Archiefbank Kempen

ICA-AtoM als regionale archiefbank

Bart Sas, beleidsadviseur archief

ICA-AtoM in Turnhout: voorgeschiedenis

• 2010: testversie van ICA-AtoM (1.08 en 1.09)• Rechtstreekse invoer in ICA-AtoM• Rechtstreekse invoer in XML (EAD)• Eigen stylesheet om XML-export om te zetten in HTML• META, april 2011: “Gratis toegang tot ons geheugen?”• 2011: ICA-Atom 1.1 online brengen lukt niet• Juni 2012: overleg over gezamenlijke aanbesteding met

drie Kempense erfgoedcellen en gemeentearchieven Geel, Hoogstraten, Turnhout en Lier

Regionale archiefbanken in Vlaanderen

• Archiefbank Vlaanderen: www.archiefbank.be– Register van private archieven– Archiefbeschrijvingen op hoofdniveau

• Rijksarchief: http://search.arch.be/nl– Verwijzing naar inventaris als PDF

• Probat: http://probat.west-vlaanderen.be/– Provinciearchief West-Vlaanderen– 31 lokale archiefdiensten

ICA-AtoM als regionale archiefbank

• a web-based, open source application for standards based archival description in a multilingual, multi-repository environment

• ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings

• Keuzemogelijkheid bij “Global Settings”: Multiple repositories: yes

Voorbeelden

• Memory BC: http://www.memorybc.ca/• MIGAN. Directory of Caribbean archival

institutions: http://www.migan.org/• Saskatchewan Archival Information Network:

http://sain.scaa.sk.ca/collections/• Archeion (Ontario): http://www.archeion.ca/

Voordelen• Kleine archiefinstellingen: samenwerken motiveert,

zetten van eerste stap, leren van elkaar, tijd maken, beleidsmakers overtuigen

• Opstapje voor verdere samenwerking• Uniforme beschrijvingen, kwaliteitscontrole,

zoekmogelijkheden• Archieven bij heemkringen mee opnemen (mits

opleiding): “erfgoedbanken” zijn ontoereikend• Linken met andere gemeentelijke catalogi (bib, musea)• Eventueel later aansluiten bij provinciaal of nationaal

systeem

Stand van zaken: www.archiefbankkempen.be

• 5 partners: gemeentearchieven van Geel, Lier,Turnhout, Mol (november 2012), Brecht (april 2013)

• 3 Kempense erfgoedcellen: financiering, communicatie• Vanaf oktober 2012: maandelijks overleg• Januari 2013: hosting website door Priorweb (managed

hosting), installatie, configuratie• Augustus 2013: feedback door gebruikers• 70-tal archiefbeschrijvingen (concept), 1800 authority

records

Nog te doen

• September-oktober 2013: huisstijl en aanpassen lay-out• November 2013: publiceren archiefbeschrijvingen en

communiceren– Lier: 16 inventarissen– Mol: alle privé-archieven en oud gemeentearchief– Geel: idem– Brecht: gemeentearchieven van Sint-Job en Sint-Lenaarts– Turnhout: 70 inventarissen

Samen archief beschrijven in 1 databank…

• Wat beschrijven: archieven, collecties documentatie, foto’s als onderdeel van een archief

• Archiefterminologie en standaarden• Archievenoverzicht: hoofdbeschrijvingen• Volledige archiefbeschrijvingen (arbeidsintensief om

hoofdbeschrijvingen later aan te vullen)• Referenties (BE/GAM/0001, …)• Rubrieken en afdelingen• Import via Excel – Atomis - XML• Gemeenschappelijke handleiding

Hoofdbeschrijvingen• ICA-Atom: lijst van beschrijvingen op hoofdniveau op

pagina “archieven”, geen archiefschema• Elke archiefvormer vraagt aparte hoofdbeschrijving én

ISAAR(CPF)-fiche: bijkomend onderzoek!• Gemeente versus gemeentelijke instellingen• Contextinformatie voor een breed publiek• Afspraken titels hoofdbeschrijvingen (mogelijkheid om

alfabetisch te ordenen)• Apart archiefschema op hoofdpagina (via trefwoorden)• Geografische trefwoorden

Rubrieken en afdelingen• ISAD(G) voorziet geen veld voor rubrieken of afdelingen• ISDF?• Extra beschrijvingsniveau aanmaken?• Deelarchief: een deel van een archief dat bestaat uit een

geheel van onderling gerelateerde archiefstukken, analoog aan een administratieve onderverdeling van de archiefvormer; of, wanneer dat niet mogelijk is, aan een geografische, chronologische, functionele, of soortgelijke groepering van het materiaal

• Ook steeds datering, niveau en omvang vereist

• ISAD(G): (…) kan elk deelarchief zoveel onderliggende deelarchieven hebben als noodzakelijk is om de hiërarchische structuur van het betreffende organisatieonderdeel weer te geven

Importeren• Handmatig invoeren = “gekkenwerk”• ICA-AtoM: import mogelijk van XML en CSV (nieuwe

fiches of onderdelen van bestaande fiches)• Vast Excel-sjabloon• Atomis 1.0: controle en omzetting in XML• Import van XML via webinterface ICA-AtoM• Elke titel: identificatie, datering, niveau (!), omvang• Hiërarchie in Excel/Atomis = moeilijk: bv. deelarchief

onder deelarchief, reeks gevolgd door losse stukken

Wat vinden gebruikers?• (-) vakterminologie: archieven, functies, bestands-

identificatie, beschrijvingsniveau, geautoriseerde beschrijving

• (-) lijst van hoofdbeschrijvingen moeilijk doorbladerbaar• (-) gebruik van jokers (*, ?)• (-) dateringen ontbreken in overzichten• (+) zoekfunctie (maar: (-) zoeken op datum)• (+) context steeds getoond• (+) vlot aanpassen van termen in ICA-AtoM• (+) afbeeldingen

“Roadmap”

• Link met Archiefbank Vlaanderen, ODIS• Links met Kempsen Erfgoedbanken• Andere…• Heemkundige kringen uit regio betrekken (via

erfgoedcellen)

Uitdagingen

• Tempo klaarmaken bestaande inventarissen voor invoer

• Opleiding en controle vrijwilligers• Volledigheid• Gebruiksvriendelijkheid• Performantie databank• Nieuwe versies ICA-AtoM