Download - Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel jantje” 1 · Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje” 3 Inhoudsopgave 1 Inleiding 6 1.1 Indeling van het kwaliteitshandboek

Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje” 1

Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”

2


3

Inhoudsopgave

1 Inleiding 6

1.1 Indeling van het kwaliteitshandboek 6

1.1.1 Algemene inleiding 6 1.1.2 Doel van het kwaliteitshandboek 6 1.1.3 Toepassingsgebied 6 1.1.4 Structuur van het kwaliteitshandboek 6 1.1.5 Verspreiden van het kwaliteitshandboek 7 1.1.6 Verklaring van de structuur van het kwaliteitshandboek 7

1.2 Voorstelling van onze vzw, waaronder kinderdagverblijf “Briel-jantje” 8

1.2.1 Ontstaan 8 1.2.2 Profilering 9 1.2.3 Het bestuur en de medewerkers 9 1.2.4 De samenwerking 9 1.2.5 Wat wij belangrijk vinden 10

1.3 Verantwoordelijke voor het kwaliteitshandboek 10 1.4 Verlenen van machtiging aan de overheid 10

2 Kwaliteitsbeleid 11

2.1 Opdrachtverklaring vzw kinderopvang” de Duinhuisjes ” 11

2.2 Beschrijving op welke wijze ouders, medewerkers en kinderen bij de ontwikkeling van het kwaliteitshandboek betrokken

worden 13

2.3 Sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen 13

2.4 Visieontwikkeling met betrekking tot het aanbieden van een optimaal pedagogisch klimaat voor de kinderen 14

2.4.1 De eerste opvangdag van het kind zo goed mogelijk ondersteunen 14

2.4.2 De dagelijkse onthaal - en afhaalmomenten 14 2.4.3 Eetmomenten 15 2.4.4 Spel en speelgoed 15 2.4.5 Slaap en rust 15 2.4.6 Verzorging en zindelijkheid 16 2.4.7 Leren omgaan met regels en grenzen 16 2.4.8 Veiligheid 17 2.4.9 Respect voor de kinderen 17 2.4.10 Afscheid van de leefgroep 17

2.5 Visieontwikkeling met betrekking tot de samenwerking met de ouders 18 2.6 Visieontwikkeling met betrekking tot de samenwerking met externe personen en organisaties 20


4

3 Kwaliteitssystemen 21

3.1 Organisatiestructuur 21

3.2 Organigram 21

3.3 Taakomschrijvingen 21

3.3.1 Taakomschrijving van de Raad van Bestuur 21 3.3.2 Taakomschrijving van de Directie 23 3.3.3 Taakomschrijving van de verantwoordelijke 26 3.3.4 Taakomschrijving van de begeleiders 29 3.3.5 Taakomschrijving van het onderhoudspersoneel 32 3.3.6 Taakomschrijving van de kwaliteitscoördinator 32 3.3.7 Taakomschrijving van de boekhouder 32

3.4 Middelen 34

3.4.1 Inzet personeel 34 3.4.2 Infrastructuur 34

3.5 Procedures 36

3.5.1 Plaatsingsbeleid 36 3.5.2 Onthaalprocedure 38 3.5.3 Procedure betreffende het komen tot afspraken met de ouders

over de dienstverlening 40 3.5.4 Procedure betreffende de toegang van de ouders tot het

kinderdagverblijf 42 3.5.5 Procedure betreffende doorverwijzing van kinderen 44 3.5.6 Procedure betreffende observatie van het kind en opvolgen van de gezondheidstoestand 46 3.5.7 Procedure betreffende E.H.B.O. 48 3.5.8 Procedure betreffende het omgaan met documenten van een individueel kind 50 3.5.9 Procedure betreffende selectie van medewerkers 52 3.5.10 Procedure betreffende opleiden en evalueren van

medewerkers 54 3.5.11 Procedure betreffende het verzekeren van de continuïteit 57 3.5.12 Procedure betreffende vorming van medewerkers 60 3.5.13 Procedure betreffende vorming en bijscholing van ouders 63 3.5.14 Procedure betreffende inspraak en ondersteuning van

medewerkers 65 3.5.15 Procedure betreffende het nagaan of de processen verlopen zoals beschreven 67 3.5.16 Procedure betreffende het behandelen van klachten en ongenoegens 70 3.5.17 Procedure betreffende tevredenheidsonderzoek 72 3.5.18 Procedure betreffende evaluatie van de globale werking 76 3.5.19 Procedure betreffende preventie wiegendood 77 3.5.20 Procedure betreffende hersenvliesontsteking 79

3.5.21 Crisisprocedure 81 3.5.22 Crisiscommunicatieplan 88


5

5 Bijlagen


6

1 Inleiding

1.1 Indeling van het kwaliteitshandboek

1.1.1 Algemene inleiding. (woord vooraf)

Dit kwaliteitshandboek is het resultaat van overleg tussen directie en medewerkers.

De ouders hielpen mee d.m.v. ouderparticipatie. De voorzitter en de directie steunen integraal de

inhoud van het kwaliteitshandboek en waken erover dat de bepalingen ervan strikt worden

nagestreefd. De nodige middelen en personeel worden ter beschikking gesteld teneinde het

kwaliteitsboek in praktijk te brengen en te onderhouden.

1.1.2 Doel van dit kwaliteitshandboek

Het beschrijven van de structuur van het kwaliteitshandboek.

Het kenbaar maken van de missie, visie en waarden aan de gebruikers, het personeel

en ouders.

Het jaarlijks evalueren en actualiseren van de kwaliteitsplanning.

Het op een doeltreffende wijze implementeren en actualiseren van de elementen van het

kwaliteitshandboek.

Het voorzien van een basis voor het beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie.

Het voorzien van voldoende mogelijkheden tot bijscholing van de medewerkers.

1.1.3 Toepassingsgebied

Dit kwaliteitshandboek is van toepassing op het kinderdagverblijf “Briel-jantje”.

1.1.4 Structuur van het kwaliteitshandboek

Kwaliteitshandboek

Hierin wordt het kwaliteitssysteem van het kinderdagverblijf beschreven.

Functieomschrijvingen

De verschillende functies, hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden zullen in procedures

beschreven worden.

Procedures

De procedures zijn beschreven en uitgewerkt in het kwaliteitshandboek.

Werkinstrument

Deze worden bij elke procedure beschreven.


7

1.1.5 Verspreiden van het kwaliteitshandboek

Het kwaliteitshandboek zal ter inzage liggen in het kinderdagverblijf. De medewerkers en de

ouders kunnen het boek inkijken bij: de verantwoordelijke en bij de kwaliteitscoördinator in „t

Bremhuisje.

1.1.6 Verklaring van de structuur van het kwaliteitshandboek

Zie inhoudstabel

De vervallen documenten worden bewaard in de map “ archief kwaliteitshandboek “.

De aangepaste versies staan op een gekleurd papier en krijgen een nieuwe startdatum zodat deze

onmiddellijk herkenbaar zijn.

Voorbeeld:

Vzw duinhuisjes:

Briel-jantje

Soort document:

procedures

Versie…

Auteur Verantwoordelijke Geldig van…of tot…


8

1.2 Voorstelling van onze vzw, waaronder kinderdagverblijf

“Briel-jantje”.

1.2.1 Ontstaan

In navolging van een grootscheepse enquête, opgesteld door het ziekenhuis O.L.V. Ter Linden in

Knokke-Heist en tevens uit bezorgdheid voor de opvang van kinderen van het personeel van het

ziekenhuis O.L.V. Ter Linden werd door het ziekenhuis in oktober 1991 vzw ‟t Bremhuisje als een

private opvanginstelling opgericht. Onder toezicht van Kind en Gezin wordt gestart met de opvang

van 14 kinderen van 0 tot 3 jaar en vanaf januari 1992 wordt het kinderdagverblijf erkend voor een

capaciteit van 36 kindjes van 0 tot 3 jaar. Naar aanleiding van de verhuis naar de nieuwbouw in de

Bremlaan 37 te Knokke, werd een erkenning tot uitbreiding bekomen. Sinds 23 juni 2001 zijn we

dan ook erkend voor een capaciteit van 72 kindjes van 0 tot 3 jaar.

Op 1 mei 1974 werd vzw de Duinhummeltjes gevestigd in de Stadhuisstraat 6.

Destijds waren er 2 afdelingen waaronder de kruipers en de peuters, met een totale capaciteit van

34 kinderen. In 1980 werd het kinderdagverblijf verbouwd zodat kinderen van 0 tot 3 jaar erin

konden opgevangen worden. Op 1 oktober 1979 werd de crèche uitgebreid met een Dienst voor

opvanggezinnen. Vanaf 1 oktober 1989 keurt Kind en Gezin een uitbreiding goed van 15 bedjes,

zodat een capaciteit van 49 bedjes werd bereikt + sinds zomer 2009 uitbreiding tem 61

ingeschreven kindjes!

.

Vanaf mei 1993 werden de bestaande vzw ‟t Bremhuisje en de vzw de Duinhummeltjes

samengevoegd. De nieuwe vzw krijgt de benaming „vzw kinderopvang de Duinhuisjes‟ met

maatschappelijke zetel Graaf-Jansdijk 162 te Knokke-Heist.

Vanaf juni 1998 werd een nieuw initiatief, een POI voor de opvang van 23 kindjes van 0 tot 3 jaar,

opgestart in de Zustersstraat 11 te Zeebrugge dit op vraag van “Roezemoes”, de lagere school.

Vanaf augustus 2001 wordt ook dit initiatief erkend als kinderdagverblijf “De Peuterhaven” met

een capaciteit van 28 kindjes van 0 tot 3 jaar. Van juni 2003 tot juni 2004 verbleef

“ De Peuterhaven” in een voorlopige locatie, teneinde op 21 juni 2004 de verbouwde locatie te

betreden met een uitbreiding naar een capaciteit van 28 kinderen.

Begin 2010 werd, op vraag van burgemeester en schepenen en Directie van woon- en

zorgcentrum Tilia te Maldegem, de kleine vestigingsplaats „Briel-jantje‟ opgestart. Een

kinderdagverblijf voor 14 kinderen van 0 tot 3 jaar.


9

Het kinderdagverblijf werd opgericht in een voormalige concièrgewoning van Home Tilia.

Alle kinderen van groot Maldegem kunnen er terecht.

Ondertussen worden allerhande nevenprojecten opgestart, zoals buitenschoolse opvang enz.

Dit maakt dat de huidige vzw staat voor de opvang van dagelijks 272 kinderen in groepsverband

en ongeveer 56 kinderen in gezinsverband van 0 tot 12 jaar.

1.2.2 Profilering

De kinderdagverblijven zijn vrije kinderdagverblijven en zijn aangesloten bij het Vlaams

Welzijnsverbond, dat deel uitmaakt van Caritas Catholica Vlaanderen. Het kinderdagverblijf is

erkend en gesubsidieerd door Kind en Gezin en voldoet aan de eisen die de overheid stelt.

1.2.3 Het bestuur en de medewerkers

cfr. Organigram in bijlage

1.2.4 De samenwerking

Het kinderdagverblijf is erkend en gesubsidieerd door Kind en Gezin en werkt volgens

hun regelgeving en richtlijnen. Op regelmatige basis is er een inspectiebezoek.

Hierbij wordt rekening gehouden met de adviezen en de opmerkingen van de inspectie.

We zijn als vzw aangesloten bij het VWV (het Vlaams Welzijnsverbond). Via deze organisatie

werken we samen inzake bijscholingen en sluiten we aan bij het coördinatiecomité van de

verschillende kinderdagverblijven van West – Vlaanderen.

Bij kinderen met een specifieke zorgbehoefte kan nauw samengewerkt worden met het centrum

van de Oostkust en individuele therapeuten. We werken ook samen met de verschillende

consultatiebureaus van Kind en Gezin. Indien nodig bieden wij opvang aan kindjes uit

probleemgezinnen.


10

1.2.5 Wat wij belangrijk vinden

De kinderen

Wij willen elk kind zoveel mogelijk ontwikkelingskansen geven. Vanuit een grote professionaliteit

en met een bezielende teamgeest willen we dat elk kind helemaal tot ontplooiing komt. We houden

daarbij uiteraard rekening met de eigenheid en de ontwikkelingsmogelijkheden van elk kind. We

willen dat ons kinderdagverblijf een omgeving is waar kinderen zich veilig en thuis voelen.

De ouders

De samenwerking met de ouders wordt gekenmerkt door een grote openheid en eerlijkheid

uitgaande van zowel de ouders als van het kinderdagverblijf. Mogelijke problemen moeten ten

allen tijde bespreekbaar zijn. Het kinderdagverblijf moet een verlengde zijn van de thuissituatie.

De opvang van de kindjes blijft een gezamenlijke verantwoordelijkheid. We verlenen de ouders

een vrije toegang tot het kinderdagverblijf.

Het team

We streven ernaar tussen de verschillende collega‟s een goede verstandhoud ing, ongeacht de

functie, te behouden en mekaars ideeën te respecteren en ervoor open te staan. Tevens wordt er

ook regelmatig bijgeschoold.

1.3 Verantwoordelijke voor het kwaliteitshandboek

De verantwoordelijke, die met het kwaliteitsbeleid belast is, Dhr. Karel Ghesquière. Hij heeft binnen

de organisatie vzw De Duinhuisjes de functie van voorzitter. Hij geeft de opdracht aan de

kwaliteitscoördinator, Gheleyns Nathaniele, om de kwaliteit binnen de voorziening op te volgen.

Deze opvolging gebeurd in samenspraak met de verantwoordelijke van het kinderdagverblijf,

Clinck Ann.

1.4 Verlenen van machtiging aan de overheid

Hierbij geef ik, Nicole Vandevelde, directeur van de voorziening VZW De Duinhuisjes, de toelating

aan de door de minister aangewezen ambtenaren van Kind en Gezin tot verificatie van het

kwaliteitshandboek.


11

2 Kwaliteitsbeleid

2.1 Opdrachtverklaring vzw “Kinderopvang de Duinhuisjes”

In onze christelijk geïnspireerde organisatie bieden we overdag kinderopvang aan voor kinderen

van 0 tot 12 jaar, ongeacht de geloofsovertuiging, etnische afkomst, of politieke overtuiging van de

ouders. De opvang wordt voorzien van 7u ‟s morgens tot 18u30 ‟s avonds , jaarlijks wordt een

sluiting voorzien.

(Zie bijlage folder + huishoudelijk reglement + sluitingslijst)

Kansarme kinderen krijgen onder bepaalde omstandigheden voorrang. Kinderen met een

specifieke zorgbehoefte kunnen eveneens in onze vzw terecht in zover dit de werking niet hindert.

Broertjes en zusjes en kinderen van personeel van de eigen en neven vzw van de groep waartoe

wij behoren krijgen voorrang. Onze dienst opvanggezinnen organiseert daarenboven kinderopvang

bij gezinnen.

We willen op een kindvriendelijke, liefdevolle en warme manier de taak van de ouders overnemen

en dit in een aangename, creatieve, veilige en nette omgeving.

In onze vzw staat het welzijn van elk kind centraal, zowel op fysisch als op psychosociaal vlak.

We willen elk kind zoveel mogelijk ontwikkelingskansen geven, rekening houdend met de

individuele draagkracht van elk kind. We willen de kinderen aan ons toevertrouwd een positief

zelfbeeld meegeven en een fundamenteel basisvertrouwen in de mensen die hen omringen.

De ontwikkeling van elk kind wordt permanent gevolgd. Om de opvang van kinderen met een

specifieke zorgbehoefte zo individueel mogelijk te maken, werken we samen met het centrum van

de Oostkust en individuele therapeuten.

Hiervoor beschikken we over een deskundig team bestaande uit begeleiders, directie,

verantwoordelijken, verpleegkundigen, keuken - en onderhoudspersoneel.

We streven hierbij naar een aangepast personeelsbeleid met waardering en steun voor alle

medewerkers. Er is een respectvolle vertrouwensband tussen de Raad van Bestuur, de directie, en

de medewerkers zodat er steeds luisterbereidheid is.


12

Het is voor de verantwoordelijken en directie een blijvende opdracht te werken aan

kwaliteitsverbetering. Een kwalitatieve dienstverlening is vanzelfsprekend, maar vraagt een

blijvende kritische houding tegenover de eigen werking en vooral ten aanzien van de kinderen.

Jaarlijkse vorming en permanent overleg waarborgen onze professionaliteit.

We willen nauw samenwerken met de ouders. We zijn ervan overtuigd dat een goede

samenwerking tussen de ouders en alle medewerkers van essentieel belang is in ons

kinderdagverblijf. In de mate van wat mogelijk en haalbaar is, houden we rekening met de

verwachtingen en de wensen van de ouders bij de opvoeding van hun kind. We willen daarom als

volwaardige partner met de ouders op pad gaan: opvoedingsondersteuning aanbieden, eventuele

vragen op een deskundige wijze beantwoorden of helpen zoeken naar de meest aangewezen

hulpverlening. Eerlijke informatie wordt doorgespeeld ofwel door persoonlijk contact met de

ouders, ofwel via een heen - en weer schriftje en door ouderavonden. Hiervoor is een mogelijkheid

tot open communicatie mogelijk.

Verzekering van de continuïteit van de instelling vraagt een verantwoord financieel beleid.

Dit veronderstelt rechtvaardig omgaan met de beschikbare financiële middelen, eerbied en zorg

voor al het materiële, nodig om er een aangename thuis van te maken.

Deze opdrachtverklaring kwam tot stand door medewerking van al onze medewerkers en is niet

louter een samenvoeging van deelaspecten betreffende onze algemene werking. We trachten

deze visie daadwerkelijk te laten weerspiegelen in onze dagelijkse werking en stellen ons daarom

open voor opmerkingen in dit verband.


13

2.2 Beschrijving op welke wijze ouders, medewerkers en kinderen bij de ontwikkeling van het kwaliteitsbeleid

betrokken worden.

Doel

Betrekken van ouders, medewerkers en kinderen bij het kwaliteitsbeleid

Informeren van ouders, medewerkers en kinderen over het kwaliteitsbeleid

Nastreven van de betrokkenheid van de ouders bij de werking

Nastreven van de betrokkenheid van de medewerkers bij de werking

Wijze waarop de ouders geïnformeerd en betrokken worden bij het kwaliteitsbeleid

De ouders krijgen informatie mee bij inschrijving van hun kindje, ze krijgen eveneens een folder

en een huishoudelijk reglement overhandigd. (Zie bijlage)

Door ouders het recht te verlenen inzage te hebben in het kwaliteitshandboek.

Door te luisteren naar hun wensen en hun verwachtingen.

Door middel van een tevredenheidsmeting bij de ouders. De verbeteringsprocessen die daaruit

voortvloeien worden medegedeeld. De resultaten worden geëvalueerd door de ouders.

Wijze waarop het personeel geïnformeerd en betrokken wordt bij het kwaliteitsbeleid

We betrekken de medewerkers bij de evaluatie en de bijsturing van de opdrachtverklaring.

Elke nieuwe medewerker krijgt bij indiensttreding een opdrachtverklaring.

Elke medewerker heeft inzage in het kwaliteitsbeleid.

Door regelmatige teamvergaderingen bewaken we de kwaliteit, en zorgen we voor

verbeteringsprocessen.We organiseren regelmatig een teamdag met een vooraf bepaald

onderwerp.

De medewerkers volgen regelmatig bijscholing om een betere kwalitatieve opvang te bieden.

Wijze waarop de kinderen betrokken worden bij het kwaliteitsbeleid

Door regelmatige observatie willen we de noden en behoeftes van de kinderen leren kennen.

2.3 Sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen (SMK‟s)

(Zie bijlage)


14

2.4 Visieontwikkeling met betrekking tot het aanbieden van een optimaal pedagogisch klimaat aan de kinderen.

2.4.1 De eerste opvangdag van het kind zo goed mogelijk ondersteunen

Er dient extra aandacht gegeven te worden aan de eerste opvangdag:

we proberen de kinderen een veilig klimaat aan te bieden en vooral hun vertrouwen te winnen.

De ouders krijgen de nodige uitleg en een rondleiding voordat het kindje naar het

kinderdagverblijf komt.

De begeleiders informeren zo goed mogelijk naar de gewoontes, de aard en de eventuele

allergieën van elk kind. Dit gebeurt ook in het intake gesprek.

We noteren ook de gewoontes van elk kind (knuffels, fopspeen, flesjes, verschillende

voedingsgewoontes…).

Door wie: begeleiders en verantwoordelijke

2.4.2 De dagelijkse onthaal - en afhaalmomenten

Het tijdstip van brengen en afhalen wordt bepaald via het huishoudelijk reglement.

‟s Morgens wordt elk kind persoonlijk van de ouders aangenomen, en wordt er informatie

uitgewisseld omtrent de voorbije dag en nacht.

We zorgen ervoor dat er elke dag een vertrouwde begeleider aanwezig is

Elk kind wordt ook persoonlijk aangesproken.

Er wordt voldoende informatie verzameld omtrent de opvang van die bepaalde dag, zodat we

de kindjes optimaal kunnen begeleiden.

Ouders mogen altijd in de opvang komen, behalve tussen 12u30 en

14u, omdat de rust van de kinderen gerespecteerd moet worden. Deze regel geldt enkel voor

de peuters.

De ouders verwittigen persoonlijk het kinderdagverblijf als hun kindje door iemand anders

afgehaald wordt.

De ouders verwittigen het kinderdagverblijf ook als het kindje afwezig zal zijn door ziekte of

andere familiale redenen.

De ouders krijgen eerlijke en open informatie over het verloop van de dag.



15

2.4.3 De eetmomenten

Het menu hangt per week uit in het kinderdagverblijf.

We hebben oog voor de verschillende behoeftes en de eventuele allergieën van elk kind.

We vinden het belangrijk dat de kinderen zelfstandig leren eten en goede tafelmanieren leren.

We zorgen voor aangepast eetmateriaal, en aangepast meubilair.

We proberen een rustige en aangename sfeer te creëren tijdens de maaltijden.

We hebben aandacht voor de kinderen die niet of zeer slecht eten.

Er wordt naar gestreefd de kinderen te laten kennismaken met de verschillende smaken.


2.4.4 Spel en speelgoed

We gebruiken het speelgoed en de infrastructuur bewust om de ontwikkeling van de kinderen

te stimuleren.

Indien nodig geven we de kinderen extra ontwikkelingsstimulatie.

We bevorderen de zelfstandigheid van elk kind ook in de dagelijkse activiteiten.

We geven de kinderen ruimte om hun creativiteit te ontwikkelen: we werken in kleine groepjes

met aangepast spelaanbod. We geven hierbij gevarieerd materiaal om te kunnen

experimenteren.

Hierbij houden we rekening met de leeftijd van elk kind.

We zorgen ervoor dat de verschillende spelvormen aan bod komen, zoals knutselen,

bewegingsspel, constructief spel, nabootsingspel.


2.4.5 Slaap en rust

We houden eraan een zeker ritueel te volgen vooraleer de kinderen gaan slapen. Dit doen we

om de kinderen rustig te laten worden.(kleertjes uit, verversen, fopspeen, knuffel uitdelen…)

We proberen bij de baby‟s rekening te houden met de verschillende ritmes van elk kind

afzonderlijk

Er wordt, in de mate van het mogelijke rekening gehouden met de gewoontes thuis

(knuffel,tutje…).

We besteden voldoende aandacht aan de preventie van wiegendood.

We hebben aandacht voor de angsten van bepaalde kinderen

We zorgen dat er een vertrouwde kinderverzorgster aanwezig in de slaapzaal bij de peuters

Elk kind heeft individueel beddengoed.

Door wie: begeleiders


16

2.4.6 Verzorging en zindelijkheid

Verzorging en hygiëne is een belangrijk pakket in onze dagelijkse taak.

We proberen de besmettingskansen te verkleinen door op tijd in te grijpen bij ziektes en de

besmette kinderen uit het kinderdagverblijf te weren.

We raadplegen hierbij de verschillende voorschriften door Kind en Gezin uitgegeven.

We besteden voldoende aandacht aan de eigen hygiëne

(handen wassen na toiletgebruik en bij verluiering na een stoelgangpamper)

We starten met de zindelijkheidstraining als het kind voldoende rijp is om te starten.

Voordien proberen we de kinderen te laten wennen aan het potje of aan het toiletje.

We zorgen voor een goede samenwerking met de ouders, zodat we snel tot een goed resultaat

komen.

We zorgen ervoor dat de leefgroep dagelijks onderhouden wordt.

Medicatie meegebracht van thuis wordt correct toegediend.

Door wie: begeleiders, verantwoordelijke

2.4.7 Leren omgaan met regels en grenzen

Door regels en grenzen te bepalen willen we kinderen een gevoel van veiligheid en vertrouwen

geven.

Er worden duidelijke afspraken gemaakt over welke gedragingen wel, en welke niet bestraft

worden.

Er wordt consequent gereageerd op de signalen van de kinderen, zodat ze bepaalde behoeftes

duidelijk kunnen maken.

Indien we het kind straffen, herstellen we zelf de relatie met het kind.

We proberen duidelijke regels te maken afgaande met wat het kind kan begrijpen. Dit doen we

met veel geduld, tijd en creativiteit.

We geven extra aandacht aan het interieur zodat we zo weinig mogelijk grenzen moeten

stellen.

We investeren voldoende tijd, geduld en creativiteit in het duidelijk maken van de regels.

We proberen de kinderen, in de mate van het mogelijke, zelf de ruimte te geven om zelf

conflicten op te lossen. Hierbij letten we erop dat niet steeds hetzelfde kind het onderspit moet

delven. We grijpen in op een correcte manier, dus zonder partij te kiezen.



17

2.4.8 Veiligheid

We leren de kinderen aandacht te hebben voor onveilige situaties.

We grijpen tijdig in bij gevaarlijke situaties, en leggen de kinderen ook uit waarom ze bepaalde

dingen niet mogen doen.

Het interieur dient aangepast te zijn: kindvriendelijk en veilig.

De begeleiders moeten alert zijn op eventuele gevaarlijke situaties.

Speelgoed die stuk is moet verwijderd worden.


2.4.9 Respect voor de kinderen

We trachten consequent te zijn in het aanleren van gewenst gedrag en het afleren van

ongewenst gedrag. Hierbij houden we rekening met de mogelijkheden van de kinderen en de

mate waarin ze bepaalde richtlijnen al dan niet begrijpen.

Indien nodig geven we de kinderen extra ontwikkelingskansen.

We hebben aandacht voor de angsten van bepaalde kinderen (vb voor vreemden, duisternis,

fel licht of sterke geluiden).

We zijn geduldig.

We besteden voldoende tijd en creativiteit in het spel

We proberen zoveel mogelijk relevante informatie te verzamelen om een zo goed mogelijke

opvang te garanderen.

Het is een blijvend aandachtspunt om het interieur zo in te richten dat de ontplooiingskansen

van elk kind maximaal benut kunnen worden.

We hebben aandacht voor de gezinssituatie van elk kind en ook voor het geloof van de ouders


2.4.10 Afscheid van de leefgroep

Het observatiemapje en de overblijvende knutsel - en tekenwerkjes worden meegegeven.



18

2.5 Visieontwikkeling met betrekking tot samenwerking met

de ouders

We willen streven naar een open communicatie met de ouders.

Daartoe moeten de ouders eerst een duidelijk beeld hebben van de werking van het

kinderdagverblijf.

Bij inschrijving nemen we voldoende tijd om de ouders over de werking te informeren.

We geven een rondleiding in het kinderdagverblijf en proberen de vragen te beantwoorden.

We geven een huishoudelijk reglement mee, zodat de ouders alle regels thuis rustig kunnen

doornemen.

We zorgen voor een blijvende informatiedoorstroming door informatiebrieven mee te geven,

informatie op te hangen aan het prikbord en door ouderavonden te organiseren.

Bij definitieve inschrijving (intake) overlopen en geven we het huishoudelijk reglement mee en

laten we het ter plaatse ondertekenen.

Er wordt eerlijke informatie doorgegeven aan de ouders, en anderzijds aan de begeleiders.

Er is een open en eerlijke informatie-uitwisseling bij het brengen

‟s morgens(m.b.t. het dagverloop, de situatie thuis, de gezondheidstoestand…) zodat een

optimale begeleiding van de kinderen mogelijk is. Hiervoor wordt voldoende tijd gemaakt.

Op het einde van de dag vertelt de begeleider hoe de dag verlopen is.

Wanneer er zich moeilijkheden voordoen m.b.t. het kind, van welke aard dan ook, dan worden

de ouders hiervan steeds op de hoogte gebracht. Wanneer het gaat om dringende zaken

(zoals bijv. ziekte) dan worden de ouders onmiddellijk verwittigd.

Observatiemapjes worden door de begeleiders nauwkeurig ingevuld, indien ze door de ouders

meegenomen worden ter inzage dienen ze zo snel mogelijk weer bezorgd te worden in de

groep.


19

Van de ouders wordt verwacht dat ze respect hebben voor de gemaakte afspraken en

regels:

Zo moet er voldoende reservekledij worden meegegeven. De persoonlijke zaken moeten

worden genaamtekend (tutje, knuffels…)

Indien er gestart wordt met de zindelijkheidstraining moeten er voldoende onderbroekjes

meegebracht worden.

De kinderen moeten tijdig opgehaald worden, zodat het personeel het kinderdagverblijf tijdig

kan afsluiten.

Wanneer een nieuwe stap in het opvoedingsproces begonnen wordt is het belangrijk dat dit

thuis wordt verder gezet.

Door wie: allen

We houden rekening met de wensen van de ouders:

In de mate van wat mogelijk en haalbaar is, houden we rekening met de verwachtingen en de

wensen van de ouders bij de opvoeding van hun kind.

We willen als volwaardige partner met de ouders op pad gaan: opvoedingsondersteuning

aanbieden, eventuele vragen op een deskundige wijze beantwoorden of helpen zoeken naar

de meest aangewezen hulpverlening.

Er is een ideeënbus waarin alle mogelijke suggesties en opmerkingen kunnen gedeponeerd

worden.

We houden op regelmatige basis een enquête waarin we de mening, verwachtingen en

suggesties van de ouders willen onderzoeken. Op die manier willen we onze werking steeds

verbeteren.

Door wie: allen, ouders


20

2.6 Visieontwikkeling met betrekking tot samenwerking met

externe personen en organisaties.

Onze vzw zetelt in het lokaal overleg als partner in de kinderopvang van 0-3 jaar voor Maldegem.

Om de 3 maand komt het lokaal overleg samen. Nicole Vandevelde , Directie vertegenwoordigt de

vzw.

We willen kinderen met een specifieke zorgbehoefte opvangen. We willen de drempel laag houden

voor deze kinderen, die baat hebben bij een verblijf in het kinderdagverblijf. Om dit te

verwezenlijken werken we nauw samen met het revalidatiecentrum „ De Klinker‟. Wij staan open

om behandeling van een kinésist te laten doorgaan in het kinderdagverblijf, zodat een continue

behandeling mogelijk is.

Briel-jantje staat op de website van de gemeente Maldegem bij „kinderopvang‟ .


21

3 Kwaliteitssystemen

3.1 Organisatiestructuur

3.2 Organigram

(Zie bijlage)

3.3 Taakomschrijvingen

3.3.1 Taakomschrijving Raad van Bestuur

Profiel

De raad van Bestuur werkt in opdracht van de algemene vergadering.

De bestuurder is iemand die actief betrokken en met grote betrokkenheid functioneert in het

bestuur van het kinderdagverblijf.

De bestuurder is een vrijwilliger die conform het huishoudelijk reglement van de Raad van

Bestuur van mei 2003 onbezoldigd zijn/haar beheersfunctie vervult.

De bestuurder is bereid zich persoonlijk te engageren.

De bestuurder heeft het vermogen tot enige managementaanpak in verband met de

organisatie en haar functioneren.

Opdracht en taken

De Raad van Bestuur en derhalve ook elke bestuurder afzonderlijk neemt en draagt de

verantwoordelijkheid voor alle gebieden die met het effectief functioneren van de organisatie te

maken hebben.

De bestuurders bepalen de doelstellingen van de organisatie voor de middenlange en lange

termijn en waken over de realisatie ervan, in samenspraak met de directie en de staf leden..

De bestuurders zetten een algemeen beleid en de planning voor de middenlange en de lange

termijn uit.

De bestuurders nemen de beslissingen in verband met de aan te bieden diensten,eventuele

uitbreidingen, respectievelijke inkrimpingen, de accommodatie en de te nemen opties in

verband met wettelijke en maatschappelijke bepalingen en de ontwikkelingen.


22

De bestuurders zijn verantwoordelijk voor de uitbreiding of inkrimping van het

personeelsbestand.

De bestuurders ondersteunen in wederzijdse openheid de directie in het uitvoeren van al haar

taken,planningen en conflicten.

De bestuurders bepalen het financieel beleid, keuren de begrotingen goed, analyseren de

rekeningen en balansen en waken over het beheer en het gebruik van de middelen.

De bestuurders verschaffen aan de verantwoordelijke de nodige financiële middelen voor het

goed functioneren van de organisatie.

Wijze van functioneren

Om de taken te kunnen uitvoeren zullen de bestuurders een voorzitter kiezen, een

ondervoorzitter en een secretaris.

De bestuurders vergaderen op regelmatige tijdstippen(om de 2 maanden) en maken van

iedere vergadering een verslag.

De bestuurders roepen minstens één keer per jaar de algemene vergadering bijeen om het

jaarverslag goed te keuren.

Samenwerking met de Directie

De verantwoordelijke blijft de spilfiguur in het kinderdagverblijf. Zij bespreekt met de Directie

het beleid.

De Directie bereidt het vast te stellen beleid mee voor en voert het vastgestelde beleid uit. Met

de steun van de bestuurders zal deze zorgen voor de optimale functionering van het

kinderdagverblijf en haar personeel. Dat houdt in dat zij alle fundamentele problemen waarmee

zij geconfronteerd wordt voorlegt aan de Raad van Bestuur.


23

3.3.2 Taakomschrijving Directie

Plaats in de organisatie

De directie rapporteert aan de raad van Beheer en aan de algemene vergadering van het

kinderdagverblijf.

Competenties

Kennis van PC- gebruik: kennis van gebruik van soft - ware, van het opslaan en beheren

van bestanden en het gebruik van internet

Basiskennis van financieel beleid: kennis van enkel - en dubbele boekhouden, van het

opstellen van een financieringsplan en begroting.

Basiskennis van fiscaliteit: kennis van aangifteformulieren, bedrijfsinkomsten,

voorafbetalingen, investeringsaftrek en fiscale voordelen.

Basiskennis van de sociale kaart: kennis van de organisatie, de structuur, de terminologie,

de beleidsvoering, de actuele ontwikkeling en de knelpunten van de sector.

Kennis van personeelsbeleid: kennis van personeels - en loonadministratie. Kennis van

vorming en opleidingen.

Basiskennis van het juridische kader: kennis van de structuur van het organiserend kader.

Kennis m.b.t. kinderopvang, hygiëne, voeding, personeel, gebouwen en veiligheid. Kennis

van verzekeringen(aansprakelijkheid. Kennis van het opmaken van contracten met de

ouders. Kennis van samenwerkingsverbanden.

Kennis van kwaliteitszorg: kennis van de kwaliteitsvereisten en kwaliteitsschalen. Kennis

van beoordelingsschalen en van de pedagogische visie.

Kennis van deontologie: kennis van principes van de omgang met vertrouwelijke informatie,

kennis van het reglement van de opvangvoorziening.

Kennis van de hygiëne: kennis van de HACCP - normen. Kennis van de technieken om te

reinigen en te desinfecteren. Kennis van richtlijnen inzake persoonlijke hygiëne.

Kennis van milieu: kennis van de principes van gescheiden afvalverwerking en recyclage.


24

Takenpakket

1. Uitvoerende taken

Leiden, begeleiden en ondersteunen van medewerkers:

Mondelinge ondersteuning en begeleiding van de medewerkers in de dagelijkse werking

Waarborgen dat stafmedewerkers instaan voor de praktische ondersteuning van de ouders

bij de opvoeding.

Aanwerven en ontslaan van de medewerkers

Begeleiden van nieuwe stafmedewerkers

Onderhouden van contacten met derden

Relaties met beheersinstanties onderhouden

Opstellen en verwerken van de rapporten en verslagen van de overkoepelende

organisaties

Bijwonen van vergaderingen van lokaal overleg en adviesgroepen

Opbouwen van een netwerk en onderhouden van samenwerkingsverbanden

Kwaliteitszorg

Een pedagogische visie ontwikkelen.

Het huishoudelijk reglement opstellen.

Kwalitatieve doelstellingen formuleren

Evalueren en bijsturen van de opvangkwaliteit

Klachten opvangen en behandelen

Opbouwen van eigen deskundigheid

Nieuwe ontwikkelingen volgen

Bijwonen van vormingsdagen en opleidingen

2. Organisatorische en administratieve opdrachten

Uitvoeren van een bedrijfseconomisch beleid:

De boekhouding uitbesteden en opvolgen

Opstellen van begroting en beheren van het budget

Fiscale verplichtingen nakomen

Voorbereiden en opvolgen van de inspecties in samenwerking met de verantwoordelijke


25

Interne communicatie

Organiseren en leiden van een stafvergadering

Geven van richtlijnen aan de medewerkers

Opstellen van een agenda voor stafvergaderingen

De administratie doen

Verzorgen van een regelmatige bereikbaarheid

Beheren van verzekeringen

Opvolgen en verwerken van facturen en kostennota‟s

Opstellen en bijhouden van personeelsdossiers

Opvolgen van de personeelszaken zoals loopbaanonderbreking, arbeidsovereenkomsten,

fiscale en sociale statuten

Opvolgen van de berekening en betaling van de lonen

3. Ondersteunende taken

Veiligheid

Toezien op de veiligheid

Hygiëne

Toezien op regelmatig onderhoud van de accommodatie en de lokalen

Toezien op de hygiëne in de keuken

Milieu

Toezien op milieu

Sorteren van afval


26

3.3.3 Taakomschrijving verantwoordelijke

Profiel

De verantwoordelijke zorgt voor de dagelijkse leiding van het kinderdagverblijf

De verantwoordelijke van de kinderopvang staat in voor de dagelijkse coördinatie van de

opvang ten overstaan van de kinderen en ouders.

De verantwoordelijke bewaakt de kwaliteit van de opvang. Ze begeleidt en ondersteunt het

personeel. Ze neemt heel wat administratieve taken op zich en houd de hygiëne nauwlettend in

het oog.

De verantwoordelijke respecteert het beroepsgeheim over het ganse takenpakket.

Competenties:

Kennis van gebruik PC, kennis van software, van het opslaan en beheren van bestanden

en het gebruik van internet.

Basiskennis van financieel beleid: kasboek beheren

Basiskennis van fiscaliteit: kennis van aangifteformulieren, fiscale attesten.

Basiskennis van de sociale kaart: kennis van de organisatie.

Kennis van personeelsbeleid: kennis van vorming en opleiding.

Basiskennis van het juridische kader: kennis van het organiserend kader. Kennis m.b.t.

kinderopvang, hygiëne, voeding, personeel, gebouwen en veiligheid.

Ontwikkelen van plaatsingsbeleid : toezien op samenstelling van de groepen.

Organiseren van jaarlijkse bijeenkomsten van het personeel, eventueel organiseren van

activiteiten.

De verantwoordelijke werkt samen met de teamleden en collega‟s aan een uniforme

kwaliteitsbeschrijving.

De leidinggevende zorgt voor een goede samenwerking en verstandhouding tussen

kinderverzorgsters en ouders.


27

Takenpakket

1. Leidinggevende taken

Dagelijkse leiding

Verdelen van de werkzaamheden

Begeleiden van het personeel inzake kwaliteitsnormen van Kind en Gezin

Beheer van toegekende budgetten

Gesprekken met personeel inzake functioneren en beoordelen.

2. Adviserende en ondersteunende taken

Overdracht en rapportage naar directie ivm dagelijkse werking

Advies inzake investeringen

Advies inzake functioneren van het personeel

3. Uitvoerende taken

In het kinderdagverblijf:

Briefwisseling en klassement bijhouden

Nieuwe inschrijvingen op wachtlijst noteren

Persoonlijke dossiers en inlichtingsfiche opmaken per kind

Beperkingen van de accommodatie signaleren en maatregelen nemen

Zorgen voor de inrichting, de sfeer, de functionaliteit, het comfort van de accommodatie van

alle gebruikers.

De bezetting bijhouden

Aanwezigheidslijsten bijhouden

Dagprijzen bepalen en aanpassen

Maandelijks facturen maken

Bijspringen in de groep indien nodig(ondersteuning)

Kwartaalaangiftes en jaarlijkse aangiftes opmaken

Bijhouden van kassa

Maandelijks opmaken van uurroosters en verlofregeling

Uitleg van het intern reglement aan nieuwe personeelsleden en stagiairs

Het formuleren van het stagebeleid

Personeelsmapje maandelijks nazien

Loonaangifte

Klachten registreren


28

4. Communicatieve taken:

Zorgen voor de interne en externe informatievoorziening

Klachten behandelen van de ouders,en bemiddelen bij conflicten

Vergaderingen van team en personeel leiden

Vergaderingen extern (coco,werkgroepen)

Verstrekken van informatie naar ouders, directie, personeel en andere instanties

Evaluatiegesprekken

Bijscholingen organiseren en bijwonen


29

3.3.4 Taakomschrijving begeleid(st)er

Profiel

De begeleid(st)er vertaalt de visie, het waardepatroon van het kinderdagverblijf in de omgang met

de kinderen.

De begeleid(st)er verzorgt de haar toevertrouwde kinderen en begeleidt ze in een kindvriendelijke,

stimulerende en ontwikkelingsgericht leefklimaat.

De begeleid(st)er bouwt een vertrouwensrelatie op met het kind en de ouders.

De begeleid(st)er werkt constructief met collega‟s en leidinggevende.

Takenpakket

1. Naar de kinderen toe

De verzorgende taak

Alle lichamelijke zorgen vragen een aangepaste omgeving wat betreft temperatuur, verlichting,

verluchting en hygiëne

De voeding gebeurt in een rustige omgeving, volgens het eigen ritme van het kind en met

aandacht voor het eventuele toedienen van medicatie.

De begeleid(st)er is op de hoogte van gezonde baby- en peutervoeding en kan de menu aan

passen bij mogelijke voedingsstoornissen.

De slaap- en rustmomenten worden in de groep georganiseerd.

De medicatie wordt indien nodig correct toegediend.

Bij ongevallen en/of medische urgenties biedt de begeleid(st)er eerst hulp volgens de gekende

procedures.

De relationele taak

Een vertrouwensrelatie opbouwen met het kind behoort tot één van de belangrijkste taken van de

begeleid(st)ers

De wenperiode vraagt veel positieve aandacht voor het kind om het gevoel van geborgenheid en

vertrouwen te geven.

Tijdens het onthaal ‟s morgens en het afscheid ‟s avonds zijn de begeleid(st)ers individueel met

het kind betrokken.

De begeleid(st)ers kunnen omgaan met conflictsituaties van de kinderen, ze moedigen de

groepssfeer aan.


30

Zij/hij heeft ook de taak de onderlinge relaties tussen de kinderen te sturen en hun sociale

vaardigheden te bevorderen.

De pedagogische taak

Kinderen stimuleren naar zelfstandigheid en hun zelfredzaamheid bevorderen.

Flexibel inspelen op de noden van de kinderen.

De ontwikkeling van elk kind volgen op systematische manier en dit noteren in een

observatiemapje

Plannen en begeleiden van activiteiten zowel binnen als buiten

De kinderen de mogelijkheid geven tot vrij spel zowel binnen als buiten en erop toezien

De begeleid(st)ers leren de kinderen omgaan met gevaar en probeert onveilige situaties te

vermijden. Zo wordt een rustige en veilige omgeving gecreëerd.

2. Naar de ouders toe:

Er wordt extra aandacht gegeven aan het eerste contact. Dit is een belangrijk moment in het

opbouwen van een vertrouwensrelatie.

De kindjes worden op een open en vriendelijke manier ontvangen.

De begeleid(st)ers bespreken met de ouders de gewoontes van de kindjes, dit wordt op een

speciaal formulier genoteerd.

Het contact met de ouders is steeds correct en vriendelijk, er wordt hierbij geen beoordelende of

veroordelende houding aangenomen.

De begeleid(st)ers geven spontane informatie door over het verloop van de dag en de ervaringen

van de kindjes tijdens het groepsgebeuren.

De begeleidsters houden de ouders op de hoogte van de vorderingen van het kind tijdens het

groepsgebeuren.

De begeleidsters nemen deel aan de ouderavonden of andere contactmomenten en helpt die ook

voorbereiden.

3. Naar de collega‟s toe

Er wordt constructief samengewerkt met de collega‟s, hierbij zijn een flexibele werkhouding en een

positieve ingesteldheid belangrijk.

De mening van elke collega wordt gerespecteerd, de meningsverschillen moeten geuit en

besproken worden. Kritiek moet aanvaard kunnen worden en leiden naar een betere teamwerking.

Er moet mondelinge en schriftelijke info uitgewisseld worden om constructief te kunnen

samenwerken in het belang van het kind.


31

Er worden regelmatig teamvergaderingen gehouden, de afspraken hierin gemaakt zijn bindend.

Tijdens de personeelsvergaderingen wordt een actieve deelname gevraagd, zodat men samen kan

zoeken naar een creatieve oplossing voor probleemsituaties. Zo kunnen ook positieve voorstellen

geformuleerd worden voor het instant houden en/of verbeteren van de algemene werking.

Belangrijke informatie over de kinderen dient gesignaleerd te worden.

Er is een open en positieve ingesteldheid naar de leidinggevende toe, zo kan er constructief

worden samengewerkt.

4. Naar zichzelf toe

De begeleid(st)ers hebben een verzorgd voorkomen.

De begeleid(st)ers zijn positief ingesteld naar anderen toe.

De begeleid(st)ers voelen zich persoonlijk en beroepsmatig betrokken bij de job.

De eigen creatieve mogelijkheden worden benut.

Door het volgen van bijscholingen wordt het eigen functioneren verbeterd en in vraag gesteld.

De begeleid(st)ers zijn positief ingesteld voor groei en verandering.

De begeleid(st)ers zijn flexibel.

5. Administratieve taken

De begeleid(st)ers houden de aanwezigheidslijsten nauwkeurig bij.

De begeleid(st)ers houden het observatiemapje van elk kind bij.

De begeleid(st)ers geven voldoende aandacht aan de informatieoverdracht naar andere collega‟s.

6. Het begeleiden van stagiaires

De begeleid(st)ers zorgen voor een goed onthaal van de leerling in de leefgroep

De begeleid(st)ers geven voldoende informatie aan de leerling

De begeleid(st)ers maken afspraken met de leerlingen voor een goed verloop van de stage en het

aanbieden van spelactiviteiten

De begeleid(st)ers werken samen met de stagebegeleiders op school, en evalueren de leerlingen


32

3.3.6 Taakomschrijving kwaliteitscoördinator

Opdracht

Het bewaken van het streven naar kwaliteit en de coördinatie van het kwaliteitshandboek

Plaats in de organisatie

De kwaliteitscoördinator staat onder de leiding van de directie en probeert alle medewerkers te

motiveren in het streven naar kwaliteit

Takenpakket

Het begeleiden van de aangeboden kwaliteitsprojecten

Het verspreiden van informatie tussen de rechtstreekse medewerkers en de kwaliteitsstuurgroep

Het verspreiden van informatie m.b.t. kwaliteitshandboek,procedurehandboek..

Inventariseren van de initiatieven ter verbetering

De kwaliteitscoördinator speelt een cruciale rol bij het sensibiliseren van de medewerkers m.b.t.

kwaliteitsbeleid

3.3.7 Taakomschrijving boekhouder

Profiel

De boekhouder zorgt voor de financiële en boekhoudkundige administratie van het

kinderdagverblijf.

De boekhouder staat in voor de opvolging van de (werking)subsidies bij Kind en Gezin, FCUD

en eventuele andere overheidsinstanties.

De boekhouder maakt, in samenwerking met de directie, jaarlijks een begroting op van de

diverse afdelingen en maakt jaarlijks een verslag op van de resultaten die behaald werden in

vorig boekjaar.

Competenties

Grondige kennis van pc-gebruik: kennis van software, van het opslaan en beheren van bestanden

en het gebruik van internet.

Grondige kennis van financieel beleid : kasboek beheren en contacten met de bankinstellingen

Basiskennis van fiscaliteit : kennis van aangifteformulieren, fiscale attesten


33

Basiskennis van de sociale kaart : kennis van de organisatie

Kennis van personeelsbeleid : invullen van documenten bestemd voor de VDAB, het Sociaal

bureau…

Kennis van verzekeringen : alle verzekeringen die nodig zijn voor de goede en vlotte werking van

de organisatie zoals brandverzekering, beheerderverzekering , BA, hospitalisatieverzekering.

De boekhouder werkt samen met de directie en de verantwoordelijken van de diverse afdelingen

binnen de organisatie.

Takenpakket

Opvolging van de klanten - en de leveranciersadministratie

Overdracht en rapportage naar directie i.v.m. dagelijkse werking

Advies inzake investeringen

Advies inzake subsidies

Advies bij het opmaken van de begroting en het jaarverslag

Input en controle van aankoopfacturen, bankuittreksels, kasboek, en diverse verrichtingen

Betalingen leveranciers en onthaalouders

Opvolging van werkingssubsidies

Invullen van sociale documenten

Opvolging hospitalisatieverzekering

Afpunten van betalingen klanten IBO en kinderdagverblijf

RSZ -Aangifte Dienst onthaal ouders

Briefwisseling en klassement bijhouden

Diverse niet nader genoemde administratieve taken

Opvolging investeringsdossiers en leningen

Verstrekken van informatie naar directie, personeel en andere instanties.


34

3.4 Middelen

3.4.1 Inzet Personeel

Zie procedure 3.5.11

3.4.2 Infrastructuur

Voor de oprichting van Briel-jantje werd een concièrgewoning aangepast en veilig en

kindvriendelijk gemaakt voor de opvang van 14 kinderen . De kinderen kunnen er spelen in een

zonnige tuin.

Onthaalruimte

1 Bureel voor verantwoordelijke KDV

Keuken

Personeelslokaal

Toiletten en douche

1 grote zonnige tuin en 1 terras voor de kleintjes

Met deze infrastructuur zal Briel-Jantje in :

Leefgroep 1 : opvang voorzien voor max. 14 kindjes van 0 tot 30 maanden.

Tijdens de oprichting van het gebouw hield men rekening met de veiligheid naar de kinderen toe.

We sommen hier een aantal voorbeelden op:

Stopcontacten beveiligen.

Opstapje naar de tuin in hout gemaakt.

Houten afzondering voorzien de allerkleinsten

Babyfoon in de slaapkamer

Hekken in de deuropening


35


36

3.5 Procedures

3.5.1 Plaatsingsbeleid

Vzw Duinhuisjes

Briel-jantje

3.5 Procedures

3.5.1 Plaatsingsbeleid

Versie 1

Auteur: Nathaniele Gheleyns Verantwoordelijke Geldig vanaf 01/2010

Doel

Bespreken van de visie betreffende de doelgroepen (zie opdrachtverklaring 2.1)

Het bekomen van een verantwoorde bezetting (groepsgrootte,bezettingspercentage…..)

Tegemoetkomen aan de vraag van het ziekenhuis/rusthuispersoneel

Duidelijkheid scheppen rond het gevoerde plaatsingsbeleid in het kinderdagverblijf

Toepassingsgebied

Van toepassing op alle opnameaanvragen

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Verantwoordelijke

Verwante documenten en hulpmiddelen

Reserveringslijst: lijst van definitieve inschrijvingen (reservatievergoeding)

Planning van voorziene bezetting

Opdrachtverklaring

Huishoudelijk reglement + bijlage aan het HHR (zie bijlage)

Werkwijze

Kinderen worden slechts op de reserveringslijst geplaatst nadat ze een reservatiebijdrage

betaald hebben van € 20. Broertjes en zusjes zijn hiervan vrijgesteld. Deze reserveringslijst

heeft een definitief karakter.

Per maand wordt maximum 1 kind ingeschreven en wordt er gekeken hoeveel kinderen naar

school gaan per maand.

Er wordt naar gestreefd een bezettingspercentage te bereiken van 100%.

Personeel werkzaam in de VZW, die behoren tot de groep van Gezondheidszorg Oostkust krijgen

voorrang. Ook broertjes en zusjes van kindjes in de crèche en kinderen van eigen personeel

hebben voorrang op de wachtlijst.


37

De regioverpleegkundige van Kind en Gezin kan crisisopvang aanvragen voor kansarme en

risico gezinnen. Deze crisisopvang van kansarme kinderen is mogelijk indien dit praktisch

haalbaar is voor de organisatie.

Ouders worden geïnformeerd via de folder en via de mondelinge informatie bij de eerste

kennismaking in het kinderdagverblijf. Bij die kennismaking wordt het huishoudelijk reglement

overlopen en wordt een rondleiding gegeven in het kinderdagverblijf.


38

3.5.2 Onthaalprocedure

Vzw Duinhuisjes Briel-jantje

3.5 Procedures 3.5.2 Onthaalprocedure

Versie 1

Auteur: Kaatje Steel Bea Aelbrecht

Verantwoordelijke Geldig van 01/2010

Doel

Efficiënt en doelgericht informatie verstrekken aan de ouders omtrent de diensten die worden

aangeboden in het kinderdagverblijf

Uitwisselen van alle informatie i.v.m. het kind, om de opvang zo optimaal mogelijk te laten

verlopen.

Uitwisselen van de nodige documenten

Het maken van duidelijke afspraken

Het formuleren van verwachtingen, die zowel het kinderdagverblijf als de ouders hebben.

Toepassingsgebied

Van toepassing voor alle ouders waarvan het kindje in de nabije toekomst zal opgenomen worden.


Verantwoordelijke


Folder

Huishoudelijk reglement

Overzicht van de sluitingsdagen van het lopende jaar

Observatiemapje

Fiche voor persoonlijk dossier


39

Werkwijze

Onthaal bij eerste contact

Afspraak met de ouders in het kinderdagverblijf.

De ouders krijgen via het huishoudelijk reglement informatie mee over de dagelijkse werking in het

kinderdagverblijf met aansluitend een rondleiding door de verantwoordelijke of begeleidster

Er gebeurt een uitwisseling van informatie betreffende de datum dat het kindje zal opgevangen

worden in het kinderdagverblijf.

De sluitingsdagen worden doorgegeven aan de ouders.

Er wordt een nieuwe afspraak gepland, zodat er voldoende tijd kan vrijgemaakt worden

De verantwoordelijke/begeleidster noteert de naam, telefoonnummer en de vermoedelijke

geboortedatum.

Onthaal voor de opvang

De verantwoordelijke start een dossier op. Hierin worden de gewoontes van het kind genoteerd

(slaap - en eetgewoonten), de bereikbaarheid van de ouders (telefoonnummer thuis,

telefoonnummer van werk, telefoonnummer indien ouders niet bereikbaar zijn…). De dagen dat het

kindje wordt opgevangen worden genoteerd. Aan de hand van de nodige documenten(recent

aanslagbiljet en indien nodig de loonfiche) wordt de dagprijs berekend en wordt er geïnformeerd

naar de familiale situatie(document van gezinssamenstelling). Het observatiemapje wordt

toegelicht.

Het huishoudelijk reglement wordt toegelicht en doorgenomen.

De mogelijkheid wordt geboden aan de ouders om een wenmoment in te lassen.

Er wordt concreet afgesproken wanneer de eerste opvangdag zal plaats hebben.

Voor eventuele vragen wordt er voldoende tijd uitgetrokken


40

3.5.3. Procedure betreffende het komen tot afspraken met de ouders over

de dienstverlening

Vzw Duinhuisjes

Briel-jantje

3.5 Procedures

3.5.3 Komen tot afspraken

Versie 1

Auteur: Kaatje Steel

Bea Aelbrecht


Doel

Identieke en volledige informatie geven aan alle ouders

Scheppen van duidelijkheid omtrent de diverse afspraken

Afstemmen van vraag en aanbod. Proberen tot een consensus te komen om elkaars

verwachtingen tegemoet te komen

Toepassingsgebied

Omvat alle afspraken tussen het eerst contact en de eerste opvangdag


Verantwoordelijke

Werkwijze

WAT WIE WANNEER WAAR

Eerste contact Bespreken van de verwachtingen van de ouders, folder overlopen, noteren op reserveringslijst + ontvangen van €20 reservatiegeld. overhandigen huishoudelijk reglement, rondleiding in kinderdagverblijf

Verantwoordelijke / begeleidster

Onmiddellijk of op afspraak!

Bureau van verant-woordelijke/ groep

Tussen 1ste en 2de contact

Geboortekaartje wordt door ouders opgestuurd. Verantwoordelijke beantwoordt dit .

Verantwoordelijke Na ontvangen van geboorte-kaartje


41

WAT WIE WANNEER WAAR

Tweede contact Navraag huishoudelijk reglement als ouders nog vragen hebben +inlichtingsfiche opstellen

Verantwoordelijke / begeleidster

Op afspraak en minimum 2 weken voor de eerste opvangdag

Bureau van de verantwoordelijke/groep

Eerste opvangdag Ouders worden gerustgesteld. Er wordt gezegd dat ze zeker mogen opbellen. Aan het kindje wordt extra aandacht besteed

Begeleiders Eerste opvangdag

In de leefgroep

Dagdagelijks contact

Persoonlijk onthaal en afhaalmomenten + informatieoverdracht tussen ouders en begeleiders + dit noteren in de overdrachtboek per leefgroep

Begeleiders Dagdagelijks contact

In de leegroep

De ouders worden schriftelijk geïnformeerd over veranderingen van het huishoudelijk reglement

via een persoonlijke brief. Kleine, korte mededelingen worden onderaan de factuur meegedeeld in

een nota. (vb; indienen van een recent aanslagbiljet) De mededelingen worden ook op goed

zichtbare plaatsen aangebracht, zodat de ouders die kunnen lezen.

Bij grote veranderingen wordt een nieuw huishoudelijk reglement meegegeven.


42

3.5.4 Procedure betreffende toegang van de ouders tot het

kinderdagverblijf

Vzw Duinhuisjes

Briel-jantje

3.5 Procedures

3.5.4 Toegang van de ouders tot het kinderdagverblijf

Versie 1


Bea Aelbrecht


Doel

Afspraken vastleggen rond de toegankelijkheid van het kinderdagverblijf

Er over waken dat de werking van het kinderdagverblijf zo minimaal mogelijk wordt gestoord

De veiligheid van de kinderen en de medewerkers waarborgen

Toepassingsgebied

Van toepassing op alle ouders en andere familieleden van alle ingeschreven kinderen


Verantwoordelijke en alle medewerkers


Het huishoudelijk reglement

Werkwijze

Het kinderdagverblijf is elke weekdag open van 7u00 en 18u30. Op feestdagen en collectieve

sluitingsdagen is het kinderdagverblijf dicht. Deze sluitingsdagen worden op voorhand mee

gedeeld aan elke ouder (zie bijlage). Bij inschrijving wordt gevraagd wie het kindje komt afhalen.

Hierbij wordt uitdrukkelijk gezegd dat er verwittigd moet worden als iemand anders het kindje komt

halen.

Toegang tot de leefgroep

Ouders en familieleden hebben vrije toegang tot het kinderdagverblijf tenzij tussen 12u30 en

14u00. Dit om de middagrust van de kruipers en de peuters te kunnen waarborgen.

De ouders moeten de begeleiders op de hoogte brengen dat ze hun kindje komen ophalen tussen

12u30 en 14u.


43

Toegang tot de overige lokalen

Ouders en familieleden hebben geen vrije toegang tot de keuken, het personeelslokaal, de

wasplaats, de berging en de burelen. Bij een gewenst bezoek is de toelating vereist van de

leidinggevende. Ouders en familieleden hebben steeds toegang tot het bureau van de

verantwoordelijke tijdens haar aanwezigheid.

Toegang via diverse kanalen

Ons kinderdagverblijf is te bereiken via de telefoon,via de fax en ook via e-mail.


44

3.5.5 Procedure betreffende doorverwijzing van kinderen

Vzw Duinhuisjes

Briel-jantje

3.5 Procedures

3.5.6 Doorverwijzing van kinderen

Versie 1


Nathaniele Gheleyns

Verantwoordelijke Geldig vanaf 01/2010

Doel

De opvang in het kinderdagverblijf aanpassen aan de individuele draagkracht van het kind.

Toepassingsgebied

Van toepassing op alle kinderen in het kinderdagverblijf

Werkwijze

Wat

Wie Wanneer Hoe

Doorverwijzing van de kinderen die geen plaats meer hebben in het kinderdagverblijf

Verantwoordelijke en begeleiders

Er is geen plaats meer in de kribbe

Er wordt doorverwezen naar de andere kribbes van de vzw, naar de dienst opvanggezinnen of andere opvang.

Doorverwijzing van de kinderen met psychomotorische ontwikkelingsachter-stand

Ouders, verantwoordelijke en eventueel de directie.

Indien er een kindje met psychomotori-sche ontwikkelings-achterstand gedetecteerd wordt.

De verantwoordelijke meldt de vermoedelijke achterstand, de ouders worden uitgenodigd voor een gesprek. Er wordt gevraagd aan de kinésist om het betrokken kind te observeren. Er wordt verwezen naar de kinderarts. De arts verwijst in samenspraak met de ouders door naar gespecialiseerde hulpverlening. De verantwoordelijke overtuigt de ouders om beroep te doen op speciale hulpverlening en contacteert deze diensten. Bij kinderen met een specifieke zorgbehoefte wordt er verder samengewerkt met de betrokken instanties, de begeleiders en de verantwoordelijke.


45

Wat

Wie Wanneer Hoe

Doorverwijzing van kinderen met een fysieke achterstand

Ouders, verantwoordelijke en begeleiders

Wanneer de begeleiders en de verantwoordelijke een fysieke achterstand ontdekken

De verantwoordelijke bespreekt de vermoedelijke achterstand met de begeleiders. De ouders worden uitgenodigd voor een gesprek met de verantwoordelijke en verwijst door naar de huis - of kinderarts. Deze arts verwijst in samenspraak met de ouders door naar gespecialiseerde hulpverlening. Verantwoordelijke overtuigt de ouders om beroep te doen op speciale hulpverlening en contacteert deze diensten. Bij kinderen met een specifieke zorgbehoefte wordt er verder samengewerkt met de betrokken instanties, de begeleiders en de verantwoordelijke.

Doorverwijzen van kinderen met slaap - en/of eetproblemen

Ouders, verantwoordelijke en begeleiders

Wanneer de begeleiders en de verantwoordelijke een probleem rond eten en/of slapen signaleren

Bij grote problemen worden de ouders uitgenodigd of doorverwezen naar de raadpleging van de eigen arts


46

3.5.6 Procedure betreffende de observatie van het kind en opvolgen van

de gezondheidstoestand

Vzw Duinhuisjes

Briel-jantje

3.5 Procedures

3.5.7 Observaties van kinderen en opvolgen van gezondheidstoestand

Versie 1


Bea Aelbrecht Verantwoordelijke Geldig van

01/2010

Doel en toepassing

Het vastleggen van afspraken om de gezondheid, het lichamelijk en psychisch welzijn van de

kinderen in de kribbe zo goed mogelijk te bewerkstelligen.


Inschrijvingsfiche: bereikbaarheid van de ouders, de bereikbaarheid van de behandelende arts van

het kind, de gezondheidstoestand van het kind

Dagdagelijkse observatieblad/boek van de kinderverzorgende waarin alle info van en voor ouders

genoteerd wordt.

Het observatiemapje. Voor degene die het mapje niet aankochten worden observatieblaadjes

gebruikt (dit gebeurt vooral bij de oudere kinderen).

Werkwijze

Wat Wie Wanneer Hoe

Het observeren van de psycho -motoriek

Verantwoordelijke en de kinderverzorgende

1 keer om de 3 maanden

De verantwoordelijke maakt een lijst op met de geplande kinderen die geobserveerd moeten worden. De observaties van de begeleiders worden in het observatiemapje genoteerd + een verslag door de verantwoordelijke. Er is een kindbespreking met de verantwoordelijke en de kinderverzorgende op een vastgestelde datum. Er wordt samen gezocht naar spelactiviteiten om de ontwikkeling te stimuleren. Op het einde van de opvangperiode ontvangen de ouders het observatiemapje .


47

Wat Wie Wanneer Hoe

Het observeren van de gezondheidstoestand


Indien nodig Indien het kindje warm aanvoelt of zich duidelijk niet goed voelt, wordt de temperatuur gemeten. Indien het kindje koorts heeft, wordt dit aan de verantwoordelijke gemeld.

Het observeren van het slaapgedrag

De begeleiders Tijdens het slapen

Monitorkindjes krijgen extra aandacht. Ze slapen in de bedjes het dichtst bij de kinderverzorgende en worden extra geobserveerd. Het aantal alarmen wordt nauwkeurig genoteerd. Er is een babyfoon beschikbaar in het babygroepje. Tijdens de middagrust van de peuters is er een kinderverzorgende aanwezig in de peuterslaapzaal. De kinderverzorgende geeft de ouders info over het slaapgedrag van hun kindje. De verantwoordelijke zoekt mee naar oplossingen om problematisch slaapgedrag bij te sturen.

Het observeren van het eetgedrag van de kinderen


Tijdens de maaltijd

Er wordt geobserveerd of het kindje voldoende eet. Hierbij is het belangrijk rekening te houden met bepaalde dieetvoedingen en met sommige godsdienstige en andere overtuigingen. Dit moet dagelijks aan de keuken gemeld worden. Er wordt nauwkeurig gerapporteerd aan de ouders bij het afhalen van hun kindje. De verantwoordelijke zoekt mee naar oplossingen om problematisch eetgedrag bij te sturen.

Het observeren van het sociaal functioneren in de groep

Verantwoordelijke en de begeleiders

Tijdens het verloop van de dag

Het is belangrijk te weten hoe het kindje zich voelt in de groep en of er verbeterpunten zijn zodat het kindje zich nog beter kan voelen.


48

3.5.7 Procedure betreffende E.H.B.O.


3.5 Procedures 3.5.8 EHBO

Versie 1

Auteur: Kaatje Steel Verantwoordelijke Geldig tot

Doel en toepassing

Het vastleggen van afspraken rond hoe ons kinderdagverblijf omgaat met ongeval en ziekte.

Wat

EHBO betreft de eerste zorgen die toegediend worden bij ongeval of ziekte aan één van de

kinderen die in de opvang verblijven. Het is een geruststelling voor de ouders te weten dat hun

kind op elk moment de juiste medische zorgen toegediend krijgt.

Wie

Deze procedure is van toepassing voor alle kinderen die EHBO en/of medische zorgen nodig

hebben. De begeleiders en de verantwoordelijke van het kinderdagverblijf nemen hier elk hun

verantwoordelijkheid.

Waar

De eerste zorgen worden ter plaatse toegediend. Bij ernstige gevallen wordt onmiddellijk de

100/112 opgebeld.

Hoe

Bij de eerste symptomen van ziekte

Opname van de temperatuur

Bij temperatuur van meer dan 38.5°C wordt de verantwoordelijke verwittigd en wordt er een

koortswerend middel toegediend.

Bij baby‟s met een hoge temperatuur wordt een afkoelingsbad gegeven

De ouders worden verwittigd

Bij ernstige verwikkelingen (zoals stuipen of ernstige ziekteverschijnselen) wordt het kindje

verwezen naar de spoedopname


49

Bij ongeval

De aard van de verwonding wordt vastgesteld.

Bij lichte verwondingen:

De eerste zorgen worden toegediend (cfr opleiding EHBO).

De verantwoordelijke wordt op de hoogte gebracht.

De begeleiders observeren het kind extra tijdens de verdere opvangdag.

Bij twijfell/ernstige verwondingen:

De eerste zorgen worden toegediend.

De ouders worden verwittigd.

De hulpdiensten worden opgebeld. Het kindje wordt naar de spoedopname gebracht voor

verdere zorgen en onderzoekingen.

De verzekering van het kinderdagverblijf wordt op de hoogte gebracht.


50

3.5.8 Procedure betreffende het omgaan met de documenten

van een individueel kind


3.5 Procedures 3.5.9 Omgaan met documenten

Versie 1

Auteur: Kaatje Steel Verantwoordelijke : Directie Geldig tot

Doel

Discreet en correct gestructureerd beheren en bewaren (samenstellen en gebruiken) volgens de

administratieve normen van Kind en Gezin, zodanig dat de privacy niet wordt geschonden.

Toepassingsgebied

Alle documenten die van toepassing zijn op in - en uitgeschreven kinderen en ouders.

De gegevens worden verzameld bij de inschrijving van het kind en worden dan periodiek

aangepast en bijgevuld tijdens de periode dat het kind in het kinderdagverblijf aanwezig is.

Documenten en hulpmiddelen

Computer

Inlichtingsfiche van ouders

Inlichtingsfiche van het kind

Berekening van de dagprijs

Jaarlijks een fiscaal attest

Bijhouden van de aanwezigheidsdagen

Opmaken en afdrukken van de factuur

Manueel

Inschrijvingsfiche

Aanslagbiljet

Observatiemapje

Heen – en weerschriftje (enkel op aanvraag van ouders)


51


De begeleiders en de ouders zijn verantwoordelijk voor het eventuele heen - en weerschriftje.

De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de computergegevens, het aanslagbiljet, de

inschrijvingsfiche.

Werkwijze en registratie

Alle gegevens m.b.t. de computer worden ingebracht door de verantwoordelijke.

De computer bevindt zich in het bureau van de verantwoordelijke. Deze is enkel

toegankelijk via een paswoord.

Het observatiemapje wordt om de 3 maanden door de begeleiders ingevuld (voor baby‟s

onder de 12 maanden om de 2 maanden) en gecontroleerd door de verantwoordelijke.

Kinderen die in het kinderdagverblijf komen en ouder zijn dan 2 jaar krijgen gekopieerde

bladen.

De andere formulieren bevinden zich in de bureau van de verantwoordelijke. Ze worden

indien nodig aangepast en/of vervangen.

Alle documenten worden bewaard in de bureau totdat het kind het kinderdagverblijf heeft

verlaten. Daarna worden ze op zolder bewaard totdat het kind de leeftijd van 7 jaar heeft

bereikt. Voor medische dossiers geldt een bewaartijd van 20 jaar. Deze termijn gaat in

vanaf de meerderjarigheid(18 jaar).

Bij de bewaring wordt uiteraard rekening gehouden met de privacy van elk kind en ouder.


52

3.5.9 Procedure betreffende selectie van de medewerkers


3.5 Procedures 3.5.10 Selectie van de medewerkers

Versie 1

Auteur: Nicole Vandevelde Verantwoordelijke: Directie Geldig vanaf 01/2010

Doel

Het beschrijven van de manier waarop het personeel geselecteerd en aangeworven wordt.

Het aanwerven van een medewerker met de geschikte capaciteiten, die beantwoordt aan

de vereiste opleidingsvereisten en die past binnen het desbetreffende team en de

organisatie.

Toepassingsgebied

Selectie van personeel gaat door bij een open vacature.

Aanverwante documenten en hulpmiddelen

Sollicitatie brief en CV

Inlichtingsfiche

Diploma

Attest van goed gedrag en zeden

Kennismakingsfolder van Kind en Gezin


De directie voor het begeleidend personeel.

De directie en eventueel 2 leden van de Raad van Bestuur bij aanwerving van stafleden

(A1-niveau).

Plaats

In het bureau van de directie in het Bremhuisje,of de vergaderzaal van het Bremhuisje.


53

Werkwijze

De reeds ontvangen sollicitatiebrieven worden doorgenomen door de directie.

Indien er voldoende kandidaten met de vereiste diploma‟s zijn, wordt er een overlegmoment

gepland met de diensthoofden. Er wordt al een eerste selectie gemaakt.

Indien er onvoldoende sollicitatiebrieven zijn wordt er een advertentie gezet met de

desbetreffende vacature in de krant en in het “Wis-systeem” van de VDAB. Dit gebeurt vooral

bij aanwerving van personeelsleden waarbij een A1-diploma vereist is.

De ontvangen brieven worden geselecteerd op het vereiste diploma

De kandidaten worden uitgenodigd voor een mondeling gesprek.

De selectie gebeurt op basis van volgende criteria: diploma, voorkomen, know – how,

beschikbaarheid, flexibiliteit, stressbestendigheid, creativiteit, enz.

Voor stafpersoneel (A1-niveau) gaat een schriftelijke proef door. Er is eventueel een

selectieprocedure door een externe firma. De Raad van Bestuur beslist hierover.

De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van weigering of aanwerving.

Indien de kandidaat wordt aangeworven worden de contracten ondertekend.

Daarna wordt de nieuwe collega voorgesteld in de verschillende teams.


54

3.5.10 Procedure betreffende opleiden en evalueren van

medewerkers

Vzw Duinhuisje Briel-jantje

3.5 Procedures 3.5.11 Opleiden en evalueren van de medewerkers

Versie 1

Auteur: Kaatje Steel Bea Aelbrecht Nicole Vandevelde

Verantwoordelijke : Directie Geldig vanaf 01/2010

Doel

Het bewaken van de deskundigheid en het functioneren van het personeel op basis van de

functiebeschrijvingen.

Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijke.


Het huishoudelijk reglement.

Folder van Briel-jantje

Kwaliteitshandboek waar de functies in staan beschreven.

Voorbereidingsblad voor de functioneringsgesprekken


55

Werkwijze opleiden van medewerkers

Wat

Wie

Hoe

Geven van informatie aan de nieuwe medewerker

De verantwoordelijke

Onthaal. Info over de globale werking aan de hand van folders en huishoudelijk reglement.

Geven van een rondleiding


Rondleiding geven in de werkomgeving. Voorstelling aan de nieuwe collega‟s en kennismaking.

Bespreken van de verwachtingen en de taakomschrijving


Aan de hand van de taakomschrijving uit het kwaliteitshandboek en aan de hand van het huishoudelijk reglement.

Inlopen in de werking

Medewerker

Mondelinge info van de collega‟s

Vraagmoment inlassen

De verantwoordelijke.

Na één maand wordt er aan het personeelslid de kans gegeven om vragen te stellen. Er wordt tevens nagegaan of er werkpunten zijn.


56

Werkwijze evaluatie van medewerkers

Wat Wie Hoe

Evalueren van medewerkers na drie maanden (voor nieuwe medewerkers) en dan 2 jaarlijks (voor alle medewerkers). Op deze manier worden de medewerkers bijgestuurd waar nodig en leidt dit naar een beter functioneren.

De directie, neemt de evaluatie van nieuwe medewerkers voor haar rekening. De verantwoordelijke neemt de planning, uitvoering en opvolging van de evaluatie voor haar rekening.

Bij het verlengen van de contracten worden de positieve/negatieve werkpunten besproken. Dit gebeurt tijdens het eerste werkjaar en wordt niet schriftelijk vastgelegd. De verantwoordelijke maakt een planning op van de te evalueren medewerkers. De verantwoordelijke deelt de datum van evaluatie mee aan de betrokken persoon en overhandigt hen een document met een vragenlijst. De betrokken persoon vult aan de hand van een score en eventuele voorbeelden de vragenlijst in. De verantwoordelijke vult eveneens de vragenlijst in betreffende de betrokken persoon. Beide scores worden vergeleken met elkaar en er wordt een gesprek aangegaan rond bepaalde zaken waar men het niet over eens is met elkaar. Een evaluatiegesprek duurt ongeveer 1 uur. Op het einde van het gesprek worden de positieve punten en werkpunten nog eens samengevat en neergeschreven op het einde van het vragenblad.

Opvolging van de werkpunten van de geëvalueerde medewerkers.

Door de verantwoordelijke. Wanneer de verantwoordelijke merkt aan een medewerker dat hij/zij al dan niet vooruitgang boekt, dan wordt dit neergeschreven op het evaluatiedocument (= de vragenlijst). Dit wordt dan vervolgens aangehaald op het volgende evaluatiemoment.

Briefing van de resultaten van de geëvalueerde medewerkers naar de directie toe.

Door de verantwoordelijke. Er wordt een kopie genomen van het evaluatiedocument. Deze wordt overhandigd aan de directie.


57

3.5.11 Procedure betreffende het verzekeren van de

continuïteit.

Vzw Duinhuisjes

Briel-jantje

3.5 Procedures

3.5.12 Verzekeren van de continuïteit

Versie 1

Auteur: Kaatje Steel Verantwoordelijke Geldig van 01/2010

Doel

Garanderen van voldoende begeleiding en garanderen van de continuïteit

Toepassing

Van toepassing op alle personeelsleden van de kribbe

Werkwijze

Het zorgen voor continuïteit

Er werken 2 voltijdse medewerkers voor de groep, aangevuld indien nodig met vlinders.

We proberen zoveel mogelijk dat dezelfde kinderverzorgsters in de groep aanwezig zijn,

zodat er een vertrouwensrelatie kan ontstaan en het basisgevoel van veiligheid

gegarandeerd is.


58

Het zorgen voor continuïteit bij afwezigheid van personeel

Wat Wie Hoe

Hoe tewerk gaan als personeelsleden in verlof gaan


Er is per afdeling vastgelegd hoeveel personeelsleden per keer kunnen verlof nemen. Bremhuisje: max. 3 personeelsleden per dag Duinhummeltjes: max. 2 personeelsleden per dag Peuterhaven en Briel-jantje: max.1 personeelslid per dag

Hoe tewerk gaan als er een personeelslid ziek is

Verantwoordelijke

Er wordt eerst een oplossing gezocht binnen de organisatie; eventueel door herschikking van het personeel. Er wordt in de 3 ander kribbes gekeken of er personeel vrij kan gemaakt worden Er wordt beroep gedaan op een „vlinderfunctie‟ van de vzw

Hoe tewerk gaan bij afwezigheid van de verantwoordelijke door verlof

Verantwoordelijke, directie en begeleiders

Bij eventuele problemen kunnen de begeleiders beroep doen op de andere verantwoordelijke van de vzw of kunnen ze zich wenden tot de directie.

Hoe tewerk gaan als verantwoordelijke overdag afwezig is


De begeleiders noteren alle inkomende gesprekken.

Hoe tewerk gaan bij afwezigheid van de directie

Verantwoordelijke en directie

Bij problemen kunnen de verantwoordelijke zich wenden tot de voorzitter : Dhr K. Ghesquière Afgevaardigde bestuurder:Dhr.D. Seru.


59

De verantwoordelijken van de 4 kinderdagverblijven verbonden aan de vzw Duinhuisjes komen

samen en bespreken per maand de „vlinderfuncties‟.

De verantwoordelijke van kinderdagverblijf „het Bremhuisje‟ coördineert deze „vlinderfuncties.

Deze vlinders worden ingezet waar de begeleiding van de kinderen lager is dan 1 op 7 (baby‟s) of

1 op 10 (peuters).

Elke weekdag is de permanentie geregeld van een staflid tot 18u30. In elk lokaal hangt een lijstje

met wie er op die dag van permanentie is. We zijn tijdens de dag met minimum 2 stafleden

aanwezig en dragen de verantwoordelijkheid voor de verschillende kinderdagverblijven.


60

3.5.12 Procedure betreffende vorming van de medewerkers.

Vzw Duinhuisjes

Briel-jantje

3.5 Procedures

3.5.13 Vorming van de medewerkers

Versie 1

Auteur: Kaatje Steel Verantwoordelijke Geldig van 01/2010

Doel

Bijscholing is belangrijk. Het leidt tot een kwalitatieve opvang. Bijscholing gaat burn - out tegen, de

knowhow wordt uitgebreid, de tevredenheid van de ouders stijgt en de kinderen ondervinden een

leuke en georganiseerde opvang. Bijscholing gebeurt onder de vorm van verscheidene tijdschriften

en documentatie, ook verschillende cursussen komen hiervoor in aanmerking.

Toepassingsgebied

Bijscholing is er voor alle personeelsleden van de kinderopvang;

Plaats

Aan bijscholing kan gedaan worden op verplaatsing(cursussen die in bepaalde locatie

worden ingericht)

Het kinderdagverblijf beschikt over vakliteratuur.

Het kinderdagverblijf wordt jaarlijks 1 dag gesloten voor een algemene vorming met het

volledige team.

Werkwijze

Alle begeleiders nemen 1 keer per jaar deel aan een vorming gegeven door een erkende

organisatie.

Een spreker komt ter plaatse op een vooraf bepaalde sluitingsdag en de begeleider gaat

naar een cursus met een gepland vormingsaanbod.

Sommige documentatie wordt in de teamvergadering ter sprake gebracht, andere

documentatie wordt in een kaft gebundeld en bijgehouden.


61

Wat

Wie

Hoe

Bekijken van aanbod van de verschillende cursussen (VCOK,VOCA,Zorgzaam,enz..)en vakliteratuur

Verantwoordelijke en personeel

Iedereen krijgt de kans om het aanbod in te kijken. Wie aan de desbetreffende cursus wil deelnemen noteert zijn/haar naam. De verantwoordelijke bepaalt een cursus op basis van de behoefte. Iedereen moet aan bod komen. Er wordt rekening gehouden met het budget

Het gekozen onderwerp wordt met de directie besproken


Mondeling

Er wordt contact opgenomen met de betrokken organisatie.

Verantwoordelijke

Telefonisch en/of schriftelijk

Het kiezen van het onderwerp wordt gekoppeld aan bepaald personeelslid/leden.


Door mondeling overleg Keuze wordt gebaseerd op de kwaliteiten en de interesses van de personeelsleden.

De spreker wordt gekozen bij bepaalde organisaties

Verantwoordelijke

De datum, plaats en onderwerp wordt meegedeeld Er wordt vervoer geregeld

Er wordt een aanvraagformulier ingevuld

Verantwoordelijke

Noteren van naam, adres en telefoonnummer van de instelling Noteren van naam van de cursist +handtekening van de verantwoordelijke.


62

Wat

Wie

Hoe

Bevestiging van de inschrijving voor deelname cursist(extern) of de komst van de spreker (intern)

Interne organisatie

Schriftelijk

Betalen van de inschrijvingskosten

Inrichtende organisatie

Via overschrijving

Datum invullen in agenda

Personeelslid en verantwoordelijke

De algemene agenda van de kribbe Persoonlijke agenda

Deelname aan cursus door cursist(extern) of de komst van de spreker(intern) Er wordt een lijst opgemaakt met de deelnemers aanwezig

Verplaatsing met eigen wagen of openbaar vervoer Spreker komt ter plaatse naar de kribbe (algemene studiedag of bepaalde avond)

Opmaken van verslag van de bijscholing

Personeelslid

De korte inhoud, mappen en brochures worden afgegeven in de kribbe en geklasseerd(ter inzage in de map bijscholing).

Evaluatie van de vorming op de teamvergadering

Verantwoordelijke en het team begeleiders

De cursus wordt geëvalueerd. Checken of dit onderwerp voor herhaling vatbaar is.

Implementatie van de opgedane kennis in de dagdagelijkse werking van de kribbe

Personeel

Schriftelijk en mondeling


63

3.5.13 Procedure betreffende vorming en bijscholing van de

ouders.

Vzw Duinhuisjes

Briel-jantje

3.5 Procedures

3.5.14 Vorming en bijscholing van de ouders

Versie 1


Gheleyns Nathaniele

Verantwoordelijke Geldig vanaf

01/2010

Doel

Door de ouders bij te scholen willen we hen optimaal begeleiden op medisch, sociaal en

pedagogisch vlak.

Toepassingsgebied

Deze procedure is van toepassing op alle ouders van de opgevangen kinderen in het

kinderdagverblijf.

Om de 2 jaar wordt een vormingsavond voor de ouders ingericht.

Suggesties i.v.m thema‟s kunnen schriftelijk gedeponeerd worden in de ideeënbus

Elk jaar wordt een informele oudernamiddag georganiseerd (meestal rond de kerstperiode)

Plaats

De vormingsavond en de oudernamiddag heeft plaats in het kinderdagverblijf (of aanverwante

kinderdagverblijven).


Vakliteratuur

Informatie van de verscheidene organisaties (VOCA,VCOK,VDAB…..)

Aanvraagformulier

Bevestiging van inschrijving

Betalingsbewijs indien nodig

Agenda

Uitnodiging voor de ouders (brief)

Inschrijvingsstrook

Aanwezigheidslijst van de deelnemers

Verslag, map en/of brochure van de vorming


64

Werkwijze

Wat

Wie Hoe

Bekijken van aanbod van thema‟s waar ouders behoefte aan hebben

Directie en verantwoordelijke

Volgens aanvraag en belangstelling van de ouders. Nieuwe,actuele en algemene problemen van ouders bekijken.

Contact opnemen met de inrichtende organisaties

Verantwoordelijke Telefonisch en/of schriftelijk

Kiezen van onderwerp en spreker Directie en verantwoordelijke

Door mondeling overleg

Invullen aanvraagformulier verantwoordelijke Schriftelijk op het daartoe bestemde formulier

Bevestiging van inschrijving en komst van de spreker

Inrichtende organisatie

Schriftelijk

Betalen van deelnamekosten Directie Overschrijving

Uitnodiging van ouders via brief opgestuurd samen met de factuur in de maand die de spreekbeurt vooraf gaat

verantwoordelijke Ouders krijgen brief met onderwerp, datum en uur, naam van de spreker, samen met inschrijvingsstrookje (af te geven op de dienst)

Uitnodigingsbrief ophangen in de kribbe personeel Brief vermeldt datum, onderwerp en spreker

Afgeven van inschrijvingsstrook door ouders aan kinderverzorgende

ouders Het aantal personen en de naam moet vermeld staan

Presentatie door uitgenodigde spreker op de afgesproken datum

spreker Op de avond zelf moet een aanwezigheidslijst van de ouders opgemaakt worden

Opmaken van aanwezigheidslijst en verslag en eventuele documentatie

Verantwoordelijke Classificatie in vormingsmap voor ouders

Evaluatie op de teamvergadering Verantwoordelijke en het team

Evaluatie van de spreekbeurt Reacties van de ouders meedelen

Eventuele verslagen uitdelen aan alle ouders aanwezig op de vormingsavond

verantwoordelijke Persoonlijk, of meegeven in de tas van kleintje of opsturen

Door weinig interesse van de ouders wordt dit vaak vervangen door een oudernamiddag in het

kinderdagverblijf.


65

3.5.14.Procedure betreffende inspraak en ondersteuning van

medewerkers


3.5 Procedures 3.5.15 Inspraak en ondersteuning van de medewerkers

Versie 1


Gheleyns Nathaniele Verantwoordelijke Geldig vanaf

01/2010

Doel

Deze procedure heeft tot doel alle vormen van inspraak en alle middelen die gebruikt worden om

de medewerkers te ondersteunen, te omschrijven.

Toepassingsgebied

Deze procedure is van toepassing op alle medewerkers en op de inspraak van deze medewerkers.

Deze procedure is ook van toepassing op alle leidinggevenden en de wijze waarop ze hun

medewerkers trachten te ondersteunen.

Werkwijze

Wat Wie Hoe

Dagelijkse begeleiding (bezoek of telefonisch), coördinatie van de werking

De verantwoordelijke Regelmatig bezoek van de verantwoordelijke (min 2x per week) en mondelinge uitwisseling van info met de medewerkers

Algemene informatie, mededelingen, uitleg over de organisatie en werking

De verantwoordelijke Schriftelijke briefing a.d.h.v een overdrachtsschrift

Bespreking en evaluatie van de werking

De verantwoordelijke Personeelsvergadering : met alle medewerkers + eventueel directie -agenda wordt op voorhand in briefing geplaatst, medewerkers kunnen agendapunten plaatsen -er wordt een verslag opgemaakt. De gemaakte afspraken worden op papier gezet en opgevolgd.

Begeleiding van de opgevangen kinderen

Verantwoordelijke Bij ziekte, vertraging in ontwikkeling of bij moeilijk eetgedrag: zie procedure opvolgen gezondheidstoestand

Oudercontacten Verantwoordelijke Bij het herhaaldelijk niet naleven van afspraken worden de ouders door de verantwoordelijke


66

aangesproken

Ideeënbus Voor iedereen Ideeën en opmerkingen kunnen hierin gedeponeerd worden. De verantwoordelijke controleert de bus en verwijst ideeën en vragen door.

Tevredenheidsonderzoek Voor iedereen Cfr procedure tevredenheidsonderzoek

Het regelen van diensturen, inhaalrust of verlof

Verantwoordelijke -het uurrooster wordt per maand gemaakt hierbij wordt rekening gehouden met de inhaalrust en de vakantiedagen

Feestelijkheden en presentjes Verantwoordelijke en directie

-vieren van de dag van de kindbegeleiders (oktober) -personeelsfeest


67

3.5.15 Procedure betreffende het nagaan of de processen verlopen zoals beschreven.

Vzw Duinhuisjes

Briel-jantje

3.5 Procedures

3.5.16 Nagaan of de procedures verlopen zoals beschreven

Versie 1


Bea Aelbrecht Nathaniele Gheleyns


Doel

Het formeel in vraag stellen van de doeltreffendheid en de inhoud van het

kwaliteitshandboek ten opzichte van het kwaliteitsbeleid, de regelgeving en de

kwaliteitsplanning

Het nachecken of de processen nog conform de werking zijn en omgekeerd

Het systematisch werken aan het verbeteren en het borgen van kwaliteit

Toepassingsgebied

Het kwaliteitshandboek en de volledige werking

Werkwijze

Tijdens de jaarlijkse stafvergadering omtrent kwaliteit wordt de visie van het kinderdagverblijf

voorgelezen. Op die manier proberen we de visie elk jaar kritisch te bekijken.

Planning van de kwaliteitsborging i.v.m. de processen beschreven in het kwaliteitshandboek:

Wat Wie Hoe

Inplannen van de analyses in het teamoverleg

Kwaliteitscoördinator en verantwoordelijke

Verdelen van de inhoud van het kwaliteitshandboek over de verschillende teams Dit vastleggen per werkjaar

Verdelen van de te beoordelen documenten

Kwaliteitscoördinator en verantwoordelijke

Eén week voor het team de te bespreken processen verdelen over de teamleden, zodat deze de documenten reeds kunnen doornemen en beoordelen.

Nakijken of het document nog conform is aan de werking

Teamleden in een teamvergadering

Doorlezen en beoordelen van het document. Noteren van alle te bespreken opmerkingen

Nakijken of het document conform is aan de regelgeving

Kwaliteitscoördinator Controleren van de geldende regelgeving

Bespreken van de documenten Verantwoordelijke en teamleden

Medewerkers overtuigen van de doeltreffendheid en de correctheid

Verwerken en opvolgen van de resultaten van de bespreking

Kwaliteitscoördinator


68

Kwaliteitsplanning

Wat

Wie Hoe

Planning van de opvolging Kwaliteitscoördinator Jaarlijkse kwaliteitsvergaderingen;

Voorbereiding van de beoordeling Verantwoordelijke De bestaande processen worden gecheckt Welke wijzigingen zijn of worden doorgevoerd Welke klachten zijn er van de gebruikers en/of medewerkers Wat is de actuele planning Wat zijn de resultaten van een eventuele tevredenheidsmeting

Detecteren van de mogelijkheden Verantwoordelijke en de verschillende teamleden

Onderzoeken van de haalbaarheid Directie en verantwoordelijke

Selecteren van de mogelijkheden

Verantwoordelijke

Concretiseren en uitwerken Verantwoordelijke en teamleden

Implementatie van de praktijk

Doorvoeren van de acties Verantwoordelijke en teamleden

Opvolgen van de acties Verantwoordelijke en Kwaliteitscoördinator

Halfjaarlijks

Het bewaren van de vervallen documenten

Kwaliteitscoördinator De vervallen documenten worden bewaard in de map archief (Bremhuisje), de aangepaste versie wordt uitgeprint op een gekleurd blad en krijgt een nieuwe startdatum

Kwaliteitshandboek Kwaliteitscoördinator Elk jaar wordt, indien nodig, een nieuwe versie uitgeprint zodanig dat er een overzicht over de bestaande en de nieuwe procedures behouden blijft.


69

Toelichting van de jaarplanning:

Jaarlijks stelt de kwaliteitscoördinator een jaarplanning op. Doel van de jaarplanning is alle

processen te evalueren en bij te sturen daar waar nodig. Deze jaarplanning wordt telkens

opgesteld in het voorjaar dit in samenspraak met de verantwoordelijke en de directie

(stafvergadering).

Volgende procedures worden jaarlijks bekeken in de teamvergaderingen:

Procedure betreffende komen tot duidelijke afspraken met de ouders

Procedure betreffende toegang tot de kinderopvang

Procedure betreffende groepsindeling

Procedure betreffende observatie en opvolging van de gezondheidstoestand

Procedure betreffende E.H.B.O.

Klachtenprocedure

Procedure wiegendood

Op deze vergadering zijn zowel de begeleiders van kinderopvang als de verantwoordelijke

aanwezig. De bedoeling is dat de begeleiders een week voor de vergadering de te bespreken

procedures (zie bijlage schema kwaliteitsplanning) nakijken. Op de vergadering zelf worden dan de

zaken die niet meer blijken te kloppen besproken. Deze wijzigingen worden vervolgens

doorgegeven aan de kwaliteitscoördinator. Deze past het kwaliteitshandboek aan, de wijzigingen

van het afgelopen jaar zijn te herkennen aan het gekleurd blad en nieuwe geldigheidsdatum.

De visie, opdrachtverklaring, de taakomschrijvingen van de verschillende medewerkers en de

rest van de procedures worden besproken in een vergadering met alle stafleden in het

voorjaar. Op deze manier willen we voor alle processen de kwaliteitsborging garanderen.


70

3.5.16 Procedure betreffende het behandelen van klachten en

ongenoegens.


3.5 Procedures 3.5.17 Behandelen van klachten en ongenoegens

Versie 1


Bea Aelbrecht Verantwoordelijke Geldig van 01/2010

Doel

Het garanderen dat klachten op een efficiënte manier geregistreerd, behandeld en

beantwoord worden.

Het garanderen van een doeltreffende klachtenbehandeling

Het formuleren en implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen.

Het streven naar een algemene tevredenheid bij de gebruikers en de medewerkers.

Het openstaan voor inspraak van gebruikers en medewerkers.

Het verbeteren van de dienstverlening.

Toepassingsgebied

Alle klachten van de gebruikers en interne medewerkers.

Een klacht is een mondelinge of schriftelijke uiting van ongenoegen over de werking van

het kinderdagverblijf.

Een klacht wordt bij de verantwoordelijke ingediend. De verantwoordelijke beslist of dit als

een klacht geregistreerd wordt.

Een ongenoegen wordt vaak mondeling doorgegeven aan de begeleiders van de groep, die

deze klacht noteren in het overdrachtschrift.

Op die manier proberen we onmiddellijk te reageren en de ongenoegens bespreekbaar te

maken.

Werkwijze: Behandelen van een ongenoegen

Wat Wie Hoe

Ontvangen van een ongenoegen Iedereen Telefonisch of via persoonlijk contact

Het ongenoegen wordt in het overdrachtschrift genoteerd

De betrokken personen

Het invullen van het overdrachtschrift

Het overdrachtschrift wordt gelezen door de andere kinderverzorgsters


De betrokken persoon verhelpt het ongenoegen en bespreekt het met de ouders en de andere kinderverzorgsters



71

Werkwijze: Behandelen van een klacht

Wat Wie Hoe

Ontvangen van de klacht Iedereen Telefonisch,via e-mail,per brief, tijdens een persoonlijk contact

Bezorgen aan de leidinggevende Iedereen Mondeling

Invullen van formulier voor klachtenregistratie

Verantwoordelijke Het document klachtenregistratie invullen (zie bijlage) hierbij wordt de einddatum van het afhandelen van de klacht ingevuld.

Toewijzen van de klacht Leidinggevende Op basis van de inhoud van de klacht

Onderzoek van de klacht Leidinggevende en betrokken personen

Opzoeken van relevante informatie, verificatie van de bekomen informatie.

Analyse van de oorzaak In overleg met de betrokkenen

Beslissen tot actieplan

(corrigerende en preventieve maatregelen)

Leidinggevende en betrokken medewerkers

Eventueel procedure aanpassen

Goedkeuring van de procedure Leidinggevende en betrokken medewerkers

In overleg met de betrokkenen om herhaling te voorkomen

Bekendmaken aan de klager Leidinggevende en betrokkene

Mondeling of schriftelijk

Uitvoeren van een actieplan Leidinggevende en betrokken medewerkers

In overleg met de betrokkenen om herhaling te voorkomen, dit plan binnen de week na de klacht in gang zetten

Evaluatie en afsluiten Leidinggevende en betrokken personen

Na uitvoeren van een nieuw actieplan, via mondeling overleg wordt nagevraagd of alles terug verloopt naar wens.

Indien de ouders niet tevreden zijn met de manier waarop de klachten behandeld worden,

wordt er verwezen in het Huishoudelijk Reglement naar een telefoonnummer van de

verantwoordelijke, de raad van bestuur en de directie.

Discussiepunten in verband met klachten kunnen ook voorgelegd worden aan de

klachtendienst van Kind en Gezin.

De organisatie probeert ten allen tijde een oplossing te zoeken voor elk mogelijke klacht.


72

3.5.17 Procedure betreffende tevredenheidsonderzoek.

Vzw Duinhuisjes

Briel-jantje

3.5 Procedures

3.5.18 Tevredenheidsonderzoek

Versie 1

Auteur: Kaatje Steel Verantwoordelijke Geldig tot

Doel

Het periodiek peilen naar de tevredenheid van de gebruikers

Betrokkenheid van iedereen vergroten

Peilen naar de gevoelens aangaande bepaalde onderwerpen alvorens deze te wijzigen

Feed - back ontvangen omtrent de algemene werking om bij te sturen waar nodig

Recht van inspraak daadwerkelijk vorm geven

Toepassingsgebied

Voor alle gebruikers

Hoe

Tevredenheidsenquête

Het ZIKO instrument

Verwante documenten

Tevredenheidsenquête bij ouders

Het ZIKO instrument

Werkwijze

Tevredenheidsmeting bij kinderen

Aan de hand van het ZIKO instrument wordt de tevredenheid bij de kinderen gemeten.

ZIKO is een zelfevaluatie-instrument voor het meten van het welbevinden en de betrokkenheid

van de kinderen in de opvang. Onvermijdelijk wordt de kwaliteit in de opvang ook hiermee

geëvalueerd.

.


73

Wat

Wie

Hoe

Ontwikkeling van de kinderen worden besproken met behulp van het ZiKo – Vo formulier

Verantwoordelijke samen met de begeleiders

Voor kinderen tem 1 jaar worden om de twee maanden een formulier ingevuld, voor kinderen vanaf 1 jaar wordt om de vier maanden een formulier ingevuld.

Evaluatie van het ZiKo – Vo formulier

De verantwoordelijke + begeleidsters

Er wordt geëvalueerd of het kind zich al dan niet goed voelt in de groep, dit wordt afgeleidt van het ingevulde formulier. Indien het kind zich niet goed voelt in de groep wordt er gezocht naar verbeteractiepunten.

Werkpunten en positieve punten voorleggen in team

De verantwoordelijke en begeleid(st)ers

Samen met de begeleidsters worden er actiepunten opgesteld die na verloop van tijd samen met de verantwoordelijke geëvalueerd worden op effectieve uitvoering en haalbaarheid.


74

Tevredenheidsmeting bij het personeel

Wat

Wie

Hoe

Beslissen om meting te doen

Verantwoordelijke, directie

Om de 5 jaar wordt de meting uitgevoerd bij de personeelsleden.

Opstellen van de tevredenheidsmeting ( inhoud van de bevraging )

Verantwoordelijke in overleg met de andere stafleden.

Aandachtspunten van de bevraging: Volledigheid van de bevraging. Relevantie van de aspecten Vastleggen van de vormgeving: multiple choice, los in te vullen,

vragen te beantwoorden Rekeninghoudend met objectiviteit en

representatie.

Organiseren van de tevredenheidsmeting

Verantwoordelijke .

De tevredenheidsmeting wordt afgegeven of samen met de loonstrook opgestuurd.

Analyseren van de gegevens

Verantwoordelijke en directie.

Vergadering.

Selecteren van de punten die in aanmerking komen ter verbetering.


In de stafvergadering of kwaliteitsvergadering

Opvolgen en evalueren van het uitvoeren van de verbeterpunten en bijsturing

Verantwoordelijke

Teamvergaderingen


75

Tevredenheidsmeting bij ouders

Wat

Wie

Hoe

Beslissen om meting te doen

Leidinggevende

Om de 4 jaar een enquête bij de ouders Ingaan op een klacht (cfr. Klachtenprocedure)

Opstellen van de tevredenheidsmeting

Leidinggevende in overleg met het team

Aandachtspunten van de bevraging Zijn de te bevragen punten relevant Welke vormgeving: multiple choice, los in te vullen, vragen te beantwoorden (Zie bijlage)

Organiseren van de tevredenheidsmeting

Leidinggevende

De tevredenheidsmeting wordt bij de factuur gestopt

Analyseren van de gegevens

Leidinggevende en directie

Selecteren van de punten,of procedures die in aanmerking komen ter verbetering

Leidinggevende en directie

In de stafvergadering

Opvolgen en evalueren van het uitvoeren van de verbeterpunten

Leidinggevende

Teamvergaderingen


76

3.5.18 Procedure betreffende de jaarlijkse evaluatie van de

globale werking.


3.5 Procedures 3.5.19 Jaarlijkse evaluatie van de globale werking

Versie 1


Bea Aelbrecht Verantwoordelijke Geldig 01/2010

Doel

Door middel van een evaluatie is het mogelijk verbeterpunten te zoeken en zo te werken aan de

kwaliteit van de organisatie.

Toepassingsgebied

De volledige werking van VZW DE DUINHUISJES

Werkwijze

Met de Raad van Bestuur wordt er jaarlijks een algemene vergadering gehouden waarin het

financieel verslag besproken wordt.

Hierin worden de statistische gegevens besproken van de VZW:

het aantal ingeschreven kinderen van de crèches, de BKO, en de DOG

de gemiddelde bezetting

de bezetting op jaarbasis

de herkomst van de kinderen

Ook de financiële verslaggeving komt aan bod:

Balans afgelopen werkjaar

Resultaat afgelopen werkjaar

Overzicht investeringen

In de vergaderingen wordt de werking geëvalueerd onder leiding van de verantwoordelijke.

Aan de hand van een jaarplanning wordt de werking om de twee jaar geëvalueerd. (zie bijlage)

(cfr. 3.5.16)


77

3.5.19 Procedure betreffende preventie van wiegendood


3.5 Procedures 3.5.20 Wiegendoodpreventie

Versie 1


Bea Aelbrecht

Verantwoordelijke Geldig 1/2010

Doel

Wiegendood bij kinderen voorkomen

Eensgezindheid bereiken rond preventie in onze voorziening.

Toepassingsgebied

Op alle kinderen van de voorziening.


Verantwoordelijke voor het opleiden van de begeleiders en opvolgen van de preventie

maatregelen.

Begeleiders : toepassen van de preventieve maatregelen


Inlichtingsfiche

Thermometer

Cursus betreffende E.H.B.O.

Cursus betreffende preventie in de kinderopvang ( Kind en Gezin )

Getekende brief uitzonderingen van de ouders

Werkwijze

Bij het intake gesprek worden ouders ingelicht over de volgende preventiemaatregelen die er

bestaan binnen de voorziening.

Deze zijn :

Kind wordt nooit in buikligging gelegd om te slapen : altijd in rugligging. Stabiele zijligging

kan, mits gebruik van een ondersteuningskussen.

Kamertemperatuur beneden de 20°C houden, bijgevolg regelmatig kamertemperatuur

controleren. Bij te hoge temperatuur wordt de kledij aangepast.

Goede Verluchting van de slaapruimten; elke middag en avond ramen openen.


78

Geen dekbed voorzien voor kinderen minder dan één jaar. Geen bedrand en kussens.

Indien geen slaapzak wordt gebruikt, wordt een licht dekentje aangeboden in combinatie

met de “Feet to Footmethode” ( voetjes tegen uiteinde van het bed ).

De fopspeen wordt ontdaan van het ophangtouwtje.

Kleine knuffels en doekjes kunnen gegeven worden voor het inslapen maar moeten

weggeschoven worden na het inslapen. Een doekje of knuffel op het gezicht is altijd

ontoelaatbaar.

Regelmatig toezicht in de slaapruimten.

Nieuwe kindjes worden gedurende minimum 14 dagen in de leefgroep te slapen gelegd,

om het slaappatroon te observeren en het kind te laten wennen.

Bedjes worden ofwel met voet- of hoofdeinde tegen de muur geplaatst.

Personeel wordt continue bijgeschoold inzake E.H.B.O. .

Indien ouders niet akkoord kunnen gaan met deze maatregelen, dan wordt gepoogd in een

gesprek om hen te overtuigen van de noodzakelijkheid.

Indien dit niet lukt dienen de ouders een schrijven aan onze organisatie te richten waarin zij

vragen af te zien van deze preventiemaatregel, ondertekent door beide ouders.


79

3.5.20 Procedure betreffende hersenvliesontsteking Vzw Duinhuisjes

Briel-jantje

3.5 Procedures

3.5.21 Hersenvliesontsteking

Versie 1


Gheleyns Nathaniele


01/2010

Doel

Eensgezindheid bereiken rond actiepunten bij vaststelling van de eerste symptomen van

hersenvliesontsteking, binnen het kinderdagverblijf.

Toepassingsgebied

Op alle kinderen en personeel van de voorziening.


Verantwoordelijke, directie en verpleegkundige voor het uitvoeren van de procedure.

Begeleiders voor het observeren, herkennen en signaleren van de eerste symptomen van

hersenvliesontsteking.


Begeleidende brief gezondheidsinspectie aan ouders

Werkwijze

Dokter verwittigt de crèche

Verantwoordelijke verwittigt de gezondheidsinspectie, dit in samenspraak met de

behandelende arts, (Spanjaardstraat 15 – 8000 Brugge, tel: 050/44.50.70; en volgt nadien

de voorschriften die ze geven!

In geval van behandeling: twee keuzes: ouders doorverwijzen naar hun huis/kinderarts,

ofwel indien nodig de kinderen behandelen in het kinderdagverblijf.

Opbellen van de ouders met de informatie/mededeling

Afdrukken van een lijst met kindjes die de voorbije dagen geweest zijn


80

Opmaken van een brief

Indien behandeling binnen het kinderdagverblijf: Verantwoordelijke haalt voorschriften op

(op doktersvoorschrift), (Zitromax); Tip: bel eerst naar de apothekers in de streek, zij

kunnen de medicatie bestellen en hebben dan in een paar uur de volledige dosis die je

nodig hebt. Toedienen van de medicatie en meegeven van de begeleidende brief,

(de kindjes wegen en de juiste hoeveelheid van medicatie toedienen)


81

3.5.21 Crisisprocedure Vzw Duinhuisjes

Briel-jantje

3.5 Procedures

3.5.24 Crisisprocedure

Versie 1

Auteur: Kind en Gezin

Gheleyns Nathaniele


01/2010

Doel

Eenduidigheid bekomen omtrent het gepast reageren tijdens een crisissituatie.

Hierbij nemen we volgende situaties op: crisis bij levensbedreigende situaties; crisis waarbij een

kind zoekraakt of verdwijnt uit de opvang en crisis door overmacht.

Toepassingsgebied

Op alle kinderen en personeel van de voorziening.


Alle personeelsleden van de voorziening.


Verzekeringspapieren

Werkwijze

Hieronder staat beschreven hoe we reageren in drie verschillende crisissituaties.

o Crisis bij levensbedreigende situaties

Levensbedreigend = elke situatie waarbij één of meerdere vitale functies gestoord zijn of dreigen

gestoord te raken. De drie vitale functies zijn: het bewustzijn, de ademhaling en de circulatie

(= de bloedsomloop).


82

Voorbeelden van levensbedreigende situaties:

Kind verliest het bewustzijn;

Kind heeft ademnood en kan nauwelijks meer spreken;

De huid of de lippen zien blauw, purper of grijs;

Kind verwondt zich aan een scherp voorwerpen heeft een diepe wonde die niet stopt met bloeden;

Kind drinkt van een schoonmaakmiddel;

Kind ligt blauw aangelopen in bed en ademt niet;

Kind verslikt zich in zijn eten en krijgt ademnood;

Kind dreigt te verdrinken;

Kind heeft zeer hoge koorts en reageert niet meer;

Kind braakt bloed;

Kind zakt in elkaar;

Kind heeft een hoofdwonde en vertoont één of meer van de volgende verschijnselen:

ernstige hoofdpijn, gebrek aan alertheid, verwardheid, geïrriteerdheid, braakneigingen of

problemen bij stappen;

kind heeft stuipen;

Voedselvergiftiging;

Verkeersongeluk bij uitstap;

Kind vertoont symptomen van hersenvliesontsteking: plotse hoge koorts, hoofdpijn, misselijkheid,

lichtschuwheid, spierpijn, sufheid, stijve nek, luierpijn en/ of puntvormige, niet wegdrukbare

onderhuidse vlekjes ter hoogte van de armen.

Indien je in één van deze bovenstaande situaties bevindt/ in een situatie waarbij het leven van het

kind wordt bedreigd reageer dan als volgt:

Zorg dat de veiligheid van de andere kinderen gegarandeerd is, zo voorkom je dat er

nog meer slachtoffers vallen.


83

Stel vast wat er precies gebeurd is, maak hierbij een inschatting van de vitale functies

van het slachtoffer. Roep hierbij hulp in van een collega zodanig dat die de 100 / 112

kan verwittigen! (Knokke: Urgentie = 3901)

Wat moet je doen? Hoe doe je het?

Controleer het bewustzijn

Spreek tot het kind;

Geef klopjes op de schouders;

Knijp in de bovenarm;

Klap in je handen boven het gezicht;

Stel eenvoudige vragen.

Maak de luchtwegen vrij

Maak knellende kledij los;

Controleer de mond en verwijder vreemde

voorwerpen;

Breng het hoofd in lichte hyperstrekking

en kinlift (leg hierbij het kind steeds op

harde ondergrond)

Controleer de ademhaling

Kijk

Voel

Luister

Indien geen ademhaling:

Beademen: 2 maal mond op mond

Indien wel een ademhaling: verwittig de

hulpdiensten

Controleer de circulatie Voel de hartslag

Alarmeer Laat de 100 / 112 bellen

Wat? (als je zegt dat er geen hartslag is

komt de MUG mee!)

Waar? Wanneer?

Indien wel een hartslag Verder beademen!!!


84

Controle ademhaling per minuut

Indien geen hartslag Geef afwisselend 30 hartmassages (met

één hand bij kinderen tot acht jaar; met

twee vingers (niet wijsvinger) bij baby‟s!!!)

en 2 beademingen; controleer om de

minuut de ademhaling en de hartslag

Nog enkele aanwijzingen:

Rij nooit zelf met het slachtoffer naar de huisarts of het ziekenhuis, indien je dus te maken

hebt met een kind in levensgevaar!

Verplaats het kind niet onnodig; laat het kind niet drinken of eten!!!

Voor de verantwoordelijke/ directie/ verzorgster:

Breng de ouders zo snel mogelijk telefonisch op de hoogte van de crisis! Geef hen hierbij

de nodige informatie (niet dramatiseren, maar ook niet ten onrechte geruststellen) Informeer

hen hierbij bondig over de stappen die reeds genomen zijn.

Vermeld steeds naar welk ziekenhuis / huisarts je het kind brengt!

Voor de verantwoordelijke en directie:

Meld de crisis aan je dossierbeheerder van Kind en Gezin!

Pas het crisiscommunicatieplan toe! (zie procedure …..)

Zorg tijdens en na de crisis voor jezelf en voor de anderen. Zoek hierbij steun bij je

verantwoordelijke / directie. Indien nodig doe beroep op een arts, psycholoog,…

Blijf hier aandacht voor hebben, ook in de weken en maanden na de crisis!

Ga na of de administratieve formaliteiten in orde zijn (bvb: verzekering,…)

Analyseer de situatie die zich heeft voortgedaan en ga na welke maatregelen er

kunnen genomen worden om dergelijke situaties in de toekomst te vermijden!

Evalueer hierbij ook de gebruikte procedure, stuur bij waar nodig!


85

Indien het slachtoffer is overleden (en is vastgesteld door een arts)!

Hulpverleners zullen de nodige stappen nemen: verwittigen van lijkschouwer, parket,

verleen hierbij medewerking.

Breng de ouders zo snel mogelijk telefonisch op de hoogte. (gebeurd door directie of

verantwoordelijke)

Meld deze crisis zo snel mogelijk aan je dossierbeheerder van Kind en Gezin.

Pas het crisiscommunicatieplan toe (zie procedure:….)





Analyseer de situatie die zich heeft voortgedaan en ga na welke maatregelen er

kunnen genomen worden om dergelijke situaties in de toekomst te vermijden!

Evalueer hierbij ook de gebruikte procedure, stuur bij waar nodig!

° Crisis waarbij een kind zoekraakt of verdwijnt uit de opvang

Voorbeelden:

Kind wordt ontvoerd in de opvang;

Kind loopt weg uit de opvang;

Kind is onvindbaar.

Werkwijze:

Zorg dat de veiligheid van de andere kinderen gegarandeerd is, zo voorkom je dat er nog meer

slachtoffers vallen.

Informeer je collega‟s, doe navraag of er iemand iets heeft opgemerkt;


86

Wijs iemand aan die de verantwoordelijke verwittigd. Overleg hierna samen welke stappen je

onderneemt (zoekactie,…)

Verwittig gespecialiseerde hulp (politie, child focus,…) Zeg hen wie je bent, wat er gebeurd is

en waar je je bevindt!

Verantwoordelijke / directie brengt de ouders telefonisch op de hoogte, wees eerlijk over de

crisis (niet dramatiseren en niet onterecht gerust stellen)

Meld de crisis aan je dossierbeheerder van Kind en Gezin.

Pas het crisiscommunicatieplan toe





Analyseer de situatie die zich heeft voortgedaan en ga na welke maatregelen er kunnen

genomen worden om dergelijke situaties in de toekomst te vermijden! Evalueer hierbij ook de

gebruikte procedure, stuur bij waar nodig!


87

o Crisis door overmacht

Voorbeelden:

Brand, blikseminslag met brand, wateroverlast, ernstige CO – intoxicatie, sterke gasreuk,

Gifwolk, explosiegevaar.

Werkwijze:

Informeer je collega‟s, doe navraag of er iemand iets heeft opgemerkt;

Wijs iemand aan die onmiddellijk gespecialiseerde hulp oproept, bvb: brandweer,

gasleverancier. Zeg hen wie je bent, wat er gebeurd is en waar je je bevindt! Beantwoord hun

vragen, verbreek de verbinding niet als eerste!

Start onmiddellijk de evacuatie van de aanwezige kinderen. Ook het slachtoffer met

lichamelijke letsels haal je eerst uit de gevarenzone alvorens het te reanimeren of EHBO toe te

dienen.

Breng alle kinderen veilig onder op de daartoe afgesproken plaats

Indien verantwoordelijk afwezig is: wijs iemand aan die de verantwoordelijke op de hoogte

brengt.

Verantwoordelijke / directie brengt de ouders telefonisch op de hoogte, wees eerlijk over de

crisis (niet dramatiseren en niet onterecht gerust stellen)

Meld de crisis aan je dossierbeheerder van Kind en Gezin.

Zoek zo snel mogelijk een oplossing voor de eventuele ontoegankelijkheid van de opvang.

Probeer eventueel ouders een alternatieve oplossing aan te bieden (andere kribbe,

onthaalouders)

Pas het crisiscommunicatieplan toe





Analyseer de situatie die zich heeft voortgedaan en ga na welke maatregelen er kunnen

genomen worden om dergelijke situaties in de toekomst te vermijden! Evalueer hierbij ook de

gebruikte procedure, stuur bij waar nodig!


88

3.5.22 Procedure crisiscommunicatieplan Vzw Duinhuisjes

Briel-jantje

3.5 Procedures

3.5.25 Crisiscommunicatieplan

Versie 1

Auteur: Kind en Gezin

Gheleyns Nathaniele


01/2010

Doel

Eenduidigheid bekomen omtrent het correct en professioneel communiceren tijdens een

crisismoment.

Toepassingsgebied

Op alle kinderen, ouders en personeel van de voorziening.


Alle personeelsleden van de voorziening

Werkwijze

Overleg bij crisis onmiddellijk met je collega‟s welke boodschap jullie moeten brengen.

Zorg voor onmiddellijke communicatie over de crisis naar de betrokkenen:

o De ouders van het slachtoffer

o Organiserend bestuur

o Medewerkers of vrijwilligers binnen de voorziening

o Ouders van andere opgevangen kinderen

o Andere

Indien van toepassing: sta de pers te woord (dit ben je NOOIT verplicht)


89