www.intercare.be

BOND VOOR LICHAMELIJKE OPVOEDING

BVLO (Bond voor Lichamelijke Opvoeding) kiest voor de cloud. Intercare begeleidde de organisatie naar Office 365 en SharePoint. De nieuwe omgeving zorgt voor een betere interne werking en een hogere graad van bedrijfszekerheid. Dat resulteert in een vlottere dienstverlening aan de klanten.

Tegelijk realiseert BVLO een mooie kostenbesparing.

BVLO in de cloud: meer flexibiliteit,

minder kosten

BVLO is een vzw met een dubbele doelstelling. Enerzijds groepeert BVLO als Vlaamse vakvereniging ruim 2.500 vakleerkrachten lichamelijke opvoe-ding. BVLO organiseert onder meer bijscholing en houdt de leerkrachten op de hoogte via een vaktijdschrift, de website en nieuwsbrieven. Anderzijds is BVLO ook een erkende sportfe-deratie. De aangesloten clubs staan in voor recreatieve sportbeoefening voor alle leeftijden. BVLO begeleidt de sportclubs (onder meer rond ver-zekeringen) en organiseert daarnaast ook sportkampen. De organisatie telt zeven vaste medewerkers en kan re-kenen op de inzet van ongeveer 200 vrijwilligers. Stephanie Coppens is bij BVLO verantwoordelijk voor de club-werking en voor IT. “Maar eigenlijk re-kenen we vooral op Intercare”, zegt ze. “We beschouwen Intercare als ons ex-terne IT-team. Intercare leverde onze pc’s en staat in voor de helpdesk.”

Onlangs stapte BVLO over op Windows Office 365. Ook daarvoor rekende de organisatie op de service van Intercare. “We hadden op kantoor een oude ser-ver”, zegt secretaris-generaal Patrick De Poorter. “Ik denk dat we die ongeveer

zeven jaar hebben gebruikt. Maar op het eind begonnen we ons daar toch wat oncomfortabel bij te voelen. Wat als het toestel de geest zou geven? Uiteindelijk vormde die server een groot risico voor onze bedrijfszeker-heid en de veiligheid van onze data.” Intercare stelde voor om het over een andere boeg te gooien. In plaats van te investeren in een nieuwe server, viel de keuze van BVLO op Office 365. “Dat biedt ons een meer kosteneffici-ente manier van werken”, aldus Patrick

De Poorter. “In plaats van in één keer een groot bedrag te investeren in een server, betalen we nu iedere maand een vaste, voorspelbare bijdrage in functie van het aantal gebruikers.” Als vzw geniet BVLO bij Microsoft boven-dien van het sterk verlaagde tarief voor non-profitorganisaties.

◦ Altijd toegang tot informatieToch was het vooral de flexibiliteit van het systeem die BVLO overtuigde

www.intercare.be

om naar Office 365 over te stappen. Patrick De Poorter: “Wanneer we tijde-lijk extra medewerkers in dienst nemen - bijvoorbeeld om een groot project te ondersteunen - dan kunnen we die tijdelijk in onze omgeving invoegen. Is het project afgelopen, dan zeggen we die extra abonnementen gewoon op.” Bijkomend voordeel van Office 365 is dat de toepassingen en data nu ook van op afstand beschikbaar zijn voor de medewerkers. Dat maakt thuiswerk erg gemakkelijk. Meer nog, de informatie van BVLO is ook mobiel raadpleegbaar, bijvoorbeeld met een Windows-tablet of -telefoon. Stephanie Coppens: “Ook op locatie kunnen we nu meteen de benodigde informatie opzoeken en meteen vragen van leden beantwoor-den. Dat zorgt niet alleen voor een vlottere dienstverlening aan de leden, maar ook voor meer efficiëntie in onze interne werking.”

Samen met Intercare heeft BVLO intus-sen ook een nieuwe aanpak uitgewerkt voor het beheer van de data. Patrick De Poorter: “Vroeger stonden onze data gewoon op de server. Toen die ver-dween, heeft Intercare ons een oplos-sing aangereikt op basis van Microsoft

SharePoint en een NAS van QNAP.” In SharePoint delen de medewerkers van BVLO allerhande documenten in verband met de werking van de vzw. Stephanie Coppens: “We kunnen nu veel efficiënter samenwerken op een document. Er zijn geen verschillen-de versies van eenzelfde document meer in omloop.” Op de NAS bevin-den zich onder meer de back-up van de bedrijfsdata, naast het archief en de collectie foto’s van de organisatie. Daarnaast vindt er in de cloud iedere dag een extra back-up van de boek-houding plaats.

◦ Betrouwbaar netwerkOmdat de hele IT-omgeving van BVLO nu in de cloud draait, is het van be-lang dat de organisatie over een per-formante en betrouwbare internetver-binding beschikt. Patrick De Poorter: “Er is nu uiteraard veel meer netwerk-verkeer, onder meer wanneer onze medewerkers documenten uploaden en downloaden. Een aanpassing van de internetverbinding was dan ook een must.” De keuze viel daarbij op Corporate Fibernet uit het aanbod van Telenet For Business, met een VDSL-lijn

als back-up. Daarmee is de bedrijfsze-kerheid van Office 365, SharePoint en de back-ups gegarandeerd. Patrick De Poorter: “In een volgende stap bekij-ken we de mogelijkheden van Voice over IP, opnieuw met Intercare als part-ner. Ook op dat vlak kunnen we nog een mooie kostenreductie realiseren.”

De overstap van BVLO naar de cloud is vlot verlopen. De beschikbaarheid van applicaties en data kwam nooit in het gedrang. De dienstverlening aan de leden is nooit onderbroken. “Alles samen hebben we een vrij ingrijpend traject doorlopen”, zegt Patrick De Poorter. “We zijn van een oude ser-ver met drie volle schijven overgestapt naar een compleet nieuwe, schaalbare en flexibele omgeving in de cloud. Dat heeft ons in één klap een pak voorde-len bezorgd: de flexibiliteit om mede-werkers toe te voegen, een belangrij-ke kostenbesparing, een verhoogde productiviteit en betere samenwerking tussen de medewerkers, en zo een be-tere dienstverlening aan onze leden. Naarmate we de nieuwe omgeving beter leren gebruiken, zullen we die voordelen de komende maanden en jaren ongetwijfeld nog verder kunnen uitbouwen.”

Patrick De Poorter (hier rechts op de foto), secretaris-generaal bij BVLO: “Office 365 en SharePoint laten ons toe efficiënter

samen te werken.”

De schaalbare en flexibele omgeving in de cloud

bezorgt BVLO flexibiliteit én een belangrijke kostenbesparing.