Alma & Limo nieuwsbrief nr. 14...1 Alma & Limo nieuwsbrief-nr. 14 Algemeen Save the date! Op...

7
1 Alma & Limo nieuwsbrief - nr. 14 Algemeen Save the date! Op donderdag 1 juni 2017 gaat de LIBISnet-gebruikersdag 2017 door, we zijn dan te gast bij de UC Leuven-Limburg Campus Diepenbeek. Noteer alvast de datum in uw agenda. Verdere info volgt nog. De data voor de basisopleidingen in 2017 liggen vast, deze opleidingen van ongeveer een halve dag zijn bedoeld voor nieuwe medewerkers en zijn nodig om een Alma userid te bekomen. Lees even verder deze nieuwsbrief voor de data of kijk na op het LIBIS Extranet. Naast deze basisopleidingen worden er in 2017 ook nog workshops georganiseerd rond specifieke topics of algemene terugkomsessies gegeven, deze zijn voor iedereen toegankelijk. De collegas van e-bronnen vragen om linkingproblemen met online arkels in Limo te melden via de probleem- meldknop”, gelieve collegas en gebruikers van deze mogelijkheid op de hoogte te brengen. Zodoende kunnen deze problemen direct opgelost worden indien mogelijk of doorgestuurd worden naar Ex Libris. Bedankt aan diegenen die al gestemd hebben op de LIBISnet-voorstellen op de Idea Exchange van Ex Libris, in sommige gevallen heeſt dit al resultaat opgeleverd! www.libis.be Limo Idea Exchange Mede dankzij jullie kregen onze twee voorstellen in Idea Exchange om Limo te verbeteren (More flexibility needed for display of locaons en lateral linking as a standard opon for more fields) veel stemmen en staan ze heel hoog gerangschikt! Het goede nieuws is dat we nog meer voorstellen voor Limo samen kunnen stemmen omdat de richtlijnen recent zijn veranderd: iedere gebruiker heeſt nu 20 stemmen te verdelen per product. Per idee kan je maximaal 3 stemmen uitbrengen. In overleg met de Werkgroep Limo willen we daarom voorstellen om ook volgende ideeën te steunen : Improve RTA Holdings status informaon for checked out / unavailable items for Alma consorums hp://ideas.exlibrisgroup.com/forums/308176-primo/suggesons/17364361-improve-rta-holdings-status- informaon-for-checke De verwoording van de beschikbaarheidstekst is bij ons anders maar dank zij dit voorstel kan de gebruiker duidelijker in de resultatenlijst zien dat een document jdelijk niet aanwezig is in de eigen instelling. Records without a date at the boom of results list when sorng on date oldest hp://ideas.exlibrisgroup.com/forums/308176-primo/suggesons/17418952--records-without-a-date-at-the- boom-of-results PCI to recognise the elements of a DOI to find the item hp://ideas.exlibrisgroup.com/forums/308176-primo/suggesons/10874301-pci-to-recognise-the-elements-of-a-doi-to- find-the Misschien heb je zelf ook ideeën? Geef ze ons door, dan bekijken we in de Werkgroep Limo hoe we ze kunnen realiseren of aankaarten via Idea Exchange. Ook als je andere interessante ideeën ziet in Ideas Exchange die we samen kunnen steunen, laat het ons weten. dec. 2016

Transcript of Alma & Limo nieuwsbrief nr. 14...1 Alma & Limo nieuwsbrief-nr. 14 Algemeen Save the date! Op...

Page 1: Alma & Limo nieuwsbrief nr. 14...1 Alma & Limo nieuwsbrief-nr. 14 Algemeen Save the date! Op donderdag 1 juni 2017 gaat de LIBISnet-gebruikersdag 2017 door, we zijn dan te gast bij

1

Alma & Limo

nieuwsbrief - nr. 14

Algemeen

Save the date! Op donderdag 1 juni 2017 gaat de LIBISnet-gebruikersdag 2017 door, we zijn dan te gast bij de UC Leuven-Limburg Campus Diepenbeek. Noteer alvast de datum in uw agenda. Verdere info volgt nog.

De data voor de basisopleidingen in 2017 liggen vast, deze opleidingen van ongeveer een halve dag zijn bedoeld voor nieuwe medewerkers en zijn nodig om een Alma userid te bekomen. Lees even verder deze nieuwsbrief voor de data of kijk na op het LIBIS Extranet. Naast deze basisopleidingen worden er in 2017 ook nog workshops georganiseerd rond specifieke topics of algemene terugkomsessies gegeven, deze zijn voor iedereen toegankelijk.

De collega’s van e-bronnen vragen om linkingproblemen met online artikels in Limo te melden via de “probleem-meldknop”, gelieve collega’s en gebruikers van deze mogelijkheid op de hoogte te brengen. Zodoende kunnen deze problemen direct opgelost worden indien mogelijk of doorgestuurd worden naar Ex Libris.

Bedankt aan diegenen die al gestemd hebben op de LIBISnet-voorstellen op de Idea Exchange van Ex Libris, in sommige gevallen heeft dit al resultaat opgeleverd!

www.libis.be

Limo

Idea Exchange

Mede dankzij jullie kregen onze twee voorstellen in Idea Exchange om Limo te verbeteren (More flexibility needed for display of locations en lateral linking as a standard option for more fields) veel stemmen en staan ze heel hoog gerangschikt! Het goede nieuws is dat we nog meer voorstellen voor Limo samen kunnen stemmen omdat de richtlijnen recent zijn veranderd: iedere gebruiker heeft nu 20 stemmen te verdelen per product. Per idee kan je maximaal 3 stemmen uitbrengen. In overleg met de Werkgroep Limo willen we daarom voorstellen om ook volgende ideeën te steunen :

Improve RTA Holdings status information for checked out / unavailable items for Alma consortiums http://ideas.exlibrisgroup.com/forums/308176-primo/suggestions/17364361-improve-rta-holdings-status-information-for-checke De verwoording van de beschikbaarheidstekst is bij ons anders maar dank zij dit voorstel kan de gebruiker duidelijker in de resultatenlijst zien dat een document tijdelijk niet aanwezig is in de eigen instelling.

Records without a date at the bottom of results list when sorting on date oldest http://ideas.exlibrisgroup.com/forums/308176-primo/suggestions/17418952--records-without-a-date-at-the-bottom-of-results

PCI to recognise the elements of a DOI to find the item http://ideas.exlibrisgroup.com/forums/308176-primo/suggestions/10874301-pci-to-recognise-the-elements-of-a-doi-to-find-the

Misschien heb je zelf ook ideeën? Geef ze ons door, dan bekijken we in de Werkgroep Limo hoe we ze kunnen realiseren of aankaarten via Idea Exchange. Ook als je andere interessante ideeën ziet in Ideas Exchange die we samen kunnen steunen, laat het ons weten.

dec. 2016

Page 2: Alma & Limo nieuwsbrief nr. 14...1 Alma & Limo nieuwsbrief-nr. 14 Algemeen Save the date! Op donderdag 1 juni 2017 gaat de LIBISnet-gebruikersdag 2017 door, we zijn dan te gast bij

2

Fulfillment

Gebundelde rappels

Alma kan nu geconfigureerd worden om één ‘overdue of lost item notification’ naar de lezer te versturen waarin alle

“overdues” of “lost loans” gebundeld staan.

Opgelet: de voorgaande optie (1 rappel per item) zal in de toekomst verwijderd worden uit Alma. Het is dus

aangeraden dat iedereen deze optie bekijkt.

Bij vragen hierover of interesse hiervoor kan je contact opnemen met [email protected]

Data basisopleidingen fulfillment 2017

De basisopleiding fulfillment (voor nieuwkomers) gaat nog steeds door op elke eerste donderdag van de maand, tenzij

deze in een vakantieperiode valt. Volgende data zijn gepland voor 2017:

donderdag 12 januari donderdag 9 februari donderdag 9 maart donderdag 20 april donderdag 4 mei donderdag 1 juni donderdag 6 juli donderdag 7 september donderdag 5 oktober donderdag 9 november donderdag 7 december

Bij vragen hierover en/of interesse hiervoor kan je contact opnemen met [email protected] .

Eenvoudiger aanvraagformulier en IBL-formulier mogelijk

Het is eerder al aan bod gekomen in een vorige nieuwsbrief, maar we willen er nog even aan herinneren dat de

formulieren voor een reservering en voor een interbibliothecaire aanvraag vereenvoudigd kunnen worden zodat enkel

die velden getoond worden die relevant zijn voor de gebruiker. Instellingen die het formulier willen aanpassen kunnen

dit doorgeven via [email protected] .

Page 3: Alma & Limo nieuwsbrief nr. 14...1 Alma & Limo nieuwsbrief-nr. 14 Algemeen Save the date! Op donderdag 1 juni 2017 gaat de LIBISnet-gebruikersdag 2017 door, we zijn dan te gast bij

3

Tip: maximale uitleen tot 2018

Je merkt dat je via “change due date” een datum tot in 2018 kan kiezen, maar niet later dan 2018. Hoe kan je dit

oplossen?

Dan kijk je best de openingsuren van jouw bibliotheek even na. In de lijst staat bij “Standard opening hours” telkens

een datum “Valid from” en “Valid to”. Als deze laatste datum een datum uit 2018 is, betekent dit dat je niet via

“change due date” geen latere datum dan die datum in 2018 kan instellen .

Als je dit wil oplossen, moet je via de Actions-knop klikken op Edit. Daar sla je de openingsuren opnieuw op. Je zal zien

dat Alma standaard de datum in “Valid to” met 1 jaar verlengt.

Item policy “No display in OPAC”

In Alma is het niet meer mogelijk om op basis van een item policy records te suppressen in Limo. Vroeger (in Aleph –

Limo) kon dit wel op basis van de item policy “No display in OPAC”.

We merken echter dat niet iedereen hiervan op de hoogte is. Om verwarring te vermijden, is het de

bedoeling dat we de item policy “No display in OPAC” binnenkort hernoemen naar “Temporary status”.

Hoe kan je wel records suppressen in Alma?

Op basis van een proces of workflow (bv alle items met status missing,…)

Op basis van een collectie – met als gevolg dat alles in deze collectie niet doorzoekbaar is in Limo.

Op basis van een individueel record – in de MD Editor, klik op Suppress from Discovery voor het holdings of

bibliografisch record

Patron Notification of Requests

Het is mogelijk om de lezer een overzicht te sturen van zijn lopende aanvragen. Bij vragen hierover en/of interesse

hiervoor kan je contact opnemen met [email protected] . Een voorbeeld van een overzicht:

Page 4: Alma & Limo nieuwsbrief nr. 14...1 Alma & Limo nieuwsbrief-nr. 14 Algemeen Save the date! Op donderdag 1 juni 2017 gaat de LIBISnet-gebruikersdag 2017 door, we zijn dan te gast bij

4

Stand van zaken authority records

Na de RM workshop van vorige maand worden er nu per dag enkele honderden authority records in de Network Zone

aangemaakt. Aan dit tempo zal het niet lang duren vooraleer we ook de voordelen van dit werk beginnen te ondervinden. Uit de

vragen die binnenkwamen via de helpdesk halen we twee zaken die we even onder de aandacht willen brengen.

Let op bij het snel creëren van NZ authority records op basis van een verwijzingsterm uit een LOC authority record (zie

slide 51 & 52 in de presentatie op Extranet). Wanneer je een LOC verwijzingsterm die jou OK lijkt selecteert, wordt de LOC

hoofdvorm overgenomen in het BIB record. Als je daarna snel op F3-Create Authority Record klikt, maak je een authority

record met de LOC hoofdvorm. Deze is vaak niet conform het LIBISnet-regelwerk en moet dus aangepast worden. De

typische structuur van vele LOC hoofdvormen is zoals het volgende voorbeeld: 100 $$a Clairvaux, J.B. $$q (Jean Bernard)

$$d 1951-. Dit moet dus aangepast worden tot 100 $$a Clairvaux, Jean Bernard $$d 1951- . De achternaam met daarna

enkel initialen kan als verwijzingsterm worden toegevoegd.

Een aantal collega’s merkten op dat bij het heropenen en herbekijken van records waarvan ze eerder de 700- en andere

tags koppelden aan authority records, de vergrootglaasjes niet zichtbaar waren. Daardoor lijkt het alsof de eerder

gemaakte koppeling weer verloren is gegaan. Dat is gelukkig niet het geval. Maar ook bij heropenen van eerder bewerkte

records doet zich een probleem voor met de display van die vergrootglaasjes. De oplossing is om, net zoals na het opslaan

van een record, even te switchen naar een ander record in de ME en dan terug te keren. De weergave wordt dan opgefrist

en de vergrootglaasjes worden opnieuw getoond.

Enkele wijzigingen in codes voor auteursfuncties (= tag 700 $$4)

De auteursfunctie ‘dir’ (= regisseur) werd vervangen door de juiste MARC-code ‘drt’. Deze is nu terug te vinden in de

keuzelijst bij 700 $$4. De bestaande beschrijvingen van films en dergelijke werden aangepast.

Daarbij bleek ook dat deze auteursfunctie vaak foutief wordt gebruikt bij personen die de leiding hebben over een

(publicatie)project of die het onderzoek dat leidde tot de publicatie begeleidden. Daarvoor moet de auteursfunctie

‘udr’ (= onder leiding van)

De auteursfunctie ‘etc’ (etser) werd vervangen door de juiste MARC-code ‘etr’. De keuzelijst en de bestaande

beschrijvingen werden aangepast.

Gebruik 020 (ISBN) en 022 (ISSN) $$c

We hebben gemerkt dat bij de tags 020 (ISBN) en 022 (ISSN) – en in een aantal gevallen systematisch – gebruikgemaakt wordt van

$$q in plaats van $$c om het ISBN/ISSN nader te specificeren. Dat kan/mag evenwel niet de bedoeling zijn, want dat subveld zit

niet in de scope van het LIBISnet datamodel. We hebben destijds geopteerd om hiervoor $$c te gebruiken en zien niet meteen

voldoende argumenten om dit te wijzigen. Overigens is er voor $$c een keuzelijst met gestandaardiseerde waarden beschikbaar

(in tegenstelling tot $$q). Graag de nodige aandacht voor deze en andere afspraken / beslissingen op het gemeenschappelijke

niveau van LIBISnet.

De RDA-principes versus te checken gegevens bij overname BIB records via CopyCat

Onderstaand overzicht gaat niet om nieuwe afspraken, maar om een opfrissing/reminder van de to do’s bij overname van BIB

records uit externe bronnen (via Search External resources). De to do’s hebben enkel betrekking op de velden/elementen zoals ze

verschijnen bij overname via CopyCat. Concreet gaat het om de verhouding tussen het RDA principe ‘Accept what you get’, de RDA

-basisregel ‘take what you see’ voor een aantal elementen, en de checks (en eventuele aanpassingen / deletes) die voor een aantal

velden systematisch moeten worden gedaan. Zijn daarbij te allen tijde het belangrijkste uitgangspunt: consistente, uniforme data

waar nodig in functie van display, filters (i.e. facets) en opzoekbaarheid in Limo.

Resource Management

Page 5: Alma & Limo nieuwsbrief nr. 14...1 Alma & Limo nieuwsbrief-nr. 14 Algemeen Save the date! Op donderdag 1 juni 2017 gaat de LIBISnet-gebruikersdag 2017 door, we zijn dan te gast bij

5

Het overzicht beperkt zich tot de meest courante velden en elementen die voorkomen in BIB records van niet-seriële publicaties. Uiteraard gaat het hier om algemene richtlijnen (zeker wat betreft ‘Accept what you get’), waarvan in specifieke gevallen kan/mag en eventueel zelfs moet worden afgeweken. Laat je daarbij in de eerste plaats leiden door de basisregels van RDA doen en/of door het ‘gezonde verstand’. Afhankelijk van het documenttype kan/zal het nodig zijn om zelf velden / data toe te voegen op basis van de datamodellen die we in LIBISnet hebben vastgelegd. Nog drie extra aandachtspunten “Take what you see” staat in principe boven “Accept what you get”. Dit wil zeggen dat wanneer de gegevens in het overgenomen BIB record ten onrechte afwijken van wat op het document staat, de gegevens op het document voorrang hebben en dus in die zin moeten worden aangepast. “Accept what you get” is niet per se “Accept what you get”. Dit sluit deels aan bij het bovenstaande, maar wil evenzeer zeggen dat fouten uiteraard steeds moeten worden rechtgezet, en dat een aantal velden / elementen toch systematisch moeten worden aangepast en/of verwijderd. Laat tag 090 (Source ID external resource) ALTIJD staan.

Veld en Element Omschrijving To do

Leader positie 06 Type of Record Check en pas evt. aan

Leader positie 07 Bibliographic level Check en pas evt. aan

008 positie 06 Type of date Check en pas evt. aan

008 positie 07-10 Date of Publication Check en pas evt. aan

008 positie 11-14 2nd date of Publication Check en pas evt. aan

008 positie 15-17 Place of publication Check en pas evt. aan

008 positie 35-37 Language of publication Check en pas evt. aan

020 $$a ISBN Check en pas evt. aan

Vaste string

020 $$c Added information Voeg desgevallend toe (zeker in het geval van

meerdere ISBN-nummers) > LIBISnet keuzelijst)

090 $$a Source ID ALTIJD laten staan

245 $$a $$b Title Accept what you get

245 $$c Statement of responsibility Accept what you get

250 $$a Edition Accept what you get

260 $$a Place of publication Accept what you get en zet om naar tag 264

260 $$b Publisher Accept what you get en zet om naar tag 264

260 $$c Date of publication Accept what you get en zet om naar tag 264

264 $$a Place of publication Accept what you get

264 $$b Publisher Accept what you get

264 $$c Date of publication Accept what you get

300 $$a Physical details Accept what you get

336 $$a $$2 RDA content type Check $$a en $$2

336 $$b RDA content type code Accept what you get

337 $$a $$2 RDA media type Check $$a en $$2

337 $$b RDA media type code Accept what you get

338 $$a $$2 RDA carrier type Check $$a en $$2

338 $$b RDA carrier type code Accept what you get

Page 6: Alma & Limo nieuwsbrief nr. 14...1 Alma & Limo nieuwsbrief-nr. 14 Algemeen Save the date! Op donderdag 1 juni 2017 gaat de LIBISnet-gebruikersdag 2017 door, we zijn dan te gast bij

6

Aanpassing / uitbreiding Item Material Types op instellingsniveau

Bij de overgang van Aleph naar Alma zijn we voor het gebruik van de item material types uitgegaan van de situatie zoals ze in Aleph was. Dat resulteerde in een beknopte lijst van te gebruiken materiaaltypes. In Alma biedt Ex Libris inmiddels een lijst van 84 item material types aan en er komen steeds nieuwe bij (die soms ook ongewenst verschijnen na een nieuwe Alma release). Vanuit die optiek willen we voortaan (vanaf volgend jaar) een flexibeler gebruik van de item material types mogelijk maken op instellingsniveau (dus per Institution Zone). We voorzien drie mogelijkheden:

Ofwel blijft alles bij het oude (een beperkte én gesloten lijst)

Ofwel wordt er een ruimer frame aangeboden (een bredere, maar nog altijd gesloten lijst)

Ofwel stelt de instelling op basis van de door Ex Libris aangeboden lijst zelf een set samen van materiaaltypes die ze wil gebruiken

Uiteraard houdt elk van deze opties een aantal consequenties in, zowel naar retrospectieve aanpassingen in batch (wat kan wel, wat niet ?) als naar het genereren van statistieken en rapporten (via Alma analytics). In de loop van januari zullen we de volledige lijst bezorgen aan elke instelling, samen met een voorstel van een uitgebreider

(gesloten) frame en de bijbehorende mogelijkheden (aanpassingen in batch en te genereren statistieken en rapporten).

490 $$a Check en pas aan (systematisch)

LIBISnet authority record

490 $$x Check en pas/vul eventueel aan

490 $$v Check en pas/vul eventueel aan

500 Accept what you get

505 $$atr Check en pas/vul eventueel aan

520 Accept what you get

600/610/611/650/

651/655

Accept what you get

653 $$a Check en delete/pas aan naar 653_6 > LIBISnet

keuzelijst genres

700 $$acdg Check en pas aan (systematisch)

LIBISnet authority record

700 $$e Accept what you get

700 $$4 Check en pas/vul eventueel aan

710 Check en pas aan (systematisch)

LIBISnet authority record

711 Check en pas aan (systematisch)

LIBISnet authority record

77X Delete tag(s)

830 Zet om naar tag 490 indien nodig

Verwijder tag indien redundant met tag 490

856 Delete tag

Page 7: Alma & Limo nieuwsbrief nr. 14...1 Alma & Limo nieuwsbrief-nr. 14 Algemeen Save the date! Op donderdag 1 juni 2017 gaat de LIBISnet-gebruikersdag 2017 door, we zijn dan te gast bij

7

Data basisopleidingen resource management 2017

dinsdag 17 januari

donderdag 19 februari

donderdag 16 maart

donderdag 20 april

donderdag 18 mei

donderdag 15 juni

donderdag 24 augustus

donderdag 21 september

donderdag 19 oktober

donderdag 16 november

donderdag 14 december

Bij vragen hierover en/of interesse hiervoor kan je contact opnemen met [email protected]

Acquisitie

Data basisopleidingen acquisitie 2017

donderdag 26 januari

donderdag 23 februari

donderdag 30 maart

donderdag 27 april

donderdag 25 mei

donderdag 29 juni

donderdag 31 augustus

donderdag 28 september

donderdag 26 oktober

donderdag 30 november

Bij vragen hierover en/of interesse hiervoor kan je contact opnemen met [email protected]

NIEUW: Auto-claim voor lopende bestellingen

Voorheen was het enkel mogelijk om op een automatische manier claims van “one-time physical items” te versturen.

Nu wordt het eveneens mogelijk automatisch te claimen voor “continuous physical PO Lines”.

Let wel! Alvorens deze functionaliteit beschikbaar is binnen uw Alma omgeving dient LIBIS de configuratie aan te passen. Dit kan aangevraagd worden via de [email protected].