1
Alma & Limo
nieuwsbrief - nr. 14
Algemeen
Save the date! Op donderdag 1 juni 2017 gaat de LIBISnet-gebruikersdag 2017 door, we zijn dan te gast bij de UC Leuven-Limburg Campus Diepenbeek. Noteer alvast de datum in uw agenda. Verdere info volgt nog.
De data voor de basisopleidingen in 2017 liggen vast, deze opleidingen van ongeveer een halve dag zijn bedoeld voor nieuwe medewerkers en zijn nodig om een Alma userid te bekomen. Lees even verder deze nieuwsbrief voor de data of kijk na op het LIBIS Extranet. Naast deze basisopleidingen worden er in 2017 ook nog workshops georganiseerd rond specifieke topics of algemene terugkomsessies gegeven, deze zijn voor iedereen toegankelijk.
De collega’s van e-bronnen vragen om linkingproblemen met online artikels in Limo te melden via de “probleem-meldknop”, gelieve collega’s en gebruikers van deze mogelijkheid op de hoogte te brengen. Zodoende kunnen deze problemen direct opgelost worden indien mogelijk of doorgestuurd worden naar Ex Libris.
Bedankt aan diegenen die al gestemd hebben op de LIBISnet-voorstellen op de Idea Exchange van Ex Libris, in sommige gevallen heeft dit al resultaat opgeleverd!
www.libis.be
Limo
Idea Exchange
Mede dankzij jullie kregen onze twee voorstellen in Idea Exchange om Limo te verbeteren (More flexibility needed for display of locations en lateral linking as a standard option for more fields) veel stemmen en staan ze heel hoog gerangschikt! Het goede nieuws is dat we nog meer voorstellen voor Limo samen kunnen stemmen omdat de richtlijnen recent zijn veranderd: iedere gebruiker heeft nu 20 stemmen te verdelen per product. Per idee kan je maximaal 3 stemmen uitbrengen. In overleg met de Werkgroep Limo willen we daarom voorstellen om ook volgende ideeën te steunen :
Improve RTA Holdings status information for checked out / unavailable items for Alma consortiums http://ideas.exlibrisgroup.com/forums/308176-primo/suggestions/17364361-improve-rta-holdings-status-information-for-checke De verwoording van de beschikbaarheidstekst is bij ons anders maar dank zij dit voorstel kan de gebruiker duidelijker in de resultatenlijst zien dat een document tijdelijk niet aanwezig is in de eigen instelling.
Records without a date at the bottom of results list when sorting on date oldest http://ideas.exlibrisgroup.com/forums/308176-primo/suggestions/17418952--records-without-a-date-at-the-bottom-of-results
PCI to recognise the elements of a DOI to find the item http://ideas.exlibrisgroup.com/forums/308176-primo/suggestions/10874301-pci-to-recognise-the-elements-of-a-doi-to-find-the
Misschien heb je zelf ook ideeën? Geef ze ons door, dan bekijken we in de Werkgroep Limo hoe we ze kunnen realiseren of aankaarten via Idea Exchange. Ook als je andere interessante ideeën ziet in Ideas Exchange die we samen kunnen steunen, laat het ons weten.
dec. 2016
2
Fulfillment
Gebundelde rappels
Alma kan nu geconfigureerd worden om één ‘overdue of lost item notification’ naar de lezer te versturen waarin alle
“overdues” of “lost loans” gebundeld staan.
Opgelet: de voorgaande optie (1 rappel per item) zal in de toekomst verwijderd worden uit Alma. Het is dus
aangeraden dat iedereen deze optie bekijkt.
Bij vragen hierover of interesse hiervoor kan je contact opnemen met [email protected]
Data basisopleidingen fulfillment 2017
De basisopleiding fulfillment (voor nieuwkomers) gaat nog steeds door op elke eerste donderdag van de maand, tenzij
deze in een vakantieperiode valt. Volgende data zijn gepland voor 2017:
donderdag 12 januari donderdag 9 februari donderdag 9 maart donderdag 20 april donderdag 4 mei donderdag 1 juni donderdag 6 juli donderdag 7 september donderdag 5 oktober donderdag 9 november donderdag 7 december
Bij vragen hierover en/of interesse hiervoor kan je contact opnemen met [email protected] .
Eenvoudiger aanvraagformulier en IBL-formulier mogelijk
Het is eerder al aan bod gekomen in een vorige nieuwsbrief, maar we willen er nog even aan herinneren dat de
formulieren voor een reservering en voor een interbibliothecaire aanvraag vereenvoudigd kunnen worden zodat enkel
die velden getoond worden die relevant zijn voor de gebruiker. Instellingen die het formulier willen aanpassen kunnen
dit doorgeven via [email protected] .
3
Tip: maximale uitleen tot 2018
Je merkt dat je via “change due date” een datum tot in 2018 kan kiezen, maar niet later dan 2018. Hoe kan je dit
oplossen?
Dan kijk je best de openingsuren van jouw bibliotheek even na. In de lijst staat bij “Standard opening hours” telkens
een datum “Valid from” en “Valid to”. Als deze laatste datum een datum uit 2018 is, betekent dit dat je niet via
“change due date” geen latere datum dan die datum in 2018 kan instellen .
Als je dit wil oplossen, moet je via de Actions-knop klikken op Edit. Daar sla je de openingsuren opnieuw op. Je zal zien
dat Alma standaard de datum in “Valid to” met 1 jaar verlengt.
Item policy “No display in OPAC”
In Alma is het niet meer mogelijk om op basis van een item policy records te suppressen in Limo. Vroeger (in Aleph –
Limo) kon dit wel op basis van de item policy “No display in OPAC”.
We merken echter dat niet iedereen hiervan op de hoogte is. Om verwarring te vermijden, is het de
bedoeling dat we de item policy “No display in OPAC” binnenkort hernoemen naar “Temporary status”.
Hoe kan je wel records suppressen in Alma?
Op basis van een proces of workflow (bv alle items met status missing,…)
Op basis van een collectie – met als gevolg dat alles in deze collectie niet doorzoekbaar is in Limo.
Op basis van een individueel record – in de MD Editor, klik op Suppress from Discovery voor het holdings of
bibliografisch record
Patron Notification of Requests
Het is mogelijk om de lezer een overzicht te sturen van zijn lopende aanvragen. Bij vragen hierover en/of interesse
hiervoor kan je contact opnemen met [email protected] . Een voorbeeld van een overzicht:
4
Stand van zaken authority records
Na de RM workshop van vorige maand worden er nu per dag enkele honderden authority records in de Network Zone
aangemaakt. Aan dit tempo zal het niet lang duren vooraleer we ook de voordelen van dit werk beginnen te ondervinden. Uit de
vragen die binnenkwamen via de helpdesk halen we twee zaken die we even onder de aandacht willen brengen.
Let op bij het snel creëren van NZ authority records op basis van een verwijzingsterm uit een LOC authority record (zie
slide 51 & 52 in de presentatie op Extranet). Wanneer je een LOC verwijzingsterm die jou OK lijkt selecteert, wordt de LOC
hoofdvorm overgenomen in het BIB record. Als je daarna snel op F3-Create Authority Record klikt, maak je een authority
record met de LOC hoofdvorm. Deze is vaak niet conform het LIBISnet-regelwerk en moet dus aangepast worden. De
typische structuur van vele LOC hoofdvormen is zoals het volgende voorbeeld: 100 $$a Clairvaux, J.B. $$q (Jean Bernard)
$$d 1951-. Dit moet dus aangepast worden tot 100 $$a Clairvaux, Jean Bernard $$d 1951- . De achternaam met daarna
enkel initialen kan als verwijzingsterm worden toegevoegd.
Een aantal collega’s merkten op dat bij het heropenen en herbekijken van records waarvan ze eerder de 700- en andere
tags koppelden aan authority records, de vergrootglaasjes niet zichtbaar waren. Daardoor lijkt het alsof de eerder
gemaakte koppeling weer verloren is gegaan. Dat is gelukkig niet het geval. Maar ook bij heropenen van eerder bewerkte
records doet zich een probleem voor met de display van die vergrootglaasjes. De oplossing is om, net zoals na het opslaan
van een record, even te switchen naar een ander record in de ME en dan terug te keren. De weergave wordt dan opgefrist
en de vergrootglaasjes worden opnieuw getoond.
Enkele wijzigingen in codes voor auteursfuncties (= tag 700 $$4)
De auteursfunctie ‘dir’ (= regisseur) werd vervangen door de juiste MARC-code ‘drt’. Deze is nu terug te vinden in de
keuzelijst bij 700 $$4. De bestaande beschrijvingen van films en dergelijke werden aangepast.
Daarbij bleek ook dat deze auteursfunctie vaak foutief wordt gebruikt bij personen die de leiding hebben over een
(publicatie)project of die het onderzoek dat leidde tot de publicatie begeleidden. Daarvoor moet de auteursfunctie
‘udr’ (= onder leiding van)
De auteursfunctie ‘etc’ (etser) werd vervangen door de juiste MARC-code ‘etr’. De keuzelijst en de bestaande
beschrijvingen werden aangepast.
Gebruik 020 (ISBN) en 022 (ISSN) $$c
We hebben gemerkt dat bij de tags 020 (ISBN) en 022 (ISSN) – en in een aantal gevallen systematisch – gebruikgemaakt wordt van
$$q in plaats van $$c om het ISBN/ISSN nader te specificeren. Dat kan/mag evenwel niet de bedoeling zijn, want dat subveld zit
niet in de scope van het LIBISnet datamodel. We hebben destijds geopteerd om hiervoor $$c te gebruiken en zien niet meteen
voldoende argumenten om dit te wijzigen. Overigens is er voor $$c een keuzelijst met gestandaardiseerde waarden beschikbaar
(in tegenstelling tot $$q). Graag de nodige aandacht voor deze en andere afspraken / beslissingen op het gemeenschappelijke
niveau van LIBISnet.
De RDA-principes versus te checken gegevens bij overname BIB records via CopyCat
Onderstaand overzicht gaat niet om nieuwe afspraken, maar om een opfrissing/reminder van de to do’s bij overname van BIB
records uit externe bronnen (via Search External resources). De to do’s hebben enkel betrekking op de velden/elementen zoals ze
verschijnen bij overname via CopyCat. Concreet gaat het om de verhouding tussen het RDA principe ‘Accept what you get’, de RDA
-basisregel ‘take what you see’ voor een aantal elementen, en de checks (en eventuele aanpassingen / deletes) die voor een aantal
velden systematisch moeten worden gedaan. Zijn daarbij te allen tijde het belangrijkste uitgangspunt: consistente, uniforme data
waar nodig in functie van display, filters (i.e. facets) en opzoekbaarheid in Limo.
Resource Management
5
Het overzicht beperkt zich tot de meest courante velden en elementen die voorkomen in BIB records van niet-seriële publicaties. Uiteraard gaat het hier om algemene richtlijnen (zeker wat betreft ‘Accept what you get’), waarvan in specifieke gevallen kan/mag en eventueel zelfs moet worden afgeweken. Laat je daarbij in de eerste plaats leiden door de basisregels van RDA doen en/of door het ‘gezonde verstand’. Afhankelijk van het documenttype kan/zal het nodig zijn om zelf velden / data toe te voegen op basis van de datamodellen die we in LIBISnet hebben vastgelegd. Nog drie extra aandachtspunten “Take what you see” staat in principe boven “Accept what you get”. Dit wil zeggen dat wanneer de gegevens in het overgenomen BIB record ten onrechte afwijken van wat op het document staat, de gegevens op het document voorrang hebben en dus in die zin moeten worden aangepast. “Accept what you get” is niet per se “Accept what you get”. Dit sluit deels aan bij het bovenstaande, maar wil evenzeer zeggen dat fouten uiteraard steeds moeten worden rechtgezet, en dat een aantal velden / elementen toch systematisch moeten worden aangepast en/of verwijderd. Laat tag 090 (Source ID external resource) ALTIJD staan.
Veld en Element Omschrijving To do
Leader positie 06 Type of Record Check en pas evt. aan
Leader positie 07 Bibliographic level Check en pas evt. aan
008 positie 06 Type of date Check en pas evt. aan
008 positie 07-10 Date of Publication Check en pas evt. aan
008 positie 11-14 2nd date of Publication Check en pas evt. aan
008 positie 15-17 Place of publication Check en pas evt. aan
008 positie 35-37 Language of publication Check en pas evt. aan
020 $$a ISBN Check en pas evt. aan
Vaste string
020 $$c Added information Voeg desgevallend toe (zeker in het geval van
meerdere ISBN-nummers) > LIBISnet keuzelijst)
090 $$a Source ID ALTIJD laten staan
245 $$a $$b Title Accept what you get
245 $$c Statement of responsibility Accept what you get
250 $$a Edition Accept what you get
260 $$a Place of publication Accept what you get en zet om naar tag 264
260 $$b Publisher Accept what you get en zet om naar tag 264
260 $$c Date of publication Accept what you get en zet om naar tag 264
264 $$a Place of publication Accept what you get
264 $$b Publisher Accept what you get
264 $$c Date of publication Accept what you get
300 $$a Physical details Accept what you get
336 $$a $$2 RDA content type Check $$a en $$2
336 $$b RDA content type code Accept what you get
337 $$a $$2 RDA media type Check $$a en $$2
337 $$b RDA media type code Accept what you get
338 $$a $$2 RDA carrier type Check $$a en $$2
338 $$b RDA carrier type code Accept what you get
6
Aanpassing / uitbreiding Item Material Types op instellingsniveau
Bij de overgang van Aleph naar Alma zijn we voor het gebruik van de item material types uitgegaan van de situatie zoals ze in Aleph was. Dat resulteerde in een beknopte lijst van te gebruiken materiaaltypes. In Alma biedt Ex Libris inmiddels een lijst van 84 item material types aan en er komen steeds nieuwe bij (die soms ook ongewenst verschijnen na een nieuwe Alma release). Vanuit die optiek willen we voortaan (vanaf volgend jaar) een flexibeler gebruik van de item material types mogelijk maken op instellingsniveau (dus per Institution Zone). We voorzien drie mogelijkheden:
Ofwel blijft alles bij het oude (een beperkte én gesloten lijst)
Ofwel wordt er een ruimer frame aangeboden (een bredere, maar nog altijd gesloten lijst)
Ofwel stelt de instelling op basis van de door Ex Libris aangeboden lijst zelf een set samen van materiaaltypes die ze wil gebruiken
Uiteraard houdt elk van deze opties een aantal consequenties in, zowel naar retrospectieve aanpassingen in batch (wat kan wel, wat niet ?) als naar het genereren van statistieken en rapporten (via Alma analytics). In de loop van januari zullen we de volledige lijst bezorgen aan elke instelling, samen met een voorstel van een uitgebreider
(gesloten) frame en de bijbehorende mogelijkheden (aanpassingen in batch en te genereren statistieken en rapporten).
490 $$a Check en pas aan (systematisch)
LIBISnet authority record
490 $$x Check en pas/vul eventueel aan
490 $$v Check en pas/vul eventueel aan
500 Accept what you get
505 $$atr Check en pas/vul eventueel aan
520 Accept what you get
600/610/611/650/
651/655
Accept what you get
653 $$a Check en delete/pas aan naar 653_6 > LIBISnet
keuzelijst genres
700 $$acdg Check en pas aan (systematisch)
LIBISnet authority record
700 $$e Accept what you get
700 $$4 Check en pas/vul eventueel aan
710 Check en pas aan (systematisch)
LIBISnet authority record
711 Check en pas aan (systematisch)
LIBISnet authority record
77X Delete tag(s)
830 Zet om naar tag 490 indien nodig
Verwijder tag indien redundant met tag 490
856 Delete tag
7
Data basisopleidingen resource management 2017
dinsdag 17 januari
donderdag 19 februari
donderdag 16 maart
donderdag 20 april
donderdag 18 mei
donderdag 15 juni
donderdag 24 augustus
donderdag 21 september
donderdag 19 oktober
donderdag 16 november
donderdag 14 december
Bij vragen hierover en/of interesse hiervoor kan je contact opnemen met [email protected]
Acquisitie
Data basisopleidingen acquisitie 2017
donderdag 26 januari
donderdag 23 februari
donderdag 30 maart
donderdag 27 april
donderdag 25 mei
donderdag 29 juni
donderdag 31 augustus
donderdag 28 september
donderdag 26 oktober
donderdag 30 november
Bij vragen hierover en/of interesse hiervoor kan je contact opnemen met [email protected]
NIEUW: Auto-claim voor lopende bestellingen
Voorheen was het enkel mogelijk om op een automatische manier claims van “one-time physical items” te versturen.
Nu wordt het eveneens mogelijk automatisch te claimen voor “continuous physical PO Lines”.
Let wel! Alvorens deze functionaliteit beschikbaar is binnen uw Alma omgeving dient LIBIS de configuratie aan te passen. Dit kan aangevraagd worden via de [email protected].
Top Related