen en actieplannen en acties die meewerken aan realisatie Vlaamse beleidsprioriteiten

– besturen bezorgen ABB digitale rapportering meerjarenplan (voor 15.1.2014)

Planlastvermindering

• subsidieproces – toekenning:

– Vlaamse sectorale administraties (SA) halen benodigde informatie uit ABB-databank

– SA evalueren de geplande beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties

– uiterlijk op 30 april bericht aan besturen over aanvaarding van subsidie-aanvraag

– om de 6 (of 3) jaar herhaald

Planlastvermindering

• subsidieproces – evaluatie:

– besturen maken evaluatie en jaarrekening op

– digitale rapportering jaarrekening voor 31/7

– Vlaamse sectorale administraties (SA) halen benodigde informatie uit ABB-databank

– SA evalueren de gerealiseerde beleids-doelstellingen, actieplannen en acties

BBC-DR: bestandsstructuur

Algemene Rekening

Beleidsdomein

Beleidsplan

Beleidsveld

Economische sectorcode

Transactiecode

Budgettaire entiteit

Investeringsenveloppe

Actie Beleidsdoelstelling

Indicator

Actieplan

Deelrapportcode Vlaamse Beleidsprioriteit

IndicatorIndicator

Planlastvermindering

Lokaal bestuur

Plan A

Plan B

Plan C

…

admin. A

admin. B

admin. C

…

BBC

Inhoud

Algemene bepalingen

Het meerjarenplan

Het budget

Aanpassing planningsdocumenten

De jaarrekening

• functies en proces

• samenstelling

• de toelichting bij het meerjarenplan

• procedure

• bestuurlijk toezicht

Het meerjarenplan - Inhoud

MJP: functies en proces

• de functies van het meerjarenplan– beleidsfunctie– financiële planning– evaluatiefunctie (toetssteen)– statistische functie

• resultaat van een intern planningsproces• opgebouwd via registraties in dagboeken

MJP: periode

• vastgelegd in organieke decreten• zesjarige periodes• start: tweede jaar van de legislatuur• eindigt: eerste jaar volgende legislatuur• geen rollend meerjarenplan• financiële nota: min. 3 jaar, max. 6 jaar

MJP: samenstelling

• meerjarenplan (beleidsrapport)– strategische nota– financiële nota

• de toelichting bij het meerjarenplan

MJP: samenstelling

• strategische nota– organieke decreten

• beleidsdoelstellingen (BDS) en de beleidsopties voor het extern en intern te voeren beleid

– BVR-BBC• prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS)

actieplannen (met onderliggende acties) raming van de uitgaven en ontvangsten

• financiële nota– organieke decreten

• financiële consequenties van de beleidsopties van de strategische nota

• financieel evenwicht

MJP: samenstelling

MJP: samenstelling

• financiële nota (BVR BBC)– financieel doelstellingenplan (schema M1):

• per boekjaar• per beleidsdomein • onderscheid PBDS en overig beleid• onderscheid exploitatie, investeringen en andere

– staat van het financieel evenwicht (schema M2)• resultaat op kasbasis (= toestandsevenwicht)• autofinancieringsmarge (= structureel evenwicht)

Exploitatie: ontvangsten – uitgaven+ Investeringen (ontvangsten – uitgaven)+ Andere ontvangsten – uitgaven-------------------------------------------------------------= Budgettair resultaat van het boekjaar+ Gecumuleerd budgettair resultaat vorige boekjaren------------------------------------------------= Gecumuleerd budgettair resultaat- Bestemde gelden--------------------------------------------------------------= Resultaat op kasbasis

• leningen aangaan i.f.v. thesaurietoestand

Toestandsevenwicht

Exploitatie (ontvangsten – uitgaven)+ Netto intresten------------------------------------------------= Financieel draagvlak

Periodieke aflossingen+ Netto intresten------------------------------------------------= Netto periodieke leningslasten

Financieel draagvlak- Netto periodieke leningslasten------------------------------------------------= Autofinancieringsmarge (AFM)

Structureel evenwicht

Evenwichtsvoorwaarden

• resultaat op kasbasis: elk boekjaar ≥ 0• AFM: op einde van elke planningsperiode ≥ 0• OCMW: Σ AFM ≥ 0• geen fictief evenwicht• jaarrekening N-2 verwerkt in meerjarenplan

Evenwicht BBC EVA’s

• geen verplicht financieel evenwicht meerjarenplan

• ramingen wel opnemen (indicatief)• reden: aard activiteiten• in budget: wel resultaat op kasbasis

De toelichting bij het MJP

• verplichte onderdelen (1/2):– omgevingsanalyse– financiële risico’s– volledige lijst met de beleidsdoelstellingen– interne organisatie

• organogram• personeelsbestand (schema TM1)• budgethouders• samenstelling beleidsdomeinen

De toelichting bij het MJP

• verplichte onderdelen (2/2):– verbonden entiteiten– fiscaliteit

• aanslagvoeten PB & OV• belastingsreglementen• gewijzigde aanslagvoeten• opbrengst belastingssoorten

– financiële schulden (schema TM2)

MJP: Procedure

• administratieve totstandkoming– secretaris/griffier– financieel beheerder– MAT

MJP: Procedure

• de vaststelling van het meerjarenplan– agendering– vaststelling raad (wanneer?)– stemming– specifieke procedure voor de OCMW en OCMW-V– specifieke procedure voor de AGB en APB

MJP: Bestuurlijk toezicht

• inzendingsplichtig besluit• schorsing en/of vernietiging, als:

– financieel niet in evenwicht– ontbreken gekende of verwachte ontvangsten of

uitgaven– ten onrechte ingeschreven ontvangsten of uitgaven– ontbreken ontvangsten of uitgaven vroeger vastgestelde

investeringsenveloppen• schorsing meerjarenplan = schorsing budget• geen meerjarenplan = geen budget

Inhoud

Algemene bepalingen

Het meerjarenplan

Het budget

Aanpassing planningsdocumenten

De jaarrekening

• functies en proces• samenstelling• aansluiting bij het meerjarenplan• de toelichting bij het budget• procedure• bestuurlijk toezicht• het budget in relatie tot de beheersbudgetten• voorlopige twaalfden

Het budget - Inhoud

Budget: functies en proces

• functies:– beleidsfunctie– financiële planningsfunctie– beheers- en controlefunctie– autorisatiefunctie– statistische functie

• het budget volgt uit het meerjarenplan• het budget komt tot stand op basis van

registraties in dagboeken

Budget: samenstelling

• de organieke decreten:– beleidsnota– financiële nota

• de beleidsnota (organieke decreten):– het beleid dat het bestuur gedurende het

financiële boekjaar zal voeren– concretiseert de beleidsdoelstellingen– een toelichting omtrent de financiële toestand– verwoordt de aansluiting met de financiële nota

Budget: samenstelling

• de beleidsnota (BVR BBC)– doelstellingennota

• prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) actieplan(nen) acties raming van de uitgaven en ontvangsten

sluit aan bij strategische nota meerjarenplangeen modelschema

Budget: samenstelling

• de beleidsnota (BVR BBC)– doelstellingenbudget (schema B1)

• sluit aan bij financieel doelstellingenplan meerjarenplan• sluit aan bij financiële nota budget• indeling

– per beleidsdomein– onderscheid PBDS en overig beleid– onderscheid exploitatie, investeringen en andere

Budget: samenstelling

• de beleidsnota (BVR BBC)– financiële toestand

• vergelijking resultaat op kasbasis MJP• vergelijking autofinancieringsmarge MJP

– lijst met overheidsopdrachten– lijst met daden van beschikking onroerende

goederen (uitgezonderd dadingen)– lijst met nominatief toegekende subsidies– lijsten niet voor BBC EVA’s

• financiële nota (organieke decreten)– exploitatiebudget (schema B2)– investeringsbudget (schema B3 & B4)– liquiditeitenbudget (schema B5)

Budget: samenstelling

Exploitatiebudget

• organieke decreten: financieel plan exploitatie• BVR-BBC:

– transactiekredieten voor de exploitatie• transacties: kasstromen (ontvangsten en uitgaven)• exploitatie: kosten en opbrengsten met uitzondering van

– toegestane investeringssubsidies– min- en meerwaarden bij de realisatie van MVA

– opgesplitst• niet-verzelfstandigde diensten• per intern verzelfstandigde agentschap (IVA)• niet van toepassing BBC EVA’s

Investeringsbudget

• organieke decreten:– financieel plan van uitgaven en ontvangsten, kosten en

opbrengsten verbonden aan aanschaf, gebruik en vervreemding duurzame middelen

– bestaat uit één of meer investeringsenveloppen• meerdere jaren geldig:

– tot vaststelling rekening investeringsenveloppe– tot annulering door raad (via budget of budgetwijziging)

Investeringsbudget

• BVR-BBC– nieuwe investeringsenveloppen (schema B3)

• per PBDS• overig beleid• algemene financiering

– overzicht transactiekredieten boekjaar (schema B4)

• niet verzelfstandigde diensten• per IVA

Investeringsbudget

• investeringsenveloppe– transactiekredieten

= kredieten voor de jaarlijkse transacties– verbinteniskredieten

= som van de transactiekredieten= kredieten voor de totale ontvangsten en uitgaven

Liquiditeitenbudget

• organieke decreten: financieel plan geldstromen• BVR-BBC:

– Exploitatie– Investeringen– Andere O & U----------------------------------------------= Budgettair resultaat van het boekjaar+ Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar----------------------------------------------= Gecumuleerd budgettair resultaat- Bestemde gelden----------------------------------------------= Resultaat op kasbasis

Aansluiting bij het MJP

• inhoudelijke aansluiting– doelstellingennota bevat beleidsdoelstellingen en

actieplannen uit strategische nota meerjarenplan

• financiële aansluiting– resultaat op kasbasis ≥ 0– AFM boekjaar in budget ≥ AFM boekjaar in MJP– voor BBC EVA’s geldt voorwaarde AFM niet

Toelichting bij budget

• toelichting bij het exploitatiebudget– per beleidsdomein (schema TB1)– evolutie (schema TB2)

• toelichting bij het investeringsbudget– transactiekredieten per beleidsdomein (schema TB3)– evolutie transactiekredieten (schema TB4)– O & U van elke nieuwe investeringsenveloppe PBDS

Toelichting bij budget

• toelichting bij het liquiditeitenbudget– evolutie (schema TB5)

• overzicht werkings- en investeringssubsidies per beleidsveld

Budget: procedure

• administratieve totstandkoming– secretaris/griffier– financieel beheerder– MAT

Budget: procedure

• de vaststelling van het budget– agendering– vaststelling raad (wanneer?)– stemming– specifieke procedure voor de OCMW’s en OCMW-V– specifieke procedure voor AGB en APB

Budget: bestuurlijk toezicht

• inzendingsplichtig besluit

• schorsing of vernietiging als:– budget past niet in MJP

– resultaat op kasbasis 1e boekjaar legislatuur < 0

– ontbreken gekende of verwachte ontvangsten of uitgaven

– ten onrechte ingeschreven ontvangsten

Voorlopige twaalfden

• exploitatie: één twaalfde overeenkomstige krediet in

exploitatiebudget vorige boekjaar, per verlopen of

begonnen maand, tot maximaal drie twaalfden

• periodieke aflossingen van lening- en leasingschulden

• kredieten vroeger goedgekeurde investeringsenveloppe

• geen beslissing raad vereist

• geen wijziging via interne kredietaanpassing mogelijk

Budget vs. beheersbudgetten

ME

ER

JA

RE

N

-PLA

N

B

UD

GE

T

BE

HE

ER

S-

BU

DG

ET

TE

N

SSttrraatteeggiisscchhee nnoottaa

FFiinnaanncciiëëllee nnoottaa

DDooeellsstteelllliinnggeennnnoottaa

DDooeellsstteelllliinnggeennbbuuddggeett

FFiinnaanncciiëëllee ttooeessttaanndd

LLiijjsstt mmeett ooppddrraacchhtteenn vvoooorr wweerrkkeenn,, lleevveerriinnggeenn eenn ddiieennsstt Beleidsnota

Beleid

LLiijjsstt mmeett ddaaddeenn vvaann bbeesscchhiikkkkiinngg

EExxppllooiittaattiieebbuuddggeett

Aansluiting met de financiële nota

IInnvveesstteerriinnggssbbuuddggeett

LLiiqquuiiddiitteeiitteennbbuuddggeett

Autorisatie Financiële nota

LLiijjsstt mmeett nnoommiinnaattiieeff ttooeeggeekkeennddee ssuubbssiiddiieess

Beheer

Beleid

Toegewezen kredieten

Taakstelling

85

Budget vs. beheersbudgetten

Inhoud

Algemene bepalingen

Het meerjarenplan

Het budget

Aanpassing planningsdocumenten

De jaarrekening

• soorten aanpassingen

• wat zeggen decreten en BVR?

• bespreking soorten aanpassingen - voorbeelden

• samenstelling en procedure aangepaste planningsdocumenten

Aanpassing planningsdocumenten- Inhoud

Soorten aanpassingen

• planningsdocumenten: niet statisch• 4 soorten aanpassingen:

– aanpassing ramingen– interne kredietaanpassing (beheersrapport)– budgetwijziging (beleidsrapport)– aanpassing meerjarenplan (beleidsrapport)

Soorten aanpassingen

• vorm planningswijziging: afhankelijk van:– invloed op PBDS– invloed op financieel evenwicht– niveau autorisatie

Aanpassing ramingen

Nr. Datum FBJ BE BH AR BV AP IE ESC DR Bedrag Omschrijving

Raming budget

1 1.11.2010 2011 GD SF 6202 0740 AP1 0 500 SP 75.000 Tijdelijke contracten

…

Aanpassing ramingen

1000 1.04.2011 2011 GD SF 6202 0740 AP1 0 500 SP -75.000 Tijdelijke contracten

1001 1.04.2011 2011 GD SF 6100 0740 AP1 0 600 SP 75.000 Uitbe-steden

…

Aanpassing ramingen

• lichtste procedure • wijziging die geen invloed heeft op een rubriek

van de financiële nota van het budget• elke rubriek in financiële nota budget is limitatief

krediet !

kredietaanpassing (IKA / BW) – autorisatie!

Decreten over BW en IKA

• BW: kredietaanpassingen die niet via IKA kunnen

• raad stelt BW vast op basis van voorgelegde cijfers en verklarende nota ervan

• ontwerp BW:

– uiterlijk samen met agenda aan ieder lid raad bezorgd

– rest procedure: cf. budget

• CBS/RMW/DEP beslist over IKA + informeert raad, FB, BH

• uitzonderingsprocedure: dwingende en onvoorziene omstandigheden - schade bij geringste uitstel

Decreten over aanpassing MJP

• de raad past jaarlijks waar nodig MJP aan voor beraadslaging over budget volgende boekjaar

• aanpassing facultatief bij vaststelling budget laatste financiële boekjaar periode MJP

• financiële nota min. 3 en max. 6 jaar• ontwerp jaarlijkse aanpassing min. 14 dagen vóór

vergadering aan ieder lid van de raad

Aanpassing planningsdoc. (BVR)

• art. 15: waaruit bestaat aanpassing MJP?

• art. 27: past budget in MJP?

• art. 28: BW of IKA

• art. 29: samenstelling verklarende nota BW

art. 27 BVR: budget (inclusief BW) past in MJP als:

• inhoudelijk:– de doelstellingennota bevat de beleidsdoelstellingen

en actieplannen die ook in de strategische nota van het MJP zijn opgenomen

• financieel:– resultaat op kasbasis v/h financiële boekjaar > = 0– de AFM v/h financiële boekjaar in budget >= AFM van

hetzelfde financiële boekjaar in MJP

Aanpassing planningsdoc. (BVR)

• art. 28 BVR: inhoudelijk en financieel– wijzigingen waardoor budget niet meer past in MJP (art. 27)

• financieel– wijzigingen exploitatiebudget budgettaire entiteit die,

per beleidsdomein, daling saldo tussen ontvangsten en uitgaven tot gevolg hebben

– wijzigingen verbinteniskrediet investeringsenveloppe– wijzigingen per beleidsdomein van totaal transactie-

kredieten investeringsbudget van een budgettaire entiteit– wijzigingen liquiditeitenbudget wat betreft transactie-

kredieten voor de andere ontvangsten en uitgaven

Budgetwijziging in 5 gevallen

• budgetwijziging:

– wijzigingen waardoor budget niet meer past in MJP (art. 27)

– elke wijziging aan ramingen die goedgekeurd moet worden door oprichtende raad of raden (beheersovereenkomst)

– vaststelling: bevoegdheid raad van bestuur/beheer

– onderworpen aan goedkeuring raad moederbestuur

– specifieke procedure OCMW-V

• IKA: niet bepaald wie IKA vaststelt; vrij te bepalen

BBC EVA’s

Aanpassing planningsdoc.

 Beleidsdomeinen Ontvangsten Uitgaven Saldo

Algemene financiering      

Beleidsdomein 1      

Beleidsdomein 2      

Beleidsdomein 3      

…      

Beleidsdomein N      

Totalen      

Exploitatiebudget

Aanpassing planningsdoc.

 Beleidsdomeinen Ontvangsten Uitgaven Saldo

Algemene financiering      

Beleidsdomein 1  3.600  6.000  -2.400

Beleidsdomein 2      

Beleidsdomein 3      

…      

Beleidsdomein N      

Totalen      

Investeringsbudget

Aanpassing planningsdoc.

BDOM 1Transactiekredieten

Jaar 1 Jaar ... Jaar N Jaar ... Jaar Z

Uitgaven 3.000 6.000 7.000

Project 1 3.000 ... 5.000 ... 2.000

Project 29 1.000 5.000

Ontvangsten 1.800 3.600 1.500

Project 1 1.800 3.000 500

Project 29 600 1.000

Investeringsbudget

Aanpassing planningsdoc.

Verbintenis-kredieten

Transactiekredieten

2011 2012 2013 2014

Uitgaven 15.000 3.000 6.000 3.500 2.500

Gebouwen 10.000 3.000 5.000 2.000

Wegen 3.500 1.000 1.500 1.000

Roerende goederen

1.500 1.500

Ontvangsten 9.000 1.800 3.600 2.100 1.500

Invest.subsidie 9.000 1.800 3.600 2.100 1.500

Investeringsenveloppe

Aanpassing planningsdoc.

Inhoudelijk AMJP BW IKA ICS

Wijziging, toevoeging, schrapping PBDS

W/T/S NPBDS

W/T/S AP PBDS

W/T/S AP NPBDS

W/T/S AP zonder BDS

Aanpassing planningsdoc.

Inhoudelijk AMJP BW IKA ICS

Wijziging, toevoeging, schrapping PBDS

X X

W/T/S NPBDS X

W/T/S AP PBDS X X

W/T/S AP NPBDS X

W/T/S AP zonder BDS X

Aanpassing planningsdoc.

Financieel AMJP BW IKA ICS

Wijziging O/U (AP) PBDS

Wijziging O/U (AP) NPBDS

Wijziging EB U BDOM, saldo gelijk

Wijziging EB U BDOM, saldo daalt

Wijziging VK IE U

Wijziging VK IE O

Aanpassing planningsdoc.

Financieel AMJP BW IKA ICS

Wijziging O/U (AP) PBDS X

Wijziging O/U (AP) NPBDS X

Wijziging EB U BDOM, saldo gelijk

X

Wijziging EB U BDOM, saldo daalt

X

Wijziging VK IE U X

Wijziging VK IE O X

Aanpassing planningsdoc.

Financieel AMJP BW IKA ICS

Wijziging TAK IB U BDOM, saldo gelijk

Wijziging TAK IB U BDOM, saldo daalt

Wijziging TAK IB O BDOM, saldo stijgt

Wijziging LB U

Wijziging LB O

Aanpassing planningsdoc.

Financieel AMJP BW IKA ICS

Wijziging TAK IB U BDOM, saldo gelijk

X

Wijziging TAK IB U BDOM, saldo daalt

X

Wijziging TAK IB O BDOM, saldo stijgt

X

Wijziging LB U X

Wijziging LB O X

Interne kredietaanpassing

• samenstelling:– verklarende nota– interne kredietaanpassing (= financiële nota)

• procedure:– gemeente en provincie:

• CBS/deputatie• niet delegeerbaar

– OCMW• raad• niet delegeerbaar

– BBC EVA’s: niet bepaald; vrij te bepalen

Budgetwijziging

• samenstelling– verklarende nota (art. 29 BVR)

• motivering van de wijzigingen• doelstellingennota (als gewijzigd)• herziening doelstellingenbudget• herziening financiële toestand• lijsten (als gewijzigd)

– financiële nota• gewijzigde onderdelen (schema BW 1 tot BW 4)

• procedure– analoog budget met uitzondering timing agenda– specifieke procedure OCMW’s, BBC EVA’s

Aanpassing MJP (1)

• raad past jaarlijks waar nodig aan (vóór opmaak budget)

• bij BW nagaan of aanpassing MJP nodig– inhoudelijke aansluiting

• doelstellingennota bevat dezelfde BDS & actieplannen als in betrokken financieel boekjaar strategische nota

– financiële aansluiting• resultaat op kasbasis ≥ 0• AFM FBJ in budget ≥ AFM FBJ in MJP (niet voor BBBC EVA’s)

• Aanpassing MJP 1ste jaar bestuursperiode facultatief

Aanpassing MJP (2)

• samenstelling– wijzigingen aan de strategische nota– financieel doelstellingenplan– staat van het financieel evenwicht– motivering van de wijzigingen

• procedure– analoog met procedure MJP– specifieke procedure OCMW’s, BBC EVA’s

Inhoud

Algemene bepalingen

Het meerjarenplan

Het budget

Aanpassing planningsdocumenten

De jaarrekening

• functies en proces

• samenstelling

• de toelichting bij de jaarrekening

• procedure

• bestuurlijk toezicht

• jaarrekening in relatie tot beheersrekeningen

De jaarrekening- Inhoud

JR: functies en proces

• functies– beleidsevaluatie– evaluatie van de autorisatie– financiële functie– beheers- en controlefunctie– statistische functie

• is resultaat van evaluatieproces• via registraties in dagboeken• tijdigheid

JR: samenstelling

• de organieke decreten: – beleidsnota– financiële nota– samenvatting algemene rekeningen

• BVR-BBC:– beleidsnota– financiële nota– samenvatting algemene rekeningen

JR: samenstelling

• de beleidsnota– doelstellingenrealisatie

• prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS)actieplan(nen)actiesuitgaven en ontvangsten

= Wat hebben we bereikt? Wat hebben we daarvoor gedaan? Wat zijn de gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

JR: samenstelling

• de beleidsnota– doelstellingenrekening (schema J1)

• indeling– per beleidsdomein– onderscheid PBDS en overig beleid– onderscheid exploitatie, investeringen en andere

– financiële toestand• vergelijking met resultaat op kasbasis budget• vergelijking met AFM budget

• financiële nota– exploitatierekening (schema J2)

– investeringsrekening (schema J3 & J4)

– liquiditeitenrekening (schema J5)

JR: samenstelling

Exploitatierekening

• samenvatting gerealiseerde transacties exploitatie– kasstromen (ontvangsten en uitgaven)– exploitatie: kosten en opbrengsten met uitzondering

van:• toegestane investeringssubsidies• min- en meerwaarden bij realisatie MVA

• opgesplitst– niet-verzelfstandigde diensten– per intern verzelfstandigde agentschap (IVA)

Investeringsrekening

• een overzicht, per beleidsdomein, van alle ontvangsten en uitgaven van het financiële boekjaar inzake investeringen, desinvesteringen, investeringssubsidies en schenkingen (schema J3)

• de rekeningen van de in het boekjaar afgesloten investeringsenveloppes (schema J4)

Liquiditeitenrekening

– Exploitatie– Investeringen– Andere O & U----------------------------------------------= Budgettair resultaat van het FBJ+ Gecumuleerd budgettair resultaat VBJ----------------------------------------------= Gecumuleerd budgettair resultaat- Bestemde gelden----------------------------------------------= Resultaat op kasbasis

Samenvatting alg. rekeningen

• balans (schema J6)

– activa• vlottende activa• vaste activa

– passiva• schulden op korte termijn• schulden op lange termijn• nettoactief

• staat van opbrengsten en kosten (schema J7)

Toelichting jaarrekening

• de toelichting bevat minstens– toelichting bij de financiële nota– toelichting bij de samenvatting van de

algemene rekeningen

Toelichting financiële nota

• toelichting bij de exploitatierekening– verklaring materiële verschillen– exploitatierekening per beleidsdomein (schema TJ1)– evolutie (schema TJ2)

• toelichting bij de investeringsrekening– verklaring materiële verschillen– investeringsverrichtingen per beleidsdomein (schema TJ3)– evolutie (schema TJ4)– stand kredieten per investeringsenveloppe (schema TJ5)

Toelichting financiële nota

• toelichting bij de liquiditeitenrekening– evolutie (schema TJ6)

• overzicht verstrekte werkings- en investeringssubsidies per beleidsveld

Toelichting SAR

• toelichting bij de samenvatting van de algemene rekeningen– toelichting bij de balans (schema TJ7)– een overzicht van de waarderingsregels– de niet in de balans opgenomen rechten en

verplichtingen– andere ...

JR: procedure

• administratieve totstandkoming: – secretaris/griffier– financieel beheerder– MAT– BBC EVA’s: niet bepaald

JR: procedure

• vaststelling jaarrekening– agendering– vaststelling raad (wanneer?)– stemming– specifieke procedure voor OCMW’s, BBC EVA’s– gevolgen van de vaststelling van de jaarrekening

JR: bestuurlijk toezicht

• inzendingsplichtig besluit• raad kan bezwaren tegen verrichtingen maken• goedkeuring provinciegouverneur• termijn 150 dagen• beroepsprocedure mogelijk• OCMW-V: zelfde procedure als OCMW’s• AGB en APB:

– controle commissaris(sen)– vaststelling raad van bestuur– goedkeuring gemeenteraad (provincieraad)

JR vs. beheersrekeningen