Opstellen van een ICT-masterplan.
Opstellen van eenICT-masterplan
Het gevolgde traject in de gemeente Kapellen
Leon BrooymansDiensthoofd ICT
27 april 2006
Opstellen van een ICT-masterplan.
Gemeente Kapellen
• Oppervlakte : 3.578 ha• Inwoners : +/- 26.000
1 administratief centrum; 8 verbonden externe locaties (waarvan 4 BILAN)
• ICT : +/-130 pc (vnl. Ms Win XP; Ms Office 2003) 8 servers : (3 Win2003; 3 UNIX; 1 AS-400; 1 Linux) 2 FTE
Opstellen van een ICT-masterplan.
Traject in drie fasen
• FASE IProjectafbakening en planning
(projectcontract)doel
• FASE IIDiagnose huidige toestand (AS-IS) en SWOT-
analysedoel
• FASE IIIOntwikkeling van het ICT-masterplan (TO-BE)
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 1 : Het projectcontract• Op papier
Projectdefinitie Projectafbakening Omschrijven van de doelstellingen Organisatie, verantwoordelijkheden en taakverdeling
- Stuurgroep- Individueel
Projectplan met mijlpalen (= tijdsbalk) Kritische succesfactoren, ev. risico’s, problemen
• Kick-off meeting
Opstellen van een ICT-masterplan.
Het projectplan
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 2 : Diagnose huidige toestand (AS-IS)• Inventarisatie
HardwareSoftwareNetworking(Onderhouds)contracten,
aankoopdossiers…Financiële aspecten
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 2 : Diagnose huidige toestand (AS-IS)• Interviews met diensthoofden en
sleutelpersonen binnen de dienstenVoorbereid !Apart per dienst65-tal vragen inzake huidige werking,
knelpunten, behoeften, communicatie binnen een e-gov visie
Verhouding t.a.v. ICT-dienst
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 2 : Voorbeeld van vragen i.f.v. de interviews• Welke taken worden uitbesteed aan externen of andere gemeentelijke
diensten (aard, frequentie, jaarlijkse ordegrootte) ?• Met welke externe partners staat u in contact, welke gegevens wisselt u
met deze externe partners uit ? Is deze informatie elektronisch beschikbaar ?
• ICT biedt diverse communicatiekanalen aan. Welke gebruikt u ? Ondervindt u hierbij problemen ?
• Hoe organiseert u de communicatie met de burger ?• Hoe behandelt u klachten/meldingen ?• Welke zijn veelvuldige optredende storingen/vertragingen (interne
doorstroming, kwaliteit informatie enz.) ?• Welke zijn uw verwachtingen en wensen omtrent het gebruik van digitale
kaarten en GIS ? Over welke geografische informatiebronnen beschikt u ?• Welke bijkomende apparatuur en/of software dient voorzien te worden en
welke behoeften kunnen hiermee ingevuld worden ?• Beschikt u voor de medewerkers van uw dienst over een opleidingsplan
m.b.t. het gebruik van informatica ?• Wat zijn uw ervaringen over de dienstverlening van de interne ICT-dienst ?
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 2 : SWOT-analyse
• Per interview opdeling van de bevindingen in 4 blokken :SterktesOpportuniteiten/behoeftesZwaktesBedreigingen/risico’s
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 2 : Voorbeeld opdeling bevindingen (SWOT)
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 2 : SWOT-analyse
• Bundeling vaststellingen interviews• 4 blokken (opgesplitst
dienstoverschrijdend en dienstgebonden) :SterktesOpportuniteiten/behoeftesZwaktesBedreigingen/risico’s
• Bevindingen m.b.t. ICT-dienst
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 2 : Voorbeeld bundeling Sterktes (dienstoverschrijdend)• Upgrade hardware en bureautica-software (2004)• Intranet (2004)
Personeelsinfo Dienstnota’s…
• Intern e-mailsysteem en mogelijkheden outlook• Website (informatie naar bevolking)• Voldoende aanbod communicatiekanalen naar de burger• Kwaliteit en ondersteuning toepassingssoftware (globaal gezien
behoudens documentatie)• Eigen initiatieven binnen de clusters/diensten
Wordt aan organisatie gewerkt vb. projecten, overleg Opstellen draaiboeken, handleidingen, kwaliteitshandboeken
• Verbinding externe diensten – AC (Administratief Centrum)• Consultatiemogelijkheden financiële pakketten door alle diensten• …
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase2 : Voorbeeld bundeling Zwaktes (dienstoverschrijdend)• Geen beleid rond opstarten overkoepelende dossiers, geen
leidraad, afspraken, structuur• Veelal ondermaatse handleidingen of helpfuncties van
software-pakketten vooral na wijzigingen/upgrades• GIS :
Afwezigheid GIS-beleid, niet deelnemen overkoepelend en intergemeentelijke overleg (cfr. GRB)
Gebrek GIS-kennis en ondersteuning• Afwezigheid bepaalde skills m.b.t. plan- en projectmatig werken• Geen beleid rond klachtenbeheer
Enkel beleid rond bepaalde klachten (vb. belastingen, meldingsfiches website, aangetekend schrijven)
Meestal ad hoc aanpak op niveau dienst Willekeur diensthoofd m.b.t. melding aan beleid
• Weinig opvolging rond opleidingen, niet werkend of bestaan niet bekend van een vormingsplan
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 2 : Voorbeeld bundeling Opportuniteiten/behoeften (dienstoverschrijdend)• Centrale agenda• Opleidingen
Bureautica-toepassingen Opfrissing software-pakketten (beperkt – op maat) Meer halen uit databestanden Kennisoverdracht bep. handelingen, werking programma’s
• GIS : Cluster TD
- Verdere uitbouw en beleid (cfr GRB) !!- Opleidingen- Uitbreiding datalagen en beschikken over nieuwe bestanden : vb. wegen-en rioleringsnetwerk,
patrimonium, kadastrale gegevens gekoppeld aan bevolkingsgegevens- Ontwerpen GIS-compatibele plannen in eigen beheer (cfr. opleiding)- Uitwisseling GIS/CAD compatibele gegevens
Overige diensten- consulteren relevante informatie (niet beheer)- Beschikken/ontwerpen eigen bestanden
– Brandweer : bluswatervoorzieningen, preventiedossier– Gezinsdienst : verspreiding onthaalouders
• Tools voor projectmatig en planmatig werken• Centrale planning
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase2 : Voorbeeld bundeling Risico’s (dienstoverschrijdend)
• Bepaalde programma’s, handelingen door te weinig medewerkers gekend (vb. Cultuurdienst)
• Hier en daar eigen programma’s of lijsten in gebruik zonder documentatie vb. magazijn en economaat (Access), Financiën (Excel)
• Onvoldoende personeel voor input of voor opvolging van nieuwe geautomatiseerde systemen (Jeugddienst, Technische dienst)
• (vaak van de zelfde personen weerstand bij veranderingen of vernieuwingen)
• …
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 3 : Identificatie ICT-projecten (TO-BE)• Identificatie van meest uiteenlopende ICT-projecten
(ook kleinschalig) en aandachtspunten op basis SWOT-analyse (totaal : +/- 35)
• Voorbeelden : Dossieropvolging Patrimoniumbeheer (technisch) Klachtenbeheer Inventarisatie en beheer huurcontracten/onderhoudscontracten Globale back-up oplossing Bijkomende aansluitingen externe locaties Reservatiepakket vergaderzalen, dienstwagens, audiovisueel
mat. Ticketingsysteem …
• Een eerste selectie door de stuurgroep op basis criteria
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 3 : Identificatie ICT-projecten (TO-BE)• Zoveel mogelijk bundeling van
weerhouden projecten en aandachtspunten tot logische gehelen
• Voorbeeld :Facility Management
- Patrimoniumbeheer- Inventarisatie, beheer contracten (huur,
onderhoud)- Klachtenbeheer
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 3 : Identificatie ICT-projecten (TO-BE)• Concretiseren van de belangrijkste projecten• Opstellen van projectfiches
DoelstellingenRisico’sRandvoorwaardenBudgettaire elementen
• Oplijsten bestaande periodieke investeringen (servers, upgrades, onderhoud….)
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 3 : Prioritisering ICT-projecten• Prioritisering door de stuurgroep van de
verschillende ICT-projecten
• Onderverdeling naar :Strategische projectenPrioritaire projectenUitbouw van de basisinfrastructuurNiet-prioritaire projecten
Opstellen van een ICT-masterplan.
Strategische en prioritaire projecten Kapellen
• Dossierbeheer• GIS• Reserveringssoftware• Facility Management
• Centraal agendabeheer• Digitale archivering
registers burg.stand.• Upgrade
bibliotheeksoftware• Draadloos gemeentelijk
netwerk
Strategisch Prioritair
Uitbouw van een performante en stabiele basisinfrastructuur
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 3 : Kritische succesfactoren• Veranderingsmanagement
Personeelsomkadering- GIS coördinator- Projectverantwoordelijke bij complexe projecten
(die voldoende vrijgesteld wordt) Info & opleiding
• Uitbouw van een accurate ICT-ondersteuning- Voldoende opleidingsmogelijkheden- Inkoop van externe expertise- Implementatie van een helpdesksoftwaresysteem- Structureel ICT-overleg op management niveau
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 3 : opstellen ICT-masterplan en budgettaire meerjarenplanning• Vertalen van alle bevindingen in het ICT-
masterplan Inleiding en visie Managementsamenvatting Projecten
- Strategisch – Prioritair - Niet-prioritair - Basisinfrastructuur Per project :
- Projectafbakening/opportuniteit- Pro / Contra- Standpunt stuurgroep- Planning en budgettaire weerslag
Kritische succesfactoren Aanbestedingsstrategie Besluit
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 3 : opstellen ICT-masterplan en budgettaire meerjarenplanning• Budgettaire meerjarenplanning
Gedetailleerde lijst met totale kost voor:- Eénmalige investeringen voor alle (deel)projecten
– Aankoop hard- & software– Opleidingen
- Alsook alle terugkerende uitgaven– Opleidingen– Onderhoudscontracten– Raming verbruiksmaterialen– Etc.
Per jaar raming (Kapellen 2006 – 2010)
Opstellen van een ICT-masterplan.
Voorbeeld projectomschrijving uit het ICT-masterplan
Opstellen van een ICT-masterplan.
Voorbeeld uit budgettaire meerjarenplanning
Opstellen van een ICT-masterplan.
Fase 3 : Voorstelling en terugkoppeling• Voorstelling ICT-masterplan en budgettaire
meerjarenplanning aan het college van Burgemeester en Schepenen
- Aangepaste presentatie, gericht op – Wat is de toegevoegde waarde ?– Wat zijn de risico’s ?
• Terugkoppeling naar de diensten- Aangepast prestatie, gericht op
– Welke projecten zijn weerhouden en wanneer komen deze ten uitvoering
– Voorziene maatregelen in het kader van veranderingsmanagement
Opstellen van een ICT-masterplan.
Nabeschouwingen
• Arbeidsintensief• Enkel zin als gedragen en inbreng door
management• Belang stuurgroep• Betrekken alle diensten• Hulpmiddel naar begrotingsopmaak• Geen bijbel
Opstellen van een ICT-masterplan.
Vraag en antwoord
Top Related