Transcript of Basisprincipes van een efficiënte informatiehuishouding Van creatie over archivering tot...
- Dia 1
- Basisprincipes van een efficinte informatiehuishouding Van
creatie over archivering tot vernietiging
- Dia 2
- 6 december 20092 Kennisnetwerk Organogram: verantwoordelijk-
heden voor informatiebeheer VO-breed vertakt 2-richtingsverkeer
Beleidsdomein- archivaris Cordinerende archiefdienst Entiteits-
verantwoordelijke Subentiteits- verantwoordelijke
Team-verantwoordelijke Stuurgroep strategisch archief
- Dia 3
- 6 december 20093 Kennisnetwerk Communicatiekanalen: COP,
nieuwsbrief, vorming extranet:
http://bz.vonet.be/proces-en-informatiebeleidhttp://bz.vonet.be/proces-en-informatiebeleid
internet:
http://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleidhttp://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid
Expertise: Methodologie informatiebeheer Materieel archiefbeheer
Digitale duurzaamheid Digitalisering Documentbeheer
- Dia 4
- 6 december 20094 Organisatie Cordinerende archiefdienst I.s.m.
Strategische stuurgroep Archief Ondersteuning door Agentschap voor
Overheidspersoneel
- Dia 5
- 6 december 20095 Doelstelling Algemene competenties inzake
informatiebeheer aanbrengen Stroomlijning van beheersregels
Kennisdeling en informatieuitwisseling Noodzakelijke voorkennis
voor andere modules
- Dia 6
- 6 december 20096 Inhoud Basisprincipes efficinte
informatiehuishouding: Motivering van informatiebeheer Wettelijk
kader Opzet van een beheerssysteem Ordenen van informatie Beheren
van informatie Bewaren van informatie Selecteren van
informatie
- Dia 7
- 6 december 20097 Voorbij de clichs Archivist, David Bailin,
2006 (houtskool)
- Dia 8
- 6 december 20098 Voorbij de clichs
- Dia 9
- 6 december 20099 Enkele definities Informatiebeheer:
overkoepelende beschrijving voor het beheer van de informatie die
binnen processen gebruikt wordt Archief: informatie die is
ontvangen of opgemaakt door een persoon of een organisatie tijdens
de uitoefening van taken of de verdediging van rechten =
procesgebonden informatie; bewijst dat een bepaald proces is
uitgevoerd = informatie die archiefwaardig is, die bewaard zal
worden Documentatie: alle andere informatie, vb. woordenboeken
vloeit niet voort uit bedrijfsprocessen; draagt geen bewijswaarde
in zich vb. beantwoorden van juridische vragen (proces), Juridat
(documentatie), de vraag en het antwoord (archief)
- Dia 10
- 6 december 200910 Enkele definities Juridische vraag Advies
Informatievraag
- Dia 11
- 6 december 200911 Enkele definities Archiefbeheer: beheer van
het archief, met toenemende nadruk op de archiefvorming van elke
informatie, gedurende de volledige levenscyclus ongeacht de drager
(papier, digitaal etc.)
- Dia 12
- 6 december 200912 Drijfveren van informatiebeheer Waarom
beheren en bewaren we informatie? Voorbeeld: archiefvormer als
privpersoon of openbaar persoon Primaire functie: ter ondersteuning
van de bedrijfsvoering (management) ter voldoening aan regelgeving
(compliancy) ter verantwoording (accountability) ter handhaving van
rechten (vindication)
- Dia 13
- 6 december 200913 Primaire functies Ter ondersteuning van de
bedrijfsvoering (management): betere informatiedeling ondersteuning
van beleidsbeslissingen effectief beheer van bedrijfsinformatie vb.
(kernbom), technische tekeningen, register parlementaire vragen,
verslag werkgroep
- Dia 14
- 6 december 200914 Primaire functies Bron: Metro, 1 april
2009
- Dia 15
- 6 december 200915 Primaire functies Foto: Ivo Lemaire
(FotoArchief Vlaanderen)
- Dia 16
- 6 december 200916 Primaire functies Ter voldoening aan
regelgeving (compliancy): voldoen aan bij wet opgelegde
verplichtingen vb. facturen, vastleggingsdossier van
overheidsopdracht
- Dia 17
- 6 december 200917 Primaire functies Ter verantwoording voor het
eigen handelen (accountability): openbaar bestuur; taak van
algemeen belang verantwoording van het overheidshandelen, dat
derden bindt vb. verslag van aanwervingsprocedure
- Dia 18
- 6 december 200918 Primaire functies Ter handhaving van rechten
(vindication) vb. eigendomsbewijs, huurovereenkomst,
arbeidscontract
- Dia 19
- 6 december 200919 Secundaire functie Ter vrijwaring van het
erfgoed (heritage): archiefstukken behoren tot openbaar domein ze
documenteren/reconstrueren het overheidshandelen erfgoedwaarde is
(deels) afhankelijk van de primaire functies ze zijn onderdeel van
het culturele patrimonium van de Vlaamse Gemeenschap = ca. 3-10%
van het totaal selectie van te bewaren archief is taak van
archivaris en Algemeen Rijksarchivaris
- Dia 20
- 6 december 200920 Drijfveren van informatiebeheer organisatie
maatschappij compliancy accountability management heritage
vindication benvloedt
- Dia 21
- 6 december 200921 Drijfveren van informatiebeheer Meerdere
functies kunnen tegelijk aanwezig zijn: vb. bouwplan: management
& accountability vb. notulen CAG: management & heritage Het
beheerssysteem moet hiermee dus rekening houden tijdens de
volledige levenscyclus
- Dia 22
- 6 december 200922 Wettelijk kader Beheer van
overheidsinformatie onderworpen aan soorten regelgeving: Specifieke
regelgeving Algemene regelgeving Sectorale regelgeving
- Dia 23
- 6 december 200923 Specifieke regelgeving Decreet betreffende de
bestuurlijk- administratieve archiefwerking (Archiefdecreet)
doelgroep: alle bestuursinstanties archiefzorg: bestuurlijke
verantwoordelijkheid archiefbeheer: minimale kwaliteitscriteria
sinds 5 augustus 2010 http://www2.vlaanderen.be/proces-en-
informatiebeleid/ca/projectenArchiefdecreet.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en-
informatiebeleid/ca/projectenArchiefdecreet.html
- Dia 24
- 6 december 200924 Specifieke regelgeving Rondzendbrief
DVO/BZ/P&O/2008/3 voltijdse, bij voorkeur gediplomeerde
informatiebeheerder per beleidsdomein informatiebeheerder per
entiteit elke entiteit maakt een archiefbeheersplan op, dat
gebruikt moet worden voor de vernietiging van informatie
http://personeel.vlaanderen.be/statutenhttp://personeel.vlaanderen.be/statuten
- Dia 25
- 6 december 200925 Algemene regelgeving Toegang tot
overheidsinformatie: openbaarheid van bestuur hergebruik van
overheidsinformatie verwerking persoonsgegevens nabije toekomst:
ratificatie van verdrag van Raad van Europa
- Dia 26
- 6 december 200926 Algemene regelgeving Verantwoordingsplichten:
Rijkscomptabiliteit, Wetboek BTW, Decreet houdende regeling van de
begrotingen, de boekhouding, de controle inzake subsidies, en de
controle door het rekenhof Auteursrecht en naburige rechten werken
van letterkundige aard; enkel voor externe documenten geen
reproductie of mededeling zonder toestemming
- Dia 27
- 6 december 200927 Sectorale regelgeving Verschillend voor elk
beleidsveld Vier categorien: vormelijke eisen inhoudelijke eisen
procedurele eisen eisen t.a.v. de bewaring
- Dia 28
- 6 december 200928 Sectorale regelgeving Vormelijke eisen: de
informatie moet aan uiterlijke eisen beantwoorden vb. aanvraag tot
erkenning van kringloopcentrum die bij OVAM ingediend wordt, moet:
in tweevoud opgemaakt worden liefst het briefhoofd dragen van de
aanvrager gedateerd zijn en ondertekend zijn door de
aanvrager.
- Dia 29
- 6 december 200929 Sectorale regelgeving Inhoudelijke eisen:
bepaalde gegevens of documenten moeten aanwezig zijn vb.
erkenningsaanvraag voor centrum voor ontwikkelingsstoornissen bij
het VAPH moet volgende documenten bevatten: een schriftelijke
bewijsvoering waaruit blijkt dat aan de erkenningsvoorwaarden
voldaan is een activiteitenverslag een behoeftestudie een
verantwoordingsnota een afsprakennota en het
kwaliteitshandboek
- Dia 30
- 6 december 200930 Sectorale regelgeving Procedurele eisen: de
behandeling van de informatie moet aan welbepaalde vereisten
voldoen vb. digitale arbeidsovereenkomsten: archivering door
externe, doorgaans commercile partij tot 5 jaar na het einde van de
beroepsloopbaan; vervolgens kunnen zij op vraag van de werknemer
langer bewaard worden door een daartoe opgerichte vzw
- Dia 31
- 6 december 200931 Sectorale regelgeving Eisen t.a.v. de
bewaring: de informatie moet gedurende een opgelegde tijd bewaard
worden vb. dossiers inzake de erkenning en subsidiring van
kinderdagverblijven, moeten bij Kind en Gezin als volgt bewaard
worden: bewijsstukken gedurende minstens 10 jaar administratieve
dossiers gedurende 3 jaar en medische dossiers gedurende 20
jaar
- Dia 32
- 6 december 200932 Wettelijk kader Conclusie: impact op
informatiehuishouding: belangrijke randvoorwaarden opgelegd invloed
op digitaliseringsprojecten algemene regels, identiek voor heel VO
specifieke regels voor elk beleidsveld juridische analyse
nodig
- Dia 33
- 6 december 200933 Levensloop Beheerssysteem
- Dia 34
- 6 december 200934 Opzetten van een beheerssysteem Beheersregime
Bedrijfswaarde priv-emails geclassificeerde informatie dossiers
kladjes verslagen individueel opvolgend gedeeld ingrijpend geen
registratie, geen metadata, eigen ordening geen registratie, soms
metadata, gedeelde ordening registratie, volledige metadata,
gedeelde ordening captatie, registratie, volledige metadata,
gedeelde ordening
- Dia 35
- 6 december 200935 Opzetten van een beheerssysteem Procedures:
structurerende beheersregels = explicitering van afspraken en
werkwijzen; duidelijke processen vb. ordening, naamgeving,
toegangsrechten, archivering, metadatering, bewaartermijn... laten
bekrachtigen Verantwoordelijkheden: helikoptervisie; informatie op
orde houden; procedures (laten) uitvoeren vb. beheer klassement,
uitvoeren archivering, beheer semistatisch archief, uitvoeren
selectiebeslissing... Middelen: niet noodzakelijk een
softwarepakket; ook met kleine middelen is iets mogelijk vb. DMS,
CMS, archiefbeheersplan, register van in- en uitgaande
briefwisseling...
- Dia 36
- 6 december 200936 Implementatieplan ordenenselecterenbewaren
Acties beheren procedures verantwoordelijkheden middelen
- Dia 37
- 6 december 200937 Ordenen van informatie Hoofdindeling:
bedrijfsprocessen weerspiegeling van de volledige werking:
kernprocessen ondersteunende processen vertrek van bestaande
procesbeschrijvingen geen persoonlijke mappen standaardisering
aanbevolen: verhoogt de toegankelijkheid en stimuleert
informatiedeling vb. gelijkaardige processen bij andere
afdelingen
- Dia 38
- 6 december 200938 Ordenen van informatie niet: wel:
- Dia 39
- 6 december 200939 Voorbeeld groepsklassement
- Dia 40
- 6 december 200940 Ordenen van informatie Ordeningsmethodes:
volgens elk kenmerk van een document (datum, aard, auteur...)
dossier: zaakgerelateerde documenten bij elkaar vb.
personeelsdossier x, subsidiedossier y serie: gelijkvormige
documenten bij elkaar vb. briefwisseling, personeelsdossiers,
subsidiedossiers (onderwerpsdossier: volgens thema): niet
aangewezen bestaande classificatiecodes hergebruiken
- Dia 41
- 6 december 200941 Ordenen van informatie Opmaak van een
groepsklassement: Twee werkwijzen: Top-down: processen documenten
Bottom-up: documenten processen Afspraken over: dateringswijze
duidelijke benaming: subsidie Verlening van een subsidie aan X in
2007 gebruikte tekens (0-9, a-z, A-Z, _), afkortingen (lijst)...
typedocumenten (sjablonen) Betrek gebruikers!
- Dia 42
- 6 december 200942 Ordenen van informatie E-mailarchivering
idealiter: in groepsklassement opslaan als... MSG is
automatiseerbaar d.m.v. plug-in of DMS- module benaming: vb.
jjjjmmdd_onderwerp_afz ender/ontvanger.msg
- Dia 43
- 6 december 200943 Ordenen van informatie E-mailarchivering
alternatief: structureer eigen inbox volgens klassement
toegankelijkheid verhoogt voor jezelf maar informatie blijft
ontoegankelijk voor derden
- Dia 44
- 6 december 200944 Ordenen van informatie Metadata: = data over
data: informatie over de inhoud metadatering: informatie toekennen
over de inhoud van een document vb. auteur, datum, versie, proces-
of workflowgegevens, bitrate... verduidelijkt de context/functie
van een document vastleggen via sjablonen en Documenteigenschappen
of via eigen mogelijkheden van het informatiesysteem metadatamodel
in voorbereiding doel: uniforme beschrijving van informatie
- Dia 45
- 6 december 200945 Ordenen van informatie Metadata: vb.
evaluatieformulier vb. datum goedkeuring, auteur gerelateerde
documenten... Inhoud Informatie over de inhoud document Inhoud
Informatie over de inhoud vb. erkenningsdossier vb.
classificatiecode, bijhorende documenten, proceseigenaar,
bewaartermijn... dossier
- Dia 46
- 6 december 200946 Ordenen van informatie Alfresco:
- Dia 47
- 6 december 200947 Ordenen van informatie MS Word:
- Dia 48
- 6 december 200948 Ordenen van informatie Foto:
- Dia 49
- 6 december 200949 Ordenen van informatie Geluid:
- Dia 50
- 6 december 200950 Ordenen van informatie Aandachtspunten:
Ordening moet vernietiging toelaten, niet bemoeilijken vb.
milieuvergunningen bedrijven Ordening moet duurzaam zijn bestand
tegen kleine, organisatorische wijzigingen Ordening moet
gentegreerd zijn geen kunstmatig onderscheid tussen papier en
digitaal Ordening moet toegankelijk zijn duidelijke benamingen,
eenvoudige structuur Na opmaak, het beheer!
- Dia 51
- 6 december 200951 Implementatieplan ordenenselecterenbewaren
Acties beheren procedures verantwoor- delijkheden middelen
afspraken over naamgeving, ordening, metadatering toezicht op
naleving procedures groepsklassement, netwerkschijf, DMS,
postregister
- Dia 52
- 6 december 200952 Beheren van informatie Inhoudelijk beheerder:
verantwoordelijkheid over het klassement helikoptervisie geen
onderscheid tussen papier en digitaal beheersregels zijn immers
identiek beheert klassement, voert wijzigingen door, kent
toegangsrechten toe ondersteunt, sensibiliseert en motiveert
gebruikers periodieke onderhoud van het klassement
- Dia 53
- 6 december 200953 Beheren van informatie Beheersinstrumenten:
postregistratie: register van inkomende en uitgaande briefwisseling
soms verplicht geen onderscheid ts. digitale en papieren
correspondentie bevat verwijzing naar uiteindelijke locatie in
klassement archiefbeheersplan selectielijst
- Dia 54
- 6 december 200954 Beheren van informatie Archiefbeheersplan:
systematisch overzicht van bedrijfsprocessen en
informatieproducten, met bijhorende beheersregels neemt structuur
over van klassement bevat beheersregels per archiefbestanddeel:
ordening bewaartermijn chronologisch bereik bewaarniveau juridische
grondslag definitieve bestemming
- Dia 55
- 6 december 200955
- Dia 56
- 6 december 200956 Beheren van informatie Archiefbeheersplan:
per entiteit opgesteld wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de
Algemeen Rijksarchivaris na goedkeuring laat het gewettigde
vernietiging toe periodieke wijzigingen nodig
http://www2.vlaanderen.be/proces-en-
informatiebeleid/ca/archiefbeheersplan.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en-
informatiebeleid/ca/archiefbeheersplan.html databank wordt
voorbereid
- Dia 57
- 6 december 200957 Beheren van informatie Selectielijst:
beknopte weergave van archiefbeheersplan instrument om de
vernietiging door te voeren
- Dia 58
- 6 december 200958 Beheren van informatie Archiefbeheersplan en
selectielijst: Sjablonen en toelichting op onze website:
http://www2.vlaanderen.be/proces-en-
informatiebeleid/ca/archiefbeheersplan.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en-
informatiebeleid/ca/archiefbeheersplan.html
- Dia 59
- 6 december 200959 Implementatieplan ordenenselecterenbewaren
Acties beheren procedures verantwoor- delijkheden middelen
afspraken over toegangsrechten, klassementswijzigingen,
bewaartermijnen toezicht op naleving procedures
gebruikersprofielen, BOB-Tool
- Dia 60
- 6 december 200960 Bewaren van informatie Basisprincipe:
informatie lichten uit het dynamische klassement en bewaren volgens
dezelfde ordening Papier: materile archiefzorg
http://www2.vlaanderen.be/proces-en-
informatiebeleid/ca/beheerPapierenArchief.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en-
informatiebeleid/ca/beheerPapierenArchief.html Digitaal: behoud van
fysieke raadpleegbaarheid: bits en bytes behoud van logische
raadpleegbaarheid: soft- en hardware behoud van intellectuele
raadpleegbaarheid: metadata
- Dia 61
- 6 december 200961 Bewaren van informatie Archiveringsprocedures
opmaken: onderdelen: wat archiveren? vb. databank of rapport,
rekenblad of pdf, wat met kleur, metadata? wie archiveert? hoe
archiveren? vb. hoe worden metadata opgeslagen?, voorkomen
wijzigingen, omzetting naar archiveringsformaat, verpakking,
etikettering, overdrachtslijst wanneer archiveren? vb. tijdstip van
verhuis naar semistatisch archiefklassement laten valideren
inspiratie: archiveringsstrategie digitale kantoordocumenten zie
ook
http://www.edavid.be/davidhandboek/index.htmlhttp://www.edavid.be/davidhandboek/index.html
- Dia 62
- 6 december 200962 Bewaren van informatie Vastleggen van
bewaartermijnen: 3 vragen: hoe lang moeten we het bijhouden? hoe
lang mogen we het bijhouden? hoe lang willen we het bijhouden? 2
adviezen over generieke bewaartermijnen:
http://www2.vlaanderen.be/proces-en-
informatiebeleid/ca/bewaartermijnen.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en-
informatiebeleid/ca/bewaartermijnen.html
http://www.ica.org/en/node/39028
- Dia 63
- 6 december 200963 Bewaren van informatie Hoe lang moeten we het
bijhouden? ofwel expliciet in regelgeving opgenomen: vb. ontbinding
federaal Wegenfonds in 1991 vb. facturen: 7 jaar vb. originele
boekhoudstukken: 10 jaar; stukken die niet dienen als bewijs tegen
derden: 3 jaar (Comptabiliteitsdecreet) ofwel slechts impliciet:
vb. verantwoordingsplicht, aansprakelijkheid
- Dia 64
- 6 december 200964 Bewaren van informatie Hoe lang mogen we het
bijhouden? soms legt regelgeving vernietiging op vb. Wet verwerking
persoonsgegevens: persoonsgegevens niet langer bijhouden dan nodig
vb. legitimatiekaarten van controleurs en inspecteurs: verplichte
vernietiging van een na hernieuwing teruggevonden kaart
- Dia 65
- 6 december 200965 Bewaren van informatie Hoe lang willen we het
bijhouden? hoe lang ondersteunt het onze bedrijfsvoering? vb.
kabinetsnotas: 5 jaar; verslagen werkoverleg: 1 jaar...
- Dia 66
- 6 december 200966 Implementatieplan ordenenselecterenbewaren
Acties beheren procedures verantwoor- delijkheden middelen
afspraken over archivering (wat?, wie?, hoe?, wanneer?) toezicht op
naleving procedures archiefbeheersplan, depotlijst, semistatisch
klassement
- Dia 67
- 6 december 200967 Selecteren van informatie Selectiebeslissing:
toezicht van de beheerder/verantwoordelijke na afloop van de
bewaartermijn (cf. archiefbeheersplan) = ofwel vernietigen, ofwel
bewaren voor de eeuwigheid (cf. archiefbeheersplan)
- Dia 68
- 6 december 200968 Selecteren van informatie Keuze 1: permanente
bewaring: Archief als onderdeel van het culturele patrimonium
Tijdelijke bewaring binnen entiteit of inbewaargeving:
Rijksarchief, privbedrijf... toekomst: Vlaams Archiefhuis?
http://www2.vlaanderen.be/proces-en-
informatiebeleid/ca/overdrachtnaarARA.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en-
informatiebeleid/ca/overdrachtnaarARA.html
- Dia 69
- 6 december 200969 Selecteren van informatie Keuze 2:
vernietiging: verbranding of versnippering vastleggen in procedure!
vernietigen van bestuursdocumenten raakt aan het grondrecht van
burgers om informatie bij overheden in te kijken (Grondwet, art.
32) gesloten circuit voorzien; toezicht steeds nodig telkens
eigenlijke vernietigingsacties ook vastleggen
(verantwoordingsplicht) ev. via gespecialiseerde firma: offerte per
kilo, garanties, certificaat vb. jaarlijks, samen met
schoningsacties
http://www2.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid/ca/organisatieTrashday.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid/ca/organisatieTrashday.html
voorwaarden: krachtens een gevalideerd archiefbeheersplan
verwittiging Algemeen Rijksarchief 45 dagen op voorhand niet
vernietigen voor afloop bewaartermijn vernietigen van: papieren
archief: versnipperen of verbranden; snippers recycleren via
gesloten circuit digitale archief: verwijderen, ook van
backup-tapes
- Dia 70
- 6 december 200970 Selecteren van informatie Keuze 2:
vernietiging: eindresultaat: o.a. gerecycleerd toiletpapier
- Dia 71
- 6 december 200971 Selecteren van informatie
Archiveringsprocedures wat? wie? wanneer? hoe? Vastleggen
bewaartermijn hoe lang moeten/mogen/willen we het bewaren?
Selectiebeslissing uitvoeren ten vroegste na afloop van
bewaartermijn vernietigen of bewaren
- Dia 72
- 6 december 200972 Implementatieplan ordenenselecterenbewaren
Acties beheren procedures verantwoor- delijkheden middelen
afspraken over selectiemoment, vernietigingswijze, overdracht
selectielijst, thrash day, overdrachtslijst, vernietigingslijst
toezicht op naleving procedures
- Dia 73
- 6 december 200973 Levensloop
- Dia 74
- 6 december 200974 Meer info? Websites:
http://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleidhttp://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid
http://bz.vonet.be/proces-en-informatiebeleidhttp://bz.vonet.be/proces-en-informatiebeleid
bevatten info over: digitale archivering digitalisering Vilvoorde
materieel archiefbeheer bewaartermijnen archiefbeheersplannen
documentbeheer en lopende projecten