UW SamenwerkingHoe werkt dat met de

organisatie?15 april 2014

inrichtingsplan

Inhoud1.Introductie2.UW Samenwerking3.USP4.Wendbare organisatie (de kanteling)5.Regie op de uitvoering6.Einde integraal management7.Mandaten en budgethouders8.Planning en control-cyclus

inrichtingsplan

inrichtingsplan

2. organisatie•Onderzoek uitvoering

•Participatie

•Samenwerking in de regio

inrichtingsplan

Wendbare organisatie; kanteling•Uitvoering op afstand

•Regie op de uitvoering

•UW Samenwerkingo gestart per 1-9-2013oGeen herindelingo Klant merkt er niets van

inrichtingsplan

Participatie•Netwerken ontstaan voor de gemeenten

•Allerhande samenwerkingsverbanden– Gemeenschappelijke regelingen en andere

verbanden

•Netwerken in de samenleving – Vorm en duur zijn constant in verandering– Gemeente is onderdeel van netwerken

inrichtingsplan

inrichtingsplan

• Regieorganisatie• Strategie wat gaan we doen?

• Projecten unieke klus

• Bedrijf beleggen van de uitvoering

• Services ondersteunt

• Klant volwaardige KCC’s in beide gemeenten

inrichtingsplan

inrichtingsplan

EffectKader

Prestatieuitvoering

inrichtingsplan5. Regie op de uitvoering

bedrijf

uitvoering

bedrijf

uitvoering

Wat? effect

Hoe? prestatie

evaluatie

inrichtingsplan

• Versterking sturing GR’s:• Bedrijf

• Accounthouders– Onderhouden contacten (dvo’s)

• Prestatieanalisten (jur / fin)– Analyseren geleverde prestaties.– Zijn budgetbewaker – Sluiten contracten en DVO’s af

inrichtingsplan

• Versterking sturing GR’s:• Portefeuillehouder krijgt drie annotaties:

– Rapportage over realisatie effecten– Rapportage over realisatie prestatie / KPI’s– Rapportage over bedrijfsvoering

• Accounthouders hebben direct contact

• Wij stellen DVO’s op als er geen zijn.

• Template voor rapportage aan raad

inrichtingsplan

6. Einde integraal management:•Medewerker

– Verantwoordelijk voor inhoud– Overlegt zelfstandig met portefeuillehouders– Tekent brieven– Organiseert eigen 360 graden feedback

inrichtingsplan

• Einde integraal management:

• HR-manager is hiërarchische manager alle medewerkers– voert gesprekken aan de hand van 360

graden feedback– Zorgt voor instroom, doorstroom en uitstroom– Stelt personeel beschikbaar.

inrichtingsplan

• Einde integraal management:

• Procesmanager– Bewaakt het proces– Zet medewerkers in op processen– Coacht medewerkers– Zorgt voor aansluiting tussen processen

inrichtingsplan

7. Mandaat en budgethouders•Inhoud (beleid) en € in één hand

•Programmaverantwoordelijken financieel verantwoordelijk

•Procesmanagers ≠ financieel verantwoordelijk

•Bevoegdheden zo laag mogelijk gemandateerd

inrichtingsplan

inrichtingsplan8. Synchronisatie P&C cyclus•Voortraject:-Ambtelijke fusie 1-1-2014 -Besproken met auditcommissie Montfoort / werkgroep P&C IJsselstein•Synchronisatie betreft:-Planning-Inhoud (format)-Programma-indeling

inrichtingsplan

Planning

•Juni:-Jaarrekening-Voorjaarsrapportage-Kadernota

•November:-Najaarsrapportage-Begroting

inrichtingsplanInhoud

-Van financiële naar op inhoud gestuurde documenten

-Sturing op prestaties en effecten

-Borging van de processen in de P&C cyclus: controlerende, kaderstellende en sturende rol

-Vast format

inrichtingsplanProgramma-indeling

-Uniforme indeling van de programma’s

-1 programmaverantwoordelijke voor beide gemeenten

-1 programma voor het sociale domein

inrichtingsplan9. Begroting UW Samenwerking

-Geen nieuw beleid, niet meer dan een kopie van de begroting 2014

-Huisvesting niet in begroting van UW (overdrachtsbelasting)

-Na de zomer komt een voorstel t.a.v. de huisvestingsoplossingen

inrichtingsplanFinanciële doorkijk 2015-2018

-We zijn nu de organisatie aan het opbouwen-Extra formatie op de decentralisaties (geen rek in de formatie)-Op kort termijn bezuinigingen niet haalbaar-Vanaf 2017 kunnen voordelen worden gerealiseerd

inrichtingsplanBedragen UW Samenwerking:

-2017: tussen € 500.000,- en € 750.000,-

-2018: tussen € 1.000.000,- en € 1.500.000,-

Dat betekent voor Montfoort:

-2017: tussen € 142.500,- tot € 213.800,-

-2018: tussen € 285.000,- tot € 427.500,-

vormgeven aan een wendbare

informatievoorziening

Frankwatching.comSander Duivestein

1. Veel praten

2. Details vastleggen

3. Intelligente workflows inrichten

4. Uitgebreide architecturen

ontwerpen

5. Veel systemen

6. Systemen verbinden

Veel praten

Veel doen!

Details vastleggen

Alleen de hoofdlijnen!

pagina 1 van 1

Intelligente workflows inrichten

Sturen op (zaak)statussen!

Uitgebreide architecturen ontwerpen

Begrijpelijke plaatjes!

Veel systemem

Eén portaal …

Systemen verbinden

Mensen verbinden!

1. Veel met elkaar doen

2. Alleen de hoofdlijnen vastleggen

3. Sturen op statussen en niet op

stappen

4. Begrijpelijke plaatjes maken

5. All in one informatiesysteem

6. Mensen verbinden

1. Veel praten

2. Details vastleggen

3. Intelligente workflows inrichten

4. Uitgebreide architecturen

ontwerpen

5. Veel systemen

6. Systemen verbinden

Waar brengt ons dat?

Maximaal digitaal

Alle relevante informatie in 1 systeem

Processen op elkaar afgestemd

Volledig Zaakgericht

Plaats onafhankelijk

Maar ook soms…

en ook wel…

en dus…

Reserveplaatjes Sjoerd