1

2

Agenda

•Conceptuele definitie archiveringsregels•Logisch bewaken archiveringsregel•Geïntegreerd in beheersapplicaties•Apart beheren•Fysische archiveringstechniek•Bestandsformaten

3

Gemeente

Werking gemeente

Alles bewaren Kwaliteit

Documentatie up-to-date

Goede service bieden

Alle regels

begrijpen en

opvolgen

Productiviteit

verhogen

Kosten vermind

eren

Samenwerken

Vooruit denken

4

Invalshoeken

Document / Dossier

Actief / Archivering

Beveiliging

Rollen

Afdeling

Eigenschappen / zoeken

Acties / Flow

5

Focus presentatie

Elektronisch geïntegreerd in

beheersapplicaties

Elektronisch manueel beheerd

Papier

6

Fases

Actief Bewaren Verwijderen of archief

7

Archiveringsregels relateren tot

Dossiers

Dossierbeheer (aanvragen, subsidies, personeel,

financieel, aankoop)

Projecten

Submappen / documenttypes / vernieuwingen

Documenten

Documenttypes

Versies / Levenscyclus /

Afdelingen / Rollen

Workflow

Niet gestart / lopend / afgesloten

Gekoppeld aan : dossier, document,

persoon, …

8

Onderscheid

•Conceptuele definitie archiveringsregels en documentatie hiervan• Logische definitie / configuratie regels in de pakketten• Logische uitvoering• Fysieke uitvoering / overzetting

9

Dossiers

• Papier (gescand), office documenten, emails• Afdelingen werken samen

Centraal Repertorium

• Bouwdossier, sociaal dossier, personeelsdossier, aankoopdossier, …

• beleidsprioriteiten, wetgeving

Regels per dossiertype

• Actief / Afgesloten• Andere : nazorg, …• Archiefregels per status / dossiertype• Eventueel extra regels (doc.type, submap)

Status

10

Per documenttype

• Vaste lijst documenttypes• Gebruik document types per

afdeling / applicatieMethode

• Inkomend factuur – bewaren 7 jaar.• Inkomende brief - – bewaren 5 jaar.• Klacht – bewaren 5 jaar.

Voorbeeld

11

Workflow

12

Agenda

•Conceptuele definitie archiveringsregels•Logisch bewaken archiveringsregel•Geïntegreerd in beheersapplicaties•Apart beheren•Fysische archiveringstechniek•Bestandsformaten

13

Verhoudig ICT en Archivering

Archivering geïntegreerd in beheersapplicaties• (Semi)Automatische

uitvoering (periodiek)

Archivering apart beheerd• Vergt dikwijls manuele

ingrepen

14

Archivering apart beheerd

• Dossiers -> niet actieve mappen manueel verplaatsen

• Mappen per jaar• Mappen met documenttype• -> beperkend

Mappenstructuur ifv archivering

• Versnellen : zoeken op oude bestanden • plaats ruimen• Ongebruikte mappen ontdekken

• Ad hoc document archiveren / bestanden opkuisen• Impact : te veel manueel werk, niet systematisch,

vergeten, …

Ad hoc archiveren

15

Archivering geïntegreerd in beheersapplicaties

• Kleinere set data• wegens automatische regels• onderscheid actief en archivering (data en/of

documenten)• Verhoging performantie• Backup kleiner (sneller, goedkoper)

Operationeel

• Duidelijker voor gebruiker• Up-to-dateEenvoud

• Gepubliceerde regels• KwaliteitBeleid

16

Postverwerking• Reg / acc. / verw.

Klachten en Meldingen• Ref. klacht

Notulenbeheer• Agenda

• Andere : Facturen,

Dossierbeheer• Koppeling aan dossier

Arco DocRoom Routing

Voorbeelden beheersapplicaties

17

Beschikbaarheid documenten

• Snelste media• Tragere media

Online beschikbaar

• Automatisch teruggehaald• Kan worden ter beschikking gesteld

• mits interventie ICT• Mits gebruikersoperatie

Offline beschikbaar

• VerwijderdNiet meer beschikbaar

18

Emails in categorieën

• In beheersapplicatie toevoegen• Op de centrale mappenstructuur plaatsen• Niet : in aparte mail mappen

Emails gekoppeld

aan kerntaken

• in aparte mailbox laten (actief / archief) • of in mail mappen plaatsen

Emails buiten kerntaken

• Privé-mails• Onbelangrijke / ongewenste emailsAndere

19

Emails archiveringsimpact

• Vallen onder algemene archiveringsdefinitie

Emails gekoppeld

aan kerntaken

• AandachtspuntEmails buiten kerntaken

• Geen specifiek archiveringsdoelAndere

20

- Formaat : msg, HTML, RTF

21

Uniciteit document

• Geldig voor email en voor document• Berekening of document uniek is (basis is hash code)• Automatische actie indien dubbel :• Document (indexen) 2 x opslaan• Bestand 1 x opslaan• Melding dubbel : • Via een rapport• Is een query op de dubbels• Bv per project of projectleider• Eventueel emailbericht periodiek•Mogelijkheid tot vergelijken van de dubbels document• Niet interactief (aandacht op performantie)

22

Automatische overname properties (eigenschappen)

Email

• Subject • From• To• Cc• Date• Bijlagen

Document

• Titel• Datum• (Auteur)

23

Emails in mailbox archiveren

• Persoonlijke mail mappen• Mail archief• Kan op goedkopere schijven dan de

actieve mailbox

Herleggen naar server

locatie

• Automatisch archiveren• Mails op tragere dragers worden

automatisch (trager) opgehaald• Vergt bijkomende hardware /

software

Storage Management

Software / Hardware

24

Agenda

•Conceptuele definitie archiveringsregels•Logisch bewaken archiveringsregel•Geïntegreerd in beheersapplicaties•Apart beheren•Fysische archiveringstechniek•Bestandsformaten

25

Technieken mbt harde schijven

•Snelste technologische evolutie•Meeste verbreide technologie•Enorme opslagcapaciteiten•Sterk gedaalde prijzen•Groot aanbod (leveranciers, types)•Hoge beschikbaarheid

26

Passend gebruik techniek harde schijven

• DAS : direct verbonden schijven• NAS : eigen systeem verbonden aan

het netwerk• SAN : opslag hangt aan servers en is

flexibel inzetbaar

Breed aanbod

technieken

• Snelle compacte schijven : on-line data• Tragere grote schijven : documenten,

archiefdata• Hiervoor verschillende back-up

strategie

Passend inschakelen

van

27

Backup strategie

• Gekoppelde snelle schijven in RAID

• Backup op snelle magnetische tapes

On-line data

• Replicatie op andere schijven (mirroring, copie op NAS in ander gebouw, ..)

• Eventueel tape backup

Archief, on-line

documenten

28

Backups en lange termijn

•Geen enkele harde schijf of tape garandeert bewaring op lange termijn•Beschikbaarheid garanderen door :•Magnetische schijf : replicatie op andere schijven•Backups opnieuw maken (bv. 1 x / jaar)

29

ICT

• Voldoende recente hardware• Met correct hardware contract

Hardware correct

• Overkoepelt applicaties en afdelingen• 1 server per applicatie niet rendabel• Door echt beleid en visie meer doen zonder

budgetverhogingInfrastructuur

• Juist kwalificaties (intern of extern)• Betrouwbaarheid moet evidentie zijn

Kwaliteit ICT-procedures

en personeel

30

Optische schijven

• Evolutie : • technieken (CD, DVD, UDO, Blue-Ray, …)• capiciteiten• Standalone of jukebox varianten• Professioneel gebruik voor grote volumes heeft dalende tendens • Verschillen in MTBF en software stabiliteit• Verschil in methode wegschrijven • Multisession of niet• Mikken op geregeld wegschrijven of eerder eenmalig schijf vullen

31

Appliance

• Appliance• Garantie rechtsgeldigheid• Niet zomaar uitwisbaar•Maatregelen rond LT bewaring• Fysische bescherming schijven• Ingebouwd storage management en near-line• Storage Management HW en SW• Gericht aanbod van specifieke hardware vendors• Gemengd gebruik van hardware technologieën

32

Agenda

•Conceptuele definitie archiveringsregels•Logisch bewaken archiveringsregel•Geïntegreerd in beheersapplicaties•Apart beheren•Fysische archiveringstechniek•Bestandsformaten

33

Bestandstypen

• Oorspronkelijk formaat behouden• Leesbaarheid : • passende viewer, • Backwards compatibiliteit

• Omzetten : • Wat : • Alleen lezen : PDF (v. 1.X, PDF/A)• Zelfde type formaat, maar recenter• Andere standaarden, bv ODF• Hoe : • Handmatig• Batch • Wanneer : • Meteen als bijkomend bestandstype (PDF)• Nadien (PDF)

34

PDF/A (ISO)

• 1 (ISO 2005) – gekoppeld aan PDF 1.4• 1a volledig doch grafisch niet steeds waarheidsgetrouw• 1b grafisch correcte weergave. Met metadata, digitale

handtekening. Enkele beperkingen (geen bijlagen, geen versleuteling, …)

• 2 (ISO 2005) – gekoppeld aan PDF 1.7• Backwards compatible• Diverse verbeteringen•Ondersteunt functies PDF 1.5, 1.6, 1.7

35

Versie compatibiliteit

•PDF 1.7 – Acrobat Reader 9, 8•PDF 1.6 – Acrobat Reader 7•PDF 1.5 – Acrobat Reader 6•PDF 1.4 – Acrobat Reader 5•PDF 1.3 – Acrobat Reader 4

Ivan Vanhaechti.vanhaecht@arco.be