Audit Vlaanderen &

Agentschap Binnenlands Bestuur

Audit Vlaanderen &

Agentschap Binnenlands Bestuur

Studiedag over de globale rapporten van Audit Vlaanderen

Leuven 13 april 2016

Programma

• Welkomstwoord

• Inleiding • Over Audit Vlaanderen en audits • Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij

OCMW Wervik • Afsluiting

Programma

• Welkomstwoord • Inleiding • Over Audit Vlaanderen en audits • Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij

OCMW Wervik • Afsluiting

Programma

• Welkomstwoord • Inleiding

• Over Audit Vlaanderen en audits

• Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij

OCMW Wervik • Afsluiting

Over Audit Vlaanderen en audits

25/04/2016

Wim De Naeyer, manager-auditor Eva Poelemans, stafmedewerker

stad Scherpenheuvel-Zichem

6

Agenda

I. Audit Vlaanderen

II. Een audit

I. Audit Vlaanderen

8

Missie

Partner van de organisatie ... • Onafhankelijk • Objectief • Bekwaam

... bij het beheersen van financiële, wettelijke en organisatorische risico’s ... • Evaluatie van het systeem van interne controle /

organisatiebeheersing • Sensibilisering en kennisdeling

... om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, integere en kwaliteitsvolle organisatie

9

Onafhankelijke partner

Aansturing door 2 auditcomités Auditcomité Vlaamse overheid Auditcomité lokale besturen

4 onafhankelijken 4 onafhankelijken

3 personen aangeduid door de Vlaamse Regering

2 VVSG

1 VVP

Minister van Binnenlands Bestuur: waarnemer

10

Werkterrein

De Vlaamse administratie: 62 entiteiten (sinds 2001)

De lokale besturen > 800 entiteiten (sinds 2014)

II. Een audit

12

Wat is een audit (niet)?

Wat is een audit? • Onafhankelijke • Objectieve • Systematische • Evaluatie (van systeem van interne controle / organisatiebeheersing) • Waarover gerapporteerd wordt

Wat is een audit niet? • Individuele medewerkers controleren • Het gevoerde beleid evalueren • Enkel te kijken of bepaalde documenten er zijn

13

Soorten audits

Organisatie-audits

Thema-audits

Detectie-audits

Forensische audits

14

Methodologie bij lokale besturen

15

Organisatie-audits

16

Thema-audits

• Specifiek thema • Kernproces • Management of ondersteunend proces

• Meerdere lokale besturen ( bv. 20-tal) • Rapport

• Individueel rapport: geauditeerde • Globaal rapport

17

Detectie-audits

• Analyse van grote hoeveelheden gegevens aan de hand van moderne monitoringmechanismen.

• Op basis van een aantal risicofactoren. • Bedoeling : ongebruikelijke, afwijkende of merkwaardige

patronen te vinden. • Nagaan of deze patronen verklaarbaar zijn of symptomatisch

voor mogelijke fouten en/of onregelmatigheden.

18

Forensische audits

Duidelijke procedure Betrouwbare melding? Noodzaak? Hoogdringendheid?

19

Fasen binnen de audit

20

21

Vragen/bedenkingen/…

Bedankt! audit@vlaanderen.be

Programma

• Welkomstwoord • Inleiding • Over Audit Vlaanderen en audits

• Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen

• Pauze • De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij

OCMW Wervik • Afsluiting

Organisatiebeheersing bij lokale besturen en structurele

bevindingen uit de eerste reeks organisatie-audits

25/04/2016

Eva Poelmans, stafmedewerker stad Scherpenheuvel-Zichem

Steven Van Roosbroek, manager-auditor

25

Agenda

I. Organisatiebeheersing bij stad Scherpenheuvel-Zichem

II. Over de eerste reeks organisatie-audits

III. Vaststellingen

IV. Aan de slag

I. Organisatiebeheersing bij stad Scherpenheuvel-Zichem

25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 28

Hoe systematisch werken rond organisatiebeheersing?

Zelfevaluaties als basis

• Eerste zelfevaluatie 2009

• Tweede zelfevaluatie 2011

• Derde zelfevaluatie pas in 2014:

Verkiezingen najaar 2012

BBC 2013

in afwachting van “nieuwe” leidraad

• Vierde zelfevaluatie in tweede helft 2017

Gebruiken als interne omgevingsanalyse BBC

25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 29

Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen

Werkwijze

• Goedkeuren kader door de gemeenteraad

• Trajectverantwoordelijke: stafmedewerker

• Evaluatieteam: MAT + aangevuld per thema

• Tip: werkboek als invulklaar document

25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 30

Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen

Werkwijze

• Aantal samenkomsten

• Sterke punten en verbeterpunten

• Mogelijke acties per thema, op basis van waarschijnlijkheid en impact (financiële

impact, fraudegevoeligheid, continuïteit dienstverlening in gedrang,…)

• Uit al deze acties worden 10 tot 15 acties geselecteerd rekening houdend met

het meerjarenplan

de moeilijkheidsgraad

de benodigde middelen

de realisatietermijn

25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 31

Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen

Voorbeelden van acties die voor de periode 2014-2016 werden

weerhouden:

• Bij indiensttreding van elk nieuw personeelslid zal aandacht worden besteed aan de uitgeschreven procedures

die voor hem/haar van belang kunnen zijn.

• In het bestaande meerjarenplan worden waar mogelijk indicatoren ingevoerd die de resterende periode van het

meerjarenplan worden opgevolgd.

• Er wordt een MAT-scan uitgevoerd om na te gaan op welke vlakken de werking van het MAT kan worden

verbeterd/aangepast.

• Er wordt nagegaan welke rapporten uit de HRM-softwarepakketten kunnen worden getrokken die van belang

kunnen zijn in het uitwerken van een activerend aanwezigheidsbeleid en een leeftijdsbewust personeelsbeleid.

• De beleving van de waarden vastgelegd in de deontologische code wordt geactiveerd door dilemmatrainingen en

in het nog op te starten personeelsblad; bijzondere aandacht wordt hierbij ook besteed aan het uitgewerkte

alcohol- en drugsbeleid.

• Voor de voornaamste softwaretoepassingen die door de personeelsleden worden gebruikt, worden

verantwoordelijken aangesteld die zullen fungeren als eerstelijnshulp, zodat enkel de complexere problemen nog

door de ICT’er moeten worden opgelost.

25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 32

Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen

Voordelen

• Kritisch, maar opbouwend nadenken over de hele organisatie

• Zichtbare evolutie na enkele zelfevaluaties

• Systematisch, houvast

• Voorbereiding op externe audit

25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 33

Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen

Valkuilen bij het werken met de leidraad

• Geen checklist, geen formaliteit

• Overweldigend veel informatie, dus keuzes moeten worden gemaakt

• Niet enkel het negatieve benadrukken

• Neem de tijd!

25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 34

Opvolging

• Per actie een verantwoordelijke selecteren

• Actie koppelen aan een realistische timing

• Jaarlijkse rapportering aan de gemeenteraad:

In een evaluatiejaar: resultaat zelfevaluatie

Stand van zaken betreffende acties uit het verbeterplan

Stand van zaken betreffende acties uit het meerjarenplan die kunnen

bijdragen aan een systematische werkwijze rond organisatiebeheersing

Procedures uitgetekend in de afgelopen rapporteringsprocedure

Andere elementen die kunnen bijdragen aan een systematische werkwijze

rond organisatiebeheersing

Rapportering betreffende de klachten

25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 35

Opvolging

• Jaarlijkse rapportering aan de gemeenteraad:

Doel Verantwoordelijke Realisatie

1 Bij indiensttreding van elk nieuw personeelslid

zal aandacht worden besteed aan de

uitgeschreven procedures die voor hem/haar

van belang kunnen zijn.

Jurgen Janssens en Eva

Poelemans

Gerealiseerd.

Bij elke indiensttreding wordt nagegaan welke

procedures van belang kunnen zijn en worden deze

toegelicht.

2 In het bestaande meerjarenplan worden waar

mogelijk indicatoren ingevoerd die de resterende

periode van het meerjarenplan worden

opgevolgd.

Eva Poelemans Gedeeltelijk gerealiseerd.

Voor het Autonoom Gemeentebedrijf werden half

2015 indicatoren opgenomen, aangezien deze cijfers

grotendeels betrekking hebben op het culturele

seizoen dat loopt van september tot mei/juni.

Stad: er wordt in het voorjaar van 2016 een opleiding

georganiseerd betreffende indicatoren door Audit

Vlaanderen, in samenwerking met de

stafmedewerker, waarin de mogelijkheden om

indicatoren te gebruiken voor lokale besturen

praktisch worden toegelicht. Na deze opleiding wordt

een ontwerp van indicatoren opgemaakt ter

goedkeuring.

25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 36

Valkuilen bij het werken rond organisatiebeheersing

• Te veel acties selecteren

• Interne controle als “taak” van 1 persoon beschouwen

• Levend houden van procedures

• Naast elkaar bestaan van ICS, BBC, evaluatiecyclus, etc.

• Weerstand

Organisatiecultuur

Cultuur per dienst

Communicatie

Vertrouwen

25/04/2016 - Scherpenheuvel-Zichem 37

Kritische succesfactoren voor een geslaagd ICS

• Steun van secretaris (= sponsor)

• Communiceren

• Niet beschouwen als bijkomende (formele) verplichting, maar als onderdeel van de

organisatie → Verankering in werking (b.v. door acties als doelstellingen te

gebruiken in evaluatiecyclus, koppeling aan de acties in het meerjarenplan, etc.)

II. Over de eerste reeks organisatie-audits

39

Voornamelijk BBC-piloten

Voorkeur Gemeente en OCMW samen

Geauditeerde besturen

Geauditeerden Auditrapporten

Gemeentebesturen 24 24

AGB’s 10

OCMW-besturen 20 20

Totaal 54 44

40

Beperkingen organisatie-audits

Enkel management- en ondersteunende processen

Breed -> minder diep

Randvoorwaarden om te komen tot effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere organisatie

41

Goede praktijken

Tijdens audits gedetecteerd

Procedure binnen Audit Vlaanderen doorlopen

Inspiratie voor besturen om aan de slag te gaan

III. Vaststellingen

1. Systematisch werken aan interne controle / organisatiebeheersing kan beter

44

Het aantal organisaties dat beschikt over een door de raad goedgekeurd kader voor interne controle / organisatiebeheersing

45

Het aantal organisaties waarin de secretaris jaarlijks aan de raad rapporteert over de organisatie en werking van de interne controle / organisatiebeheersing

2. Er moet extra worden ingezet op doelgericht werken en de opvolging ervan

47

Referentiekader

Filosofie achter BBC • Bepaal als organisatie waar je naartoe wil • Wijs daar de nodige middelen aan toe • Volg het geheel op

De doelstellingen omvatten idealiter 3 onderdelen: • Het nieuw beleid • De weerkerende taken • De interne werking

Doelstellingen en monitoring (zitten we op koers?): • 2 zijden van dezelfde medaille

48

Vaststellingen over doelstellingen en monitoring Positieve ontwikkeling

Toch nog sterke verbetermarge • Weerkerende taken • Interne werking • Doorvertaling van doelstellingen naar medewerkers • Onvoldoende zicht op de vraag of de doelstellingen bereikt worden

49

Het aantal organisaties met een aanbeveling over het doelstellingenkader

50

Het aantal organisaties met een aanbeveling over de opvolging

3. Er is nog werk aan de aansturing door het managementteam en de evaluatie van de medewerkers

52

Vaststellingen over het managementteam en evaluatie Managementteam relatief succesvolle innovatie

Evalueren van medewerkers gebeurt onvoldoende

Evalueren van decretale graden gebeurt ruimschoots onvoldoende

Mogelijk gevolg: voorbeeldfunctie, problemen blijven etteren

53

Het aantal organisaties waarin de decretale graden geëvalueerd worden

4. De aanpak van de samenwerking tussen gemeentebestuur en OCMW-bestuur kan het best meer projectmatig

55

Samenwerking gemeente - OCMW

Beleidsintenties op Vlaams niveau

Trend in de richting van meer samenwerking

Grote verschillen tussen besturen

56

Het aantal gemeente en OCMW-besturen dat een medewerker/dienst deelt

57

Samenwerking gemeente - OCMW

Aanpak onvoldoende projectmatig, ondanks lokale beleidsintenties • Welke diensten gaan samenwerken? • Wie is verantwoordelijk? • Welke timing? • Wat zijn de tussenstappen?

-> Mogelijk gevolg: efficiëntiewinsten gaan verloren, onzekerheid bij medewerkers

Goede praktijk gemeente en OCMW Drogenbos

5. De filosofie van de organieke decreten en andere regelgeving is onvoldoende geïmplementeerd

59

Regelgeving

Geen compliance audit!

Kloof wettelijke en werkelijke land • Aanwezigheid van instrumenten • Filosofie van de regelgeving

60

Het aantal organisaties dat beschikt over een door de raad goedgekeurd reglement voor klachtenbehandeling

61

Het aantal organisaties per aantal geregistreerde klachten (weergegeven in intervallen)

IV. Aan de slag

63

Wat kan uw lokaal bestuur doen? Zelfevaluatie met de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen of een ander kader (CAF, VVSG-model …)

Zorgen voor een degelijke rapportering over interne controle / organisatiebeheersing aan de raad

64

Tips voor de rapportage over interne controle aan de raad Overzicht van • Sterke punten • Verbeterpunten • Punten waarop actie wordt ondernomen

Duidelijk antwoord op ‘wie, wat, wanneer’

Interne controle / organisatiebeheersing is meer dan louter processen!

Modellen zijn beschikbaar

65

Vragen/bedenkingen/…

Bedankt! audit@vlaanderen.be

Programma

• Welkomstwoord • Inleiding • Over Audit Vlaanderen en audits • Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen

• Pauze

• De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij

OCMW Wervik • Afsluiting

Programma

• Welkomstwoord • Inleiding • Over Audit Vlaanderen en audits • Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze

• De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies

• Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij

OCMW Wervik • Afsluiting

Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies

25/04/2016

Steven Van Roosbroek, manager-auditor Hilde Venstermans, financieel beheerder

Scherpenheuvel-Zichem

70

Agenda

I. Over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies

II. Getuigenis van Scherpenheuvel-Zichem en bevindingen uit het globaal rapport t.a.v. gemeentebesturen

III. Bevindingen t.a.v. andere instanties uit het globaal rapport

IV. Aan de slag

I. Over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies

72

Het thema ‘gemeentelijke belastingen en retributies’

73

Auditdoelstelling

In welke mate beschikken de betrokken gemeentebesturen over de nodige beheersmaatregelen om de gemeentelijke belastingen en retributies op een efficiënte en integere manier correct en volledig te innen en hierbij alle burgers gelijkwaardig te behandelen?

Hoe worden de voorziene beheersmaatregelen in de praktijk toegepast?

74

Methodiek

75

Het controleprogramma

• Werkinstrument voor de auditoren. • Gemeentebesturen kunnen het gebruiken als zelfevaluatie-

instrument. • Uitgebreide gids met doelstellingen, mogelijke risico’s en

mogelijke beheersmaatregelen.

II. Bevindingen en een getuigenis van Scherpenheuvel- Zichem

77

De audit in Scherpenheuvel- Zichem

• Kohierbelastingen • Leegstand • Tweede verblijven • Niet-bebouwde gronden

• Contante belastingen • Afgifte stedenbouwkundige vergunningen • Administratieve documenten van de dienst Bevolking

• Rijbewijzen • Paspoorten • Identiteitskaarten

78

De audit in Scherpenheuvel- Zichem

• Grondige doorlichting • Vanaf belastingreglement t.e.m. invorderingen via deurwaarder

• Rapport met sterke punten, maar uiteraard ook met

verbeterpunten en aanbevelingen

• Goede praktijken met een stappenplan voor implementatie en voorbeelddocumenten:

http://overheid.vlaanderen.be/goede-praktijken-leidraad-organisatiebeheersing-

79

Methodiek

Een evaluatie van de reglementen en procedures is noodzakelijk

81

Vaststellingen m.b.t. evaluatie

Meeste besturen hebben duidelijk zicht op hun belastingen en retributies en maken de reglementen duidelijk bekend.

Weinig besturen evalueren reglementen en processen periodiek en grondig

Vaak geen duidelijke, te beperkte of onvolledige rapportering

82

Case Scherpenheuvel-Zichem

• Goede praktijk voor de evaluatie van de belastingen en retributies.

• Gemakkelijk binnen elk bestuur te implementeren

• Betrokkenheid van medewerkers die reglementen moeten toepassen, dienst Financiën, MAT en politici.

83

Aanpassing van belasting- en retributiereglementen • Vroeger:

• één maal om de 6 jaar • Enkel de tarieven wijzigden • Meestal te sterk verhoogde tarieven => weerstand

• Nu: • Systematische evaluatie van de reglementen om de 3 jaar

84

Stap 1: evaluatie door de diensten

• Elk diensthoofd is verantwoordelijk voor zijn eigen reglementen

• Diensten lichten het huidige reglement door en gaan na of alle wetgeving waarnaar verwezen wordt nog up to date is

• Bepalingen specifiek te maken met belastingwetgeving kijkt de financiële dienst na

• Diensten houden ook rekening met de moeilijkheden die ze de voorbije jaren ervaarden bij de toepassing van de reglementen

85

Stap 2 : bespreking op het MAT

• Samen met de betrokken diensthoofden

• Medewerkers • Bij belastingreglementen: medewerker die instaat voor de

belastingen • Bij retributiereglementen: medewerker die facturatiecyclus

afhandelt

• Schepen van Financiën

86

Stap 3 : uniforme vorm en nota aan college

• In uniforme vorm samen met uitgebreide nota voor college van burgemeester en schepenen

• In nota: bespreking van alle belastingen en retributies

• Bij belastingen: belastbare grondslag, belastingplichtige, huidige tarief en voorstel van nieuw tarief

• Bij retributies: wie betaalt, waarvoor en hoeveel (huidige en nieuwe tarieven)?

• Opbrengsten van voorbije jaren en raming opbrengst op basis

van nieuwe tarieven

• Vergelijking met omliggende of gelijkaardige gemeenten

87

Belastingen

• Afweging rendement : • opbrengsten moeten opwegen tegen de inningskosten

• Gedragsturende werking • Wenselijk gedrag aanmoedigen via belastingvermindering of

vrijstelling • Onwenselijk gedrag ontraden

88

Stap 4 : bespreking op college en verwerken van bemerkingen

• Bespreking op college

• Verwerking van bemerkingen door schepen van Financiën in nota

• Terugkoppeling naar de diensten

• Laatste terugkoppeling naar het college

89

90

Planning, evaluatie en rapportering in het controleprogramma

1.1. Het gemeentebestuur weet welke belastingen het heft en welke retributies ze vraagt.

1.2. Het gemeentebestuur heeft de opbrengst van de belasting of retributie (onderbouwd) ingeschat.

1.3. De regels omtrent de belasting of retributie zijn objectief, volledig en voor alle betrokkenen duidelijk.

1.4. De processen van vaststellen en aanrekenen van de belasting of retributie, en de bijhorende taken en verantwoordelijkheden, zijn voor alle betrokken medewerkers duidelijk en de continuïteit wordt gegarandeerd.

1.5. Het proces en aanrekenen van de belasting of retributie vertoont voldoende functiescheidingen en/of beheersmaatregelen.

…

91

Methodiek

Procedures om belastingplichtigen en -grondslagen te detecteren, kunnen geoptimaliseerd worden

93

Vaststellingen m.b.t. belastingen op leegstand, tweede verblijven en onbebouwde gronden Ontbreken van een duidelijke, sluitende detectiemethodiek

Ontbreken van (uitwisseling van) gegevens

Weinig controle op correcte toepassing detectiemethodiek

94

Vaststellingen m.b.t. belasting op drijfkracht Moeilijkheden om vast te stellen welke bedrijven zich op het grondgebied van de gemeente bevinden

Gebrek aan controle op correctheid van aangiftes

95

Case Scherpenheuvel-Zichem

• Voor kohierbelastingen : detectie van belastingplichtigen van groot belang

• Belasting op tweede verblijven: • op basis van gegevens van het kadaster • Opbrengst van ongeveer 100.000 Euro per jaar

• Belasting op leegstand: • Niet alle panden gekend en geïnventariseerd • Samenwerking met externe partner => tijdsgebrek

• Detectie van tweede verblijven en leegstand => goede praktijk van Buggenhout

• Op basis van lijst onbewoonde panden uit bevolkingsregister • Arbeidsintensief proces

96

Detectie van belastingplichtigen in het controleprogramma Detectie van belasting op leegstand 2.1. Leegstand wordt correct en volledig gedetecteerd. 2.2. Het leegstandsregister is permanent up to date, correct en volledig. Detectie van de belasting op tweede verblijven 2.3. De belastingplichtigen worden correct en volledig geïdentificeerd. 2.4. De aangiftes van de belasting op tweede verblijven zijn volledig en correct.

…

97

Methodiek

Nood aan een werkwijze die verzekert dat een afgeleverd product/dienst resulteert in een betaling

99

Vaststellingen m.b.t. facturen en contante inningen Grote verschillen in controle op de basisgegevens • Voorraadbeheer huisvuilzakken • Registratiesysteem lokalenverhuur

Veelal geen controle op de facturen zelf • Niet steeds functiescheiding • Vaak geen onafhankelijke controle

Vaak geen sluitend kasbeheer: • Beperkt tot vergelijking kasinhoud met kassasysteem, geen controle of

overeenstemt met effectief verleende prestaties • Diverse overige bemerkingen

100

Case Scherpenheuvel-Zichem

Audit van : • ontvangsten via facturen van de stedenbouwkundige

vergunningen • Contante ontvangsten van rijbewijzen, paspoorten en

identiteitskaarten

101

Stedenbouwkundige vergunningen

• Facturen maandelijks opgemaakt door medewerker van dienst Stedenbouw

• Controle door financiële dienst

• Registratie van aanvragen in programma van Dienst Stedenbouw

102

Contante ontvangsten

• Registratie via een kassasysteem • Gekoppeld aan de boekhouding

• Aantal controles ingebouwd

• Geld tellen bij afsluiting van kassa en ingeven

• Verschil tussen geregistreerde ontvangsten en geld in kas =>

kassa kan niet afgesloten worden • Medewerkers zien zelf niet hoeveel er volgens de

registraties in de kas moet zijn • Bij verschil : dienst Financiën contacteren

• Geen link tussen de kassa en de programma’s van de dienst

Bevolking => twee maal registreren

103

• Elke medewerker ziet enkel de artikels die voor hem of haar van belang zijn en kan enkel daarop registreren

• Tarieven worden door dienst Financiën ingesteld

• Maximumbedragen per kassa • Overdracht naar centrale kassa op dienst Financiën

• Ontvangsten van dienst Bevolking worden wekelijks vergeleken met de geregistreerde aanvragen in hun toepassing

104

• Ontvangsten dienst Bevolking worden maandelijks vergeleken

met de facturen van de federale overheid

• Voorraadbeheer gekoppeld aan kassa

• Onafhankelijke kassacontroles

• Betaalterminals

105

Retributies op basis van een factuur in het controleprogramma

Vaststelling van de geleverde prestatie Voorraadbeheer van huisvuilzakken 2.14. Het gemeentebestuur heeft een duidelijk, volledig en correct zicht op waar en door wie er een voorraad bijgehouden wordt. 2.15. Het gemeentebestuur registreert alle bewegingen in en uit de voorraad volledig en correct. 2.16. Het gemeentebestuur controleert of de stock die effectief aanwezig is overeen komt met de stock die volgens de registraties aanwezig zou moeten zijn.

…

106

Contant geïnde belastingen en retributies in het controleprogramma

2.24. Het gemeentebestuur heeft een duidelijk, volledig en correct zicht op waar cash-gelden (geringe dagontvangsten) worden ontvangen en wie daarvoor verantwoordelijk is. 2.25. De startkassa bevat een duidelijk gekend bedrag en alle bewegingen in de kassa zijn louter terug te brengen tot een specifiek proces. 2.26. De kasontvangsten worden correct en volledig geregistreerd. 2.27. De kasontvangsten worden regelmatig geteld en gecontroleerd.

…

107

Methodiek

Er moet extra ingezet worden op het regelmatig opvolgen van de openstaande vorderingen

109

Vaststellingen m.b.t. debiteuren-opvolging Veelal ontbreekt een systematische, gestructureerde opvolging • Softwareproblemen n.a.v. BBC • Gebrek aan duidelijke interne regels of gebrekkige toepassing ervan • Gebrek aan maatregelen om continuïteit te waarborgen • Geen automatische initiëring

110

Case Scherpenheuvel-Zichem

• Opvolging van kohierbelastingen via eenvoudig Excel-overzicht

111

Debiteurenbeheer in het controleprogramma 3.1. Het gemeentebestuur heeft zicht op welke belastingen en facturen reeds geïnd zijn en welke nog open staan. 3.2. Alle openstaande vorderingen waarvan de vervaldatum overschreden is, krijgen de nodige aanmaningen. 3.3. Tegen blijvende wanbetalers worden op een correcte wijze de nodige stappen gezet. 3.4 Bij wanbetalingen worden de nodige belastingverhogingen, verwijlinteresten, administratieve boetes en/of kostenaanrekeningen correct toegepast.

…

III. Bevindingen t.a.v. andere instanties

113

Vaststellingen

De uitwisseling van gegevens verloopt niet evident: • Correctheid en actualiteit kadastrale legger en (verrijkte)

kruispuntbank van ondernemingen • Afstemming tussen databanken • Informatie netbeheerders en nutsbedrijven

Overzichten uit applicaties administratieve documenten zijn niet eenvoudig raadpleegbaar

Spanningsveld tussen regelgeving en praktijk

114

Vaststellingen

De gebruikte softwaresystemen vertonen tekorten

Gebrek aan communicatie tussen verschillende softwaresystemen

115

Aanbevelingen

Aan de Vlaamse overheid en de koepelverenigingen

Aan de softwareleveranciers

IV. Aan de slag

117

Hoe is het met de gemeentelijke belastingen en retributies in uw bestuur gesteld? Zelfevaluatie uitvoeren op basis van het controleprogramma dat Audit Vlaanderen ter beschikking stelt met : • Controledoelstellingen • Mogelijke risico’s • Mogelijke beheersmaatregelen

Goede praktijken

118

Vragen/bedenkingen/…

Bedankt! audit@vlaanderen.be

Programma

• Welkomstwoord • Inleiding • Over Audit Vlaanderen en audits • Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies

• Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij

OCMW Wervik

• Afsluiting

De detectie-audits bij de OCMW-besturen

25/04/2016

Wim De Naeyer, manager-auditor

122

Agenda

I. Over de detectie-audits

II. Verbeterpunten

III. Getuigenis OCMW Wervik

I. Over de detectie-audits

124

Aanleiding

Fraude bij OCMW Wervik

Oorzaak? • de mogelijkheden tot functiescheiding en de functionaliteit

“begunstigdenbeheer” niet benut in gehanteerde financiële software

Verder onderzoek door Audit Vlaanderen • risico om op gelijkaardige wijze te frauderen ook mogelijk bij andere

OCMW-besturen

Mail aan alle OCMW-secretarissen op 27 februari 2015

125

Geauditeerd proces: uitbetaling steun

126

Geauditeerde OCMW-besturen

Selectie op basis van: • Softwareleverancier • Geografische spreiding • Schaalgrootte

127

Methodiek detectie-audits

Financiële procedures die plaatsvinden op initiatief van de sociale dienst en afgehandeld worden op de boekhouding van het OCMW-bestuur

Datamining naar ongebruikelijke, afwijkende of merkwaardige patronen in gegevens van de sociale en financiële dienst, aangeleverd door 3 softwareleveranciers

Onderzoek van dossiers, op basis van de door datamining aangeleverde betalingsgegevens

II. Verbeterpunten

129

Verbeterpunten: basisschema

1. Uitbouw van functiescheiding in de administratieve processen van zowel de sociale als de financiële dienst

131

Nastreven van optimale functiescheiding in de betalingsprocessen

Nastreven van optimale functiescheiding bij de toekenning van autorisaties in de softwaretoepassingen

Voorzien in een back-up bij elke functie

-> om het risico op misbruiken in het betalingsproces te beperken

2. Creëren van een unieke autorisatie voor de aanmaak of wijziging van begunstigdengegevens

133

-> om het risico op misbruik in het betalingsproces te beperken

-> om het wijzigen van begunstigden- rekeningnummers te beperken en de aanmaak van frauduleuze betalingen tegen te gaan

3. Systematisch bijhouden van stavingsstukken die aantonen dat het gebruikte begunstigdenrekening-nummer in het betalings-proces aan de cliënt toebehoort

135

Nemen van een kopie van de betrokken bankkaart

Bijhouden van officiële brieven van derden

Vragen van ondertekende verklaring van de cliënt

-> om het risico te beperken dat een steunmaatregel gestort wordt op een rekeningnummer dat niet aan een cliënt toebehoort

4. Uitvoeren van betalingen op basis van originele facturen en stavingsstukken

137

Bewaren van originele documenten bij de boekhouddienst van het OCMW-bestuur

-> om het risico op dubbele en niet- correcte betalingen te verkleinen

138

Verbeterpunten: overzicht

III. Getuigenis OCMW Wervik

140

Goede samenwerking

141

Twee voor de prijs van één

Forensische audit Onderzoek naar de fraude

Organisatie-audit Onderzoek naar de beheersinstrumenten van de organisatie

142

Aanbevelingen

Functiescheiding in de kritieke bedrijfsprocessen

143

Aanbevelingen ICT

Beter gebruik van de software pakketten Software die functiescheiding toelaat Digitaal opslaan facturen

144

Aanbevelingen financieel

Checklist in sociale dienst of alle voorwaarden voor betaling zijn vervuld Leveranciers- en klantenbestand: beter begunstigdenbeheer Alleen met originele facturen betalen Steekproeven bij betalingen Raamcontracten opvolgen

145

Aanbevelingen verbeterplannen en wet op de overheidsopdrachten

Betere opvolging verbeterplannen Wet op de overheidsopdrachten verder goed toepassen

146

Aanbevelingen personeel

Controle personeelsdossiers (1 fout) Regelmatig nazicht uitbetaling premies en toelagen Actualiseren rechtspositieregeling (premies)

147

Aanbevelingen bestellingen en voorraadbeheer

148

Aanbevelingen interne controle

Oprichten interne controle cel Verbeteracties Samenwerking met afdelingshoofden en managementteam Rapportering

149

Goed gevoel

Aanbevelingen externe audit ook intern reeds als werkpunten besproken Goede basis om te verbeteren

150

151

Interne Controle Cel

152

Interne controle cel

153

Interne controle cel

154

Interne controle cel

155

Interne controle cel

156

Interne controle cel

157

158

159

Vragen/bedenkingen/…

Bedankt! audit@vlaanderen.be

Programma

• Welkomstwoord • Inleiding • Over Audit Vlaanderen en audits • Organisatiebeheersing in de stad Scherpenheuvel-Zichem • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Getuigenis over de audit naar aanleiding van de fraude bij

OCMW Wervik

• Afsluiting

En verder …

25/04/2016

Veerle Vanderlinden, verantwoordelijke communicatie, PR en kwaliteit

163

Uitgevoerde audits bij de lokale besturen

2014 2015

Organisatie-audits 15 26

Thema-audits 0 20

Detectie-audits 2 14

Forensische audits 2 4

Totaal 19 64

164

In 2016 …

• Thema-audit aankoop- en contractbeheer - Leveringen en diensten

• Thema-audit aankoop- en contractbeheer – Werken • Organisatie-audits

• Na degelijk uitgevoerde zelfevaluatie : verkorte versie

Gepland: thema-audit in- en uitstroom van personeelsleden

165

Waarom globale rapporten?

Versterken van interne controle / organisatiebeheersing

Ook waar geen audit werd uitgevoerd

Basis voor lancering van initiatieven met partners

166

Workshops i.s.m. bestuursscholen

Workshops monitoring bij PIVO : • Leuven: 19/5/2016 en 27/5/2016 • Asse: 3/06/2016

Workshops over de optimalisatie van gemeentelijke belastingen en retributies in het najaar 2016

167

Vragen/bedenkingen/…

Bedankt! audit@vlaanderen.be