Contracteren is regisseren De kunst van verkennen, verbinden en verankeren

Contracteren is regisseren

Om grootschalige (bouw)projecten tot ieders tevredenheid te voltooien, is samen-

werken met andere partijen en uitbesteden van werkzaamheden pure noodzaak.

‘Ieder voor zich’ is in onze samenleving geen optie. Het vormgeven van die samen-

werking en het selecteren van de juiste partner daarvoor is een opgave en tegelijk

ook de kunst. De kunst die de contractmanager of -adviseur van Twynstra Gudde

als geen ander verstaat. Zijn professionele inzet omvat het regisseren van het totale

proces van aanbesteden, contractvorming en samenwerking, waarbij verkennen,

ver binden en verankeren sleutelbegrippen zijn.

De kunst van verkennen, verbinden en verankeren

“We onderscheiden ons door onze integrale en

multidisciplinaire aanpak en voeren opdrachten

samen met de opdrachtgever uit.”

VerankerenResultaten moeten verankerd worden, willen ze blijvend zijn. Niet alleen in contracten, maar ook in de organisatie, en vaak ook in de mentaliteit van de betrokken mensen. Met onze onderscheidende aan­pak brengen wij het contracteringsvraagstuk tot een goed resultaat. Gedurende het hele contracterings­proces zorgt de contractmanager of adviseur van Twynstra Gudde voor alle facetten van verankering ten behoeve van het project.

VerkennenEen samenwerking vindt altijd plaats binnen een bepaalde context. Die omvat onder meer de markt, de betrokken organisaties en de geldende randvoor­waarden. En deze context is bij grote (bouw) projectenvaak complex en dynamisch. Twynstra Gudde verkentdaarom die context grondig. We brengen de markt in kaart, zoeken naar een aanpak die bij organisaties past en kijken specifiek naar onderbelichte en onder ­ scheidende aspecten. Zijn er verschillen van inzicht? Is er sprake van harde standpunten? Waar zitten de grootste risico’s? We verkennen daarnaast het benodigde team en de route die dat team naar deeind bestemming moet volgen. Het is deze grondigevoor bereiding die de basis vormt voor het uit­eindelijke succes.

VerbindenWe streven ernaar om hechte verbindingen tot stand te brengen binnen organisaties en ons eigen team. Pas daarna verbinden we organisaties met andere partijen, zoals bijvoorbeeld een aannemer. Bij het smeden van verbindingen gaat het altijd om het vinden van de juiste partij en het juiste evenwicht tussen ieders behoeften en belangen. In essentie draait het om het creëren van relaties die écht werken. Dat houden we dan ook scherp in het oog. Bij het woord ‘contract’ denken veel mensen allereerst aan verplichtingen. Wij zien contracten als een manier om de samenwerking te formaliseren; het sluitstuk van een intensief traject. Als Twynstra Gudde verbinden we ons graag aan de opdrachtgever, de missie en natuurlijk het resultaat.

Tweede Maasvlakte

g onderhandelen om te komen tot een optimale balans

tussen vrijheid voor marktpartijen en voldoende grip voor opdrachtgever.”

De aanbesteding van het project Maasvlakte 2 door

Havenbedrijf Rotterdam vindt plaats terwijl de

goedkeuringsprocedures voor PKB, MER, vergunningen

en bestemmingsplannen nog niet zijn afgerond. Door

de negatieve uitspraak van de Raad van State over de

PKB dreigde (opnieuw) vertraging. Daarom besluit men

de aanbesteding te starten parallel aan de procedures

voor vergunningen en bestemmingsplannen. Dat is

ongebruikelijk maar biedt ook kansen. Twynstra Gudde

krijgt de opdracht om dit proces in goede banen te leiden

en te zorgen dat de belangen van marktpartijen en

publieke organen in evenwicht blijven.

Dit project is uniek in omvang en wat betreft de

vereiste kenni n capaciteit. De totale aanleg vergt een

investering van circa € 3 mld. Nu wordt circa

1 miljard daarvan aanbesteed. Slechts vier bedrijven

kunnen zo’n grote opdracht uitvoeren. Daarom kiezen de

contractmanagers van Twynstra Gudde bij het opstellen

van de contractstukken voor maatwerk, vooral bij het

Programma van Eisen en de Overeenkomst. De aannemers

krijgen maximale vrijheid om hun kennis en ervaring

te benutten in het ontwerp en de uitvoeringsmethode.

Het contract moet die vrijheid respecteren, maar

wel voldoende checks and balances bevatten om als

opdrachtgever juiste nakoming af te dwingen. Maatwerk

dus, waarbij technische experts, juristen en financiële

deskundigen samen tot één integraal product komen.

Tweede Maasvlakte

“Stevig onderhandelen om te komen tot een optimale balans

tussen vrijheid voor marktpartijen en voldoende grip voor opdrachtgever.”

De aanbesteding van het project Maasvlakte 2 door

Havenbedrijf Rotterdam vindt plaats terwijl de goed­

keuringsprocedures voor PKB, MER, vergunningen en

bestemmingsplannen nog niet zijn afgerond. Door de

negatieve uitspraak van de Raad van State over de PKB

dreigde (opnieuw) vertraging. Daarom besluit men de

aanbesteding te starten parallel aan de procedures voor

vergunningen en bestemmingsplannen. Dat is ongebrui­

kelijk maar biedt ook kansen. Twynstra Gudde krijgt de

opdracht om dit proces in goede banen te leiden en te

zorgen dat de belangen van marktpartijen, de opdracht­

gever en de publieke organen in evenwicht blijven.

Dit project is uniek in zowel de omvang als de vereiste

kennis en capaciteit. De totale aanleg vergt een investering

van circa € 3 miljard. Hiervan wordt in eerste instantie

circa 1 miljard aanbesteed en slechts vier be drijven kun­

nen deze grote opdracht uitvoeren. Daarom kiezen de

contractmanagers van Twynstra Gudde bij het opstellen

van de contractstukken voor maatwerk, vooral bij het

Programma van Eisen en de Overeenkomst. De aannemers

krijgen maximale vrijheid om hun kennis en ervaring te

benutten in het ontwerp en de uitvoerings methode. Het

contract moet die vrijheid respecteren, maar wel voldoende

checks and balances bevatten om als opdrachtgever juiste

nakoming af te dwingen. Maatwerk van de contractma­

nager van Twynstra Gudde, waarbij technische experts,

juristen en financiële des kundigen samen tot één integraal

product komen.

BritNed

“Succesvol contracteren vereist ondernemerschap

én kennis van de sector en de markt.”

BritNed Development Ltd is een Joint Venture van de

Nederlandse en de Engelse beheerder van het elektriciteits ­

transportnet en wil een hoogspanningsverbinding aan ­

leggen tussen Nederland en Engeland. Twynstra Gudde

krijgt de opdracht om de juiste leverancier(s) te contracte­

ren voor de realisatie. De opdracht is complex, aangezien

na de aanbesteding een positieve en solide businesscase

gepresenteerd moet worden met een extreem lange

tijdhorizon. Dit is niet gemakkelijk, omdat de prijzen

van de grondstoffen koper en lood ‘door het dak’ gaan en

er krapte is op de leveranciersmarkt. Verder is een aantal

technische keuzes, zoals de capaciteit van de hoogspan­

ningskabels, bij de start van de aanbesteding nog niet

gemaakt.

Contracteringsstrategie

Door een benchmark met andere projecten, een risico ­

analyse uit te voeren en diverse gesprekken met mogelijke

leveranciers, wordt samen met de Engelse en Nederlandse

partners van de Joint Venture de contracteringsstrategie

bepaald. Op basis hiervan wordt gekozen voor een EPC

contract (Engineering, Procurement & Construct), dat

gebaseerd is op functionele eisen. Echt maatwerk dus.

Samen met de onderhandelaar aan Engelse kant leiden

de contractmanagers van Twynstra Gudde de onderhan­

delingen. Aan de leverancierskant van de tafel zitten

wereldspelers. Er worden duidelijke afspraken gemaakt

over de technische oplossingen, ver antwoordelijkheden

en risico’s. Nauwe samenwerking met de directies van de

moederbedrijven is nodig om mandaat te verkrijgen en op

het juiste moment naar een hoger onderhandelingsniveau

te kunnen schakelen.

Gunstige businesscase

Het resultaat is dat een combinatie van leveranciers is

gecontracteerd die een positieve en solide businesscase

opleveren. Missie geslaagd.

Voor het smeden van slimme werkverbanden én creatieve

verbindingen tussen partijen heeft de contractmanager of

­adviseur van Twynstra Gudde de vereiste professionele

competenties en vaardigheden in huis. De kunst van het

contracteren is dat aan de juiste partij wordt gegund en zo­

wel opdrachtgever als opdrachtnemer achter de gemaakte

keuzes staan. Respect hebben voor de uitslag van de gun­

ning, voor de gemaakte afspraken en voor elkaar – om zo

tot het beste projectresultaat te komen. Tussentijds houdt

deze ‘regisseur samenwerken’ de vinger permanent aan de

pols om de processen te bewaken en indien nodig tijdig bij

te sturen.

Op een dag zijn ineens alle wegafzettingen verwijderd en de files verdwenen. De snelweg is klaar. Het heuglijke feit van de

officiële opening trekt de nodige media-aandacht. Kranten en televisie laten zien wat voor moois er allemaal tot stand is gebracht.

De aanloop naar de uitvoering en de realisering ervan zijn opeens geschiedenis. Onzichtbaar voor buitenstaanders blijft hoe het

gehele contracteringsproces is opgestart en verlopen. Onzichtbaar blijft de complexiteit ervan. Wie een kijkje achter de bouwscher-

men zou nemen, ziet daar de contractmanager of -adviseur aan het werk. Als regisseur heeft hij alles in goede banen geleid, van

strategie tot en met de uitvoering.

Contractmanager leidt alles in goede banen

Van strategie tot realistie

“Contracteren is niet het opstellen van een stuk papier met afspraken

waaronder handtekeningen worden gezet.

Het contract is het sluitstuk van een heel proces om te komen tot deze afspraken.”

Complexe projecten

Wat er bij de aanleg van een snelweg allemaal komt

kijken, onttrekt zich aan de waarneming van de gemid­

delde burger. Maar voor insiders is het echter zonneklaar:

of je het nu hebt over de aanleg van wegen, spoorlijnen,

havens of de bouw van energiecentrales,– het zijn

complexe projecten. In dit soort projecten zijn altijd

velerlei, vaak strijdige, belangen(organisaties) en partijen

in het spel. Projecten moeten per definitie zo snel en zo

goedkoop mogelijk worden gerealiseerd, en dan ook nog

eens volgens de wettelijke regels. Alles onder de noemer

kwaliteit. Dat is de complexe klus!

Contractmanager als expeditieleider

Aanbestedingsprocedures zijn al gauw een jungle voor wie

er niet in thuis is. En de voorbeelden van projecten waar

het mis ging liggen dan ook, helaas, voor het oprapen. De

contractmanager van Twynstra Gudde zorgt ervoor dat het

contracteringsproces zo soepel mogelijk verloopt. Hij is

de expeditieleider die voor alle partijen de weg baant. Hij

verkent alle aspecten van het project, begeleidt de betrok­

ken partijen bij het smeden van slimme allianties, voert

onderhandelingen, vergroot en bewaakt het onderlinge

vertrouwen, let erop dat de neuzen steeds dezelfde kant op

staan en ziet erop toe dat het hele proces voldoet aan de

randvoorwaarden (qua prijs, tijd en kwaliteit) zoals die zijn

vastgelegd. Bovendien staat hij voor de duurzaamheid van

de resultaten. Kortom: hij verkent, verbindt en verankert.

“Een goed contract realiseer je nooit alleen.”

Integratie van processen

Een contractmanager is betrokken bij het hele traject.

Het stroomlijnen van alle processen is een belangrijk

punt op zijn agenda. Maatwerk is essentieel. Dat is

bijvoorbeeld sterk zichtbaar bij het afsluiten van het

zogeheten DBFM­contract, dat zaken als Design, Build,

Finance en Maintenance in één keer vastlegt en regelt.

Op zich al een gigantische integratie van processen die

voorheen versnipperd bleven. DBFM­contracten zijn

bijvoorbeeld afgesloten voor de bovenbouw van de HSL­

Zuid en voor de ombouw van de N50 tot de autosnelweg

A59. De contractmanager of ­adviseur neemt het opstellen

en afsluiten van een DBFM­contract op zich: als regisseur

nodigt hij uit, hij onderhandelt, hij wikt en weegt én hakt

knopen door. Hij gaat voor de optimale match van partijen

en in het verlengde daarvan voor het optimale resultaat.

De menselijke kant van het verhaal

De adviseurs en managers van Twynstra Gudde koppelen

hun inhoudelijke deskundigheid aan de opvatting dat het

bij contractuele relaties en bij het proces van contracteren

draait om het effectief samenwerken tussen mensen. Met

louter een goede aanbesteding en sluitend contract valt

dit niet te realiseren en zodoende staat in onze aanpak de

menselijke kant evenzeer centraal.

Wij hebben een groot inlevingsvermogen, we kunnen

goed luisteren, vragen door en blijven in gesprek. Wij zijn

kritisch, energiek en stimulerend. We verbinden, dat wil

zeggen: we wekken vertrouwen, wederzijds. En uiteraard

zijn we professionals die pas tevreden zijn als de klus tot

ieders tevredenheid is geklaard.

“Wij zorgen voor werkende contractuele relaties waarin de gerechtvaardigde

belangen van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer

tot hun recht komen en dus leiden tot het beste projectresultaat.”

LINK: spelsimulatie con­currentiegerichte dialoog

“Veel partijen zijn bij aanbestedingen krampachtig door hun angst voor

de strakke Europese regelgeving. Ten onrechte. Wij zijn ervan

overtuigd dat er voldoende ruimte is voor win/win-situaties, tenminste

als je bereid bent van de gebaande paden af te wijken.”

Een spelsimulatie laat mensen stage lopen in de toekomst

en is een intensieve, snelle en krachtige manier van leren.

Experimenteren met nieuw gedrag dat problemen kan op­

leveren in de echte wereld, kan hierin zonder problemen.

In LINK doorlopen overheid en markt de procedure van

de concurrentiegerichte dialoog. Drie consortia strijden

om de gunning van een complex, infrastructureel project.

Zij doorlopen gezamenlijk de stappen in het proces: van

advertentie, via dialoog tot gunning.

In LINK ervaar je dat de dialoog niet vanzelfsprekend ont­

staat. Het vraagt discipline, handigheid, flexibiliteit van

mensen. Opdrachtgever en opdrachtnemer ervaren in de

spelsimulatie LINK gezamenlijk de worstelingen van een

dialoog. Doorbreken van wantrouwen, elkaar op gedrag

aanspreken, vragen om opheldering: het zijn de innova­

tieve gedragskenmerken die opdrachtgever en opdracht­

nemer in de bouwsector kunnen oefenen in LINK.

Twynstra Gudde heeft LINK al vaak succesvol ingezet bij

projecten in verschillende branches. Enkele voorbeelden:

­ PSI Bouw in wisselende samenstelling met opdracht­

gevers, aannemers en ingenieursbureaus

­ de RWS projectgroep van het project A2 Hooggelegen

­ de leveranciers en het projectteam van de aanbesteding

van de kantoorautomatisering en rekencentra van RWS

­ de medewerkers van een groot energiebedrijf

­ de RWS projectgroep A4 Steenbergen

­ de RWS projectgroep Maasvlakte – Vaanplein

­ de RWS projectgroep Lunetten – Veenendaal

­ een aannemerscombinatie

­ de gemeentelijke projectgroep Stadsbrug Nijmegen

Daarnaast is LINK een vast onderdeel van het opleidings­

programma ‘Baanbrekers in de Bouw’, dat door de TU

Delft opgezet is.

Spoedaanpak

“Een goed stel gemotiveerde mensen is dé voorwaarde

om onder hoge tijdsdruk en via een innovatieve aanbestedings

methode het gewenste resultaat te halen.”

De minister heeft 30 knelpunten in het wegennet vast­

gesteld die met spoed moeten worden aangepakt. Hij

heeft daarbij toegezegd dat er 10 openstellingen vóór mei

2011 plaats zullen vinden. De krappe planning vraagt om

een innovatief aanbestedingsproces met vervlechting van

planproces en realisatie.

Als eerste werd “pakket D” (SAGO), Amsterdam – ’t Gooi,

aanbesteed. Aan Twynstra Gudde de eer dit in goede

banen te leiden.

Analoog aan de “Best Value Procurement” vindt gunning

plaats op basis van risico­ en kansendossier, planning, ver­

keersmanagement, kwaliteit sleutelfiguren en prijs.

Het is continue schakelen: anticiperen op de volgende

fase van de aanbesteding in combinatie met de dynamiek

van alle dag. Vandaag vormgeven van de komende in­

lich tingenfase en morgen in dialoog met een gegadigde.

Van daag inhoudelijk aanscherpen van het aanbestedings­

dossier en morgen gegadigden trainen hoe om te gaan

met de EMVI criteria. Dit alles onder extreme tijdsdruk

en in samen werking met de overige pakketten. Een rol

geschreven op het lijf van een adviseur contractering van

Twynstra Gudde.

Secretariaat

Contractering & Risicomanagement

Tel 033 4677691

www.twynstragudde.nl / contractering

Twynstra Gudde

Stationsplein 1

3818 LE Amersfoort

Postbus 907

3800 AX Amersfoort

Tel 033 4677777

Fax 033 4677666

info@tg.nl

www.twynstragudde.nl