Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel jantje” 1 · Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf...
Transcript of Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel jantje” 1 · Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf...
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
3
Inhoudsopgave
1 Inleiding 6
1.1 Indeling van het kwaliteitshandboek 6
1.1.1 Algemene inleiding 6 1.1.2 Doel van het kwaliteitshandboek 6 1.1.3 Toepassingsgebied 6 1.1.4 Structuur van het kwaliteitshandboek 6 1.1.5 Verspreiden van het kwaliteitshandboek 7 1.1.6 Verklaring van de structuur van het kwaliteitshandboek 7
1.2 Voorstelling van onze vzw, waaronder kinderdagverblijf “Briel-jantje” 8
1.2.1 Ontstaan 8 1.2.2 Profilering 9 1.2.3 Het bestuur en de medewerkers 9 1.2.4 De samenwerking 9 1.2.5 Wat wij belangrijk vinden 10
1.3 Verantwoordelijke voor het kwaliteitshandboek 10 1.4 Verlenen van machtiging aan de overheid 10
2 Kwaliteitsbeleid 11
2.1 Opdrachtverklaring vzw kinderopvang” de Duinhuisjes ” 11
2.2 Beschrijving op welke wijze ouders, medewerkers en kinderen bij de ontwikkeling van het kwaliteitshandboek betrokken
worden 13
2.3 Sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen 13
2.4 Visieontwikkeling met betrekking tot het aanbieden van een optimaal pedagogisch klimaat voor de kinderen 14
2.4.1 De eerste opvangdag van het kind zo goed mogelijk ondersteunen 14
2.4.2 De dagelijkse onthaal - en afhaalmomenten 14 2.4.3 Eetmomenten 15 2.4.4 Spel en speelgoed 15 2.4.5 Slaap en rust 15 2.4.6 Verzorging en zindelijkheid 16 2.4.7 Leren omgaan met regels en grenzen 16 2.4.8 Veiligheid 17 2.4.9 Respect voor de kinderen 17 2.4.10 Afscheid van de leefgroep 17
2.5 Visieontwikkeling met betrekking tot de samenwerking met de ouders 18 2.6 Visieontwikkeling met betrekking tot de samenwerking met externe personen en organisaties 20
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
4
3 Kwaliteitssystemen 21
3.1 Organisatiestructuur 21
3.2 Organigram 21
3.3 Taakomschrijvingen 21
3.3.1 Taakomschrijving van de Raad van Bestuur 21 3.3.2 Taakomschrijving van de Directie 23 3.3.3 Taakomschrijving van de verantwoordelijke 26 3.3.4 Taakomschrijving van de begeleiders 29 3.3.5 Taakomschrijving van het onderhoudspersoneel 32 3.3.6 Taakomschrijving van de kwaliteitscoördinator 32 3.3.7 Taakomschrijving van de boekhouder 32
3.4 Middelen 34
3.4.1 Inzet personeel 34 3.4.2 Infrastructuur 34
3.5 Procedures 36
3.5.1 Plaatsingsbeleid 36 3.5.2 Onthaalprocedure 38 3.5.3 Procedure betreffende het komen tot afspraken met de ouders
over de dienstverlening 40 3.5.4 Procedure betreffende de toegang van de ouders tot het
kinderdagverblijf 42 3.5.5 Procedure betreffende doorverwijzing van kinderen 44 3.5.6 Procedure betreffende observatie van het kind en opvolgen van de gezondheidstoestand 46 3.5.7 Procedure betreffende E.H.B.O. 48 3.5.8 Procedure betreffende het omgaan met documenten van een individueel kind 50 3.5.9 Procedure betreffende selectie van medewerkers 52 3.5.10 Procedure betreffende opleiden en evalueren van
medewerkers 54 3.5.11 Procedure betreffende het verzekeren van de continuïteit 57 3.5.12 Procedure betreffende vorming van medewerkers 60 3.5.13 Procedure betreffende vorming en bijscholing van ouders 63 3.5.14 Procedure betreffende inspraak en ondersteuning van
medewerkers 65 3.5.15 Procedure betreffende het nagaan of de processen verlopen zoals beschreven 67 3.5.16 Procedure betreffende het behandelen van klachten en ongenoegens 70 3.5.17 Procedure betreffende tevredenheidsonderzoek 72 3.5.18 Procedure betreffende evaluatie van de globale werking 76 3.5.19 Procedure betreffende preventie wiegendood 77 3.5.20 Procedure betreffende hersenvliesontsteking 79
3.5.21 Crisisprocedure 81 3.5.22 Crisiscommunicatieplan 88
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
6
1 Inleiding
1.1 Indeling van het kwaliteitshandboek
1.1.1 Algemene inleiding. (woord vooraf)
Dit kwaliteitshandboek is het resultaat van overleg tussen directie en medewerkers.
De ouders hielpen mee d.m.v. ouderparticipatie. De voorzitter en de directie steunen integraal de
inhoud van het kwaliteitshandboek en waken erover dat de bepalingen ervan strikt worden
nagestreefd. De nodige middelen en personeel worden ter beschikking gesteld teneinde het
kwaliteitsboek in praktijk te brengen en te onderhouden.
1.1.2 Doel van dit kwaliteitshandboek
Het beschrijven van de structuur van het kwaliteitshandboek.
Het kenbaar maken van de missie, visie en waarden aan de gebruikers, het personeel
en ouders.
Het jaarlijks evalueren en actualiseren van de kwaliteitsplanning.
Het op een doeltreffende wijze implementeren en actualiseren van de elementen van het
kwaliteitshandboek.
Het voorzien van een basis voor het beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie.
Het voorzien van voldoende mogelijkheden tot bijscholing van de medewerkers.
1.1.3 Toepassingsgebied
Dit kwaliteitshandboek is van toepassing op het kinderdagverblijf “Briel-jantje”.
1.1.4 Structuur van het kwaliteitshandboek
Kwaliteitshandboek
Hierin wordt het kwaliteitssysteem van het kinderdagverblijf beschreven.
Functieomschrijvingen
De verschillende functies, hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden zullen in procedures
beschreven worden.
Procedures
De procedures zijn beschreven en uitgewerkt in het kwaliteitshandboek.
Werkinstrument
Deze worden bij elke procedure beschreven.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
7
1.1.5 Verspreiden van het kwaliteitshandboek
Het kwaliteitshandboek zal ter inzage liggen in het kinderdagverblijf. De medewerkers en de
ouders kunnen het boek inkijken bij: de verantwoordelijke en bij de kwaliteitscoördinator in „t
Bremhuisje.
1.1.6 Verklaring van de structuur van het kwaliteitshandboek
Zie inhoudstabel
De vervallen documenten worden bewaard in de map “ archief kwaliteitshandboek “.
De aangepaste versies staan op een gekleurd papier en krijgen een nieuwe startdatum zodat deze
onmiddellijk herkenbaar zijn.
Voorbeeld:
Vzw duinhuisjes:
Briel-jantje
Soort document:
procedures
Versie…
Auteur Verantwoordelijke Geldig van…of tot…
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
8
1.2 Voorstelling van onze vzw, waaronder kinderdagverblijf
“Briel-jantje”.
1.2.1 Ontstaan
In navolging van een grootscheepse enquête, opgesteld door het ziekenhuis O.L.V. Ter Linden in
Knokke-Heist en tevens uit bezorgdheid voor de opvang van kinderen van het personeel van het
ziekenhuis O.L.V. Ter Linden werd door het ziekenhuis in oktober 1991 vzw ‟t Bremhuisje als een
private opvanginstelling opgericht. Onder toezicht van Kind en Gezin wordt gestart met de opvang
van 14 kinderen van 0 tot 3 jaar en vanaf januari 1992 wordt het kinderdagverblijf erkend voor een
capaciteit van 36 kindjes van 0 tot 3 jaar. Naar aanleiding van de verhuis naar de nieuwbouw in de
Bremlaan 37 te Knokke, werd een erkenning tot uitbreiding bekomen. Sinds 23 juni 2001 zijn we
dan ook erkend voor een capaciteit van 72 kindjes van 0 tot 3 jaar.
Op 1 mei 1974 werd vzw de Duinhummeltjes gevestigd in de Stadhuisstraat 6.
Destijds waren er 2 afdelingen waaronder de kruipers en de peuters, met een totale capaciteit van
34 kinderen. In 1980 werd het kinderdagverblijf verbouwd zodat kinderen van 0 tot 3 jaar erin
konden opgevangen worden. Op 1 oktober 1979 werd de crèche uitgebreid met een Dienst voor
opvanggezinnen. Vanaf 1 oktober 1989 keurt Kind en Gezin een uitbreiding goed van 15 bedjes,
zodat een capaciteit van 49 bedjes werd bereikt + sinds zomer 2009 uitbreiding tem 61
ingeschreven kindjes!
.
Vanaf mei 1993 werden de bestaande vzw ‟t Bremhuisje en de vzw de Duinhummeltjes
samengevoegd. De nieuwe vzw krijgt de benaming „vzw kinderopvang de Duinhuisjes‟ met
maatschappelijke zetel Graaf-Jansdijk 162 te Knokke-Heist.
Vanaf juni 1998 werd een nieuw initiatief, een POI voor de opvang van 23 kindjes van 0 tot 3 jaar,
opgestart in de Zustersstraat 11 te Zeebrugge dit op vraag van “Roezemoes”, de lagere school.
Vanaf augustus 2001 wordt ook dit initiatief erkend als kinderdagverblijf “De Peuterhaven” met
een capaciteit van 28 kindjes van 0 tot 3 jaar. Van juni 2003 tot juni 2004 verbleef
“ De Peuterhaven” in een voorlopige locatie, teneinde op 21 juni 2004 de verbouwde locatie te
betreden met een uitbreiding naar een capaciteit van 28 kinderen.
Begin 2010 werd, op vraag van burgemeester en schepenen en Directie van woon- en
zorgcentrum Tilia te Maldegem, de kleine vestigingsplaats „Briel-jantje‟ opgestart. Een
kinderdagverblijf voor 14 kinderen van 0 tot 3 jaar.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
9
Het kinderdagverblijf werd opgericht in een voormalige concièrgewoning van Home Tilia.
Alle kinderen van groot Maldegem kunnen er terecht.
Ondertussen worden allerhande nevenprojecten opgestart, zoals buitenschoolse opvang enz.
Dit maakt dat de huidige vzw staat voor de opvang van dagelijks 272 kinderen in groepsverband
en ongeveer 56 kinderen in gezinsverband van 0 tot 12 jaar.
1.2.2 Profilering
De kinderdagverblijven zijn vrije kinderdagverblijven en zijn aangesloten bij het Vlaams
Welzijnsverbond, dat deel uitmaakt van Caritas Catholica Vlaanderen. Het kinderdagverblijf is
erkend en gesubsidieerd door Kind en Gezin en voldoet aan de eisen die de overheid stelt.
1.2.3 Het bestuur en de medewerkers
cfr. Organigram in bijlage
1.2.4 De samenwerking
Het kinderdagverblijf is erkend en gesubsidieerd door Kind en Gezin en werkt volgens
hun regelgeving en richtlijnen. Op regelmatige basis is er een inspectiebezoek.
Hierbij wordt rekening gehouden met de adviezen en de opmerkingen van de inspectie.
We zijn als vzw aangesloten bij het VWV (het Vlaams Welzijnsverbond). Via deze organisatie
werken we samen inzake bijscholingen en sluiten we aan bij het coördinatiecomité van de
verschillende kinderdagverblijven van West – Vlaanderen.
Bij kinderen met een specifieke zorgbehoefte kan nauw samengewerkt worden met het centrum
van de Oostkust en individuele therapeuten. We werken ook samen met de verschillende
consultatiebureaus van Kind en Gezin. Indien nodig bieden wij opvang aan kindjes uit
probleemgezinnen.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
10
1.2.5 Wat wij belangrijk vinden
De kinderen
Wij willen elk kind zoveel mogelijk ontwikkelingskansen geven. Vanuit een grote professionaliteit
en met een bezielende teamgeest willen we dat elk kind helemaal tot ontplooiing komt. We houden
daarbij uiteraard rekening met de eigenheid en de ontwikkelingsmogelijkheden van elk kind. We
willen dat ons kinderdagverblijf een omgeving is waar kinderen zich veilig en thuis voelen.
De ouders
De samenwerking met de ouders wordt gekenmerkt door een grote openheid en eerlijkheid
uitgaande van zowel de ouders als van het kinderdagverblijf. Mogelijke problemen moeten ten
allen tijde bespreekbaar zijn. Het kinderdagverblijf moet een verlengde zijn van de thuissituatie.
De opvang van de kindjes blijft een gezamenlijke verantwoordelijkheid. We verlenen de ouders
een vrije toegang tot het kinderdagverblijf.
Het team
We streven ernaar tussen de verschillende collega‟s een goede verstandhoud ing, ongeacht de
functie, te behouden en mekaars ideeën te respecteren en ervoor open te staan. Tevens wordt er
ook regelmatig bijgeschoold.
1.3 Verantwoordelijke voor het kwaliteitshandboek
De verantwoordelijke, die met het kwaliteitsbeleid belast is, Dhr. Karel Ghesquière. Hij heeft binnen
de organisatie vzw De Duinhuisjes de functie van voorzitter. Hij geeft de opdracht aan de
kwaliteitscoördinator, Gheleyns Nathaniele, om de kwaliteit binnen de voorziening op te volgen.
Deze opvolging gebeurd in samenspraak met de verantwoordelijke van het kinderdagverblijf,
Clinck Ann.
1.4 Verlenen van machtiging aan de overheid
Hierbij geef ik, Nicole Vandevelde, directeur van de voorziening VZW De Duinhuisjes, de toelating
aan de door de minister aangewezen ambtenaren van Kind en Gezin tot verificatie van het
kwaliteitshandboek.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
11
2 Kwaliteitsbeleid
2.1 Opdrachtverklaring vzw “Kinderopvang de Duinhuisjes”
In onze christelijk geïnspireerde organisatie bieden we overdag kinderopvang aan voor kinderen
van 0 tot 12 jaar, ongeacht de geloofsovertuiging, etnische afkomst, of politieke overtuiging van de
ouders. De opvang wordt voorzien van 7u ‟s morgens tot 18u30 ‟s avonds , jaarlijks wordt een
sluiting voorzien.
(Zie bijlage folder + huishoudelijk reglement + sluitingslijst)
Kansarme kinderen krijgen onder bepaalde omstandigheden voorrang. Kinderen met een
specifieke zorgbehoefte kunnen eveneens in onze vzw terecht in zover dit de werking niet hindert.
Broertjes en zusjes en kinderen van personeel van de eigen en neven vzw van de groep waartoe
wij behoren krijgen voorrang. Onze dienst opvanggezinnen organiseert daarenboven kinderopvang
bij gezinnen.
We willen op een kindvriendelijke, liefdevolle en warme manier de taak van de ouders overnemen
en dit in een aangename, creatieve, veilige en nette omgeving.
In onze vzw staat het welzijn van elk kind centraal, zowel op fysisch als op psychosociaal vlak.
We willen elk kind zoveel mogelijk ontwikkelingskansen geven, rekening houdend met de
individuele draagkracht van elk kind. We willen de kinderen aan ons toevertrouwd een positief
zelfbeeld meegeven en een fundamenteel basisvertrouwen in de mensen die hen omringen.
De ontwikkeling van elk kind wordt permanent gevolgd. Om de opvang van kinderen met een
specifieke zorgbehoefte zo individueel mogelijk te maken, werken we samen met het centrum van
de Oostkust en individuele therapeuten.
Hiervoor beschikken we over een deskundig team bestaande uit begeleiders, directie,
verantwoordelijken, verpleegkundigen, keuken - en onderhoudspersoneel.
We streven hierbij naar een aangepast personeelsbeleid met waardering en steun voor alle
medewerkers. Er is een respectvolle vertrouwensband tussen de Raad van Bestuur, de directie, en
de medewerkers zodat er steeds luisterbereidheid is.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
12
Het is voor de verantwoordelijken en directie een blijvende opdracht te werken aan
kwaliteitsverbetering. Een kwalitatieve dienstverlening is vanzelfsprekend, maar vraagt een
blijvende kritische houding tegenover de eigen werking en vooral ten aanzien van de kinderen.
Jaarlijkse vorming en permanent overleg waarborgen onze professionaliteit.
We willen nauw samenwerken met de ouders. We zijn ervan overtuigd dat een goede
samenwerking tussen de ouders en alle medewerkers van essentieel belang is in ons
kinderdagverblijf. In de mate van wat mogelijk en haalbaar is, houden we rekening met de
verwachtingen en de wensen van de ouders bij de opvoeding van hun kind. We willen daarom als
volwaardige partner met de ouders op pad gaan: opvoedingsondersteuning aanbieden, eventuele
vragen op een deskundige wijze beantwoorden of helpen zoeken naar de meest aangewezen
hulpverlening. Eerlijke informatie wordt doorgespeeld ofwel door persoonlijk contact met de
ouders, ofwel via een heen - en weer schriftje en door ouderavonden. Hiervoor is een mogelijkheid
tot open communicatie mogelijk.
Verzekering van de continuïteit van de instelling vraagt een verantwoord financieel beleid.
Dit veronderstelt rechtvaardig omgaan met de beschikbare financiële middelen, eerbied en zorg
voor al het materiële, nodig om er een aangename thuis van te maken.
Deze opdrachtverklaring kwam tot stand door medewerking van al onze medewerkers en is niet
louter een samenvoeging van deelaspecten betreffende onze algemene werking. We trachten
deze visie daadwerkelijk te laten weerspiegelen in onze dagelijkse werking en stellen ons daarom
open voor opmerkingen in dit verband.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
13
2.2 Beschrijving op welke wijze ouders, medewerkers en kinderen bij de ontwikkeling van het kwaliteitsbeleid
betrokken worden.
Doel
Betrekken van ouders, medewerkers en kinderen bij het kwaliteitsbeleid
Informeren van ouders, medewerkers en kinderen over het kwaliteitsbeleid
Nastreven van de betrokkenheid van de ouders bij de werking
Nastreven van de betrokkenheid van de medewerkers bij de werking
Wijze waarop de ouders geïnformeerd en betrokken worden bij het kwaliteitsbeleid
De ouders krijgen informatie mee bij inschrijving van hun kindje, ze krijgen eveneens een folder
en een huishoudelijk reglement overhandigd. (Zie bijlage)
Door ouders het recht te verlenen inzage te hebben in het kwaliteitshandboek.
Door te luisteren naar hun wensen en hun verwachtingen.
Door middel van een tevredenheidsmeting bij de ouders. De verbeteringsprocessen die daaruit
voortvloeien worden medegedeeld. De resultaten worden geëvalueerd door de ouders.
Wijze waarop het personeel geïnformeerd en betrokken wordt bij het kwaliteitsbeleid
We betrekken de medewerkers bij de evaluatie en de bijsturing van de opdrachtverklaring.
Elke nieuwe medewerker krijgt bij indiensttreding een opdrachtverklaring.
Elke medewerker heeft inzage in het kwaliteitsbeleid.
Door regelmatige teamvergaderingen bewaken we de kwaliteit, en zorgen we voor
verbeteringsprocessen.We organiseren regelmatig een teamdag met een vooraf bepaald
onderwerp.
De medewerkers volgen regelmatig bijscholing om een betere kwalitatieve opvang te bieden.
Wijze waarop de kinderen betrokken worden bij het kwaliteitsbeleid
Door regelmatige observatie willen we de noden en behoeftes van de kinderen leren kennen.
2.3 Sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen (SMK‟s)
(Zie bijlage)
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
14
2.4 Visieontwikkeling met betrekking tot het aanbieden van een optimaal pedagogisch klimaat aan de kinderen.
2.4.1 De eerste opvangdag van het kind zo goed mogelijk ondersteunen
Er dient extra aandacht gegeven te worden aan de eerste opvangdag:
we proberen de kinderen een veilig klimaat aan te bieden en vooral hun vertrouwen te winnen.
De ouders krijgen de nodige uitleg en een rondleiding voordat het kindje naar het
kinderdagverblijf komt.
De begeleiders informeren zo goed mogelijk naar de gewoontes, de aard en de eventuele
allergieën van elk kind. Dit gebeurt ook in het intake gesprek.
We noteren ook de gewoontes van elk kind (knuffels, fopspeen, flesjes, verschillende
voedingsgewoontes…).
Door wie: begeleiders en verantwoordelijke
2.4.2 De dagelijkse onthaal - en afhaalmomenten
Het tijdstip van brengen en afhalen wordt bepaald via het huishoudelijk reglement.
‟s Morgens wordt elk kind persoonlijk van de ouders aangenomen, en wordt er informatie
uitgewisseld omtrent de voorbije dag en nacht.
We zorgen ervoor dat er elke dag een vertrouwde begeleider aanwezig is
Elk kind wordt ook persoonlijk aangesproken.
Er wordt voldoende informatie verzameld omtrent de opvang van die bepaalde dag, zodat we
de kindjes optimaal kunnen begeleiden.
Ouders mogen altijd in de opvang komen, behalve tussen 12u30 en
14u, omdat de rust van de kinderen gerespecteerd moet worden. Deze regel geldt enkel voor
de peuters.
De ouders verwittigen persoonlijk het kinderdagverblijf als hun kindje door iemand anders
afgehaald wordt.
De ouders verwittigen het kinderdagverblijf ook als het kindje afwezig zal zijn door ziekte of
andere familiale redenen.
De ouders krijgen eerlijke en open informatie over het verloop van de dag.
Door wie: begeleiders en verantwoordelijke
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
15
2.4.3 De eetmomenten
Het menu hangt per week uit in het kinderdagverblijf.
We hebben oog voor de verschillende behoeftes en de eventuele allergieën van elk kind.
We vinden het belangrijk dat de kinderen zelfstandig leren eten en goede tafelmanieren leren.
We zorgen voor aangepast eetmateriaal, en aangepast meubilair.
We proberen een rustige en aangename sfeer te creëren tijdens de maaltijden.
We hebben aandacht voor de kinderen die niet of zeer slecht eten.
Er wordt naar gestreefd de kinderen te laten kennismaken met de verschillende smaken.
Door wie: begeleiders en verantwoordelijke
2.4.4 Spel en speelgoed
We gebruiken het speelgoed en de infrastructuur bewust om de ontwikkeling van de kinderen
te stimuleren.
Indien nodig geven we de kinderen extra ontwikkelingsstimulatie.
We bevorderen de zelfstandigheid van elk kind ook in de dagelijkse activiteiten.
We geven de kinderen ruimte om hun creativiteit te ontwikkelen: we werken in kleine groepjes
met aangepast spelaanbod. We geven hierbij gevarieerd materiaal om te kunnen
experimenteren.
Hierbij houden we rekening met de leeftijd van elk kind.
We zorgen ervoor dat de verschillende spelvormen aan bod komen, zoals knutselen,
bewegingsspel, constructief spel, nabootsingspel.
Door wie: begeleiders en verantwoordelijke
2.4.5 Slaap en rust
We houden eraan een zeker ritueel te volgen vooraleer de kinderen gaan slapen. Dit doen we
om de kinderen rustig te laten worden.(kleertjes uit, verversen, fopspeen, knuffel uitdelen…)
We proberen bij de baby‟s rekening te houden met de verschillende ritmes van elk kind
afzonderlijk
Er wordt, in de mate van het mogelijke rekening gehouden met de gewoontes thuis
(knuffel,tutje…).
We besteden voldoende aandacht aan de preventie van wiegendood.
We hebben aandacht voor de angsten van bepaalde kinderen
We zorgen dat er een vertrouwde kinderverzorgster aanwezig in de slaapzaal bij de peuters
Elk kind heeft individueel beddengoed.
Door wie: begeleiders
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
16
2.4.6 Verzorging en zindelijkheid
Verzorging en hygiëne is een belangrijk pakket in onze dagelijkse taak.
We proberen de besmettingskansen te verkleinen door op tijd in te grijpen bij ziektes en de
besmette kinderen uit het kinderdagverblijf te weren.
We raadplegen hierbij de verschillende voorschriften door Kind en Gezin uitgegeven.
We besteden voldoende aandacht aan de eigen hygiëne
(handen wassen na toiletgebruik en bij verluiering na een stoelgangpamper)
We starten met de zindelijkheidstraining als het kind voldoende rijp is om te starten.
Voordien proberen we de kinderen te laten wennen aan het potje of aan het toiletje.
We zorgen voor een goede samenwerking met de ouders, zodat we snel tot een goed resultaat
komen.
We zorgen ervoor dat de leefgroep dagelijks onderhouden wordt.
Medicatie meegebracht van thuis wordt correct toegediend.
Door wie: begeleiders, verantwoordelijke
2.4.7 Leren omgaan met regels en grenzen
Door regels en grenzen te bepalen willen we kinderen een gevoel van veiligheid en vertrouwen
geven.
Er worden duidelijke afspraken gemaakt over welke gedragingen wel, en welke niet bestraft
worden.
Er wordt consequent gereageerd op de signalen van de kinderen, zodat ze bepaalde behoeftes
duidelijk kunnen maken.
Indien we het kind straffen, herstellen we zelf de relatie met het kind.
We proberen duidelijke regels te maken afgaande met wat het kind kan begrijpen. Dit doen we
met veel geduld, tijd en creativiteit.
We geven extra aandacht aan het interieur zodat we zo weinig mogelijk grenzen moeten
stellen.
We investeren voldoende tijd, geduld en creativiteit in het duidelijk maken van de regels.
We proberen de kinderen, in de mate van het mogelijke, zelf de ruimte te geven om zelf
conflicten op te lossen. Hierbij letten we erop dat niet steeds hetzelfde kind het onderspit moet
delven. We grijpen in op een correcte manier, dus zonder partij te kiezen.
Door wie: begeleiders en verantwoordelijke
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
17
2.4.8 Veiligheid
We leren de kinderen aandacht te hebben voor onveilige situaties.
We grijpen tijdig in bij gevaarlijke situaties, en leggen de kinderen ook uit waarom ze bepaalde
dingen niet mogen doen.
Het interieur dient aangepast te zijn: kindvriendelijk en veilig.
De begeleiders moeten alert zijn op eventuele gevaarlijke situaties.
Speelgoed die stuk is moet verwijderd worden.
Door wie: begeleiders en verantwoordelijke
2.4.9 Respect voor de kinderen
We trachten consequent te zijn in het aanleren van gewenst gedrag en het afleren van
ongewenst gedrag. Hierbij houden we rekening met de mogelijkheden van de kinderen en de
mate waarin ze bepaalde richtlijnen al dan niet begrijpen.
Indien nodig geven we de kinderen extra ontwikkelingskansen.
We hebben aandacht voor de angsten van bepaalde kinderen (vb voor vreemden, duisternis,
fel licht of sterke geluiden).
We zijn geduldig.
We besteden voldoende tijd en creativiteit in het spel
We proberen zoveel mogelijk relevante informatie te verzamelen om een zo goed mogelijke
opvang te garanderen.
Het is een blijvend aandachtspunt om het interieur zo in te richten dat de ontplooiingskansen
van elk kind maximaal benut kunnen worden.
We hebben aandacht voor de gezinssituatie van elk kind en ook voor het geloof van de ouders
Door wie: begeleiders
2.4.10 Afscheid van de leefgroep
Het observatiemapje en de overblijvende knutsel - en tekenwerkjes worden meegegeven.
Door wie: begeleiders
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
18
2.5 Visieontwikkeling met betrekking tot samenwerking met
de ouders
We willen streven naar een open communicatie met de ouders.
Daartoe moeten de ouders eerst een duidelijk beeld hebben van de werking van het
kinderdagverblijf.
Bij inschrijving nemen we voldoende tijd om de ouders over de werking te informeren.
We geven een rondleiding in het kinderdagverblijf en proberen de vragen te beantwoorden.
We geven een huishoudelijk reglement mee, zodat de ouders alle regels thuis rustig kunnen
doornemen.
We zorgen voor een blijvende informatiedoorstroming door informatiebrieven mee te geven,
informatie op te hangen aan het prikbord en door ouderavonden te organiseren.
Bij definitieve inschrijving (intake) overlopen en geven we het huishoudelijk reglement mee en
laten we het ter plaatse ondertekenen.
Er wordt eerlijke informatie doorgegeven aan de ouders, en anderzijds aan de begeleiders.
Er is een open en eerlijke informatie-uitwisseling bij het brengen
‟s morgens(m.b.t. het dagverloop, de situatie thuis, de gezondheidstoestand…) zodat een
optimale begeleiding van de kinderen mogelijk is. Hiervoor wordt voldoende tijd gemaakt.
Op het einde van de dag vertelt de begeleider hoe de dag verlopen is.
Wanneer er zich moeilijkheden voordoen m.b.t. het kind, van welke aard dan ook, dan worden
de ouders hiervan steeds op de hoogte gebracht. Wanneer het gaat om dringende zaken
(zoals bijv. ziekte) dan worden de ouders onmiddellijk verwittigd.
Observatiemapjes worden door de begeleiders nauwkeurig ingevuld, indien ze door de ouders
meegenomen worden ter inzage dienen ze zo snel mogelijk weer bezorgd te worden in de
groep.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
19
Van de ouders wordt verwacht dat ze respect hebben voor de gemaakte afspraken en
regels:
Zo moet er voldoende reservekledij worden meegegeven. De persoonlijke zaken moeten
worden genaamtekend (tutje, knuffels…)
Indien er gestart wordt met de zindelijkheidstraining moeten er voldoende onderbroekjes
meegebracht worden.
De kinderen moeten tijdig opgehaald worden, zodat het personeel het kinderdagverblijf tijdig
kan afsluiten.
Wanneer een nieuwe stap in het opvoedingsproces begonnen wordt is het belangrijk dat dit
thuis wordt verder gezet.
Door wie: allen
We houden rekening met de wensen van de ouders:
In de mate van wat mogelijk en haalbaar is, houden we rekening met de verwachtingen en de
wensen van de ouders bij de opvoeding van hun kind.
We willen als volwaardige partner met de ouders op pad gaan: opvoedingsondersteuning
aanbieden, eventuele vragen op een deskundige wijze beantwoorden of helpen zoeken naar
de meest aangewezen hulpverlening.
Er is een ideeënbus waarin alle mogelijke suggesties en opmerkingen kunnen gedeponeerd
worden.
We houden op regelmatige basis een enquête waarin we de mening, verwachtingen en
suggesties van de ouders willen onderzoeken. Op die manier willen we onze werking steeds
verbeteren.
Door wie: allen, ouders
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
20
2.6 Visieontwikkeling met betrekking tot samenwerking met
externe personen en organisaties.
Onze vzw zetelt in het lokaal overleg als partner in de kinderopvang van 0-3 jaar voor Maldegem.
Om de 3 maand komt het lokaal overleg samen. Nicole Vandevelde , Directie vertegenwoordigt de
vzw.
We willen kinderen met een specifieke zorgbehoefte opvangen. We willen de drempel laag houden
voor deze kinderen, die baat hebben bij een verblijf in het kinderdagverblijf. Om dit te
verwezenlijken werken we nauw samen met het revalidatiecentrum „ De Klinker‟. Wij staan open
om behandeling van een kinésist te laten doorgaan in het kinderdagverblijf, zodat een continue
behandeling mogelijk is.
Briel-jantje staat op de website van de gemeente Maldegem bij „kinderopvang‟ .
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
21
3 Kwaliteitssystemen
3.1 Organisatiestructuur
3.2 Organigram
(Zie bijlage)
3.3 Taakomschrijvingen
3.3.1 Taakomschrijving Raad van Bestuur
Profiel
De raad van Bestuur werkt in opdracht van de algemene vergadering.
De bestuurder is iemand die actief betrokken en met grote betrokkenheid functioneert in het
bestuur van het kinderdagverblijf.
De bestuurder is een vrijwilliger die conform het huishoudelijk reglement van de Raad van
Bestuur van mei 2003 onbezoldigd zijn/haar beheersfunctie vervult.
De bestuurder is bereid zich persoonlijk te engageren.
De bestuurder heeft het vermogen tot enige managementaanpak in verband met de
organisatie en haar functioneren.
Opdracht en taken
De Raad van Bestuur en derhalve ook elke bestuurder afzonderlijk neemt en draagt de
verantwoordelijkheid voor alle gebieden die met het effectief functioneren van de organisatie te
maken hebben.
De bestuurders bepalen de doelstellingen van de organisatie voor de middenlange en lange
termijn en waken over de realisatie ervan, in samenspraak met de directie en de staf leden..
De bestuurders zetten een algemeen beleid en de planning voor de middenlange en de lange
termijn uit.
De bestuurders nemen de beslissingen in verband met de aan te bieden diensten,eventuele
uitbreidingen, respectievelijke inkrimpingen, de accommodatie en de te nemen opties in
verband met wettelijke en maatschappelijke bepalingen en de ontwikkelingen.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
22
De bestuurders zijn verantwoordelijk voor de uitbreiding of inkrimping van het
personeelsbestand.
De bestuurders ondersteunen in wederzijdse openheid de directie in het uitvoeren van al haar
taken,planningen en conflicten.
De bestuurders bepalen het financieel beleid, keuren de begrotingen goed, analyseren de
rekeningen en balansen en waken over het beheer en het gebruik van de middelen.
De bestuurders verschaffen aan de verantwoordelijke de nodige financiële middelen voor het
goed functioneren van de organisatie.
Wijze van functioneren
Om de taken te kunnen uitvoeren zullen de bestuurders een voorzitter kiezen, een
ondervoorzitter en een secretaris.
De bestuurders vergaderen op regelmatige tijdstippen(om de 2 maanden) en maken van
iedere vergadering een verslag.
De bestuurders roepen minstens één keer per jaar de algemene vergadering bijeen om het
jaarverslag goed te keuren.
Samenwerking met de Directie
De verantwoordelijke blijft de spilfiguur in het kinderdagverblijf. Zij bespreekt met de Directie
het beleid.
De Directie bereidt het vast te stellen beleid mee voor en voert het vastgestelde beleid uit. Met
de steun van de bestuurders zal deze zorgen voor de optimale functionering van het
kinderdagverblijf en haar personeel. Dat houdt in dat zij alle fundamentele problemen waarmee
zij geconfronteerd wordt voorlegt aan de Raad van Bestuur.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
23
3.3.2 Taakomschrijving Directie
Plaats in de organisatie
De directie rapporteert aan de raad van Beheer en aan de algemene vergadering van het
kinderdagverblijf.
Competenties
Kennis van PC- gebruik: kennis van gebruik van soft - ware, van het opslaan en beheren
van bestanden en het gebruik van internet
Basiskennis van financieel beleid: kennis van enkel - en dubbele boekhouden, van het
opstellen van een financieringsplan en begroting.
Basiskennis van fiscaliteit: kennis van aangifteformulieren, bedrijfsinkomsten,
voorafbetalingen, investeringsaftrek en fiscale voordelen.
Basiskennis van de sociale kaart: kennis van de organisatie, de structuur, de terminologie,
de beleidsvoering, de actuele ontwikkeling en de knelpunten van de sector.
Kennis van personeelsbeleid: kennis van personeels - en loonadministratie. Kennis van
vorming en opleidingen.
Basiskennis van het juridische kader: kennis van de structuur van het organiserend kader.
Kennis m.b.t. kinderopvang, hygiëne, voeding, personeel, gebouwen en veiligheid. Kennis
van verzekeringen(aansprakelijkheid. Kennis van het opmaken van contracten met de
ouders. Kennis van samenwerkingsverbanden.
Kennis van kwaliteitszorg: kennis van de kwaliteitsvereisten en kwaliteitsschalen. Kennis
van beoordelingsschalen en van de pedagogische visie.
Kennis van deontologie: kennis van principes van de omgang met vertrouwelijke informatie,
kennis van het reglement van de opvangvoorziening.
Kennis van de hygiëne: kennis van de HACCP - normen. Kennis van de technieken om te
reinigen en te desinfecteren. Kennis van richtlijnen inzake persoonlijke hygiëne.
Kennis van milieu: kennis van de principes van gescheiden afvalverwerking en recyclage.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
24
Takenpakket
1. Uitvoerende taken
Leiden, begeleiden en ondersteunen van medewerkers:
Mondelinge ondersteuning en begeleiding van de medewerkers in de dagelijkse werking
Waarborgen dat stafmedewerkers instaan voor de praktische ondersteuning van de ouders
bij de opvoeding.
Aanwerven en ontslaan van de medewerkers
Begeleiden van nieuwe stafmedewerkers
Onderhouden van contacten met derden
Relaties met beheersinstanties onderhouden
Opstellen en verwerken van de rapporten en verslagen van de overkoepelende
organisaties
Bijwonen van vergaderingen van lokaal overleg en adviesgroepen
Opbouwen van een netwerk en onderhouden van samenwerkingsverbanden
Kwaliteitszorg
Een pedagogische visie ontwikkelen.
Het huishoudelijk reglement opstellen.
Kwalitatieve doelstellingen formuleren
Evalueren en bijsturen van de opvangkwaliteit
Klachten opvangen en behandelen
Opbouwen van eigen deskundigheid
Nieuwe ontwikkelingen volgen
Bijwonen van vormingsdagen en opleidingen
2. Organisatorische en administratieve opdrachten
Uitvoeren van een bedrijfseconomisch beleid:
De boekhouding uitbesteden en opvolgen
Opstellen van begroting en beheren van het budget
Fiscale verplichtingen nakomen
Voorbereiden en opvolgen van de inspecties in samenwerking met de verantwoordelijke
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
25
Interne communicatie
Organiseren en leiden van een stafvergadering
Geven van richtlijnen aan de medewerkers
Opstellen van een agenda voor stafvergaderingen
De administratie doen
Verzorgen van een regelmatige bereikbaarheid
Beheren van verzekeringen
Opvolgen en verwerken van facturen en kostennota‟s
Opstellen en bijhouden van personeelsdossiers
Opvolgen van de personeelszaken zoals loopbaanonderbreking, arbeidsovereenkomsten,
fiscale en sociale statuten
Opvolgen van de berekening en betaling van de lonen
3. Ondersteunende taken
Veiligheid
Toezien op de veiligheid
Hygiëne
Toezien op regelmatig onderhoud van de accommodatie en de lokalen
Toezien op de hygiëne in de keuken
Milieu
Toezien op milieu
Sorteren van afval
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
26
3.3.3 Taakomschrijving verantwoordelijke
Profiel
De verantwoordelijke zorgt voor de dagelijkse leiding van het kinderdagverblijf
De verantwoordelijke van de kinderopvang staat in voor de dagelijkse coördinatie van de
opvang ten overstaan van de kinderen en ouders.
De verantwoordelijke bewaakt de kwaliteit van de opvang. Ze begeleidt en ondersteunt het
personeel. Ze neemt heel wat administratieve taken op zich en houd de hygiëne nauwlettend in
het oog.
De verantwoordelijke respecteert het beroepsgeheim over het ganse takenpakket.
Competenties:
Kennis van gebruik PC, kennis van software, van het opslaan en beheren van bestanden
en het gebruik van internet.
Basiskennis van financieel beleid: kasboek beheren
Basiskennis van fiscaliteit: kennis van aangifteformulieren, fiscale attesten.
Basiskennis van de sociale kaart: kennis van de organisatie.
Kennis van personeelsbeleid: kennis van vorming en opleiding.
Basiskennis van het juridische kader: kennis van het organiserend kader. Kennis m.b.t.
kinderopvang, hygiëne, voeding, personeel, gebouwen en veiligheid.
Ontwikkelen van plaatsingsbeleid : toezien op samenstelling van de groepen.
Organiseren van jaarlijkse bijeenkomsten van het personeel, eventueel organiseren van
activiteiten.
De verantwoordelijke werkt samen met de teamleden en collega‟s aan een uniforme
kwaliteitsbeschrijving.
De leidinggevende zorgt voor een goede samenwerking en verstandhouding tussen
kinderverzorgsters en ouders.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
27
Takenpakket
1. Leidinggevende taken
Dagelijkse leiding
Verdelen van de werkzaamheden
Begeleiden van het personeel inzake kwaliteitsnormen van Kind en Gezin
Beheer van toegekende budgetten
Gesprekken met personeel inzake functioneren en beoordelen.
2. Adviserende en ondersteunende taken
Overdracht en rapportage naar directie ivm dagelijkse werking
Advies inzake investeringen
Advies inzake functioneren van het personeel
3. Uitvoerende taken
In het kinderdagverblijf:
Briefwisseling en klassement bijhouden
Nieuwe inschrijvingen op wachtlijst noteren
Persoonlijke dossiers en inlichtingsfiche opmaken per kind
Beperkingen van de accommodatie signaleren en maatregelen nemen
Zorgen voor de inrichting, de sfeer, de functionaliteit, het comfort van de accommodatie van
alle gebruikers.
De bezetting bijhouden
Aanwezigheidslijsten bijhouden
Dagprijzen bepalen en aanpassen
Maandelijks facturen maken
Bijspringen in de groep indien nodig(ondersteuning)
Kwartaalaangiftes en jaarlijkse aangiftes opmaken
Bijhouden van kassa
Maandelijks opmaken van uurroosters en verlofregeling
Uitleg van het intern reglement aan nieuwe personeelsleden en stagiairs
Het formuleren van het stagebeleid
Personeelsmapje maandelijks nazien
Loonaangifte
Klachten registreren
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
28
4. Communicatieve taken:
Zorgen voor de interne en externe informatievoorziening
Klachten behandelen van de ouders,en bemiddelen bij conflicten
Vergaderingen van team en personeel leiden
Vergaderingen extern (coco,werkgroepen)
Verstrekken van informatie naar ouders, directie, personeel en andere instanties
Evaluatiegesprekken
Bijscholingen organiseren en bijwonen
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
29
3.3.4 Taakomschrijving begeleid(st)er
Profiel
De begeleid(st)er vertaalt de visie, het waardepatroon van het kinderdagverblijf in de omgang met
de kinderen.
De begeleid(st)er verzorgt de haar toevertrouwde kinderen en begeleidt ze in een kindvriendelijke,
stimulerende en ontwikkelingsgericht leefklimaat.
De begeleid(st)er bouwt een vertrouwensrelatie op met het kind en de ouders.
De begeleid(st)er werkt constructief met collega‟s en leidinggevende.
Takenpakket
1. Naar de kinderen toe
De verzorgende taak
Alle lichamelijke zorgen vragen een aangepaste omgeving wat betreft temperatuur, verlichting,
verluchting en hygiëne
De voeding gebeurt in een rustige omgeving, volgens het eigen ritme van het kind en met
aandacht voor het eventuele toedienen van medicatie.
De begeleid(st)er is op de hoogte van gezonde baby- en peutervoeding en kan de menu aan
passen bij mogelijke voedingsstoornissen.
De slaap- en rustmomenten worden in de groep georganiseerd.
De medicatie wordt indien nodig correct toegediend.
Bij ongevallen en/of medische urgenties biedt de begeleid(st)er eerst hulp volgens de gekende
procedures.
De relationele taak
Een vertrouwensrelatie opbouwen met het kind behoort tot één van de belangrijkste taken van de
begeleid(st)ers
De wenperiode vraagt veel positieve aandacht voor het kind om het gevoel van geborgenheid en
vertrouwen te geven.
Tijdens het onthaal ‟s morgens en het afscheid ‟s avonds zijn de begeleid(st)ers individueel met
het kind betrokken.
De begeleid(st)ers kunnen omgaan met conflictsituaties van de kinderen, ze moedigen de
groepssfeer aan.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
30
Zij/hij heeft ook de taak de onderlinge relaties tussen de kinderen te sturen en hun sociale
vaardigheden te bevorderen.
De pedagogische taak
Kinderen stimuleren naar zelfstandigheid en hun zelfredzaamheid bevorderen.
Flexibel inspelen op de noden van de kinderen.
De ontwikkeling van elk kind volgen op systematische manier en dit noteren in een
observatiemapje
Plannen en begeleiden van activiteiten zowel binnen als buiten
De kinderen de mogelijkheid geven tot vrij spel zowel binnen als buiten en erop toezien
De begeleid(st)ers leren de kinderen omgaan met gevaar en probeert onveilige situaties te
vermijden. Zo wordt een rustige en veilige omgeving gecreëerd.
2. Naar de ouders toe:
Er wordt extra aandacht gegeven aan het eerste contact. Dit is een belangrijk moment in het
opbouwen van een vertrouwensrelatie.
De kindjes worden op een open en vriendelijke manier ontvangen.
De begeleid(st)ers bespreken met de ouders de gewoontes van de kindjes, dit wordt op een
speciaal formulier genoteerd.
Het contact met de ouders is steeds correct en vriendelijk, er wordt hierbij geen beoordelende of
veroordelende houding aangenomen.
De begeleid(st)ers geven spontane informatie door over het verloop van de dag en de ervaringen
van de kindjes tijdens het groepsgebeuren.
De begeleidsters houden de ouders op de hoogte van de vorderingen van het kind tijdens het
groepsgebeuren.
De begeleidsters nemen deel aan de ouderavonden of andere contactmomenten en helpt die ook
voorbereiden.
3. Naar de collega‟s toe
Er wordt constructief samengewerkt met de collega‟s, hierbij zijn een flexibele werkhouding en een
positieve ingesteldheid belangrijk.
De mening van elke collega wordt gerespecteerd, de meningsverschillen moeten geuit en
besproken worden. Kritiek moet aanvaard kunnen worden en leiden naar een betere teamwerking.
Er moet mondelinge en schriftelijke info uitgewisseld worden om constructief te kunnen
samenwerken in het belang van het kind.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
31
Er worden regelmatig teamvergaderingen gehouden, de afspraken hierin gemaakt zijn bindend.
Tijdens de personeelsvergaderingen wordt een actieve deelname gevraagd, zodat men samen kan
zoeken naar een creatieve oplossing voor probleemsituaties. Zo kunnen ook positieve voorstellen
geformuleerd worden voor het instant houden en/of verbeteren van de algemene werking.
Belangrijke informatie over de kinderen dient gesignaleerd te worden.
Er is een open en positieve ingesteldheid naar de leidinggevende toe, zo kan er constructief
worden samengewerkt.
4. Naar zichzelf toe
De begeleid(st)ers hebben een verzorgd voorkomen.
De begeleid(st)ers zijn positief ingesteld naar anderen toe.
De begeleid(st)ers voelen zich persoonlijk en beroepsmatig betrokken bij de job.
De eigen creatieve mogelijkheden worden benut.
Door het volgen van bijscholingen wordt het eigen functioneren verbeterd en in vraag gesteld.
De begeleid(st)ers zijn positief ingesteld voor groei en verandering.
De begeleid(st)ers zijn flexibel.
5. Administratieve taken
De begeleid(st)ers houden de aanwezigheidslijsten nauwkeurig bij.
De begeleid(st)ers houden het observatiemapje van elk kind bij.
De begeleid(st)ers geven voldoende aandacht aan de informatieoverdracht naar andere collega‟s.
6. Het begeleiden van stagiaires
De begeleid(st)ers zorgen voor een goed onthaal van de leerling in de leefgroep
De begeleid(st)ers geven voldoende informatie aan de leerling
De begeleid(st)ers maken afspraken met de leerlingen voor een goed verloop van de stage en het
aanbieden van spelactiviteiten
De begeleid(st)ers werken samen met de stagebegeleiders op school, en evalueren de leerlingen
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
32
3.3.6 Taakomschrijving kwaliteitscoördinator
Opdracht
Het bewaken van het streven naar kwaliteit en de coördinatie van het kwaliteitshandboek
Plaats in de organisatie
De kwaliteitscoördinator staat onder de leiding van de directie en probeert alle medewerkers te
motiveren in het streven naar kwaliteit
Takenpakket
Het begeleiden van de aangeboden kwaliteitsprojecten
Het verspreiden van informatie tussen de rechtstreekse medewerkers en de kwaliteitsstuurgroep
Het verspreiden van informatie m.b.t. kwaliteitshandboek,procedurehandboek..
Inventariseren van de initiatieven ter verbetering
De kwaliteitscoördinator speelt een cruciale rol bij het sensibiliseren van de medewerkers m.b.t.
kwaliteitsbeleid
3.3.7 Taakomschrijving boekhouder
Profiel
De boekhouder zorgt voor de financiële en boekhoudkundige administratie van het
kinderdagverblijf.
De boekhouder staat in voor de opvolging van de (werking)subsidies bij Kind en Gezin, FCUD
en eventuele andere overheidsinstanties.
De boekhouder maakt, in samenwerking met de directie, jaarlijks een begroting op van de
diverse afdelingen en maakt jaarlijks een verslag op van de resultaten die behaald werden in
vorig boekjaar.
Competenties
Grondige kennis van pc-gebruik: kennis van software, van het opslaan en beheren van bestanden
en het gebruik van internet.
Grondige kennis van financieel beleid : kasboek beheren en contacten met de bankinstellingen
Basiskennis van fiscaliteit : kennis van aangifteformulieren, fiscale attesten
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
33
Basiskennis van de sociale kaart : kennis van de organisatie
Kennis van personeelsbeleid : invullen van documenten bestemd voor de VDAB, het Sociaal
bureau…
Kennis van verzekeringen : alle verzekeringen die nodig zijn voor de goede en vlotte werking van
de organisatie zoals brandverzekering, beheerderverzekering , BA, hospitalisatieverzekering.
De boekhouder werkt samen met de directie en de verantwoordelijken van de diverse afdelingen
binnen de organisatie.
Takenpakket
Opvolging van de klanten - en de leveranciersadministratie
Overdracht en rapportage naar directie i.v.m. dagelijkse werking
Advies inzake investeringen
Advies inzake subsidies
Advies bij het opmaken van de begroting en het jaarverslag
Input en controle van aankoopfacturen, bankuittreksels, kasboek, en diverse verrichtingen
Betalingen leveranciers en onthaalouders
Opvolging van werkingssubsidies
Invullen van sociale documenten
Opvolging hospitalisatieverzekering
Afpunten van betalingen klanten IBO en kinderdagverblijf
RSZ -Aangifte Dienst onthaal ouders
Briefwisseling en klassement bijhouden
Diverse niet nader genoemde administratieve taken
Opvolging investeringsdossiers en leningen
Verstrekken van informatie naar directie, personeel en andere instanties.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
34
3.4 Middelen
3.4.1 Inzet Personeel
Zie procedure 3.5.11
3.4.2 Infrastructuur
Voor de oprichting van Briel-jantje werd een concièrgewoning aangepast en veilig en
kindvriendelijk gemaakt voor de opvang van 14 kinderen . De kinderen kunnen er spelen in een
zonnige tuin.
Onthaalruimte
1 Bureel voor verantwoordelijke KDV
Keuken
Personeelslokaal
Toiletten en douche
1 grote zonnige tuin en 1 terras voor de kleintjes
Met deze infrastructuur zal Briel-Jantje in :
Leefgroep 1 : opvang voorzien voor max. 14 kindjes van 0 tot 30 maanden.
Tijdens de oprichting van het gebouw hield men rekening met de veiligheid naar de kinderen toe.
We sommen hier een aantal voorbeelden op:
Stopcontacten beveiligen.
Opstapje naar de tuin in hout gemaakt.
Houten afzondering voorzien de allerkleinsten
Babyfoon in de slaapkamer
Hekken in de deuropening
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
36
3.5 Procedures
3.5.1 Plaatsingsbeleid
Vzw Duinhuisjes
Briel-jantje
3.5 Procedures
3.5.1 Plaatsingsbeleid
Versie 1
Auteur: Nathaniele Gheleyns Verantwoordelijke Geldig vanaf 01/2010
Doel
Bespreken van de visie betreffende de doelgroepen (zie opdrachtverklaring 2.1)
Het bekomen van een verantwoorde bezetting (groepsgrootte,bezettingspercentage…..)
Tegemoetkomen aan de vraag van het ziekenhuis/rusthuispersoneel
Duidelijkheid scheppen rond het gevoerde plaatsingsbeleid in het kinderdagverblijf
Toepassingsgebied
Van toepassing op alle opnameaanvragen
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Verantwoordelijke
Verwante documenten en hulpmiddelen
Reserveringslijst: lijst van definitieve inschrijvingen (reservatievergoeding)
Planning van voorziene bezetting
Opdrachtverklaring
Huishoudelijk reglement + bijlage aan het HHR (zie bijlage)
Werkwijze
Kinderen worden slechts op de reserveringslijst geplaatst nadat ze een reservatiebijdrage
betaald hebben van € 20. Broertjes en zusjes zijn hiervan vrijgesteld. Deze reserveringslijst
heeft een definitief karakter.
Per maand wordt maximum 1 kind ingeschreven en wordt er gekeken hoeveel kinderen naar
school gaan per maand.
Er wordt naar gestreefd een bezettingspercentage te bereiken van 100%.
Personeel werkzaam in de VZW, die behoren tot de groep van Gezondheidszorg Oostkust krijgen
voorrang. Ook broertjes en zusjes van kindjes in de crèche en kinderen van eigen personeel
hebben voorrang op de wachtlijst.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
37
De regioverpleegkundige van Kind en Gezin kan crisisopvang aanvragen voor kansarme en
risico gezinnen. Deze crisisopvang van kansarme kinderen is mogelijk indien dit praktisch
haalbaar is voor de organisatie.
Ouders worden geïnformeerd via de folder en via de mondelinge informatie bij de eerste
kennismaking in het kinderdagverblijf. Bij die kennismaking wordt het huishoudelijk reglement
overlopen en wordt een rondleiding gegeven in het kinderdagverblijf.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
38
3.5.2 Onthaalprocedure
Vzw Duinhuisjes Briel-jantje
3.5 Procedures 3.5.2 Onthaalprocedure
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel Bea Aelbrecht
Verantwoordelijke Geldig van 01/2010
Doel
Efficiënt en doelgericht informatie verstrekken aan de ouders omtrent de diensten die worden
aangeboden in het kinderdagverblijf
Uitwisselen van alle informatie i.v.m. het kind, om de opvang zo optimaal mogelijk te laten
verlopen.
Uitwisselen van de nodige documenten
Het maken van duidelijke afspraken
Het formuleren van verwachtingen, die zowel het kinderdagverblijf als de ouders hebben.
Toepassingsgebied
Van toepassing voor alle ouders waarvan het kindje in de nabije toekomst zal opgenomen worden.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Verantwoordelijke
Verwante documenten en hulpmiddelen
Folder
Huishoudelijk reglement
Overzicht van de sluitingsdagen van het lopende jaar
Observatiemapje
Fiche voor persoonlijk dossier
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
39
Werkwijze
Onthaal bij eerste contact
Afspraak met de ouders in het kinderdagverblijf.
De ouders krijgen via het huishoudelijk reglement informatie mee over de dagelijkse werking in het
kinderdagverblijf met aansluitend een rondleiding door de verantwoordelijke of begeleidster
Er gebeurt een uitwisseling van informatie betreffende de datum dat het kindje zal opgevangen
worden in het kinderdagverblijf.
De sluitingsdagen worden doorgegeven aan de ouders.
Er wordt een nieuwe afspraak gepland, zodat er voldoende tijd kan vrijgemaakt worden
De verantwoordelijke/begeleidster noteert de naam, telefoonnummer en de vermoedelijke
geboortedatum.
Onthaal voor de opvang
De verantwoordelijke start een dossier op. Hierin worden de gewoontes van het kind genoteerd
(slaap - en eetgewoonten), de bereikbaarheid van de ouders (telefoonnummer thuis,
telefoonnummer van werk, telefoonnummer indien ouders niet bereikbaar zijn…). De dagen dat het
kindje wordt opgevangen worden genoteerd. Aan de hand van de nodige documenten(recent
aanslagbiljet en indien nodig de loonfiche) wordt de dagprijs berekend en wordt er geïnformeerd
naar de familiale situatie(document van gezinssamenstelling). Het observatiemapje wordt
toegelicht.
Het huishoudelijk reglement wordt toegelicht en doorgenomen.
De mogelijkheid wordt geboden aan de ouders om een wenmoment in te lassen.
Er wordt concreet afgesproken wanneer de eerste opvangdag zal plaats hebben.
Voor eventuele vragen wordt er voldoende tijd uitgetrokken
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
40
3.5.3. Procedure betreffende het komen tot afspraken met de ouders over
de dienstverlening
Vzw Duinhuisjes
Briel-jantje
3.5 Procedures
3.5.3 Komen tot afspraken
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel
Bea Aelbrecht
Verantwoordelijke Geldig van 01/2010
Doel
Identieke en volledige informatie geven aan alle ouders
Scheppen van duidelijkheid omtrent de diverse afspraken
Afstemmen van vraag en aanbod. Proberen tot een consensus te komen om elkaars
verwachtingen tegemoet te komen
Toepassingsgebied
Omvat alle afspraken tussen het eerst contact en de eerste opvangdag
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Verantwoordelijke
Werkwijze
WAT WIE WANNEER WAAR
Eerste contact Bespreken van de verwachtingen van de ouders, folder overlopen, noteren op reserveringslijst + ontvangen van €20 reservatiegeld. overhandigen huishoudelijk reglement, rondleiding in kinderdagverblijf
Verantwoordelijke / begeleidster
Onmiddellijk of op afspraak!
Bureau van verant-woordelijke/ groep
Tussen 1ste en 2de contact
Geboortekaartje wordt door ouders opgestuurd. Verantwoordelijke beantwoordt dit .
Verantwoordelijke Na ontvangen van geboorte-kaartje
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
41
WAT WIE WANNEER WAAR
Tweede contact Navraag huishoudelijk reglement als ouders nog vragen hebben +inlichtingsfiche opstellen
Verantwoordelijke / begeleidster
Op afspraak en minimum 2 weken voor de eerste opvangdag
Bureau van de verantwoordelijke/groep
Eerste opvangdag Ouders worden gerustgesteld. Er wordt gezegd dat ze zeker mogen opbellen. Aan het kindje wordt extra aandacht besteed
Begeleiders Eerste opvangdag
In de leefgroep
Dagdagelijks contact
Persoonlijk onthaal en afhaalmomenten + informatieoverdracht tussen ouders en begeleiders + dit noteren in de overdrachtboek per leefgroep
Begeleiders Dagdagelijks contact
In de leegroep
De ouders worden schriftelijk geïnformeerd over veranderingen van het huishoudelijk reglement
via een persoonlijke brief. Kleine, korte mededelingen worden onderaan de factuur meegedeeld in
een nota. (vb; indienen van een recent aanslagbiljet) De mededelingen worden ook op goed
zichtbare plaatsen aangebracht, zodat de ouders die kunnen lezen.
Bij grote veranderingen wordt een nieuw huishoudelijk reglement meegegeven.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
42
3.5.4 Procedure betreffende toegang van de ouders tot het
kinderdagverblijf
Vzw Duinhuisjes
Briel-jantje
3.5 Procedures
3.5.4 Toegang van de ouders tot het kinderdagverblijf
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel
Bea Aelbrecht
Verantwoordelijke Geldig van 01/2010
Doel
Afspraken vastleggen rond de toegankelijkheid van het kinderdagverblijf
Er over waken dat de werking van het kinderdagverblijf zo minimaal mogelijk wordt gestoord
De veiligheid van de kinderen en de medewerkers waarborgen
Toepassingsgebied
Van toepassing op alle ouders en andere familieleden van alle ingeschreven kinderen
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Verantwoordelijke en alle medewerkers
Verwante documenten en hulpmiddelen
Het huishoudelijk reglement
Werkwijze
Het kinderdagverblijf is elke weekdag open van 7u00 en 18u30. Op feestdagen en collectieve
sluitingsdagen is het kinderdagverblijf dicht. Deze sluitingsdagen worden op voorhand mee
gedeeld aan elke ouder (zie bijlage). Bij inschrijving wordt gevraagd wie het kindje komt afhalen.
Hierbij wordt uitdrukkelijk gezegd dat er verwittigd moet worden als iemand anders het kindje komt
halen.
Toegang tot de leefgroep
Ouders en familieleden hebben vrije toegang tot het kinderdagverblijf tenzij tussen 12u30 en
14u00. Dit om de middagrust van de kruipers en de peuters te kunnen waarborgen.
De ouders moeten de begeleiders op de hoogte brengen dat ze hun kindje komen ophalen tussen
12u30 en 14u.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
43
Toegang tot de overige lokalen
Ouders en familieleden hebben geen vrije toegang tot de keuken, het personeelslokaal, de
wasplaats, de berging en de burelen. Bij een gewenst bezoek is de toelating vereist van de
leidinggevende. Ouders en familieleden hebben steeds toegang tot het bureau van de
verantwoordelijke tijdens haar aanwezigheid.
Toegang via diverse kanalen
Ons kinderdagverblijf is te bereiken via de telefoon,via de fax en ook via e-mail.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
44
3.5.5 Procedure betreffende doorverwijzing van kinderen
Vzw Duinhuisjes
Briel-jantje
3.5 Procedures
3.5.6 Doorverwijzing van kinderen
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel
Nathaniele Gheleyns
Verantwoordelijke Geldig vanaf 01/2010
Doel
De opvang in het kinderdagverblijf aanpassen aan de individuele draagkracht van het kind.
Toepassingsgebied
Van toepassing op alle kinderen in het kinderdagverblijf
Werkwijze
Wat
Wie Wanneer Hoe
Doorverwijzing van de kinderen die geen plaats meer hebben in het kinderdagverblijf
Verantwoordelijke en begeleiders
Er is geen plaats meer in de kribbe
Er wordt doorverwezen naar de andere kribbes van de vzw, naar de dienst opvanggezinnen of andere opvang.
Doorverwijzing van de kinderen met psychomotorische ontwikkelingsachter-stand
Ouders, verantwoordelijke en eventueel de directie.
Indien er een kindje met psychomotori-sche ontwikkelings-achterstand gedetecteerd wordt.
De verantwoordelijke meldt de vermoedelijke achterstand, de ouders worden uitgenodigd voor een gesprek. Er wordt gevraagd aan de kinésist om het betrokken kind te observeren. Er wordt verwezen naar de kinderarts. De arts verwijst in samenspraak met de ouders door naar gespecialiseerde hulpverlening. De verantwoordelijke overtuigt de ouders om beroep te doen op speciale hulpverlening en contacteert deze diensten. Bij kinderen met een specifieke zorgbehoefte wordt er verder samengewerkt met de betrokken instanties, de begeleiders en de verantwoordelijke.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
45
Wat
Wie Wanneer Hoe
Doorverwijzing van kinderen met een fysieke achterstand
Ouders, verantwoordelijke en begeleiders
Wanneer de begeleiders en de verantwoordelijke een fysieke achterstand ontdekken
De verantwoordelijke bespreekt de vermoedelijke achterstand met de begeleiders. De ouders worden uitgenodigd voor een gesprek met de verantwoordelijke en verwijst door naar de huis - of kinderarts. Deze arts verwijst in samenspraak met de ouders door naar gespecialiseerde hulpverlening. Verantwoordelijke overtuigt de ouders om beroep te doen op speciale hulpverlening en contacteert deze diensten. Bij kinderen met een specifieke zorgbehoefte wordt er verder samengewerkt met de betrokken instanties, de begeleiders en de verantwoordelijke.
Doorverwijzen van kinderen met slaap - en/of eetproblemen
Ouders, verantwoordelijke en begeleiders
Wanneer de begeleiders en de verantwoordelijke een probleem rond eten en/of slapen signaleren
Bij grote problemen worden de ouders uitgenodigd of doorverwezen naar de raadpleging van de eigen arts
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
46
3.5.6 Procedure betreffende de observatie van het kind en opvolgen van
de gezondheidstoestand
Vzw Duinhuisjes
Briel-jantje
3.5 Procedures
3.5.7 Observaties van kinderen en opvolgen van gezondheidstoestand
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel
Bea Aelbrecht Verantwoordelijke Geldig van
01/2010
Doel en toepassing
Het vastleggen van afspraken om de gezondheid, het lichamelijk en psychisch welzijn van de
kinderen in de kribbe zo goed mogelijk te bewerkstelligen.
Verwante documenten en hulpmiddelen
Inschrijvingsfiche: bereikbaarheid van de ouders, de bereikbaarheid van de behandelende arts van
het kind, de gezondheidstoestand van het kind
Dagdagelijkse observatieblad/boek van de kinderverzorgende waarin alle info van en voor ouders
genoteerd wordt.
Het observatiemapje. Voor degene die het mapje niet aankochten worden observatieblaadjes
gebruikt (dit gebeurt vooral bij de oudere kinderen).
Werkwijze
Wat Wie Wanneer Hoe
Het observeren van de psycho -motoriek
Verantwoordelijke en de kinderverzorgende
1 keer om de 3 maanden
De verantwoordelijke maakt een lijst op met de geplande kinderen die geobserveerd moeten worden. De observaties van de begeleiders worden in het observatiemapje genoteerd + een verslag door de verantwoordelijke. Er is een kindbespreking met de verantwoordelijke en de kinderverzorgende op een vastgestelde datum. Er wordt samen gezocht naar spelactiviteiten om de ontwikkeling te stimuleren. Op het einde van de opvangperiode ontvangen de ouders het observatiemapje .
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
47
Wat Wie Wanneer Hoe
Het observeren van de gezondheidstoestand
Verantwoordelijke en begeleiders
Indien nodig Indien het kindje warm aanvoelt of zich duidelijk niet goed voelt, wordt de temperatuur gemeten. Indien het kindje koorts heeft, wordt dit aan de verantwoordelijke gemeld.
Het observeren van het slaapgedrag
De begeleiders Tijdens het slapen
Monitorkindjes krijgen extra aandacht. Ze slapen in de bedjes het dichtst bij de kinderverzorgende en worden extra geobserveerd. Het aantal alarmen wordt nauwkeurig genoteerd. Er is een babyfoon beschikbaar in het babygroepje. Tijdens de middagrust van de peuters is er een kinderverzorgende aanwezig in de peuterslaapzaal. De kinderverzorgende geeft de ouders info over het slaapgedrag van hun kindje. De verantwoordelijke zoekt mee naar oplossingen om problematisch slaapgedrag bij te sturen.
Het observeren van het eetgedrag van de kinderen
Verantwoordelijke en begeleiders
Tijdens de maaltijd
Er wordt geobserveerd of het kindje voldoende eet. Hierbij is het belangrijk rekening te houden met bepaalde dieetvoedingen en met sommige godsdienstige en andere overtuigingen. Dit moet dagelijks aan de keuken gemeld worden. Er wordt nauwkeurig gerapporteerd aan de ouders bij het afhalen van hun kindje. De verantwoordelijke zoekt mee naar oplossingen om problematisch eetgedrag bij te sturen.
Het observeren van het sociaal functioneren in de groep
Verantwoordelijke en de begeleiders
Tijdens het verloop van de dag
Het is belangrijk te weten hoe het kindje zich voelt in de groep en of er verbeterpunten zijn zodat het kindje zich nog beter kan voelen.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
48
3.5.7 Procedure betreffende E.H.B.O.
Vzw Duinhuisjes Briel-jantje
3.5 Procedures 3.5.8 EHBO
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel Verantwoordelijke Geldig tot
Doel en toepassing
Het vastleggen van afspraken rond hoe ons kinderdagverblijf omgaat met ongeval en ziekte.
Wat
EHBO betreft de eerste zorgen die toegediend worden bij ongeval of ziekte aan één van de
kinderen die in de opvang verblijven. Het is een geruststelling voor de ouders te weten dat hun
kind op elk moment de juiste medische zorgen toegediend krijgt.
Wie
Deze procedure is van toepassing voor alle kinderen die EHBO en/of medische zorgen nodig
hebben. De begeleiders en de verantwoordelijke van het kinderdagverblijf nemen hier elk hun
verantwoordelijkheid.
Waar
De eerste zorgen worden ter plaatse toegediend. Bij ernstige gevallen wordt onmiddellijk de
100/112 opgebeld.
Hoe
Bij de eerste symptomen van ziekte
Opname van de temperatuur
Bij temperatuur van meer dan 38.5°C wordt de verantwoordelijke verwittigd en wordt er een
koortswerend middel toegediend.
Bij baby‟s met een hoge temperatuur wordt een afkoelingsbad gegeven
De ouders worden verwittigd
Bij ernstige verwikkelingen (zoals stuipen of ernstige ziekteverschijnselen) wordt het kindje
verwezen naar de spoedopname
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
49
Bij ongeval
De aard van de verwonding wordt vastgesteld.
Bij lichte verwondingen:
De eerste zorgen worden toegediend (cfr opleiding EHBO).
De verantwoordelijke wordt op de hoogte gebracht.
De begeleiders observeren het kind extra tijdens de verdere opvangdag.
Bij twijfell/ernstige verwondingen:
De eerste zorgen worden toegediend.
De ouders worden verwittigd.
De hulpdiensten worden opgebeld. Het kindje wordt naar de spoedopname gebracht voor
verdere zorgen en onderzoekingen.
De verzekering van het kinderdagverblijf wordt op de hoogte gebracht.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
50
3.5.8 Procedure betreffende het omgaan met de documenten
van een individueel kind
Vzw Duinhuisjes Briel-jantje
3.5 Procedures 3.5.9 Omgaan met documenten
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel Verantwoordelijke : Directie Geldig tot
Doel
Discreet en correct gestructureerd beheren en bewaren (samenstellen en gebruiken) volgens de
administratieve normen van Kind en Gezin, zodanig dat de privacy niet wordt geschonden.
Toepassingsgebied
Alle documenten die van toepassing zijn op in - en uitgeschreven kinderen en ouders.
De gegevens worden verzameld bij de inschrijving van het kind en worden dan periodiek
aangepast en bijgevuld tijdens de periode dat het kind in het kinderdagverblijf aanwezig is.
Documenten en hulpmiddelen
Computer
Inlichtingsfiche van ouders
Inlichtingsfiche van het kind
Berekening van de dagprijs
Jaarlijks een fiscaal attest
Bijhouden van de aanwezigheidsdagen
Opmaken en afdrukken van de factuur
Manueel
Inschrijvingsfiche
Aanslagbiljet
Observatiemapje
Heen – en weerschriftje (enkel op aanvraag van ouders)
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
51
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De begeleiders en de ouders zijn verantwoordelijk voor het eventuele heen - en weerschriftje.
De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de computergegevens, het aanslagbiljet, de
inschrijvingsfiche.
Werkwijze en registratie
Alle gegevens m.b.t. de computer worden ingebracht door de verantwoordelijke.
De computer bevindt zich in het bureau van de verantwoordelijke. Deze is enkel
toegankelijk via een paswoord.
Het observatiemapje wordt om de 3 maanden door de begeleiders ingevuld (voor baby‟s
onder de 12 maanden om de 2 maanden) en gecontroleerd door de verantwoordelijke.
Kinderen die in het kinderdagverblijf komen en ouder zijn dan 2 jaar krijgen gekopieerde
bladen.
De andere formulieren bevinden zich in de bureau van de verantwoordelijke. Ze worden
indien nodig aangepast en/of vervangen.
Alle documenten worden bewaard in de bureau totdat het kind het kinderdagverblijf heeft
verlaten. Daarna worden ze op zolder bewaard totdat het kind de leeftijd van 7 jaar heeft
bereikt. Voor medische dossiers geldt een bewaartijd van 20 jaar. Deze termijn gaat in
vanaf de meerderjarigheid(18 jaar).
Bij de bewaring wordt uiteraard rekening gehouden met de privacy van elk kind en ouder.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
52
3.5.9 Procedure betreffende selectie van de medewerkers
Vzw Duinhuisjes Briel-jantje
3.5 Procedures 3.5.10 Selectie van de medewerkers
Versie 1
Auteur: Nicole Vandevelde Verantwoordelijke: Directie Geldig vanaf 01/2010
Doel
Het beschrijven van de manier waarop het personeel geselecteerd en aangeworven wordt.
Het aanwerven van een medewerker met de geschikte capaciteiten, die beantwoordt aan
de vereiste opleidingsvereisten en die past binnen het desbetreffende team en de
organisatie.
Toepassingsgebied
Selectie van personeel gaat door bij een open vacature.
Aanverwante documenten en hulpmiddelen
Sollicitatie brief en CV
Inlichtingsfiche
Diploma
Attest van goed gedrag en zeden
Kennismakingsfolder van Kind en Gezin
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De directie voor het begeleidend personeel.
De directie en eventueel 2 leden van de Raad van Bestuur bij aanwerving van stafleden
(A1-niveau).
Plaats
In het bureau van de directie in het Bremhuisje,of de vergaderzaal van het Bremhuisje.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
53
Werkwijze
De reeds ontvangen sollicitatiebrieven worden doorgenomen door de directie.
Indien er voldoende kandidaten met de vereiste diploma‟s zijn, wordt er een overlegmoment
gepland met de diensthoofden. Er wordt al een eerste selectie gemaakt.
Indien er onvoldoende sollicitatiebrieven zijn wordt er een advertentie gezet met de
desbetreffende vacature in de krant en in het “Wis-systeem” van de VDAB. Dit gebeurt vooral
bij aanwerving van personeelsleden waarbij een A1-diploma vereist is.
De ontvangen brieven worden geselecteerd op het vereiste diploma
De kandidaten worden uitgenodigd voor een mondeling gesprek.
De selectie gebeurt op basis van volgende criteria: diploma, voorkomen, know – how,
beschikbaarheid, flexibiliteit, stressbestendigheid, creativiteit, enz.
Voor stafpersoneel (A1-niveau) gaat een schriftelijke proef door. Er is eventueel een
selectieprocedure door een externe firma. De Raad van Bestuur beslist hierover.
De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van weigering of aanwerving.
Indien de kandidaat wordt aangeworven worden de contracten ondertekend.
Daarna wordt de nieuwe collega voorgesteld in de verschillende teams.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
54
3.5.10 Procedure betreffende opleiden en evalueren van
medewerkers
Vzw Duinhuisje Briel-jantje
3.5 Procedures 3.5.11 Opleiden en evalueren van de medewerkers
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel Bea Aelbrecht Nicole Vandevelde
Verantwoordelijke : Directie Geldig vanaf 01/2010
Doel
Het bewaken van de deskundigheid en het functioneren van het personeel op basis van de
functiebeschrijvingen.
Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijke.
Verwante documenten en hulpmiddelen
Het huishoudelijk reglement.
Folder van Briel-jantje
Kwaliteitshandboek waar de functies in staan beschreven.
Voorbereidingsblad voor de functioneringsgesprekken
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
55
Werkwijze opleiden van medewerkers
Wat
Wie
Hoe
Geven van informatie aan de nieuwe medewerker
De verantwoordelijke
Onthaal. Info over de globale werking aan de hand van folders en huishoudelijk reglement.
Geven van een rondleiding
De verantwoordelijke
Rondleiding geven in de werkomgeving. Voorstelling aan de nieuwe collega‟s en kennismaking.
Bespreken van de verwachtingen en de taakomschrijving
De verantwoordelijke
Aan de hand van de taakomschrijving uit het kwaliteitshandboek en aan de hand van het huishoudelijk reglement.
Inlopen in de werking
Medewerker
Mondelinge info van de collega‟s
Vraagmoment inlassen
De verantwoordelijke.
Na één maand wordt er aan het personeelslid de kans gegeven om vragen te stellen. Er wordt tevens nagegaan of er werkpunten zijn.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
56
Werkwijze evaluatie van medewerkers
Wat Wie Hoe
Evalueren van medewerkers na drie maanden (voor nieuwe medewerkers) en dan 2 jaarlijks (voor alle medewerkers). Op deze manier worden de medewerkers bijgestuurd waar nodig en leidt dit naar een beter functioneren.
De directie, neemt de evaluatie van nieuwe medewerkers voor haar rekening. De verantwoordelijke neemt de planning, uitvoering en opvolging van de evaluatie voor haar rekening.
Bij het verlengen van de contracten worden de positieve/negatieve werkpunten besproken. Dit gebeurt tijdens het eerste werkjaar en wordt niet schriftelijk vastgelegd. De verantwoordelijke maakt een planning op van de te evalueren medewerkers. De verantwoordelijke deelt de datum van evaluatie mee aan de betrokken persoon en overhandigt hen een document met een vragenlijst. De betrokken persoon vult aan de hand van een score en eventuele voorbeelden de vragenlijst in. De verantwoordelijke vult eveneens de vragenlijst in betreffende de betrokken persoon. Beide scores worden vergeleken met elkaar en er wordt een gesprek aangegaan rond bepaalde zaken waar men het niet over eens is met elkaar. Een evaluatiegesprek duurt ongeveer 1 uur. Op het einde van het gesprek worden de positieve punten en werkpunten nog eens samengevat en neergeschreven op het einde van het vragenblad.
Opvolging van de werkpunten van de geëvalueerde medewerkers.
Door de verantwoordelijke. Wanneer de verantwoordelijke merkt aan een medewerker dat hij/zij al dan niet vooruitgang boekt, dan wordt dit neergeschreven op het evaluatiedocument (= de vragenlijst). Dit wordt dan vervolgens aangehaald op het volgende evaluatiemoment.
Briefing van de resultaten van de geëvalueerde medewerkers naar de directie toe.
Door de verantwoordelijke. Er wordt een kopie genomen van het evaluatiedocument. Deze wordt overhandigd aan de directie.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
57
3.5.11 Procedure betreffende het verzekeren van de
continuïteit.
Vzw Duinhuisjes
Briel-jantje
3.5 Procedures
3.5.12 Verzekeren van de continuïteit
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel Verantwoordelijke Geldig van 01/2010
Doel
Garanderen van voldoende begeleiding en garanderen van de continuïteit
Toepassing
Van toepassing op alle personeelsleden van de kribbe
Werkwijze
Het zorgen voor continuïteit
Er werken 2 voltijdse medewerkers voor de groep, aangevuld indien nodig met vlinders.
We proberen zoveel mogelijk dat dezelfde kinderverzorgsters in de groep aanwezig zijn,
zodat er een vertrouwensrelatie kan ontstaan en het basisgevoel van veiligheid
gegarandeerd is.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
58
Het zorgen voor continuïteit bij afwezigheid van personeel
Wat Wie Hoe
Hoe tewerk gaan als personeelsleden in verlof gaan
Verantwoordelijke en begeleiders
Er is per afdeling vastgelegd hoeveel personeelsleden per keer kunnen verlof nemen. Bremhuisje: max. 3 personeelsleden per dag Duinhummeltjes: max. 2 personeelsleden per dag Peuterhaven en Briel-jantje: max.1 personeelslid per dag
Hoe tewerk gaan als er een personeelslid ziek is
Verantwoordelijke
Er wordt eerst een oplossing gezocht binnen de organisatie; eventueel door herschikking van het personeel. Er wordt in de 3 ander kribbes gekeken of er personeel vrij kan gemaakt worden Er wordt beroep gedaan op een „vlinderfunctie‟ van de vzw
Hoe tewerk gaan bij afwezigheid van de verantwoordelijke door verlof
Verantwoordelijke, directie en begeleiders
Bij eventuele problemen kunnen de begeleiders beroep doen op de andere verantwoordelijke van de vzw of kunnen ze zich wenden tot de directie.
Hoe tewerk gaan als verantwoordelijke overdag afwezig is
Verantwoordelijke en begeleiders
De begeleiders noteren alle inkomende gesprekken.
Hoe tewerk gaan bij afwezigheid van de directie
Verantwoordelijke en directie
Bij problemen kunnen de verantwoordelijke zich wenden tot de voorzitter : Dhr K. Ghesquière Afgevaardigde bestuurder:Dhr.D. Seru.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
59
De verantwoordelijken van de 4 kinderdagverblijven verbonden aan de vzw Duinhuisjes komen
samen en bespreken per maand de „vlinderfuncties‟.
De verantwoordelijke van kinderdagverblijf „het Bremhuisje‟ coördineert deze „vlinderfuncties.
Deze vlinders worden ingezet waar de begeleiding van de kinderen lager is dan 1 op 7 (baby‟s) of
1 op 10 (peuters).
Elke weekdag is de permanentie geregeld van een staflid tot 18u30. In elk lokaal hangt een lijstje
met wie er op die dag van permanentie is. We zijn tijdens de dag met minimum 2 stafleden
aanwezig en dragen de verantwoordelijkheid voor de verschillende kinderdagverblijven.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
60
3.5.12 Procedure betreffende vorming van de medewerkers.
Vzw Duinhuisjes
Briel-jantje
3.5 Procedures
3.5.13 Vorming van de medewerkers
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel Verantwoordelijke Geldig van 01/2010
Doel
Bijscholing is belangrijk. Het leidt tot een kwalitatieve opvang. Bijscholing gaat burn - out tegen, de
knowhow wordt uitgebreid, de tevredenheid van de ouders stijgt en de kinderen ondervinden een
leuke en georganiseerde opvang. Bijscholing gebeurt onder de vorm van verscheidene tijdschriften
en documentatie, ook verschillende cursussen komen hiervoor in aanmerking.
Toepassingsgebied
Bijscholing is er voor alle personeelsleden van de kinderopvang;
Plaats
Aan bijscholing kan gedaan worden op verplaatsing(cursussen die in bepaalde locatie
worden ingericht)
Het kinderdagverblijf beschikt over vakliteratuur.
Het kinderdagverblijf wordt jaarlijks 1 dag gesloten voor een algemene vorming met het
volledige team.
Werkwijze
Alle begeleiders nemen 1 keer per jaar deel aan een vorming gegeven door een erkende
organisatie.
Een spreker komt ter plaatse op een vooraf bepaalde sluitingsdag en de begeleider gaat
naar een cursus met een gepland vormingsaanbod.
Sommige documentatie wordt in de teamvergadering ter sprake gebracht, andere
documentatie wordt in een kaft gebundeld en bijgehouden.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
61
Wat
Wie
Hoe
Bekijken van aanbod van de verschillende cursussen (VCOK,VOCA,Zorgzaam,enz..)en vakliteratuur
Verantwoordelijke en personeel
Iedereen krijgt de kans om het aanbod in te kijken. Wie aan de desbetreffende cursus wil deelnemen noteert zijn/haar naam. De verantwoordelijke bepaalt een cursus op basis van de behoefte. Iedereen moet aan bod komen. Er wordt rekening gehouden met het budget
Het gekozen onderwerp wordt met de directie besproken
Verantwoordelijke en directie
Mondeling
Er wordt contact opgenomen met de betrokken organisatie.
Verantwoordelijke
Telefonisch en/of schriftelijk
Het kiezen van het onderwerp wordt gekoppeld aan bepaald personeelslid/leden.
Verantwoordelijke en directie
Door mondeling overleg Keuze wordt gebaseerd op de kwaliteiten en de interesses van de personeelsleden.
De spreker wordt gekozen bij bepaalde organisaties
Verantwoordelijke
De datum, plaats en onderwerp wordt meegedeeld Er wordt vervoer geregeld
Er wordt een aanvraagformulier ingevuld
Verantwoordelijke
Noteren van naam, adres en telefoonnummer van de instelling Noteren van naam van de cursist +handtekening van de verantwoordelijke.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
62
Wat
Wie
Hoe
Bevestiging van de inschrijving voor deelname cursist(extern) of de komst van de spreker (intern)
Interne organisatie
Schriftelijk
Betalen van de inschrijvingskosten
Inrichtende organisatie
Via overschrijving
Datum invullen in agenda
Personeelslid en verantwoordelijke
De algemene agenda van de kribbe Persoonlijke agenda
Deelname aan cursus door cursist(extern) of de komst van de spreker(intern) Er wordt een lijst opgemaakt met de deelnemers aanwezig
Verplaatsing met eigen wagen of openbaar vervoer Spreker komt ter plaatse naar de kribbe (algemene studiedag of bepaalde avond)
Opmaken van verslag van de bijscholing
Personeelslid
De korte inhoud, mappen en brochures worden afgegeven in de kribbe en geklasseerd(ter inzage in de map bijscholing).
Evaluatie van de vorming op de teamvergadering
Verantwoordelijke en het team begeleiders
De cursus wordt geëvalueerd. Checken of dit onderwerp voor herhaling vatbaar is.
Implementatie van de opgedane kennis in de dagdagelijkse werking van de kribbe
Personeel
Schriftelijk en mondeling
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
63
3.5.13 Procedure betreffende vorming en bijscholing van de
ouders.
Vzw Duinhuisjes
Briel-jantje
3.5 Procedures
3.5.14 Vorming en bijscholing van de ouders
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel
Gheleyns Nathaniele
Verantwoordelijke Geldig vanaf
01/2010
Doel
Door de ouders bij te scholen willen we hen optimaal begeleiden op medisch, sociaal en
pedagogisch vlak.
Toepassingsgebied
Deze procedure is van toepassing op alle ouders van de opgevangen kinderen in het
kinderdagverblijf.
Om de 2 jaar wordt een vormingsavond voor de ouders ingericht.
Suggesties i.v.m thema‟s kunnen schriftelijk gedeponeerd worden in de ideeënbus
Elk jaar wordt een informele oudernamiddag georganiseerd (meestal rond de kerstperiode)
Plaats
De vormingsavond en de oudernamiddag heeft plaats in het kinderdagverblijf (of aanverwante
kinderdagverblijven).
Verwante documenten en hulpmiddelen
Vakliteratuur
Informatie van de verscheidene organisaties (VOCA,VCOK,VDAB…..)
Aanvraagformulier
Bevestiging van inschrijving
Betalingsbewijs indien nodig
Agenda
Uitnodiging voor de ouders (brief)
Inschrijvingsstrook
Aanwezigheidslijst van de deelnemers
Verslag, map en/of brochure van de vorming
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
64
Werkwijze
Wat
Wie Hoe
Bekijken van aanbod van thema‟s waar ouders behoefte aan hebben
Directie en verantwoordelijke
Volgens aanvraag en belangstelling van de ouders. Nieuwe,actuele en algemene problemen van ouders bekijken.
Contact opnemen met de inrichtende organisaties
Verantwoordelijke Telefonisch en/of schriftelijk
Kiezen van onderwerp en spreker Directie en verantwoordelijke
Door mondeling overleg
Invullen aanvraagformulier verantwoordelijke Schriftelijk op het daartoe bestemde formulier
Bevestiging van inschrijving en komst van de spreker
Inrichtende organisatie
Schriftelijk
Betalen van deelnamekosten Directie Overschrijving
Uitnodiging van ouders via brief opgestuurd samen met de factuur in de maand die de spreekbeurt vooraf gaat
verantwoordelijke Ouders krijgen brief met onderwerp, datum en uur, naam van de spreker, samen met inschrijvingsstrookje (af te geven op de dienst)
Uitnodigingsbrief ophangen in de kribbe personeel Brief vermeldt datum, onderwerp en spreker
Afgeven van inschrijvingsstrook door ouders aan kinderverzorgende
ouders Het aantal personen en de naam moet vermeld staan
Presentatie door uitgenodigde spreker op de afgesproken datum
spreker Op de avond zelf moet een aanwezigheidslijst van de ouders opgemaakt worden
Opmaken van aanwezigheidslijst en verslag en eventuele documentatie
Verantwoordelijke Classificatie in vormingsmap voor ouders
Evaluatie op de teamvergadering Verantwoordelijke en het team
Evaluatie van de spreekbeurt Reacties van de ouders meedelen
Eventuele verslagen uitdelen aan alle ouders aanwezig op de vormingsavond
verantwoordelijke Persoonlijk, of meegeven in de tas van kleintje of opsturen
Door weinig interesse van de ouders wordt dit vaak vervangen door een oudernamiddag in het
kinderdagverblijf.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
65
3.5.14.Procedure betreffende inspraak en ondersteuning van
medewerkers
Vzw Duinhuisjes Briel-jantje
3.5 Procedures 3.5.15 Inspraak en ondersteuning van de medewerkers
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel
Gheleyns Nathaniele Verantwoordelijke Geldig vanaf
01/2010
Doel
Deze procedure heeft tot doel alle vormen van inspraak en alle middelen die gebruikt worden om
de medewerkers te ondersteunen, te omschrijven.
Toepassingsgebied
Deze procedure is van toepassing op alle medewerkers en op de inspraak van deze medewerkers.
Deze procedure is ook van toepassing op alle leidinggevenden en de wijze waarop ze hun
medewerkers trachten te ondersteunen.
Werkwijze
Wat Wie Hoe
Dagelijkse begeleiding (bezoek of telefonisch), coördinatie van de werking
De verantwoordelijke Regelmatig bezoek van de verantwoordelijke (min 2x per week) en mondelinge uitwisseling van info met de medewerkers
Algemene informatie, mededelingen, uitleg over de organisatie en werking
De verantwoordelijke Schriftelijke briefing a.d.h.v een overdrachtsschrift
Bespreking en evaluatie van de werking
De verantwoordelijke Personeelsvergadering : met alle medewerkers + eventueel directie -agenda wordt op voorhand in briefing geplaatst, medewerkers kunnen agendapunten plaatsen -er wordt een verslag opgemaakt. De gemaakte afspraken worden op papier gezet en opgevolgd.
Begeleiding van de opgevangen kinderen
Verantwoordelijke Bij ziekte, vertraging in ontwikkeling of bij moeilijk eetgedrag: zie procedure opvolgen gezondheidstoestand
Oudercontacten Verantwoordelijke Bij het herhaaldelijk niet naleven van afspraken worden de ouders door de verantwoordelijke
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
66
aangesproken
Ideeënbus Voor iedereen Ideeën en opmerkingen kunnen hierin gedeponeerd worden. De verantwoordelijke controleert de bus en verwijst ideeën en vragen door.
Tevredenheidsonderzoek Voor iedereen Cfr procedure tevredenheidsonderzoek
Het regelen van diensturen, inhaalrust of verlof
Verantwoordelijke -het uurrooster wordt per maand gemaakt hierbij wordt rekening gehouden met de inhaalrust en de vakantiedagen
Feestelijkheden en presentjes Verantwoordelijke en directie
-vieren van de dag van de kindbegeleiders (oktober) -personeelsfeest
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
67
3.5.15 Procedure betreffende het nagaan of de processen verlopen zoals beschreven.
Vzw Duinhuisjes
Briel-jantje
3.5 Procedures
3.5.16 Nagaan of de procedures verlopen zoals beschreven
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel
Bea Aelbrecht Nathaniele Gheleyns
Verantwoordelijke Geldig van 01/2010
Doel
Het formeel in vraag stellen van de doeltreffendheid en de inhoud van het
kwaliteitshandboek ten opzichte van het kwaliteitsbeleid, de regelgeving en de
kwaliteitsplanning
Het nachecken of de processen nog conform de werking zijn en omgekeerd
Het systematisch werken aan het verbeteren en het borgen van kwaliteit
Toepassingsgebied
Het kwaliteitshandboek en de volledige werking
Werkwijze
Tijdens de jaarlijkse stafvergadering omtrent kwaliteit wordt de visie van het kinderdagverblijf
voorgelezen. Op die manier proberen we de visie elk jaar kritisch te bekijken.
Planning van de kwaliteitsborging i.v.m. de processen beschreven in het kwaliteitshandboek:
Wat Wie Hoe
Inplannen van de analyses in het teamoverleg
Kwaliteitscoördinator en verantwoordelijke
Verdelen van de inhoud van het kwaliteitshandboek over de verschillende teams Dit vastleggen per werkjaar
Verdelen van de te beoordelen documenten
Kwaliteitscoördinator en verantwoordelijke
Eén week voor het team de te bespreken processen verdelen over de teamleden, zodat deze de documenten reeds kunnen doornemen en beoordelen.
Nakijken of het document nog conform is aan de werking
Teamleden in een teamvergadering
Doorlezen en beoordelen van het document. Noteren van alle te bespreken opmerkingen
Nakijken of het document conform is aan de regelgeving
Kwaliteitscoördinator Controleren van de geldende regelgeving
Bespreken van de documenten Verantwoordelijke en teamleden
Medewerkers overtuigen van de doeltreffendheid en de correctheid
Verwerken en opvolgen van de resultaten van de bespreking
Kwaliteitscoördinator
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
68
Kwaliteitsplanning
Wat
Wie Hoe
Planning van de opvolging Kwaliteitscoördinator Jaarlijkse kwaliteitsvergaderingen;
Voorbereiding van de beoordeling Verantwoordelijke De bestaande processen worden gecheckt Welke wijzigingen zijn of worden doorgevoerd Welke klachten zijn er van de gebruikers en/of medewerkers Wat is de actuele planning Wat zijn de resultaten van een eventuele tevredenheidsmeting
Detecteren van de mogelijkheden Verantwoordelijke en de verschillende teamleden
Onderzoeken van de haalbaarheid Directie en verantwoordelijke
Selecteren van de mogelijkheden
Verantwoordelijke
Concretiseren en uitwerken Verantwoordelijke en teamleden
Implementatie van de praktijk
Doorvoeren van de acties Verantwoordelijke en teamleden
Opvolgen van de acties Verantwoordelijke en Kwaliteitscoördinator
Halfjaarlijks
Het bewaren van de vervallen documenten
Kwaliteitscoördinator De vervallen documenten worden bewaard in de map archief (Bremhuisje), de aangepaste versie wordt uitgeprint op een gekleurd blad en krijgt een nieuwe startdatum
Kwaliteitshandboek Kwaliteitscoördinator Elk jaar wordt, indien nodig, een nieuwe versie uitgeprint zodanig dat er een overzicht over de bestaande en de nieuwe procedures behouden blijft.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
69
Toelichting van de jaarplanning:
Jaarlijks stelt de kwaliteitscoördinator een jaarplanning op. Doel van de jaarplanning is alle
processen te evalueren en bij te sturen daar waar nodig. Deze jaarplanning wordt telkens
opgesteld in het voorjaar dit in samenspraak met de verantwoordelijke en de directie
(stafvergadering).
Volgende procedures worden jaarlijks bekeken in de teamvergaderingen:
Procedure betreffende komen tot duidelijke afspraken met de ouders
Procedure betreffende toegang tot de kinderopvang
Procedure betreffende groepsindeling
Procedure betreffende observatie en opvolging van de gezondheidstoestand
Procedure betreffende E.H.B.O.
Klachtenprocedure
Procedure wiegendood
Op deze vergadering zijn zowel de begeleiders van kinderopvang als de verantwoordelijke
aanwezig. De bedoeling is dat de begeleiders een week voor de vergadering de te bespreken
procedures (zie bijlage schema kwaliteitsplanning) nakijken. Op de vergadering zelf worden dan de
zaken die niet meer blijken te kloppen besproken. Deze wijzigingen worden vervolgens
doorgegeven aan de kwaliteitscoördinator. Deze past het kwaliteitshandboek aan, de wijzigingen
van het afgelopen jaar zijn te herkennen aan het gekleurd blad en nieuwe geldigheidsdatum.
De visie, opdrachtverklaring, de taakomschrijvingen van de verschillende medewerkers en de
rest van de procedures worden besproken in een vergadering met alle stafleden in het
voorjaar. Op deze manier willen we voor alle processen de kwaliteitsborging garanderen.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
70
3.5.16 Procedure betreffende het behandelen van klachten en
ongenoegens.
Vzw Duinhuisjes Briel-jantje
3.5 Procedures 3.5.17 Behandelen van klachten en ongenoegens
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel
Bea Aelbrecht Verantwoordelijke Geldig van 01/2010
Doel
Het garanderen dat klachten op een efficiënte manier geregistreerd, behandeld en
beantwoord worden.
Het garanderen van een doeltreffende klachtenbehandeling
Het formuleren en implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen.
Het streven naar een algemene tevredenheid bij de gebruikers en de medewerkers.
Het openstaan voor inspraak van gebruikers en medewerkers.
Het verbeteren van de dienstverlening.
Toepassingsgebied
Alle klachten van de gebruikers en interne medewerkers.
Een klacht is een mondelinge of schriftelijke uiting van ongenoegen over de werking van
het kinderdagverblijf.
Een klacht wordt bij de verantwoordelijke ingediend. De verantwoordelijke beslist of dit als
een klacht geregistreerd wordt.
Een ongenoegen wordt vaak mondeling doorgegeven aan de begeleiders van de groep, die
deze klacht noteren in het overdrachtschrift.
Op die manier proberen we onmiddellijk te reageren en de ongenoegens bespreekbaar te
maken.
Werkwijze: Behandelen van een ongenoegen
Wat Wie Hoe
Ontvangen van een ongenoegen Iedereen Telefonisch of via persoonlijk contact
Het ongenoegen wordt in het overdrachtschrift genoteerd
De betrokken personen
Het invullen van het overdrachtschrift
Het overdrachtschrift wordt gelezen door de andere kinderverzorgsters
De betrokken personen
De betrokken persoon verhelpt het ongenoegen en bespreekt het met de ouders en de andere kinderverzorgsters
De betrokken personen
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
71
Werkwijze: Behandelen van een klacht
Wat Wie Hoe
Ontvangen van de klacht Iedereen Telefonisch,via e-mail,per brief, tijdens een persoonlijk contact
Bezorgen aan de leidinggevende Iedereen Mondeling
Invullen van formulier voor klachtenregistratie
Verantwoordelijke Het document klachtenregistratie invullen (zie bijlage) hierbij wordt de einddatum van het afhandelen van de klacht ingevuld.
Toewijzen van de klacht Leidinggevende Op basis van de inhoud van de klacht
Onderzoek van de klacht Leidinggevende en betrokken personen
Opzoeken van relevante informatie, verificatie van de bekomen informatie.
Analyse van de oorzaak In overleg met de betrokkenen
Beslissen tot actieplan
(corrigerende en preventieve maatregelen)
Leidinggevende en betrokken medewerkers
Eventueel procedure aanpassen
Goedkeuring van de procedure Leidinggevende en betrokken medewerkers
In overleg met de betrokkenen om herhaling te voorkomen
Bekendmaken aan de klager Leidinggevende en betrokkene
Mondeling of schriftelijk
Uitvoeren van een actieplan Leidinggevende en betrokken medewerkers
In overleg met de betrokkenen om herhaling te voorkomen, dit plan binnen de week na de klacht in gang zetten
Evaluatie en afsluiten Leidinggevende en betrokken personen
Na uitvoeren van een nieuw actieplan, via mondeling overleg wordt nagevraagd of alles terug verloopt naar wens.
Indien de ouders niet tevreden zijn met de manier waarop de klachten behandeld worden,
wordt er verwezen in het Huishoudelijk Reglement naar een telefoonnummer van de
verantwoordelijke, de raad van bestuur en de directie.
Discussiepunten in verband met klachten kunnen ook voorgelegd worden aan de
klachtendienst van Kind en Gezin.
De organisatie probeert ten allen tijde een oplossing te zoeken voor elk mogelijke klacht.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
72
3.5.17 Procedure betreffende tevredenheidsonderzoek.
Vzw Duinhuisjes
Briel-jantje
3.5 Procedures
3.5.18 Tevredenheidsonderzoek
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel Verantwoordelijke Geldig tot
Doel
Het periodiek peilen naar de tevredenheid van de gebruikers
Betrokkenheid van iedereen vergroten
Peilen naar de gevoelens aangaande bepaalde onderwerpen alvorens deze te wijzigen
Feed - back ontvangen omtrent de algemene werking om bij te sturen waar nodig
Recht van inspraak daadwerkelijk vorm geven
Toepassingsgebied
Voor alle gebruikers
Hoe
Tevredenheidsenquête
Het ZIKO instrument
Verwante documenten
Tevredenheidsenquête bij ouders
Het ZIKO instrument
Werkwijze
Tevredenheidsmeting bij kinderen
Aan de hand van het ZIKO instrument wordt de tevredenheid bij de kinderen gemeten.
ZIKO is een zelfevaluatie-instrument voor het meten van het welbevinden en de betrokkenheid
van de kinderen in de opvang. Onvermijdelijk wordt de kwaliteit in de opvang ook hiermee
geëvalueerd.
.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
73
Wat
Wie
Hoe
Ontwikkeling van de kinderen worden besproken met behulp van het ZiKo – Vo formulier
Verantwoordelijke samen met de begeleiders
Voor kinderen tem 1 jaar worden om de twee maanden een formulier ingevuld, voor kinderen vanaf 1 jaar wordt om de vier maanden een formulier ingevuld.
Evaluatie van het ZiKo – Vo formulier
De verantwoordelijke + begeleidsters
Er wordt geëvalueerd of het kind zich al dan niet goed voelt in de groep, dit wordt afgeleidt van het ingevulde formulier. Indien het kind zich niet goed voelt in de groep wordt er gezocht naar verbeteractiepunten.
Werkpunten en positieve punten voorleggen in team
De verantwoordelijke en begeleid(st)ers
Samen met de begeleidsters worden er actiepunten opgesteld die na verloop van tijd samen met de verantwoordelijke geëvalueerd worden op effectieve uitvoering en haalbaarheid.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
74
Tevredenheidsmeting bij het personeel
Wat
Wie
Hoe
Beslissen om meting te doen
Verantwoordelijke, directie
Om de 5 jaar wordt de meting uitgevoerd bij de personeelsleden.
Opstellen van de tevredenheidsmeting ( inhoud van de bevraging )
Verantwoordelijke in overleg met de andere stafleden.
Aandachtspunten van de bevraging: Volledigheid van de bevraging. Relevantie van de aspecten Vastleggen van de vormgeving: multiple choice, los in te vullen,
vragen te beantwoorden Rekeninghoudend met objectiviteit en
representatie.
Organiseren van de tevredenheidsmeting
Verantwoordelijke .
De tevredenheidsmeting wordt afgegeven of samen met de loonstrook opgestuurd.
Analyseren van de gegevens
Verantwoordelijke en directie.
Vergadering.
Selecteren van de punten die in aanmerking komen ter verbetering.
Verantwoordelijke en directie
In de stafvergadering of kwaliteitsvergadering
Opvolgen en evalueren van het uitvoeren van de verbeterpunten en bijsturing
Verantwoordelijke
Teamvergaderingen
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
75
Tevredenheidsmeting bij ouders
Wat
Wie
Hoe
Beslissen om meting te doen
Leidinggevende
Om de 4 jaar een enquête bij de ouders Ingaan op een klacht (cfr. Klachtenprocedure)
Opstellen van de tevredenheidsmeting
Leidinggevende in overleg met het team
Aandachtspunten van de bevraging Zijn de te bevragen punten relevant Welke vormgeving: multiple choice, los in te vullen, vragen te beantwoorden (Zie bijlage)
Organiseren van de tevredenheidsmeting
Leidinggevende
De tevredenheidsmeting wordt bij de factuur gestopt
Analyseren van de gegevens
Leidinggevende en directie
Selecteren van de punten,of procedures die in aanmerking komen ter verbetering
Leidinggevende en directie
In de stafvergadering
Opvolgen en evalueren van het uitvoeren van de verbeterpunten
Leidinggevende
Teamvergaderingen
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
76
3.5.18 Procedure betreffende de jaarlijkse evaluatie van de
globale werking.
Vzw Duinhuisjes Briel-jantje
3.5 Procedures 3.5.19 Jaarlijkse evaluatie van de globale werking
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel
Bea Aelbrecht Verantwoordelijke Geldig 01/2010
Doel
Door middel van een evaluatie is het mogelijk verbeterpunten te zoeken en zo te werken aan de
kwaliteit van de organisatie.
Toepassingsgebied
De volledige werking van VZW DE DUINHUISJES
Werkwijze
Met de Raad van Bestuur wordt er jaarlijks een algemene vergadering gehouden waarin het
financieel verslag besproken wordt.
Hierin worden de statistische gegevens besproken van de VZW:
het aantal ingeschreven kinderen van de crèches, de BKO, en de DOG
de gemiddelde bezetting
de bezetting op jaarbasis
de herkomst van de kinderen
Ook de financiële verslaggeving komt aan bod:
Balans afgelopen werkjaar
Resultaat afgelopen werkjaar
Overzicht investeringen
In de vergaderingen wordt de werking geëvalueerd onder leiding van de verantwoordelijke.
Aan de hand van een jaarplanning wordt de werking om de twee jaar geëvalueerd. (zie bijlage)
(cfr. 3.5.16)
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
77
3.5.19 Procedure betreffende preventie van wiegendood
Vzw Duinhuisjes Briel-jantje
3.5 Procedures 3.5.20 Wiegendoodpreventie
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel
Bea Aelbrecht
Verantwoordelijke Geldig 1/2010
Doel
Wiegendood bij kinderen voorkomen
Eensgezindheid bereiken rond preventie in onze voorziening.
Toepassingsgebied
Op alle kinderen van de voorziening.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Verantwoordelijke voor het opleiden van de begeleiders en opvolgen van de preventie
maatregelen.
Begeleiders : toepassen van de preventieve maatregelen
Documenten en hulpmiddelen
Inlichtingsfiche
Thermometer
Cursus betreffende E.H.B.O.
Cursus betreffende preventie in de kinderopvang ( Kind en Gezin )
Getekende brief uitzonderingen van de ouders
Werkwijze
Bij het intake gesprek worden ouders ingelicht over de volgende preventiemaatregelen die er
bestaan binnen de voorziening.
Deze zijn :
Kind wordt nooit in buikligging gelegd om te slapen : altijd in rugligging. Stabiele zijligging
kan, mits gebruik van een ondersteuningskussen.
Kamertemperatuur beneden de 20°C houden, bijgevolg regelmatig kamertemperatuur
controleren. Bij te hoge temperatuur wordt de kledij aangepast.
Goede Verluchting van de slaapruimten; elke middag en avond ramen openen.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
78
Geen dekbed voorzien voor kinderen minder dan één jaar. Geen bedrand en kussens.
Indien geen slaapzak wordt gebruikt, wordt een licht dekentje aangeboden in combinatie
met de “Feet to Footmethode” ( voetjes tegen uiteinde van het bed ).
De fopspeen wordt ontdaan van het ophangtouwtje.
Kleine knuffels en doekjes kunnen gegeven worden voor het inslapen maar moeten
weggeschoven worden na het inslapen. Een doekje of knuffel op het gezicht is altijd
ontoelaatbaar.
Regelmatig toezicht in de slaapruimten.
Nieuwe kindjes worden gedurende minimum 14 dagen in de leefgroep te slapen gelegd,
om het slaappatroon te observeren en het kind te laten wennen.
Bedjes worden ofwel met voet- of hoofdeinde tegen de muur geplaatst.
Personeel wordt continue bijgeschoold inzake E.H.B.O. .
Indien ouders niet akkoord kunnen gaan met deze maatregelen, dan wordt gepoogd in een
gesprek om hen te overtuigen van de noodzakelijkheid.
Indien dit niet lukt dienen de ouders een schrijven aan onze organisatie te richten waarin zij
vragen af te zien van deze preventiemaatregel, ondertekent door beide ouders.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
79
3.5.20 Procedure betreffende hersenvliesontsteking Vzw Duinhuisjes
Briel-jantje
3.5 Procedures
3.5.21 Hersenvliesontsteking
Versie 1
Auteur: Kaatje Steel
Gheleyns Nathaniele
Verantwoordelijke Geldig vanaf
01/2010
Doel
Eensgezindheid bereiken rond actiepunten bij vaststelling van de eerste symptomen van
hersenvliesontsteking, binnen het kinderdagverblijf.
Toepassingsgebied
Op alle kinderen en personeel van de voorziening.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Verantwoordelijke, directie en verpleegkundige voor het uitvoeren van de procedure.
Begeleiders voor het observeren, herkennen en signaleren van de eerste symptomen van
hersenvliesontsteking.
Documenten en hulpmiddelen
Begeleidende brief gezondheidsinspectie aan ouders
Werkwijze
Dokter verwittigt de crèche
Verantwoordelijke verwittigt de gezondheidsinspectie, dit in samenspraak met de
behandelende arts, (Spanjaardstraat 15 – 8000 Brugge, tel: 050/44.50.70; en volgt nadien
de voorschriften die ze geven!
In geval van behandeling: twee keuzes: ouders doorverwijzen naar hun huis/kinderarts,
ofwel indien nodig de kinderen behandelen in het kinderdagverblijf.
Opbellen van de ouders met de informatie/mededeling
Afdrukken van een lijst met kindjes die de voorbije dagen geweest zijn
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
80
Opmaken van een brief
Indien behandeling binnen het kinderdagverblijf: Verantwoordelijke haalt voorschriften op
(op doktersvoorschrift), (Zitromax); Tip: bel eerst naar de apothekers in de streek, zij
kunnen de medicatie bestellen en hebben dan in een paar uur de volledige dosis die je
nodig hebt. Toedienen van de medicatie en meegeven van de begeleidende brief,
(de kindjes wegen en de juiste hoeveelheid van medicatie toedienen)
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
81
3.5.21 Crisisprocedure Vzw Duinhuisjes
Briel-jantje
3.5 Procedures
3.5.24 Crisisprocedure
Versie 1
Auteur: Kind en Gezin
Gheleyns Nathaniele
Verantwoordelijke Geldig vanaf
01/2010
Doel
Eenduidigheid bekomen omtrent het gepast reageren tijdens een crisissituatie.
Hierbij nemen we volgende situaties op: crisis bij levensbedreigende situaties; crisis waarbij een
kind zoekraakt of verdwijnt uit de opvang en crisis door overmacht.
Toepassingsgebied
Op alle kinderen en personeel van de voorziening.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Alle personeelsleden van de voorziening.
Documenten en hulpmiddelen
Verzekeringspapieren
Werkwijze
Hieronder staat beschreven hoe we reageren in drie verschillende crisissituaties.
o Crisis bij levensbedreigende situaties
Levensbedreigend = elke situatie waarbij één of meerdere vitale functies gestoord zijn of dreigen
gestoord te raken. De drie vitale functies zijn: het bewustzijn, de ademhaling en de circulatie
(= de bloedsomloop).
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
82
Voorbeelden van levensbedreigende situaties:
Kind verliest het bewustzijn;
Kind heeft ademnood en kan nauwelijks meer spreken;
De huid of de lippen zien blauw, purper of grijs;
Kind verwondt zich aan een scherp voorwerpen heeft een diepe wonde die niet stopt met bloeden;
Kind drinkt van een schoonmaakmiddel;
Kind ligt blauw aangelopen in bed en ademt niet;
Kind verslikt zich in zijn eten en krijgt ademnood;
Kind dreigt te verdrinken;
Kind heeft zeer hoge koorts en reageert niet meer;
Kind braakt bloed;
Kind zakt in elkaar;
Kind heeft een hoofdwonde en vertoont één of meer van de volgende verschijnselen:
ernstige hoofdpijn, gebrek aan alertheid, verwardheid, geïrriteerdheid, braakneigingen of
problemen bij stappen;
kind heeft stuipen;
Voedselvergiftiging;
Verkeersongeluk bij uitstap;
Kind vertoont symptomen van hersenvliesontsteking: plotse hoge koorts, hoofdpijn, misselijkheid,
lichtschuwheid, spierpijn, sufheid, stijve nek, luierpijn en/ of puntvormige, niet wegdrukbare
onderhuidse vlekjes ter hoogte van de armen.
Indien je in één van deze bovenstaande situaties bevindt/ in een situatie waarbij het leven van het
kind wordt bedreigd reageer dan als volgt:
Zorg dat de veiligheid van de andere kinderen gegarandeerd is, zo voorkom je dat er
nog meer slachtoffers vallen.
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
83
Stel vast wat er precies gebeurd is, maak hierbij een inschatting van de vitale functies
van het slachtoffer. Roep hierbij hulp in van een collega zodanig dat die de 100 / 112
kan verwittigen! (Knokke: Urgentie = 3901)
Wat moet je doen? Hoe doe je het?
Controleer het bewustzijn
Spreek tot het kind;
Geef klopjes op de schouders;
Knijp in de bovenarm;
Klap in je handen boven het gezicht;
Stel eenvoudige vragen.
Maak de luchtwegen vrij
Maak knellende kledij los;
Controleer de mond en verwijder vreemde
voorwerpen;
Breng het hoofd in lichte hyperstrekking
en kinlift (leg hierbij het kind steeds op
harde ondergrond)
Controleer de ademhaling
Kijk
Voel
Luister
Indien geen ademhaling:
Beademen: 2 maal mond op mond
Indien wel een ademhaling: verwittig de
hulpdiensten
Controleer de circulatie Voel de hartslag
Alarmeer Laat de 100 / 112 bellen
Wat? (als je zegt dat er geen hartslag is
komt de MUG mee!)
Waar? Wanneer?
Indien wel een hartslag Verder beademen!!!
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
84
Controle ademhaling per minuut
Indien geen hartslag Geef afwisselend 30 hartmassages (met
één hand bij kinderen tot acht jaar; met
twee vingers (niet wijsvinger) bij baby‟s!!!)
en 2 beademingen; controleer om de
minuut de ademhaling en de hartslag
Nog enkele aanwijzingen:
Rij nooit zelf met het slachtoffer naar de huisarts of het ziekenhuis, indien je dus te maken
hebt met een kind in levensgevaar!
Verplaats het kind niet onnodig; laat het kind niet drinken of eten!!!
Voor de verantwoordelijke/ directie/ verzorgster:
Breng de ouders zo snel mogelijk telefonisch op de hoogte van de crisis! Geef hen hierbij
de nodige informatie (niet dramatiseren, maar ook niet ten onrechte geruststellen) Informeer
hen hierbij bondig over de stappen die reeds genomen zijn.
Vermeld steeds naar welk ziekenhuis / huisarts je het kind brengt!
Voor de verantwoordelijke en directie:
Meld de crisis aan je dossierbeheerder van Kind en Gezin!
Pas het crisiscommunicatieplan toe! (zie procedure …..)
Zorg tijdens en na de crisis voor jezelf en voor de anderen. Zoek hierbij steun bij je
verantwoordelijke / directie. Indien nodig doe beroep op een arts, psycholoog,…
Blijf hier aandacht voor hebben, ook in de weken en maanden na de crisis!
Ga na of de administratieve formaliteiten in orde zijn (bvb: verzekering,…)
Analyseer de situatie die zich heeft voortgedaan en ga na welke maatregelen er
kunnen genomen worden om dergelijke situaties in de toekomst te vermijden!
Evalueer hierbij ook de gebruikte procedure, stuur bij waar nodig!
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
85
Indien het slachtoffer is overleden (en is vastgesteld door een arts)!
Hulpverleners zullen de nodige stappen nemen: verwittigen van lijkschouwer, parket,
verleen hierbij medewerking.
Breng de ouders zo snel mogelijk telefonisch op de hoogte. (gebeurd door directie of
verantwoordelijke)
Meld deze crisis zo snel mogelijk aan je dossierbeheerder van Kind en Gezin.
Pas het crisiscommunicatieplan toe (zie procedure:….)
Zorg tijdens en na de crisis voor jezelf en voor de anderen. Zoek hierbij steun bij je
verantwoordelijke / directie. Indien nodig doe beroep op een arts, psycholoog,…
Blijf hier aandacht voor hebben, ook in de weken en maanden na de crisis!
Ga na of de administratieve formaliteiten in orde zijn (bvb: verzekering,…)
Analyseer de situatie die zich heeft voortgedaan en ga na welke maatregelen er
kunnen genomen worden om dergelijke situaties in de toekomst te vermijden!
Evalueer hierbij ook de gebruikte procedure, stuur bij waar nodig!
° Crisis waarbij een kind zoekraakt of verdwijnt uit de opvang
Voorbeelden:
Kind wordt ontvoerd in de opvang;
Kind loopt weg uit de opvang;
Kind is onvindbaar.
Werkwijze:
Zorg dat de veiligheid van de andere kinderen gegarandeerd is, zo voorkom je dat er nog meer
slachtoffers vallen.
Informeer je collega‟s, doe navraag of er iemand iets heeft opgemerkt;
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
86
Wijs iemand aan die de verantwoordelijke verwittigd. Overleg hierna samen welke stappen je
onderneemt (zoekactie,…)
Verwittig gespecialiseerde hulp (politie, child focus,…) Zeg hen wie je bent, wat er gebeurd is
en waar je je bevindt!
Verantwoordelijke / directie brengt de ouders telefonisch op de hoogte, wees eerlijk over de
crisis (niet dramatiseren en niet onterecht gerust stellen)
Meld de crisis aan je dossierbeheerder van Kind en Gezin.
Pas het crisiscommunicatieplan toe
Zorg tijdens en na de crisis voor jezelf en voor de anderen. Zoek hierbij steun bij je
verantwoordelijke / directie. Indien nodig doe beroep op een arts, psycholoog,…
Blijf hier aandacht voor hebben, ook in de weken en maanden na de crisis!
Ga na of de administratieve formaliteiten in orde zijn (bvb: verzekering,…)
Analyseer de situatie die zich heeft voortgedaan en ga na welke maatregelen er kunnen
genomen worden om dergelijke situaties in de toekomst te vermijden! Evalueer hierbij ook de
gebruikte procedure, stuur bij waar nodig!
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
87
o Crisis door overmacht
Voorbeelden:
Brand, blikseminslag met brand, wateroverlast, ernstige CO – intoxicatie, sterke gasreuk,
Gifwolk, explosiegevaar.
Werkwijze:
Informeer je collega‟s, doe navraag of er iemand iets heeft opgemerkt;
Wijs iemand aan die onmiddellijk gespecialiseerde hulp oproept, bvb: brandweer,
gasleverancier. Zeg hen wie je bent, wat er gebeurd is en waar je je bevindt! Beantwoord hun
vragen, verbreek de verbinding niet als eerste!
Start onmiddellijk de evacuatie van de aanwezige kinderen. Ook het slachtoffer met
lichamelijke letsels haal je eerst uit de gevarenzone alvorens het te reanimeren of EHBO toe te
dienen.
Breng alle kinderen veilig onder op de daartoe afgesproken plaats
Indien verantwoordelijk afwezig is: wijs iemand aan die de verantwoordelijke op de hoogte
brengt.
Verantwoordelijke / directie brengt de ouders telefonisch op de hoogte, wees eerlijk over de
crisis (niet dramatiseren en niet onterecht gerust stellen)
Meld de crisis aan je dossierbeheerder van Kind en Gezin.
Zoek zo snel mogelijk een oplossing voor de eventuele ontoegankelijkheid van de opvang.
Probeer eventueel ouders een alternatieve oplossing aan te bieden (andere kribbe,
onthaalouders)
Pas het crisiscommunicatieplan toe
Zorg tijdens en na de crisis voor jezelf en voor de anderen. Zoek hierbij steun bij je
verantwoordelijke / directie. Indien nodig doe beroep op een arts, psycholoog,…
Blijf hier aandacht voor hebben, ook in de weken en maanden na de crisis!
Ga na of de administratieve formaliteiten in orde zijn (bvb: verzekering,…)
Analyseer de situatie die zich heeft voortgedaan en ga na welke maatregelen er kunnen
genomen worden om dergelijke situaties in de toekomst te vermijden! Evalueer hierbij ook de
gebruikte procedure, stuur bij waar nodig!
Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Briel-jantje”
88
3.5.22 Procedure crisiscommunicatieplan Vzw Duinhuisjes
Briel-jantje
3.5 Procedures
3.5.25 Crisiscommunicatieplan
Versie 1
Auteur: Kind en Gezin
Gheleyns Nathaniele
Verantwoordelijke Geldig vanaf
01/2010
Doel
Eenduidigheid bekomen omtrent het correct en professioneel communiceren tijdens een
crisismoment.
Toepassingsgebied
Op alle kinderen, ouders en personeel van de voorziening.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Alle personeelsleden van de voorziening
Werkwijze
Overleg bij crisis onmiddellijk met je collega‟s welke boodschap jullie moeten brengen.
Zorg voor onmiddellijke communicatie over de crisis naar de betrokkenen:
o De ouders van het slachtoffer
o Organiserend bestuur
o Medewerkers of vrijwilligers binnen de voorziening
o Ouders van andere opgevangen kinderen
o Andere
Indien van toepassing: sta de pers te woord (dit ben je NOOIT verplicht)