UW SamenwerkingHoe werkt dat met de
organisatie?15 april 2014
inrichtingsplan
Inhoud1.Introductie2.UW Samenwerking3.USP4.Wendbare organisatie (de kanteling)5.Regie op de uitvoering6.Einde integraal management7.Mandaten en budgethouders8.Planning en control-cyclus
inrichtingsplan
inrichtingsplan
2. organisatie•Onderzoek uitvoering
•Participatie
•Samenwerking in de regio
inrichtingsplan
Wendbare organisatie; kanteling•Uitvoering op afstand
•Regie op de uitvoering
•UW Samenwerkingo gestart per 1-9-2013oGeen herindelingo Klant merkt er niets van
inrichtingsplan
Participatie•Netwerken ontstaan voor de gemeenten
•Allerhande samenwerkingsverbanden– Gemeenschappelijke regelingen en andere
verbanden
•Netwerken in de samenleving – Vorm en duur zijn constant in verandering– Gemeente is onderdeel van netwerken
inrichtingsplan
inrichtingsplan
• Regieorganisatie• Strategie wat gaan we doen?
• Projecten unieke klus
• Bedrijf beleggen van de uitvoering
• Services ondersteunt
• Klant volwaardige KCC’s in beide gemeenten
inrichtingsplan
inrichtingsplan
EffectKader
Prestatieuitvoering
inrichtingsplan5. Regie op de uitvoering
bedrijf
uitvoering
bedrijf
uitvoering
Wat? effect
Hoe? prestatie
evaluatie
inrichtingsplan
• Versterking sturing GR’s:• Bedrijf
• Accounthouders– Onderhouden contacten (dvo’s)
• Prestatieanalisten (jur / fin)– Analyseren geleverde prestaties.– Zijn budgetbewaker – Sluiten contracten en DVO’s af
inrichtingsplan
• Versterking sturing GR’s:• Portefeuillehouder krijgt drie annotaties:
– Rapportage over realisatie effecten– Rapportage over realisatie prestatie / KPI’s– Rapportage over bedrijfsvoering
• Accounthouders hebben direct contact
• Wij stellen DVO’s op als er geen zijn.
• Template voor rapportage aan raad
inrichtingsplan
6. Einde integraal management:•Medewerker
– Verantwoordelijk voor inhoud– Overlegt zelfstandig met portefeuillehouders– Tekent brieven– Organiseert eigen 360 graden feedback
inrichtingsplan
• Einde integraal management:
• HR-manager is hiërarchische manager alle medewerkers– voert gesprekken aan de hand van 360
graden feedback– Zorgt voor instroom, doorstroom en uitstroom– Stelt personeel beschikbaar.
inrichtingsplan
• Einde integraal management:
• Procesmanager– Bewaakt het proces– Zet medewerkers in op processen– Coacht medewerkers– Zorgt voor aansluiting tussen processen
inrichtingsplan
7. Mandaat en budgethouders•Inhoud (beleid) en € in één hand
•Programmaverantwoordelijken financieel verantwoordelijk
•Procesmanagers ≠ financieel verantwoordelijk
•Bevoegdheden zo laag mogelijk gemandateerd
inrichtingsplan
inrichtingsplan8. Synchronisatie P&C cyclus•Voortraject:-Ambtelijke fusie 1-1-2014 -Besproken met auditcommissie Montfoort / werkgroep P&C IJsselstein•Synchronisatie betreft:-Planning-Inhoud (format)-Programma-indeling
inrichtingsplan
Planning
•Juni:-Jaarrekening-Voorjaarsrapportage-Kadernota
•November:-Najaarsrapportage-Begroting
inrichtingsplanInhoud
-Van financiële naar op inhoud gestuurde documenten
-Sturing op prestaties en effecten
-Borging van de processen in de P&C cyclus: controlerende, kaderstellende en sturende rol
-Vast format
inrichtingsplanProgramma-indeling
-Uniforme indeling van de programma’s
-1 programmaverantwoordelijke voor beide gemeenten
-1 programma voor het sociale domein
inrichtingsplan9. Begroting UW Samenwerking
-Geen nieuw beleid, niet meer dan een kopie van de begroting 2014
-Huisvesting niet in begroting van UW (overdrachtsbelasting)
-Na de zomer komt een voorstel t.a.v. de huisvestingsoplossingen
inrichtingsplanFinanciële doorkijk 2015-2018
-We zijn nu de organisatie aan het opbouwen-Extra formatie op de decentralisaties (geen rek in de formatie)-Op kort termijn bezuinigingen niet haalbaar-Vanaf 2017 kunnen voordelen worden gerealiseerd
inrichtingsplanBedragen UW Samenwerking:
-2017: tussen € 500.000,- en € 750.000,-
-2018: tussen € 1.000.000,- en € 1.500.000,-
Dat betekent voor Montfoort:
-2017: tussen € 142.500,- tot € 213.800,-
-2018: tussen € 285.000,- tot € 427.500,-
vormgeven aan een wendbare
informatievoorziening
Frankwatching.comSander Duivestein
1. Veel praten
2. Details vastleggen
3. Intelligente workflows inrichten
4. Uitgebreide architecturen
ontwerpen
5. Veel systemen
6. Systemen verbinden
Veel praten
Veel doen!
Details vastleggen
Alleen de hoofdlijnen!
pagina 1 van 1
Intelligente workflows inrichten
Sturen op (zaak)statussen!
Uitgebreide architecturen ontwerpen
Begrijpelijke plaatjes!
Veel systemem
Eén portaal …
Systemen verbinden
Mensen verbinden!
1. Veel met elkaar doen
2. Alleen de hoofdlijnen vastleggen
3. Sturen op statussen en niet op
stappen
4. Begrijpelijke plaatjes maken
5. All in one informatiesysteem
6. Mensen verbinden
1. Veel praten
2. Details vastleggen
3. Intelligente workflows inrichten
4. Uitgebreide architecturen
ontwerpen
5. Veel systemen
6. Systemen verbinden
Waar brengt ons dat?
Maximaal digitaal
Alle relevante informatie in 1 systeem
Processen op elkaar afgestemd
Volledig Zaakgericht
Plaats onafhankelijk
Maar ook soms…
en ook wel…
en dus…
Reserveplaatjes Sjoerd