Post on 01-Jul-2015
NUP live!NUP live!Eén digitale overheid: betere service, meer gemak
Baseline Informatiehuishouding
GemeentenWat zijn voor mijn gemeente
de volgende stappen?
8 maart 2012Frans Smit (gemeente Almere)
Adrie Spruit (KING)
Intro en inhoud• Aanleiding, doel, aanpak en resultaat• De normen• Documentaire informatievoorziening en
Zaakgericht werken
Wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012
Aanleiding, doel en aanpak• Baseline Rijk• VNG• Normen• Verbinden met Zaakgericht werken• Multidisciplinair• Projectgroep
Wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012
De Baseline als dashboard
• Voor bestuurders en topmanagement• Voor beleidsmedewerkers en specialisten• Voor toezichthouders
• Als beleidsinstrument• Als diagnoseinstrument• Als samenwerkingsinstrument
Wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012
Inhoud van het resultaat• Managementsamenvatting • Deel 1: De Basis • Deel 2a: Het Denkkader • Deel 2b: Documentaire informatievoorziening
en (digitaal) zaakgericht werken • Deel 3: De Praktijk • Bijlagen
http://www.vng.nl/eCache/DEF/1/13/822.html
Wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012
De zeven normen• Bestuur en beleid• Organisatie• Standaarden• Ordening en metadata• Duurzaamheid, toegankelijkheid en
authenticiteit• Kwaliteitszorg• Digitale vervanging, verwijdering, overdracht
en vernietiging
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012
Onderwerpen in het denkkader zijn o.a.:• Informatiebeleidsplan, informatiebeheerplan,
informatiebeveiligingsplan• Inrichting organisatie m.b.t. informatiefunctie• GEMMA, uitwisselingsstandaarden• Ordeningsstructuren en standaarden voor
metadata• NEN 2082, ED3, RODIN• Kwaliteitsnormen tbv audits• Handboek vervanging
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012
Deel 3: praktijkvoorbeelden
• Besluit Informatiebeheer Amsterdam• Functioneel Ontwerp Records Management B5• Draaiboek beleid digitale duurzaamheid Den
Bosch en Tilburg• Zelfevaluatietool kwaliteitszorg Rotterdam• Toetsingskader voor archiefinspectie Almere• Model Zaakgericht werken Prover
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012
Documentaire informatievoorziening en (digitaal) Zaakgericht werken
De stappen• Bepaal wat er in een zaakdossier moet en wat
de bronnen zijn.• Bepaal de aard en vorm van die
broninformatie• Bepaal in welke vorm je dat moet opslaan.• En wat je daarvoor op procesniveau moet
doen.
Wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012
11
En e-m
ail
Ook gesc
an-
de post
Bepaal wat er in een zaakdossier moet.
Bepaal de aard en vorm van die broninformatie.
Informatie-elementen:• Gegevensobjecten• Informatieobjecten
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012
Aandachtspunt:database-gegevens.
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012
Bepaal in welke vorm je dat moet opslaan.
Informatie-elementen:• Gegevensobjecten• Informatieobjecten• Duurzaam bewaarbare/duurzaam te bewaren
informatie-elementen(records, archival records, AIP’s, archiefbescheiden, gearchiveerde informatie-elementen).
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012
Bepaal wat je daar-voor moet doen.
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012
A
AB
Maak hier voor de
eigen situatie
maatwerk van.
Dit zou het resultaat moeten zijn.
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012
Vragen?
fpsmit@almere.nladrie.spruit@kinggemeenten.nl
De Baseline, wat zijn voor mijn gemeente de volgende stappen?Frans Smit (gemeente Almere), Adrie Spruit (KING), 8 maart 2012