Contracteren is regisseren
Om grootschalige (bouw)projecten tot ieders tevredenheid te voltooien, is samen-
werken met andere partijen en uitbesteden van werkzaamheden pure noodzaak.
‘Ieder voor zich’ is in onze samenleving geen optie. Het vormgeven van die samen-
werking en het selecteren van de juiste partner daarvoor is een opgave en tegelijk
ook de kunst. De kunst die de contractmanager of -adviseur van Twynstra Gudde
als geen ander verstaat. Zijn professionele inzet omvat het regisseren van het totale
proces van aanbesteden, contractvorming en samenwerking, waarbij verkennen,
ver binden en verankeren sleutelbegrippen zijn.
De kunst van verkennen, verbinden en verankeren
“We onderscheiden ons door onze integrale en
multidisciplinaire aanpak en voeren opdrachten
samen met de opdrachtgever uit.”
VerankerenResultaten moeten verankerd worden, willen ze blijvend zijn. Niet alleen in contracten, maar ook in de organisatie, en vaak ook in de mentaliteit van de betrokken mensen. Met onze onderscheidende aanpak brengen wij het contracteringsvraagstuk tot een goed resultaat. Gedurende het hele contracteringsproces zorgt de contractmanager of adviseur van Twynstra Gudde voor alle facetten van verankering ten behoeve van het project.
VerkennenEen samenwerking vindt altijd plaats binnen een bepaalde context. Die omvat onder meer de markt, de betrokken organisaties en de geldende randvoorwaarden. En deze context is bij grote (bouw) projectenvaak complex en dynamisch. Twynstra Gudde verkentdaarom die context grondig. We brengen de markt in kaart, zoeken naar een aanpak die bij organisaties past en kijken specifiek naar onderbelichte en onder scheidende aspecten. Zijn er verschillen van inzicht? Is er sprake van harde standpunten? Waar zitten de grootste risico’s? We verkennen daarnaast het benodigde team en de route die dat team naar deeind bestemming moet volgen. Het is deze grondigevoor bereiding die de basis vormt voor het uiteindelijke succes.
VerbindenWe streven ernaar om hechte verbindingen tot stand te brengen binnen organisaties en ons eigen team. Pas daarna verbinden we organisaties met andere partijen, zoals bijvoorbeeld een aannemer. Bij het smeden van verbindingen gaat het altijd om het vinden van de juiste partij en het juiste evenwicht tussen ieders behoeften en belangen. In essentie draait het om het creëren van relaties die écht werken. Dat houden we dan ook scherp in het oog. Bij het woord ‘contract’ denken veel mensen allereerst aan verplichtingen. Wij zien contracten als een manier om de samenwerking te formaliseren; het sluitstuk van een intensief traject. Als Twynstra Gudde verbinden we ons graag aan de opdrachtgever, de missie en natuurlijk het resultaat.
Tweede Maasvlakte
g onderhandelen om te komen tot een optimale balans
tussen vrijheid voor marktpartijen en voldoende grip voor opdrachtgever.”
De aanbesteding van het project Maasvlakte 2 door
Havenbedrijf Rotterdam vindt plaats terwijl de
goedkeuringsprocedures voor PKB, MER, vergunningen
en bestemmingsplannen nog niet zijn afgerond. Door
de negatieve uitspraak van de Raad van State over de
PKB dreigde (opnieuw) vertraging. Daarom besluit men
de aanbesteding te starten parallel aan de procedures
voor vergunningen en bestemmingsplannen. Dat is
ongebruikelijk maar biedt ook kansen. Twynstra Gudde
krijgt de opdracht om dit proces in goede banen te leiden
en te zorgen dat de belangen van marktpartijen en
publieke organen in evenwicht blijven.
Dit project is uniek in omvang en wat betreft de
vereiste kenni n capaciteit. De totale aanleg vergt een
investering van circa € 3 mld. Nu wordt circa
1 miljard daarvan aanbesteed. Slechts vier bedrijven
kunnen zo’n grote opdracht uitvoeren. Daarom kiezen de
contractmanagers van Twynstra Gudde bij het opstellen
van de contractstukken voor maatwerk, vooral bij het
Programma van Eisen en de Overeenkomst. De aannemers
krijgen maximale vrijheid om hun kennis en ervaring
te benutten in het ontwerp en de uitvoeringsmethode.
Het contract moet die vrijheid respecteren, maar
wel voldoende checks and balances bevatten om als
opdrachtgever juiste nakoming af te dwingen. Maatwerk
dus, waarbij technische experts, juristen en financiële
deskundigen samen tot één integraal product komen.
Tweede Maasvlakte
“Stevig onderhandelen om te komen tot een optimale balans
tussen vrijheid voor marktpartijen en voldoende grip voor opdrachtgever.”
De aanbesteding van het project Maasvlakte 2 door
Havenbedrijf Rotterdam vindt plaats terwijl de goed
keuringsprocedures voor PKB, MER, vergunningen en
bestemmingsplannen nog niet zijn afgerond. Door de
negatieve uitspraak van de Raad van State over de PKB
dreigde (opnieuw) vertraging. Daarom besluit men de
aanbesteding te starten parallel aan de procedures voor
vergunningen en bestemmingsplannen. Dat is ongebrui
kelijk maar biedt ook kansen. Twynstra Gudde krijgt de
opdracht om dit proces in goede banen te leiden en te
zorgen dat de belangen van marktpartijen, de opdracht
gever en de publieke organen in evenwicht blijven.
Dit project is uniek in zowel de omvang als de vereiste
kennis en capaciteit. De totale aanleg vergt een investering
van circa € 3 miljard. Hiervan wordt in eerste instantie
circa 1 miljard aanbesteed en slechts vier be drijven kun
nen deze grote opdracht uitvoeren. Daarom kiezen de
contractmanagers van Twynstra Gudde bij het opstellen
van de contractstukken voor maatwerk, vooral bij het
Programma van Eisen en de Overeenkomst. De aannemers
krijgen maximale vrijheid om hun kennis en ervaring te
benutten in het ontwerp en de uitvoerings methode. Het
contract moet die vrijheid respecteren, maar wel voldoende
checks and balances bevatten om als opdrachtgever juiste
nakoming af te dwingen. Maatwerk van de contractma
nager van Twynstra Gudde, waarbij technische experts,
juristen en financiële des kundigen samen tot één integraal
product komen.
BritNed
“Succesvol contracteren vereist ondernemerschap
én kennis van de sector en de markt.”
BritNed Development Ltd is een Joint Venture van de
Nederlandse en de Engelse beheerder van het elektriciteits
transportnet en wil een hoogspanningsverbinding aan
leggen tussen Nederland en Engeland. Twynstra Gudde
krijgt de opdracht om de juiste leverancier(s) te contracte
ren voor de realisatie. De opdracht is complex, aangezien
na de aanbesteding een positieve en solide businesscase
gepresenteerd moet worden met een extreem lange
tijdhorizon. Dit is niet gemakkelijk, omdat de prijzen
van de grondstoffen koper en lood ‘door het dak’ gaan en
er krapte is op de leveranciersmarkt. Verder is een aantal
technische keuzes, zoals de capaciteit van de hoogspan
ningskabels, bij de start van de aanbesteding nog niet
gemaakt.
Contracteringsstrategie
Door een benchmark met andere projecten, een risico
analyse uit te voeren en diverse gesprekken met mogelijke
leveranciers, wordt samen met de Engelse en Nederlandse
partners van de Joint Venture de contracteringsstrategie
bepaald. Op basis hiervan wordt gekozen voor een EPC
contract (Engineering, Procurement & Construct), dat
gebaseerd is op functionele eisen. Echt maatwerk dus.
Samen met de onderhandelaar aan Engelse kant leiden
de contractmanagers van Twynstra Gudde de onderhan
delingen. Aan de leverancierskant van de tafel zitten
wereldspelers. Er worden duidelijke afspraken gemaakt
over de technische oplossingen, ver antwoordelijkheden
en risico’s. Nauwe samenwerking met de directies van de
moederbedrijven is nodig om mandaat te verkrijgen en op
het juiste moment naar een hoger onderhandelingsniveau
te kunnen schakelen.
Gunstige businesscase
Het resultaat is dat een combinatie van leveranciers is
gecontracteerd die een positieve en solide businesscase
opleveren. Missie geslaagd.
Voor het smeden van slimme werkverbanden én creatieve
verbindingen tussen partijen heeft de contractmanager of
adviseur van Twynstra Gudde de vereiste professionele
competenties en vaardigheden in huis. De kunst van het
contracteren is dat aan de juiste partij wordt gegund en zo
wel opdrachtgever als opdrachtnemer achter de gemaakte
keuzes staan. Respect hebben voor de uitslag van de gun
ning, voor de gemaakte afspraken en voor elkaar – om zo
tot het beste projectresultaat te komen. Tussentijds houdt
deze ‘regisseur samenwerken’ de vinger permanent aan de
pols om de processen te bewaken en indien nodig tijdig bij
te sturen.
Op een dag zijn ineens alle wegafzettingen verwijderd en de files verdwenen. De snelweg is klaar. Het heuglijke feit van de
officiële opening trekt de nodige media-aandacht. Kranten en televisie laten zien wat voor moois er allemaal tot stand is gebracht.
De aanloop naar de uitvoering en de realisering ervan zijn opeens geschiedenis. Onzichtbaar voor buitenstaanders blijft hoe het
gehele contracteringsproces is opgestart en verlopen. Onzichtbaar blijft de complexiteit ervan. Wie een kijkje achter de bouwscher-
men zou nemen, ziet daar de contractmanager of -adviseur aan het werk. Als regisseur heeft hij alles in goede banen geleid, van
strategie tot en met de uitvoering.
Contractmanager leidt alles in goede banen
Van strategie tot realistie
“Contracteren is niet het opstellen van een stuk papier met afspraken
waaronder handtekeningen worden gezet.
Het contract is het sluitstuk van een heel proces om te komen tot deze afspraken.”
Complexe projecten
Wat er bij de aanleg van een snelweg allemaal komt
kijken, onttrekt zich aan de waarneming van de gemid
delde burger. Maar voor insiders is het echter zonneklaar:
of je het nu hebt over de aanleg van wegen, spoorlijnen,
havens of de bouw van energiecentrales,– het zijn
complexe projecten. In dit soort projecten zijn altijd
velerlei, vaak strijdige, belangen(organisaties) en partijen
in het spel. Projecten moeten per definitie zo snel en zo
goedkoop mogelijk worden gerealiseerd, en dan ook nog
eens volgens de wettelijke regels. Alles onder de noemer
kwaliteit. Dat is de complexe klus!
Contractmanager als expeditieleider
Aanbestedingsprocedures zijn al gauw een jungle voor wie
er niet in thuis is. En de voorbeelden van projecten waar
het mis ging liggen dan ook, helaas, voor het oprapen. De
contractmanager van Twynstra Gudde zorgt ervoor dat het
contracteringsproces zo soepel mogelijk verloopt. Hij is
de expeditieleider die voor alle partijen de weg baant. Hij
verkent alle aspecten van het project, begeleidt de betrok
ken partijen bij het smeden van slimme allianties, voert
onderhandelingen, vergroot en bewaakt het onderlinge
vertrouwen, let erop dat de neuzen steeds dezelfde kant op
staan en ziet erop toe dat het hele proces voldoet aan de
randvoorwaarden (qua prijs, tijd en kwaliteit) zoals die zijn
vastgelegd. Bovendien staat hij voor de duurzaamheid van
de resultaten. Kortom: hij verkent, verbindt en verankert.
“Een goed contract realiseer je nooit alleen.”
Integratie van processen
Een contractmanager is betrokken bij het hele traject.
Het stroomlijnen van alle processen is een belangrijk
punt op zijn agenda. Maatwerk is essentieel. Dat is
bijvoorbeeld sterk zichtbaar bij het afsluiten van het
zogeheten DBFMcontract, dat zaken als Design, Build,
Finance en Maintenance in één keer vastlegt en regelt.
Op zich al een gigantische integratie van processen die
voorheen versnipperd bleven. DBFMcontracten zijn
bijvoorbeeld afgesloten voor de bovenbouw van de HSL
Zuid en voor de ombouw van de N50 tot de autosnelweg
A59. De contractmanager of adviseur neemt het opstellen
en afsluiten van een DBFMcontract op zich: als regisseur
nodigt hij uit, hij onderhandelt, hij wikt en weegt én hakt
knopen door. Hij gaat voor de optimale match van partijen
en in het verlengde daarvan voor het optimale resultaat.
De menselijke kant van het verhaal
De adviseurs en managers van Twynstra Gudde koppelen
hun inhoudelijke deskundigheid aan de opvatting dat het
bij contractuele relaties en bij het proces van contracteren
draait om het effectief samenwerken tussen mensen. Met
louter een goede aanbesteding en sluitend contract valt
dit niet te realiseren en zodoende staat in onze aanpak de
menselijke kant evenzeer centraal.
Wij hebben een groot inlevingsvermogen, we kunnen
goed luisteren, vragen door en blijven in gesprek. Wij zijn
kritisch, energiek en stimulerend. We verbinden, dat wil
zeggen: we wekken vertrouwen, wederzijds. En uiteraard
zijn we professionals die pas tevreden zijn als de klus tot
ieders tevredenheid is geklaard.
“Wij zorgen voor werkende contractuele relaties waarin de gerechtvaardigde
belangen van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer
tot hun recht komen en dus leiden tot het beste projectresultaat.”
LINK: spelsimulatie concurrentiegerichte dialoog
“Veel partijen zijn bij aanbestedingen krampachtig door hun angst voor
de strakke Europese regelgeving. Ten onrechte. Wij zijn ervan
overtuigd dat er voldoende ruimte is voor win/win-situaties, tenminste
als je bereid bent van de gebaande paden af te wijken.”
Een spelsimulatie laat mensen stage lopen in de toekomst
en is een intensieve, snelle en krachtige manier van leren.
Experimenteren met nieuw gedrag dat problemen kan op
leveren in de echte wereld, kan hierin zonder problemen.
In LINK doorlopen overheid en markt de procedure van
de concurrentiegerichte dialoog. Drie consortia strijden
om de gunning van een complex, infrastructureel project.
Zij doorlopen gezamenlijk de stappen in het proces: van
advertentie, via dialoog tot gunning.
In LINK ervaar je dat de dialoog niet vanzelfsprekend ont
staat. Het vraagt discipline, handigheid, flexibiliteit van
mensen. Opdrachtgever en opdrachtnemer ervaren in de
spelsimulatie LINK gezamenlijk de worstelingen van een
dialoog. Doorbreken van wantrouwen, elkaar op gedrag
aanspreken, vragen om opheldering: het zijn de innova
tieve gedragskenmerken die opdrachtgever en opdracht
nemer in de bouwsector kunnen oefenen in LINK.
Twynstra Gudde heeft LINK al vaak succesvol ingezet bij
projecten in verschillende branches. Enkele voorbeelden:
PSI Bouw in wisselende samenstelling met opdracht
gevers, aannemers en ingenieursbureaus
de RWS projectgroep van het project A2 Hooggelegen
de leveranciers en het projectteam van de aanbesteding
van de kantoorautomatisering en rekencentra van RWS
de medewerkers van een groot energiebedrijf
de RWS projectgroep A4 Steenbergen
de RWS projectgroep Maasvlakte – Vaanplein
de RWS projectgroep Lunetten – Veenendaal
een aannemerscombinatie
de gemeentelijke projectgroep Stadsbrug Nijmegen
Daarnaast is LINK een vast onderdeel van het opleidings
programma ‘Baanbrekers in de Bouw’, dat door de TU
Delft opgezet is.
Spoedaanpak
“Een goed stel gemotiveerde mensen is dé voorwaarde
om onder hoge tijdsdruk en via een innovatieve aanbestedings
methode het gewenste resultaat te halen.”
De minister heeft 30 knelpunten in het wegennet vast
gesteld die met spoed moeten worden aangepakt. Hij
heeft daarbij toegezegd dat er 10 openstellingen vóór mei
2011 plaats zullen vinden. De krappe planning vraagt om
een innovatief aanbestedingsproces met vervlechting van
planproces en realisatie.
Als eerste werd “pakket D” (SAGO), Amsterdam – ’t Gooi,
aanbesteed. Aan Twynstra Gudde de eer dit in goede
banen te leiden.
Analoog aan de “Best Value Procurement” vindt gunning
plaats op basis van risico en kansendossier, planning, ver
keersmanagement, kwaliteit sleutelfiguren en prijs.
Het is continue schakelen: anticiperen op de volgende
fase van de aanbesteding in combinatie met de dynamiek
van alle dag. Vandaag vormgeven van de komende in
lich tingenfase en morgen in dialoog met een gegadigde.
Van daag inhoudelijk aanscherpen van het aanbestedings
dossier en morgen gegadigden trainen hoe om te gaan
met de EMVI criteria. Dit alles onder extreme tijdsdruk
en in samen werking met de overige pakketten. Een rol
geschreven op het lijf van een adviseur contractering van
Twynstra Gudde.
Secretariaat
Contractering & Risicomanagement
Tel 033 4677691
www.twynstragudde.nl / contractering
Twynstra Gudde
Stationsplein 1
3818 LE Amersfoort
Postbus 907
3800 AX Amersfoort
Tel 033 4677777
Fax 033 4677666
www.twynstragudde.nl
Top Related